Fiabilisation des comptes des établissements publics de santé 22 mars 2012 - NANCY Journée d’information des directions d’EPS et des comptables de la DGFiP Lorraine, Alsace, Champagne-Ardennes, Franche-Comté Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 1

Intervention des directeurs M. Jean-François BENEVISE Directeur général de l ’Agence Régionale de Santé Lorraine M. Jacques PERREAULT Directeur régional des finances publiques Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 2

Présentation des équipes en administration centrale DGFIP Sous-direction de la gestion financière des collectivités locales (bureau CL1B) et Mission Doctrine comptable et contrôle interne DGOS Sous-direction du pilotage de la performance des acteurs de l’offre de soins (bureau PF1) Yann LHOMME Valérie JARLAUD-VIALLE Arnaud BILLON Alain LASKAWIEC Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 3

Objectifs de la journée Présenter les informations de base sur le projet et en particulier les objectifs fixés pour 2012 . Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 4

Ordre du jour Interventions : directeur général de l ’ARS, directeur régional des finances publiques Cadre général du projet Dispositif général d’accompagnement du projet Le rôle des référents ARS et correspondants DRFIP Objectifs 2012 Rappel des recommandations et axes de travail exposés dans le guide de fiabilisation des comptes Le volet comptable Les expérimentations Pause déjeuner Échange sur le contenu de la matinée Le contrôle interne comptable et financier Présentation de l ’offre de formation Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 5

CADRE GÉNÉRAL DU PROJET Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 6

Les textes Article 17 de la loi 2009-879 du 21 juillet 2009 portant réforme de l’hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territoires : I – L’article L. 6145-16 du code de la santé publique est ainsi rédigé : « ART. L.6145-16 – Les comptes des établissements publics de santé définis par décret sont certifiés. Les modalités de certification, par un commissaire aux comptes ou par la Cour des comptes, sont fixées par voie réglementaire. » II – Le I s’applique au plus tard aux comptes du premier exercice qui commence quatre ans à compter de la publication de la présente loi. Les établissements concernés seront définis par décret ; Un texte précisera la répartition entre Cour des comptes et commissaires aux comptes ; Mise en œuvre sur les comptes de l’exercice 2014 au plus tard. Circulaire interministérielle DGOS/DGFIP/2011/391 du 10 octobre 2011 relative au lancement du projet de fiabilisation des comptes de l’ensemble des établissements publics de santé Concerne tous les établissements publics de santé Applicable depuis sa diffusion Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 7

Un cadre juridique appelé à évoluer  Adaptation du code des juridictions financières (loi et décret en CE) : modalités de certification par la Cour des comptes ; Adaptation du code de la santé publique (décret en CE) : états financiers soumis à certification, calendrier de clôture des comptes, modalités d’approbation des comptes par le conseil de surveillance ; Décret (simple) définissant les établissements soumis à certification des comptes ;  Des arrêtés modificatifs : compte financier, M21. Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 8

Fiabilisation des comptes : tous les EPS Un cadre progressif : la fiabilisation de tous les comptes, puis la certification des comptes de certains EPS non définis à ce jour Fiabilisation des comptes : tous les EPS Certification par un commissaire aux comptes Certification par la Cour des comptes 1ères avancées dès 2012 Sur les comptes de 2014 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 9

Des échéances Fiabilisation des comptes : en cours, durée indéterminée, des résultats tangibles au terme de 2 à 3 années Pour 2012, des objectifs réalistes s’inscrivant dans une démarche pragmatique et progressive d’amélioration de la qualité des comptes Certification des comptes : dans le cadre législatif actuel, sur les comptes de 2014, résultat de l’audit de certification à la fin du 1er semestre 2015 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 10

Gouvernance du projet - groupes de travail Un Comité de pilotage DGOS, DGFIP, Cour des comptes, associant en formation élargie la FHF, les conférences de directeurs, un délégué du directeur général des finances publiques. Des groupes de travail nationaux pluridisciplinaires, pilotés par la DGOS, la DGFIP et la Cour des comptes, auxquels ont participé des experts Représentants des établissements : directeurs financiers, médecins DIM, directeurs des systèmes d’information ; Comptables hospitaliers ; Enseignant de l’institut du management – EHESP ; Représentants des ARS ; Magistrats financiers ; Compagnie nationale des commissaires aux comptes et commissaires aux comptes représentant 7 cabinets différents 11

