12 février 2009 Achats publics de formation Guide dutilisation Organisme de formation

12 février Contexte du site dachats publics de formation La Région Aquitaine a investi pour moderniser son application de gestion des appels doffres de formation Lapplication désormais utilisée permet aux Organismes de formation de: Récupérer les pièces de la consultation Elaborer entièrement leur réponse y compris lacte dengagement, de façon guidée. Seule lannexe de sous-traitance (DC13) doit être, le cas échéant, téléchargée, complétée et déposée avec leur offre en tant que pièce jointe Déposer leur réponse Soit sous forme entièrement dématérialisée avec signature électronique Soit en imprimant, signant et envoyant limpression PDF de la réponse élaborée sur le site Le site est accessible à lURL suivante: Le dépôt dune réponse se fait en plusieurs étapes Inscription/identification Téléchargement du Dossier de Consultation des Entreprises Elaboration de la réponse et Envoi (avec signature électronique ou transmission postale)

12 février Agenda Téléchargement des pièces de lappel doffres Inscription Elaboration de la réponse et envoi Réponse à une demande de précision/négociation

12 février Accueil non authentifié Lien permettant à un Organisme de sinscrire et de se créer un compte sur le site Vous devez au préalable vous inscrire puis vous identifiez pour accéder à lapplication

12 février Linscription regroupe la création du compte Organisme puis celle dun ou plusieurs comptes personnels Un premier filtre est réalisé sur le SIREN de lOrganisme, afin déviter les doublons Avant linscription proprement dite du candidat

12 février Identification Il existe deux modes dauthentification Authentification par identifiant-mot de passe Vous pouvez récupérer les pièces de lappel doffres de formation professionnelle Votre compte vous permet délaborer votre réponse en ligne, constituant votre dossier de candidature et vos offres pour les lots qui vous intéressent Une fois la réponse électronique déposée, des éditions PDF datées et numérotées vous seront proposées. Vous devrez les imprimer, les signer et envoyer votre réponse complète à la Région, dans les délais de consultation Authentification par certificat électronique Vous disposez de toutes les possibilités ci-dessus En supplément, vous pouvez signer votre réponse et éviter ainsi denvoyer lédition papier de confirmation La réponse avec signature électronique ne fonctionne quavec Windows et Internet Explorer. Il faut autoriser lutilisation de lActiveX de signature (demande de confirmation du navigateur)

12 février Linscription est confirmée par un courrier électronique envoyé à lutilisateur Attention à saisir votre adresse électronique sans erreur. Le site serait dans limpossibilité de vous envoyer des courriers électroniques

12 février Agenda Téléchargement des pièces de lappel doffres Inscription Elaboration de la réponse et envoi Réponse à une demande de précision/négociation

12 février Téléchargement du dossier dappel doffres * = Champs obligatoires Lenregistrement des coordonnées détaillées est obligatoire pour tout téléchargement des pièces du marché. Ces coordonnées permettront une information directe de lOrganisme en cas de modification de toute nature de la consultation Les utilisateurs déjà inscrits accèdent à ce formulaire pré-renseigné. Ils ont la possibilité den modifier le contenu avant enregistrement Cliquez sur ce lien pour accéder aux conditions juridiques et techniques associées à lutilisation du site Le téléchargement du DCE vous permet dêtre enregistré comme candidat potentiel et de disposer de lensemble des éléments de la commande

12 février Agenda Téléchargement des pièces de lappel doffres Inscription Elaboration de la réponse et envoi Réponse à une demande de précision/négociation

12 février La solution permet daccéder à toutes les consultations de formation professionnelle de la Région Accès à la liste des appels doffres de formation en cours, permettant de télécharger le dossier ou délaborer une réponse

12 février La liste des appels doffres de formation en cours est le cœur de la navigation pour lOrganisme Accès au formulaire de téléchargement des pièces de lappel doffres Accès au formulaire de réponse pour élaborer sa réponse (en plusieurs temps le cas échéant) et déposer sa réponse finalisée

12 février La notion de réponse Une réponse à la consultation est composée dune candidature (un DC4 et un ou plusieurs DC5) et dune ou plusieurs offres. Elle groupe dans une même enveloppe les documents de candidature et autant d« offres » que nécessaire. Vous pouvez donc déposer plusieurs réponses ; par exemple si vous choisissez de répondre seul à certains lots (réponse n°1), en groupement avec un organisme X (réponse n°2) pour dautres lots et une troisième réponse pour un groupement avec un autre organisme Y concernant une troisième série de lots. Vous pouvez également souhaiter déposer plusieurs réponses, si votre dossier de candidature est différent à chaque fois (en fonction des offres associées ; par exemple, une candidature par antenne – équipe différente, locaux différents - ou par spécialité – références des équipes différentes-). Dans tous les cas, votre candidature est adaptée à ou aux offres qui laccompagnent. Déposer une nouvelle réponse

