Présentation classes virtuelles des 6 et 10 septembre 2012 GFC SEPA Présentation classes virtuelles des 6 et 10 septembre 2012 Luce BOULBEN, DAF A3 Karin BANCILHON, DAF A3 Anne-Marie LOPES, STSI B1 Laurent AUGER, DASI Montpelier Yrielle MUR, DASI Montpellier Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

GFC SEPA – Généralisation Périmètre, contexte et objectifs de GFC SEPA Présentation des évolutions apportées par GFC SEPA Pré-requis et installation de la version Autres informations et recommandations Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

GFC SEPA - Généralisation Intervenants : DAF A3-maîtrise d’ouvrage GFC L’équipe de la diffusion nationale GFC à la DASI .Montpellier STSI - Chef de projet national GFC Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

GFC SEPA – Généralisation Périmètre, contexte, objectifs Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 4 4

Rappel - Définition et périmètre SEPA Périmètre – Contexte - Objectifs Rappel - Définition et périmètre SEPA Application d’un règlement européen Le virement SEPA est un instrument de paiement en euros destiné à l’exécution de transferts de fonds entre des comptes de clients – le donneur d’ordre et le bénéficiaire- ouverts dans des banques situés dans la zone SEPA et qui adhèrent au virement SEPA. Le périmètre géographique d’utilisation des moyens de paiement européen est composé des 27 états de l’Union Européenne, de la Suisse, du Liechtenstein, de la Norvège, de l’Islande et de Monaco. L’ensemble de ces états constitue l’espace SEPA. Pour la France, seuls la métropole et les 5 départements d’outre-mer (Réunion, Guadeloupe, Martinique, Guyane, Mayotte) ainsi que Saint – Pierre et Miquelon font partie de l’espace SEPA. Les collectivités d’outre- mer que sont la Polynésie française, Wallis-et-Futuna et la Nouvelle Calédonie en sont exclues. Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

Périmètre – Contexte - Objectifs ▶ Mise en œuvre du dispositif « SEPA – virements » induit pour GFC : - une modification du format des coordonnées bancaires des personnes physiques et morales et prévoit le remplacement du RIB et de la domiciliation bancaire respectivement par les IBAN et BIC. un nouveau format pour les fichiers de règlement transmis aux services départementaux du trésor. ce fichier peut contenir des paiements à destination de fournisseurs des pays SEPA et dont la banque a adhéré aux normes SEPA (en remplacement de l’utilitaire DVINT) - la simplification de la nomenclature des modes de paiement : table standard pour métropole, DOM et TOM Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

Périmètre – Contexte - Objectifs Autres applications interfacées avec GFC entrant dans le périmètre SEPA EFCI – Télétransmission des fichiers de règlement par Internet au format SEPA et non SEPA GOSPEL – Paie en EPLE Les fichiers de règlement devront être au format SEPA pour intégrer GFC – Comptabilité générale ( réception « paiement externe ») ( en cours) SIECLE - (BEE-GFE) – gestion des élèves • Les fichiers de règlement des bourses nationales sont au format SEPA (réception « paiement externe ») Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 7 7

GFC SEPA – Généralisation Présentation des évolutions Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 8 8

Principales Evolutions GFC SEPA Les évolutions «  GFC » qui seront décrites ci après ne concernent que les établissements Métropole et DOM avec références Les TOM ne sont pas dans la zone SEPA mais doivent passer la mise à jour SEPA car il n’existe qu’une seule version GFC L’installation de cette version GFC SEPA doit être anticipée par rapport à la version GFC 2013 RCBC Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

Principales Evolutions GFC SEPA Paramètres application Disparition de la notion zone SEPA et zone non SEPA Saisies et restitutions des coordonnées bancaires « RIB » et « domiciliation » disparaissent au profit des nouvelles coordonnées bancaires « IBAN » – « BIC » Modes de paiements Conversion des modes de paiement pour fournisseurs, tiers, bénéficiaires, destinataires Paramètres établissement CB/CG CG : Le libellé trésor est remplacé par le teneur du compte (onglet compte de dépôt) Constitution d’un fichier de règlement au format SEPA Bordereau de transmission remplace le rapport d’accompagnement Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