Un intérêt pour le management et la performance de l’établissement Démarche de maîtrise des risques Sécurisation et amélioration de la gestion Comparable aux démarches qualité connues dans le domaine médical (accréditation, recherche des évènements indésirables, …) Dispositif proportionné aux enjeux et aux moyens Arbitrage Fiabilité de l’information comptable Pilotage et fonctionnement interne Confiance des interlocuteurs internes et externes (tutelle, prêteurs, juridictions) Projet managérial Communication interne Diagnostic de l’organisation Valorisation de l’existant et des savoirs faire Direction générale de l‘ffre de soins Direction générale des finances publiques 12

DISPOSITIF GÉNÉRAL D’ACCOMPAGNEMENT DU PROJET Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 13

L’organisation générale Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 14

Des mesures d’accompagnement générales La poursuite de l’élaboration et de la diffusion de la documentation sur le site Internet Une offre de service de la DGFIP pour accompagner le renforcement du contrôle interne comptable et financier dans les établissements les plus importants. La FHF et ses délégations régionales ainsi que les deux conférences de directeurs de CHRU et de CH accompagnent également le projet selon des modalités qui leurs sont propres Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 15

Des offres de formation Un projet d’offre de formation conjointe EHESP/ENFIP sur la comptabilité et le contrôle interne, disponible à partir du 2ème semestre 2012 Formations conjointes ouvertes à tous les publics : personnels des hôpitaux, ARS, réseau de la DGFIP Dispensées au niveau régional, au plus près des acteurs Modules de 2 jours Une offre de formation de l’ANFH sur la sensibilisation à la démarche à mettre en œuvre et à ses contraintes documentaires, disponible au 1er trimestre 2012 Pour les personnels hospitaliers; Stage de 2 jours Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 16

Le rôle du référent ARS et du correspondant DRFiP Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 17

Les référents ARS et correspondants en DRFIP qui sont ils ? Alsace : Joseph EICHENLAUB (ARS) / Patricia GOELLER (DRFiP) Champagne-Ardennes : Fanny MANET (ARS) / Cyril PROUDHON (DRFiP) Franche Comté : Agnès HOCHART (ARS) / Géraldine BRAUN (DRFiP) Lorraine : Brice MARGRAITTE (ARS) / Barbara HITTINGER (DRFiP) Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 18

Les référents ARS et correspondants en DRFIP vous accompagnent Animent conjointement le projet Assurent le secrétariat du comité de pilotage régional mis en place à l’initiative de l’ARS et des DRFiP et qui associe les représentants des EPS et des services de l’Etat Apportent aux établissements une assistance de 1er niveau pour résoudre les difficultés dans la démarche ou dans ses conséquences, par exemple comptables Relaient vers les administrations centrales les informations sur l’avancement du projet Favorisent la création d’un réseau d’experts volontaires qui viennent en appui de leur action Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 19

Les objectifs 2012 pour les EPS et les comptables de la DGFiP Intégrer dans la démarche de production et d’arrêté des comptes l’objectif d’image fidèle en ciblant en priorité les problématiques à enjeux ; se placer dans une trajectoire de progrès Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 20

L'objectif de qualité comptable 1. Fiabiliser la qualité des comptes publics : Répondre à un impératif démocratique, en justifiant de l’emploi des fonds publics (articles 13, 14 et 15 de la Déclaration des droits de l'homme et du citoyen). L’article 47-2 de la Constitution dispose que « les comptes des administrations publiques sont réguliers et sincères. Ils donnent une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financière ». En tant qu’administrations publiques, les établissements publics de santé sont soumis à ces dispositions constitutionnelles. Certains d'entre eux seront en outre soumis à une certification des comptes (article L. 6145-16 du code de la santé publique) qui ne constitue pas en soi un objectif, mais un moyen complémentaire pour atteindre l'objectif de qualité comptable.

L'objectif de qualité comptable Pourquoi fiabiliser la qualité des comptes publics ? Disposer d'une information sur la situation patrimoniale et financière de l'établissement. Accroître l’utilisation des comptes dans la gestion pour plus d'efficacité (contrôle de gestion, comptabilité analytique, analyse financière prospective…). Aider dans la gestion des finances publiques : une transparence sur la situation financière (qualité des prévisions budgétaires par une meilleure connaissance de l'obsolescence à venir des actifs, des provisions et engagements…). Mieux connaître les charges actuelles et futures (charges à payer, provisions pour risques et charges…)

L'objectif de qualité comptable 2. Participer à la gouvernance de l'établissement public de santé en améliorant la gestion des risques Les travaux sur la qualité comptable, qui passent par le levier du contrôle interne, impliquent une démarche qualité qui a des conséquences positives sur l'ensemble de l'organisme. Il s'agit d'une méthode de maîtrise des risques pour atteindre les objectifs et se confond avec cette démarche qualité. pour sécuriser les procédures financières, par l'identification et la maîtrise des risques comptables et financiers, y compris sur le plan informatique et répondre aux besoins opérationnels des établissements publics en matière : de performance des processus de gestion ; de réduction des coûts de non qualité ; d’amélioration de la sécurité juridique et financière.