12 février Le formulaire de réponse débute par la saisie du formulaire DC4 Lenvoi nest pas possible avant que la réponse soit complète, au moins pour un lot, et tous les formulaires en état Valide

12 février Puis lOrganisme est invité à enregistrer tous les formulaires de sa réponse Icône dédition PDF (en mode brouillon) du formulaire Létat valide confirme que tous les champs obligatoires ont été renseignés Pour une candidature donnée, il est possible délaborer plusieurs offres correspondant à plusieurs lots Le bouton denvoi de la réponse nest activé que lorsque tous les formulaires sont en état « Valide » Les pièces jointes complémentaires seront déposées dans le formulaire suivant (avant envoi – voir page 18) Icône de création/modification Ajout dun sous-traitant ou dun co- traitant

12 février Les deux modes denvoi sont proposés Le bouton radio est activable uniquement pour les utilisateurs authentifiés avec un certificat électronique Si vous transmettez votre offre avec une signature manuscrite, vous imprimerez la totalité des documents après avoir cliquer sur le menu « envoyer le dossier de réponse »

12 février Pour déposer une réponse avec signature électronique, vous devez Disposer dun certificat électronique Valide (non périmé, non révoqué) Emis par une autorité de certification reconnue par lEtat ( Etre inscrit avec un compte authentifié avec ce certificat Utiliser Internet Explorer (6 ou 7) sur Windows (XP ou Vista) Autoriser lutilisation de lActiveX de la solution sur votre poste au moment de lenvoi de votre réponse Dans la majorité des configurations de sécurité, Internet Explorer demande la confirmation avant dinstaller lActiveX Parfois, le blocage est complet et invisible. Pensez à vérifier votre configuration de sécurité

12 février Préalablement à lenvoi de la réponse, la solution permet de visualiser lensemble des pièces Permet dadjoindre des pièces jointes aux formulaires standards Permet dadjoindre des pièces jointes aux formulaires standards. Joindre en cas de sous-traitance le DC13 propre à chaque offre

12 février La solution fournit deux confirmations de la bonne réception de la réponse à lappel doffres Confirmation immédiate en ligne Accusé de réception par Le numéro de laccusé de réception permet dy faire référence Le numéro denregistrement sont précisés pour toute communication ultérieure Les numéros denregistrement sont précisés pour toute communication ultérieure

12 février Une fois la réponse envoyée et reçue (1) Elle apparaît dans la section « Réponses envoyées » du menu « Mes réponses »

12 février Une fois la réponse envoyée et reçue (2) Elle peut être visualisée pour en réaliser des éditions (jusquà la date de clôture de lappel doffres) En mode visualisation, il est possible de télécharger les impressions PDF de son Offre. Elles sont numérotées et datées Si vous confirmez votre envoi en papier, attention à bien transmettre la version numérotée et datée des éditions PDF de votre offre, et non pas les éditions intermédiaires ayant le filigrane « Brouillon »

12 février Une fois la réponse envoyée et reçue (3) Elle peut être modifiée puis envoyée à nouveau Retour en mode brouillon de la réponse Ces précisions sont importantes pour ne pas perdre dinformation lors de la correction dune première réponse

12 février Agenda Téléchargement des pièces de lappel doffres Inscription Elaboration de la réponse et envoi Réponse à une demande de précision/négociation

12 février En cas de demande de précision ou de négociation, lOrganisme de formation reçoit un courrier électronique Numéro de loffre concernée Référence de lappel doffres de formation Texte de la sollicitation

12 février Précision/Négociation – Accès à la sollicitation de la Région Laccès à cet écran se fait via le menu Mes précisions / Négociations Accès à la demande de précision ou de négociation

12 février Précision / Négociation – Formulaire de réponse Le formulaire reprend la partie « offre » du formulaire de réponse initiale Les formulaires sont renseignés avec les valeurs de loffre initiale, mais en état « invalide » pour que lOrganisme de formation les valide Rappel du texte de la sollicitation

12 février Précision / Négociation – Modalités de réponse Lenvoi de la réponse à la demande de précision ou de négociation est identique à lenvoi dune réponse initiale

12 février Précision / Négociation – Envoi de la réponse La réponse est limitée à lenveloppe doffre concernée par la sollicitation de la Région

12 février Précision / Négociation – Accusé de réception de la réponse Lécran web accuse réception, mais laccusé de réception qui fait foi est le courrier électronique numéroté qui est envoyé automatiquement à lOrganisme de formation

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