Principales Evolutions GFC SEPA Paramètres Application : disparition de l’indication Zone SEPA pour tous les modules (ex Comptabilité Budgétaire) Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

Principales Evolutions GFC SEPA Saisie des coordonnées bancaires (fournisseurs, bénéficiaires et leurs tiers en création et modification) Seuls l’IBAN et le BIC sont à saisir. L’IBAN est contrôlé par GFC BIC : pas de clé de contrôle. Une vigilance particulière devra être apportée à cette saisie, tout erreur signifiant un rejet du règlement par la BdF. 2 contrôles ont pu être mis en place – un BIC = 8 ou 11 caractères et les 5 premiers caractères sont des lettres-. Le contrôle vérifiant s’il existe déjà un fournisseur de même numéro de compte se fait sur l’IBAN Le contrôle vérifiant l’existence de fournisseurs et de tiers du fournisseur de même numéro de compte se fait également sur l’IBAN Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

Principales Evolutions GFC SEPA Ex : Ecran création d’un fournisseur Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

Principales Evolutions GFC SEPA Restitution des nouvelles coordonnées bancaires dans les listes et écrans de saisie « Coordonnées bancaires » remplace « IBAN – BIC -RIB et domiciliation » dans l’intitulé de la colonne Seuls l’IBAN et le BIC sont imprimés à la suite du mode de paiement, il en est de même pour les tiers, bénéficiaires, destinataires Un Exemple de liste Restitution des coordonnées bancaires dans les extractions (fournisseurs et bénéficiaires) IBAN et BIC sont extraits Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 14

Exemple de liste de fournisseur Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 15

Principales Evolutions GFC SEPA Simplification des modes de paiements : Cette table est non modifiable pour la Métropole et les DOM mais reste modifiable pour les TOM Code Libellé actuel Libellé Métropole/DOM Version GFC SEPA Libellé TOM 1 CNE supprimé 2 Caisse d’épargne 3 Virement bancaire Virement bancaire SEPA 4 TP, TG, recettes municipales 5 Crédit municipal 6 Chèque trésor 7 Perception, recettes finances 8 Autres (nouveau) Autres 99 Etranger Virement NON SEPA Luce Pour les DOM, cette table n’est plus modifiable Pour les TOM, cette table est toujours modifiable Le mode de paiement « 8 – Autres » permet de traiter indifféremment les cas de paiement par prélèvement, par carte bancaire et dans le cadre de la compensation du comptable. Ce nouveau mode de paiement se substituera à l’indication « pour ordre » de la zone « domiciliation » actuelle de GFC. Le mode de paiement « 8 – Autres » permet de traiter indifféremment les cas de paiement par prélèvement, par carte bancaire et dans le cadre de la compensation du comptable. Présentation recette utilisateur GFC SEPA 16

Principales Evolutions GFC SEPA Traitements concernés en Comptabilité Budgétaire - Paramètres établissement - Fournisseurs et Tiers - Approvisionnements - Liquidations - Mandatement - Reversement - Mémoires Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

Principales Evolutions GFC SEPA Paramètres Etablissement Autres Informations sur le compte Libellé compte DFT au dessus des informations du compte Le RIB disparaît Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

Exemples de restitutions - Dépenses – Liquidations et mandatements Principales Evolutions GFC SEPA Exemples de restitutions - Dépenses – Liquidations et mandatements Liste des liquidations en attente de mandatement : l’intitulé « n° de compte » remplace le « RIB » et ce sont l’IBAN et le BIC qui sont restitués dans cette zone. Document « Mandatement collectif »: Dans la colonne « Nom du créancier Compte à créditer » ce sont l’IBAN et le BIC qui sont restitués Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

Principales Evolutions GFC SEPA Les traitements concernés en Comptabilité Générale Paramètres établissement Ecritures automatiques Bénéficiaires et Destinataires Paiements Réception paiements (internes et externes) Paiements en attente Validation des paiements (certificats du comptable, états de décompte) Ordres de paiements Règlement Historique des paiements Habilitation de régie Ordres de recouvrement Contentieux (relance amiable, avis avant poursuite) Bordereaux chèques d’encaissement Développement compte Trésor Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