7 objectifs cibles pour les hôpitaux en 2012 Diagnostic conjoint (ordonnateur / comptable) de la qualité des comptes Diagnostic conjoint (ordonnateur / comptable) du contrôle interne comptable Initier la mise à jour de l’inventaire (ouverture de travaux sur le recensement physique des immobilisations) Initier le recensement et la comptabilisation des dépréciations et provisions dans le cadre d’un plan d’action global de mise à niveau de la comptabilité de l’établissement Analyse des créances irrécouvrables et plan d’action Préparer l’annexe du compte financier 2012 (cf. évolution du format réglementaire) Développer les compétences nécessaires (cf. la directive nationale d’orientation pour le personnel hospitalier) Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 24

Diagnostic conjoint (ordonnateur / comptable) de la qualité des comptes A partir des éléments et outils déjà disponibles : rapport des juridictions financières (CRC…), outils de qualité comptable mis en place par la DGFiP…; En complétant par un examen «critique» des comptes (contenu, justification, évaluation,…) afin de renforcer la sincérité du bilan d ’ouverture 2014; Cela passe par une analyse des postes du bilan présentant des soldes aux montants significatifs et constituant des enjeux de sincérité des états financiers: comptes de racines 10, 13, 14, 15, 203, 21, 238 et bien évidemment les comptes de classe 4 Ce diagnostic va déboucher sur l’identification d’anomalies comptables qui seront corrigées selon la procédure définie en application de l’avis 2011-04 du conseil de normalisation des comptes publics (C.No.C.P) du 27 mai 2011 sans impact sur le résultat de l’exercice. Cet avis est explicité dans une fiche mise en ligne sur le site du ministère de la Santé spécifiquement concerné par la fiabilisation des comptes. Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 25

Diagnostic conjoint du contrôle interne comptable Travail à partir des cartographies des risques comptables établies conjointement par la DGOS, la DGFiP et les praticiens dans le cadre des groupes de travail Définir un plan d’action pour mettre en place les mesures complémentaires permettant de renforcer le dispositif de contrôle interne existant Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 26

Initier la mise à jour de l’inventaire Initier la mise à jour de l’inventaire en commençant à brève échéance par des travaux nécessaires pour disposer d ’un recensement physique des immobilisations conforme; Se concentrer en priorité sur les éléments les plus significatifs : terrains, immeubles, plateaux techniques, véhicules…; Cette démarche est détaillée par la fiche ad hoc mise en ligne sur le site du ministère de la Santé. Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 27

Initier le recensement et la comptabilisation des dépréciations et provisions Les provisions et dépréciations sont une des thématiques essentielles dans le cadre de la fiabilité des comptes; Il peut être relativement aisé de progresser de façon significative sur ce secteur (travaux de gestion plus limités que pour l’inventaire); A cette fin, il conviendrait idéalement de mener un travail conjoint (ordonnateur / comptable) permettant que le comptable dispose d ’éléments explicitant les soldes présents dans ses comptes afin de s ’assurer que les opérations comptabilisées répondent bien aux conditions de constitution de provisions selon le référentiel M 21 et en application du PCG; Faire apparaître les opérations imparfaites et procéder aux régularisations par « corrections d ’erreur » Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 28

Analyse des créances irrécouvrables et plan d’action La présence dans les comptes de créances dont l’irrecouvrabilité est avérée nuit à l’image fidèle ; dès lors le certificateur a la possibilité de demander leur apurement immédiat, à défaut leur maintien dans les comptes justifierait une réserve. Une fiche spécifique traite de cette problématique ; elle rappelle : La constatation de dépréciations (contestation, difficultés de recouvrement) y compris par des méthodes dites « statistiques » décrites dans l’annexe ; La révision annuelle des dépréciations ; L ’admission en non valeur dès l’irrecouvrabilité La possibilité de plans d ’apurement pluriannuel pour le stock actuel de créances irrécouvrables et pour la «montée en charge» des dépréciations Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 29

Préparer l’annexe du compte financier 2012 Un compte financier est remanié pour mieux distinguer : la partie soumise à certification (états financiers : bilan, résultat, annexe ; la partie non soumise à certification : exécution de l ’EPRD); Une annexe rénovée est « créée » pour mieux rendre compte de la situation comptable, financière et patrimoniale de l ’établissement notamment afin de rendre transparents les éléments propices à une exacte justifications des soldes et des montants (méthodes comptables, évènements postérieurs à la clôture….) Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 30