Principales Evolutions GFC SEPA Paramètres agence et établissements – onglet compte de dépôt Le libellé trésor est remplacé par le teneur du compte pour lequel il est possible : De choisir parmi une liste déroulante De créer un nouveau teneur de compte (se positionner sur ‘Nouvel intitulé’ pour le créer) Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

Principales Evolutions GFC SEPA Paramètres agence et établissements – onglet compte de dépôt Saisir le nouvel intitulé ainsi que l’IBAN et le BIC du teneur de compte si non trouvé dans la table pré remplie – situation exceptionnelle Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

Principales Evolutions GFC SEPA Ecritures automatiques Réception : Dans les DOM, le règlement par document n’est plus proposé Ecritures en attente (mandatement) : Dans les DOM, la case à cocher ‘Disquette Banque de France’ n’est plus proposée Paiements – réception –paiements internes… Bénéficiaires et destinataires : mêmes principes qu’en CBUD Réception paiement interne : regroupement des fournisseurs s’effectue sur l’IBAN Etats de décompte, certificats du comptable, ordres de paiement… contiennent IBAN et BIC Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

Principales Evolutions GFC SEPA Coordonnées bancaires Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

Paiement - règlement Le fichier de virement Principales Evolutions GFC SEPA Paiement - règlement L’implantation géographique des établissements détermine leur classement en zone SEPA ou zone non SEPA Assistant de règlement : date de compensation est remplacée par date de règlement, cette date doit être postérieure de 1 à 45 jours à la date du jour La restitution des coordonnées bancaires est fonction des modes de paiement et de l’implantation géographique de l’établissement Le fichier de virement Métropole et DOM Le règlement s’effectue uniquement au format SEPA. Le fichier contiendra des règlements à destination de fournisseurs SEPA ( Métropole – DOM – Pays de zone SEPA dont la banque du fournisseur ou du bénéficiaire a adhéré au SEPA) Le fichier de virements généré est au format xml (auparavant txt) TOM Sans changement Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

Principales Evolutions GFC SEPA L’intégration des normes SEPA dans GFC et l’impact sur les règlements peut se résumer de la façon suivante  (Métropole – DOM): Code Mode de paiement Coordonnées bancaires Compte de paiement (par défaut) Modalités de Règlement -Documents 3 Virement bancaire SEPA IBAN + BIC obligatoires avec contrôle de saisie 5159 Fichier de règlement transmis via EFCI + Bordereau de transmission SCT + liste des règlements 6 Chèques Trésor IBAN + BIC facultatifs pas de contrôle de la saisie Liste des règlements par chèques trésor (inchangé) 8 Autres Liste des règlements « Autres » (bordereau des autres paiements) 99 Virement non SEPA Liste des règlements non sepa (correspond à la liste actuelle des virements à l’étranger) Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

Principales Evolutions GFC SEPA Au bordereau d’accompagnement se substitue le bordereau de transmission Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 27

Autres exemples de modifications Principales Evolutions GFC SEPA Autres exemples de modifications Les sélections se font sur l’IBAN Habilitation Régie : si ouverture d’un compte courant pour le régisseur, saisie IBAN et BIC du compte de dépôt et pré affichage du teneur de compte de l’établissement Encaissement : ordres de recouvrement, relances amiables, avis avant poursuite, bordereaux de chèques… restituent dorénavant l'intitulé du teneur de compte et IBAN /BIC du compte dé dépôt. Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 28

GFC SEPA – Généralisation Pré requis et installation de la version Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 29 29

Pré-requis et Installation de la version GFC SEPA Environnement : GFC SEPA a été qualifié : En monoposte sous Windows XP et Windows Seven En réseau pour les version 2.2.1. minimum livré avec la version Mysql 5.0.45 ou sous Horus 2.3 livré avec la version Mysql 5.1.62 Installation de la version en monoposte et en réseau Horus 2.2: Installer la mise à jour GFC SEPA Lors de l’installation de la mise à jour pour SEPA un certain nombre de contrôles préalables sont effectués : Effectuer la mise à jour de la base : Afin de pouvoir utiliser GFC SEPA il faut procéder à la mise à jour de la base (Dans GfcAdmin menu Utilitaires lancer ‘Mise à jour de la base pour SEPA’)  Installation de la version sous Horus 2.3 : fera l’objet d’une notice détaillée. Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 Page 30 30

Pré requis et installation de la version GFC SEPA Pré-requis et vérifications avant la mise à jour GFC SEPA Le transfert des opérations d’extourne entre CBUD 2012 et CGENE 2012 devra avoir été réalisé (ligne « réception » grisée après l’installation). Les mandats définitifs pourront être pris en charge après la mise à jour GFC SEPA. GFC SEPA ne permet pas une reprise des règlements émis sous le format RIB. Avant l’installation de GFC SEPA, la vérification de la prise en charge des derniers paiements sur les comptes DFT des établissements devra être effectuée par l’agent comptable. Les comptes financiers 2012 dits « en cours d’exercice » devront avoir été confectionnés avant l’installation de GFC SEPA : la version du compte financier mise à disposition en juillet ne sera pas adaptée à SEPA. Les changements de structure comptable (GFC CRIA) seront réalisés avant la mise à jour GFC SEPA. Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 Page 31 31

Pré requis et installation de la version GFC SEPA Contrôles effectués lors de l’installation de la mise à jour pour GFC SEPA En Comptabilité Budgétaire : Tous les mandats doivent avoir été transférés en Comptabilité Générale En l’absence de transfert en attente dans une CBUD d’un EPLE, l’agent comptable s’assurera également que tous les fichiers transférés ont bien été pris en charge dans sa compta et ont fait l’objet d’un règlement. En Comptabilité Générale : Toutes les écritures automatiques doivent avoir été validées Tous les paiements internes doivent avoir été réceptionnés Les paiements en attente doivent avoir été validés Les paiements différés doivent avoir été traités Les paiements validés doivent avoir été réglés Des messages sont affichés en fonction des contrôles effectués et l’installation est interrompue. Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 Page 32 32

Pré requis et installation de la version GFC SEPA GFC SEPA concerne un groupement comptable Coordination nécessaire de l’ensemble des établissements avec l’agent comptable pour un passage simultané à GFC SEPA Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 Page 33 33

Pré requis et installation de la version GFC SEPA Avant de pouvoir travailler sur GFC SEPA il faut mettre la base au format SEPA. Tant que cette mise à jour n’a pas été faite l’accès aux modules de GFC est impossible Un utilitaire présent dans le module GFC Administration (Menu Utilitaire – Mise à jour de la base pour SEPA) permet de mettre la base 2012 au format SEPA à l’aide d’un assistant: Après avoir cliqué sur « Terminer » la mise à jour de la base pour SEPA s’exécute. A la fin de la mise à jour un message vous informe que la mise à jour est terminée . Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 Page 34 34

Pré requis et installation de la version GFC SEPA Le Bouton Fermer est actif. Un message d’avertissement sur les saisies prioritaires à effectuer s’affiche (compte de dépôt) Une fois la mise à jour de la base effectuée l’option « Mise à jour de la base pour SEPA « devient inactive (passe en grisé ) Cette mise à jour permet 2 éditions : liste des fournisseurs et tiers qui n’ont pu être convertis aux nouveaux modes de paiement liste des bénéficiaires et destinataires qui n’ont pu être convertis aux nouveaux modes de paiement Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 Page 35 35

Autres informations et recommandations Mise à jour des fichiers Fournisseurs et Bénéficiaires Lors des tests utilisateurs, il a été constaté que certains fournisseurs et bénéficiaires n’avaient pas été mis à jour ou saisis avec des coordonnées IBAN/BIC comme GFC le propose depuis l’exercice 2011 : fournisseurs et bénéficiaires comportent encore uniquement des données de type RIB et sont donc déclarés NON SEPA. Le nombre de corrections peut être conséquent aussi il est fortement conseillé aux EPLE d’anticiper et d’initier ce travail avec la version du module « Administration » de GFC (12.3) mise à disposition mi juillet 2012. Comme avec la version GFC SEPA, la version « Admin » permet l’édition des fournisseurs et bénéficiaires à corriger. Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 36