Un compte financier remanié en 2012 Etats financiers soumis à certification Bilan (E1) Compte de résultat Annexe (enrichie) Rapport de gestion (nouveau) Eléments non certifiés .Exécution EPRD (A, B) .Résultats (C) .Affectation résultats (D) .Gestion patrimoniale (E sauf E1) Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 31

Une annexe enrichie Remarque : les éléments en gras existent dans la version actuelle du compte financier, les éléments en rouge seraient automatisés, les éléments en bleu en « rédaction libre » (trame à préciser ultérieurement) Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 32

Développer les compétences nécessaires Développer les compétences nécessaires (cf. la directive nationale d’orientation pour le personnel hospitalier) Utiliser les modules des écoles : comptabilité et contrôle interne (2012); 1 module expertise accessible après test : comptabilité (2013); Ouverte à tous les publics : établissements, comptables; Dispensée par les 2 écoles au plus près des bénéficiaires; Les référents ARS et correspondants DRFIP recueilleront les besoins et planifieront les formations en liaison avec les 2 écoles Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 33

Les objectifs 2012 pour les administrations centrales Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 34

Objectifs de l’administration centrale en 2012 Poursuivre l’élaboration du cadre général de la fiabilisation et de la certification des comptes (cadre juridique notamment ou dossier permanent de clôture) Poursuivre la mise à disposition des outils pour les établissements Assister et soutenir l’entrée dans la phase opérationnelle du projet Développer une offre de formation conjointe avec un partenariat officialisé entre l’ENFiP et l’EHESP Suivre l’avancement de la fiabilisation des comptes Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 35

Rappel des recommandations et des axes de travail exposés dans le guide de fiabilisation des comptes

Les recommandations Projet piloté par le chef d’établissement et partagé avec le comptable associé au diagnostic, à l’élaboration du plan d’action et à sa mise en œuvre Implication personnelle du chef d’établissement : c’est un projet managérial avant tout Progressivité, adéquation des objectifs aux moyens disponibles, prise en compte de l’ensemble des projets pesant sur les services des 2 réseaux Une démarche échelonnée dans le temps, prenant en compte les améliorations apportées par les autres projets Lisser les travaux et leurs impacts organisationnels et financiers dans le temps Intégrer l’objectif de certification des comptes surtout pour les plus gros établissements Traiter en priorité les anomalies les plus importantes et les risques majeurs Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 37

Les axes de travail identifiés Renforcement Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 38

La problématique du système d’information Des systèmes d’information nécessairement imbriqués mais intégrant d’autres acteurs que l ’ordonnateur et le comptable : les éditeurs hospitaliers; le programme Hélios Un protocole qui doit dès à présent être optimisé : le protocole H permet la transmission des informations budgétaires et comptables mais ses fonctionnalités ne sont pas toujours bien utilisées; l ’identification de marge de progression : la problématique des opérations semi budgétaires; la problématique des opérations de rattachement; la problématique des amortissements. Le protocole PESV2 : une obligation réglementaire au 1/01/2015 - arrêté du 3 août 2011: Pour assurer un meilleur passage au PESV2 et à sa précision, transmettre les opérations correctement, il convient d’ores et déjà de mieux utiliser le protocole H. 39

Un macroplanning intégré au guide de fiabilisation Avec pour 2012 les actions suivantes : Renforcement du CICF sur les processus à forts enjeux Documentation des procédures Travaux sur les immobilisations Autres opérations de fiabilisation du bilan et présentation du compte financier selon la nouvelle procédure Adaptation si nécessaire et documentation des systèmes d ’information Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 40

Le volet comptable Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 41

La M21 est un référentiel dont la qualité est reconnue mais qui nécessitera quelques adaptations au regard de la démarche engagée Des évolutions Corrections d’écritures, changement de méthodes et d’évaluation Provisions réglementées : CET Des clarifications Amortissement prorata temporis privilégié, suppression amortissement progressif Provisions réglementées : CET, propre assureur, renouvellement des immobilisations Complément de dotation /subvention Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 42

Des sujets comptables sensibles appelant une évolution des pratiques Corrections d’erreurs et omissions Inventaire (immobilisations incorporelles, immeubles, autres immobilisations corporelles) Dépréciations (à relier à la qualité des titres de recette) et provisions Amortissements Distinction charges / immobilisations ; dette financière Reports de charges (constats récurrents des juridictions financières) => des fiches thématiques sur Internet Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 43

Focus : les corrections d’erreurs Avis du CNoCP sur les corrections d’erreurs (+ changements de méthode et d ’évaluation) Correction par situation nette (haut de bilan) sans impact sur le résultat de l ’exercice Une fiche pratique en ligne Le stock au 1er janvier de l ’exercice de correction est reconstitué conformément à l ’avis ; le flux de l ’exercice est comptabilisé au compte de résultat conformément à la règle de droit commun Une distinction entre les opérations terminées (exemple : intégration d ’une immobilisation non antérieurement comptabilisée) : régularisation par le compte 10682 ; les opérations en cours (exemple : provision ou dépréciation) : régularisation par le compte 11. Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 44