Autres informations et recommandations Principales règles de conversion des modes de paiement pour fournisseurs, tiers, bénéficiaires et destinataires Point d’attention : dans cette situation, les coordonnées bancaires sont à saisir. Ne pas oublier de modifier le mode de paiement attribué avec la conversion sinon ces règlements ne figureront pas dans le fichier et nécessiteront des ordres de paiement. Fournisseurs déclarés SEPA de mode de paiement 1(CNE),2 (Caisse d'Epargne),3 (Virement bancaire),4 (TP,TG, Recettes municipales),5 (Crédit municipal), 7 (Perception, recettes finances) Mode de paiement 3 (Virement bancaire SEPA) avec récupération IBAN BIC Fournisseurs déclarés NON SEPA avec modes de paiement 1, 2, 3, 4, 5, 7 Mode de paiement 99 Fournisseurs déclarés SEPA de mode de paiement 6 (Chèques trésor) mode de paiement 6 et récupération éventuelle des IBAN BIC Fournisseurs déclarés NON SEPA de mode de paiement 6 (Chèques Trésor) Même mode de paiement mais sans récupération de coordonnées bancaires Fournisseurs déclarés SEPA de mode de paiement 99 (Etranger) Mode de paiement 3 avec récupération des IBAN BIC Fournisseurs déclarés NON SEPA de mode de paiement 99 Conserve ce même mode de paiement Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 37

Autres informations et recommandations Adhésion des banques au virement SEPA - L’ensemble des banques françaises a adhéré au virement SEPA. - Ce taux d’adhésion varie pour les pays de l’espace SEPA. - Afin de pouvoir prendre en compte dans le nouveau fichier de virement le paiement d’un fournisseur d’un pays SEPA, il devra être vérifié auprès de ce fournisseur si son établissement bancaire est adhérent : - Le site de l’EPC (European Payments Council), organisme européen en charge de définir les règles fonctionnelles et techniques du SEPA, ainsi que le suivi et l’acceptation des adhésions, dispose d’un registre des banques ayant adhéré au virement SEPA. - Ce registre mis à jour tous les mois est consultable via le chemin suivant : www.europeanpaymentscouncil.eu>SEPA Credit Transfer (virement SEPA)W>SCT Register of particpants>Download the Register of Participants. Fichiers des éditeurs privés - La généralisation des fichiers de virements aux normes SEPA concerne également les fichiers des logiciels d’éditeurs privés. - Il est rappelé qu’il appartient aux établissements concernés de prendre l’attache de leur fournisseur afin que le format des fichiers de ces applications soient conformes aux attendus de l’application GFC- transaction « paiements externes ». - Les informations sur ce format sont disponibles : sur le site de diffusion nationale de Montpellier ( http://diff.in.ac-montpellier.fr) sur le site intranet de la DAF (http://idaf.pleiade.education.fr - Point d’attention : pour pouvoir bénéficier de la fonctionnalité « paiements externes » de GFC, le passage à la version SEPA d’une application privée doit être réalisé de façon concomitante avec l’installation GFC SEPA. Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 38

Autres informations et recommandations Paramétrage de SIECLE (GFE) Dans la base SIECLE le passage aux normes SEPA a déjà été effectué. Toutefois, pour que GFE génère des fichiers paiements au format SEPA, il faut faire une mise à jour de la base SIECLE. Vous trouverez sur le site http://diff.in.ac-nancy-metz.fr un script pour ce faire Point d’attention : lors du passage à la norme SEPA, certains BIC n’ont pu être générés, car le RIB enregistré en base correspond à une banque fermée. Les gestionnaires doivent contrôler les coordonnées bancaires des familles excédentaires. Pour cela, ils ont à leur disposition des listes qui peuvent être demandées dans la fonctionnalité « Listes de constatation ». Installation version EFCI Pour prendre en compte les fichiers au format SEPA, EFCI a du être modifié. Cette version que vous pouvez trouver sur le site http://diff.in.ac-paris.fr doit être installée avant tout envoi de fichiers paiement de GFC-SEPA Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 39

Questions Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 40

MERCI POUR VOTRE PARTICIPATION Et VOTRE ATTENTION Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012