Les expérimentations

Des expérimentations DGFiP en cours Une expérimentation en cours avec 3 directions locales (Finistère - Ille et Vilaine - Loire) et 6 comptables hospitaliers depuis 2011. Extension en 2012 : DRFiP Rhône Alpes (recette HCL) et Alsace (recette HUS) Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 46

DGFiP : nouvelles pratiques comptables nécessaires à la fiabilisation /certification des comptes des EPS Objectif 1 : recenser les pratiques à encourager/abandonner pour fiabiliser les comptes des EPS en intégrant la dimension précocité de l’arrêté des comptes afin d’anticiper la nécessaire réduction du temps qui sera imparti du fait des étapes supplémentaires avant l’approbation des comptes, en cas de certification. D’où, une réflexion sur : organisation du centre des finances publiques ; utilisation outils de fiabilisation comptable existant (CCAH/IASQCL puis IQCL-Delphes) ; passation et justification des écritures à forts enjeux en terme de qualité des états financiers, vu le champ de la certification. Objectif 2 : initier une démarche de formalisation du contrôle interne via notamment l’utilisation du logiciel AGIR dont les objectifs intégreront les items du contrôle interne comptable des EPS. AGIR a été mise à jour afin de permettre aux comptables expérimentateurs de formaliser les contrôles effectuées sur les écritures à fort enjeux (TOP ECRITURES). Le bureau CL1B accompagne ces unités afin de s ’assurer de la correcte réalisation de ces contrôles de supervision a posteriori ainsi que leur formalisation dans AGIR.

DGFiP : nouvelles pratiques comptables nécessaires à la fiabilisation/certification des comptes des EPS Thèmes et opérations abordés : organisation de l ’arrêté annuel des comptes et la qualité des opérations comptables de fin d’exercice ; tenue de l ’inventaire (entrée, sortie, amortissements, échanges de données…) et justifications ; provisions réglementées (compte 14) et de droit commun (compte 15) et justifications ; dépréciations (notamment celles concernant les créances dont le risque d’irrécouvrabilité apparaît) et justifications opérations relatives à la taxe sur la valeur ajoutée et autres impôts commerciaux et leurs justification ; gestion des fonds des personnes hébergées (de la prise en charge d ’un dossier à la comptabilisation des décaissements) et justifications. Ces travaux permettent d’aboutir à des bilans « coût / avantage » sur les processus observés. D’autres thèmes pourront être abordés dans le cadre de l ’année 2012 (produits divers, stocks).

Premiers enseignements en matière d’arrêté des comptes annuels A écarter Absence d’organisation partagée avec l ’ordonnateur. Cette organisation doit être formalisée entre les parties Absence de suivi de la «campagne budgétaire» ce qui peut retarder la détention exhaustive des éléments budgétaires (EPRD initial et autres décisions de régulation budgétaire infra-annuelles) Opérations de cessions des immobilisations amortissables non enregistrées exhaustivement lors de l ’émission du titre au compte 775 A encourager Formalisation des calendriers de clôture intégrant l ’ensemble des services de l ’établissement ; un traitement différencié pouvant être admis du fait des opérations initiées par ces services (mandatement, titre, opérations d’ordre par exemple) Justifier le titre concernant l ’activité de la fin de l’année (T2A de décembre) via les éléments issus de l ’e-PMSI 

Premiers enseignements en matière d’arrêté des comptes Point de vigilance En cas de refus express de l ’EPRD : suivre de près les suites de cette décision. En effet, cela peut poser des difficultés d’ajustement des données budgétaires Dans l’idéal Viser un compte financier provisoire pour le 31/1/N+1 pour procéder à l’ensemble des derniers ajustements.

Le contrôle interne comptable et financier Enjeu et principes Offre de service de la DGFiP Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 51

L'Enjeu : l'objectif de qualité comptable Fiabiliser la qualité des comptes publics : L’article 47-2 de la Constitution dispose que « les comptes des administrations publiques sont réguliers et sincères. Ils donnent une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financière ». disposer d'une information fiable sur la situation patrimoniale et financière de l'établissement Accroître l’utilisation des comptes dans la gestion pour plus d'efficacité (contrôle de gestion, comptabilité analytique, analyse financière prospective…). une transparence sur la situation financière (qualité des prévisions budgétaires par une meilleure connaissance de l'obsolescence à venir des actifs, des provisions et engagements…). Mieux connaître les charges actuelles et futures (charges à payer, provisions pour risques et charges…).

L'Enjeu : l'objectif de qualité comptable La démarche de contrôle interne comptable et financier s’inscrit dans le dispositif global de contrôle interne. À ce titre, elle participe pleinement de la gouvernance de l'établissement. Il s'agit d'une méthode de maîtrise des risques pour atteindre les objectifs et se confond avec une démarche qualité. Elle répond ainsi aux besoins opérationnels des établissements publics en matière : de performance des processus de gestion ; de réduction des coûts de non qualité ; d’amélioration de la sécurité juridique et financière.

Le levier : la démarche de contrôle interne comptable et financier Qu'est-ce que le contrôle interne ? Le contrôle interne comptable et financier (ou maîtrise des risques comptables et financiers) est l’ensemble des dispositifs formalisés et permanents, choisis par le directeur et le comptable, mis en œuvre par les responsables de tous les niveaux, qui visent à maîtriser les risques liés à la réalisation de l’objectif de qualité comptable et financière de chaque établissement public de santé. Le CICF est donc un dispositif permettant de couvrir les risques comptables et financiers. Il couvre les activités de l’ensemble des services de l'établissement public de santé, ainsi que celles du comptable public au sein de la DGFiP.

Le contrôle interne : un changement ? Toute structure a, par définition, un contrôle interne, c’est-à-dire une démarche lui permettant d'atteindre ses objectifs en maîtrisant ses risques. 1. Il s'agit tout d'abord d'introduire, dans un cadre "normé et formalisé« , un pilotage de l'approche par les risques et par les enjeux : la gouvernance Avec la mise en place d'une structure faisant appel à la collégialité ; Ce point est d'autant plus important que certains acteurs (logistique, informatique, acteurs du "cœur" d'activité de l'entité) ne sont pas nécessairement sensibilisés au fait qu'ils initient à leur niveau les opérations comptables et financières. Avec la structuration de l'auto-évaluation : soit par l'encadrement (diagnostic) soit par une structure dédiée et nettement distincte des opérationnels : l'audit interne

Le contrôle interne : un changement ? 2. Le second point est de sortir d'une conception de pure régularité pour hiérarchiser les enjeux et les risques : Prendre en compte l'incertitude liée à la conformité, notamment des états financiers. Des états financiers ne seront jamais exacts au centimes prêts. On parle d'abord d'image fidèle et les commissaires aux comptes travaillent en fonction de seuils de signification. De même, il y aura toujours des erreurs dans les opérations financières. Cette logique d'approche en fonction des enjeux, et des risques qui leur sont associés, implique de faire des choix matérialisés dans une cartographie des risques et/ou un plan d'action et/ou un plan de contrôle (par exemple, le contrôle hiérarchisé de la dépense pour le comptable). L'approche par les enjeux et les risques induit : une progressivité, une pluri - annualité de la démarche de contrôle interne ; la nécessité d'assumer des risques pour lesquels on admet que les mesures de couverture (les mesures de contrôle interne) seront réduites => logique d’arbitrage coûts/avantages

Le contrôle interne : un changement ? 3. L'approche par les enjeux et les risques suppose une veille permanente Il s'agit d'abord d'une veille externe : veille juridique, informatique, etc. Plus profondément, la ré-ingénierie ou la réflexion périodique sur les procédures mises en œuvre (ou simplifications, ou comité d'utilisateurs…) constitue un point essentiel de la démarche de contrôle interne. Elle passe en particulier par le diagnostic ou l'audit, mais également par toute autre démarche similaire, et se traduit par l'enrichissement du plan d'action. 4. Cette approche par les risques et les enjeux suppose une traçabilité de l'activité financière et comptable Cette traçabilité (piste d'audit…) permet, tout d'abord, l'auditabilité des comptes. Elle est surtout indispensable pour pouvoir asseoir la démarche de contrôle interne : il est particulièrement difficile d'évaluer, de diagnostiquer…sans disposer d'une information traçable, qualitative ou quantitative sur laquelle travailler. Il s'agit de l'activité des acteurs, des résultats des contrôles et des anomalies détectées (automatiquement ou non), mais également de l'ensemble des appréciations qualitatives faites sur le fonctionnement financier et comptable.

Une méthode pragmatique Des outils à disposition des comptables pour réaliser un diagnostic global partagé, sous l ’angle : de la qualité des comptes à partir du résultat : des Contrôles comptables automatisés (CCA) du poste de l’analyse de l’IQCL permettant de mettre en évidence les anomalies de la qualité des procédures à partir du résultat : CCA-IQCL restitutions CHD Restitutions des anomalies de pré-visa

Les cartographies des risques : un simple outil Des cartographies type proposées sur le site Internet résultant des travaux menés avec les experts métiers : DAF, comptables, magistrats des CRC, CAC Une cartographie des risques pour chaque cycle : recettes, immobilisations, personnel, achats, emprunts/trésorerie, fonds déposés Elles servent à : Faciliter la démarche et le diagnostic Permettre de visualiser l’ensemble d’un processus Repérer les points à fort enjeu et/ou fort risque La cartographie type : Reflète une situation appréciée, à dire d’experts, de manière générale et théorique Identifie les risques les plus fréquemment rencontrés Propose des exemples de mesures des risques La cartographie type proposée à l’appui du guide de fiabilisation n’est pas un modèle d’organisation à reproduire dans les établissements Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 59

Les outils du contrôle interne La cartographie des processus L’identification des opérations entrant dans le cadre du contrôle interne Toutes les opérations ayant un impact sur la qualité des comptes des EPS, depuis celles initiées par l’ordonnateur jusqu’à celles réalisées par le comptable, entrent dans le cadre du dispositif de contrôle interne comptable La démarche consistera à identifier toutes les opérations financières et patrimoniales des EPS concernées puis à les regrouper par cycles, processus, procédure, taches et risques associés :

Les outils du contrôle interne La cartographie des processus La cartographie des risques comptables est structurée en 6 composantes Cycles d’activité / Processus / Procédures /Tâches Acteurs : décrit la tâche identifiée : chez l’ordonnateur ou le comptable Risques : définit le risques les plus courants constatés par les professionnels ayant participé à l’élaboration de la cartographie Objectifs de qualité comptable, définis par les normes : régularité, sincérité, exactitude, exhaustivité, imputation, rattachement… Les impacts : définissent le niveau estimé des risques . Exemples de maîtrise des risques : exemples de bonnes pratiques d’outil ou d’organisation, proposées par les membres du GT

Un exemple : les immobilisations

Un exemple : les immobilisations A partir de la cartographie « vide », chaque établissement peut réaliser in situ, son propre diagnostic des risques 63

Les cartographies des risques : un simple outil La cartographie des risques d’un établissement donné tiendra compte de son organisation, de ses propres risques et des mesures de maîtrise des risques qu’il met en place : des modèles non remplis sont mis à disposition sur Internet (cf. le guide de fiabilisation des comptes qui explique clairement l’utilité de cet outil) La réalisation d’une cartographie ne constitue pas un objectif en soi, mais elle facilite l’identification des risques et l’élaboration d’un plan d’action Pas d’obligation pour les établissements de réaliser une cartographie des risques par cycle aussi complète que celles proposées Mais il est probable que leurs travaux de développement du contrôle interne comptable les conduisent naturellement à élaborer de tels documents, au moment et sous la forme qu’ils jugeront opportuns Intérêt du management et des certificateurs pour ces cartographies Elles facilitent leur prise de connaissance de l’activité comptable et financière de l’établissement et l’identification des risques qui sont très circonscrits: Elles réduisent la marge d’incertitude des certificateurs face à une nouvelle structure La réingéniérie éventuelle des processus peut entraîner une réduction des coûts de fonctionnement Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 64

Priorités pour 2012 / 2013 Prise de connaissance et analyse de l’existant : Informer et former l’équipe et les collaborateurs à la démarche. Diagnostiquer chaque processus mis en œuvre au sein de l’établissement pour évaluer les risques comptables et financiers (Cartographie des risques) Évaluer les outils informatiques et les mesures d’évolutions nécessaires (comparaison avec d’autres établissements, revoir les besoins au regard de l’objectif de fiabilisation des comptes…) Définir les mesures à mettre en œuvre pour maîtriser ces risques en tenant compte notamment des chantiers déjà existant permettant de se situer dans une « trajectoire » de fiabilisation et de sécurisation de la procédure Définir le plan d’action à mettre en œuvre pour renforcer le dispositif de contrôle interne : Évaluer le coût de chacune de ces mesures à rapprocher de l’impact financier du risque considéré (raisonner par enjeux prioritairement) Arbitrer sur les mesures de couverture des risques à appliquer. Centrer sur les processus à fort impact : Haut de bilan (Parc immobilier, provisions, dette, subventions d’investissement…) Opérations de fin d’exercice…. Intégrer la problématique des contrôles internes dans les évolutions informatiques commandées aux éditeurs;

L'offre de service ciblée de la DGFiP au profit des CHR Il s'agit d'appuyer et d'accompagner les établissements publics de santé les plus importants dans le renforcement de leur démarche de contrôle interne. Cette offre de service : repose sur le volontariat des établissements publics de santé ; est complémentaire par rapport à l'ensemble des travaux entrepris et de la documentation élaborée ; est fondée sur l'expertise que peut apporter la DGFiP en matière de contrôle interne comptable et financier ; s'inscrit dans une démarche progressive, pluriannuelle, adaptée et mesurée aux risques propre à chaque établissement dans le cadre de son renforcement du contrôle interne : s'appuyer sur l'existant pour l'améliorer ; se limite au périmètre de la qualité comptable.

Formation L’enquête exprime le besoin général de mise à niveau en comptabilité M21 et de formation en contrôle interne comptable, et dans certains cas moins fréquents de formation en conduite de projet Recueil d’avis sur le projet de formation ENFIP/EHESP : 2 modules initiation de 2 jours : comptabilité et contrôle interne (2012) 1 module expertise accessible après test : comptabilité (2013) Ouverte à tous les publics : ARS, DRFIP, établissements, comptables Dispensée par les 2 écoles au plus près des services : en région Concours requis des référents ARS et correspondants DRFIP pour recueillir les besoins et planifier les formations en liaison avec les 2 écoles Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 67

Les éléments essentiels Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 68

Un intérêt pour le management et la performance de l’établissement Démarche de maîtrise des risques Sécurisation et amélioration de la gestion Comparable aux démarches qualité connues dans le domaine médical (accréditation, recherche des évènements indésirables, …) Dispositif proportionné aux enjeux et aux moyens Arbitrage Fiabilité de l’information comptable Pilotage et fonctionnement interne Confiance des interlocuteurs internes et externes (tutelle, prêteurs, juridictions) Projet managérial Communication interne Diagnostic de l’organisation Valorisation de l’existant et des savoirs faire Direction générale de l‘ffre de soins Direction générale des finances publiques 69

Séparation des exercices Réalité Régularité Des critères de qualité comptable… Fiabiliser, certifier les comptes… pourquoi ? Exactitude / Sincérité Exhaustivité Séparation des exercices Ne payer que ce qui est dû en application des textes – respect des procédures Réalité des actes facturés, connaissance du patrimoine Juste évaluation ex : provisions, amortissements Facturer toute l’activité, connaissance des charges futures …à la performance : maîtrise, pilotage sécurité, confiance effet de levier, économies Imputer les charges et les produits sur la bonne période Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 70

Le projet de fiabilisation des comptes est complémentaire des nombreux projets en cours dans les hôpitaux, mobilisant les mêmes équipes et concourrant à la qualité des comptes et à la performance de la gestion SIH FIDES achats patrimoine COOPÉRATIONS FUSIONS CREF CONTRATS DE PÔLE Fiabilisation -Certification des comptes ComptaBILITE analytique performance

Fiabilisation des comptes : tous les EPS Une mise en œuvre progressive : fiabilisation de tous les comptes, puis certification des comptes de certains EPS non définis à ce jour Fiabilisation des comptes : tous les EPS Certification par un commissaire aux comptes Certification par la Cour des comptes 1ères avancées dès 2012 Sur les comptes de 2014 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 72

Des échéances Fiabilisation des comptes : en cours, durée indéterminée, des résultats tangibles au terme de 2 à 3 années Pour 2012, des objectifs réalistes s’inscrivant dans une démarche pragmatique et progressive d’amélioration de la qualité des comptes Certification des comptes : dans le cadre législatif actuel, sur les comptes de 2014, résultat de l’audit de certification à la fin du 1er semestre 2015 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 73

Une documentation disponible sur Internet Le guide de fiabilisation des comptes des hôpitaux du 10 octobre 2011 Des fiches comptables : Traitement du risque d’irrecouvrabilité, comptabilisation des dépréciations de créances et des admissions en non valeur Provision réglementée pour propre assureur Ajustement de l’inventaire et de l’actif Traitement des corrections d’erreur Contrat de partenariat et BEH TVA (en cours) Comptes 102 et 13 : compléments de dotation et subventions d’équipement (en cours) Des cartographies des risques balayant les principaux cycles : Immobilisations Achats Provisions (en cours) Endettement – trésorerie (en cours) Recettes (en cours) Personnel (en cours) Fonds déposés (en cours) La réglementation budgétaire et comptable Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 74

Site Internet Adresse du site 2 BAL http://www.sante.gouv.fr/la-fiabilisation-et-la-certification-des-comptes-des-etablissements-publics-de-sante.html Ou http://www.sante.gouv.fr, dossiers lettre C, Certification et fiabilisation des comptes 2 BAL DGOS : DGOS-CERTIFICATION-COMPTES@sante.gouv.fr DGFIP : bureau.cl1b@dgfip.finances.gouv.fr Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 75