MANAGEMENT DE PROJET Jean Hache 2008/2009 Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 MANAGEMENT DE PROJET Jean Hache 2008/2009

Un projet consiste à vouloir réaliser une IDEE Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 Un projet consiste à vouloir réaliser une IDEE ayant un caractère NOUVEAU Cette réalisation est UNIQUE Elle est EPHEMERE Il faut un CERTAIN TEMPS pour la réaliser

DEFINITION D ’UN PROJET Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 DEFINITION D ’UN PROJET Tâches interdépendantes, dont l’objectif est la réalisation d’un ensemble dont a besoin une personne ou une organisation. Un projet doit être géré

NOTION DE PROJET EN ENTREPRISE TAILLE DU PROJET PLACE DANS L’ORGANISATION OBJET ENJEUX Exemples NOUVEAU PRODUIT / SERVICE, CONQUÉRIR UN NOUVEAU CLIENT, CONSTRUIRE UN ATELIER / UNE USINE TRANSFÉRER UNE FABRICATION, CONVEVOIR & METTRE EN PLACE UNE NOUVELLE ORGANISATION , DE NOUVEAUX OUTILS

CARACTÉRISTIQUES D’UN PROJET DANS UNE ENTREPRISE Porteur d’enjeux en phase avec la stratégie de l’entreprise ! Vise un résultat concret , défini , validé par un commanditaire Géré par un chef de projet , qui coordonne une équipe Projet Équipe transverse multidisciplinaire culturelle différents niveaux de hiérarchie Une méthode de travail et de pilotage spécifique Rigueur ! Novateur … donc PERTURBATEUR dans les organisations négociation charisme et diplomatie impératifs ! Prise de risques calcules ; de manière formelle ! Limité dans le temps (Début, Fin) Solutions et méthodes non connues d’avance ; beaucoup réfléchir avant de se lancer Activité différente des activité récurrentes et stables (PROCESSUS). limiter les perturbations sur l’existant et utiliser ‘ce qui marche déjà’

UN PROJET DOIT ÊTRE GÉRÉ Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 UN PROJET DOIT ÊTRE GÉRÉ Avant PREVOIR Pendant GERER/SUIVRE COMMUNIQUER Après PILOTER/BILAN

OBJECTIFS DE LA GESTION DE PROJET Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 OBJECTIFS DE LA GESTION DE PROJET Organiser, Evaluer, Planifier, Suivre, Tirer le bilan pour que le projet se passe le mieux possible avec une forte probabilité de succès. Prendre en compte le risque et assurer une certaine qualité, en utilisant des outils logiciels.

CARACTERISTIQUES DE L’ORGANISATION EN MODE PROJET Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 CARACTERISTIQUES DE L’ORGANISATION EN MODE PROJET METHODES Activités coordonnées OBJECTIFS Performances Coût/Délais PRODUIT DU PROJET Nouveau Unique CONTRAINTES Environnement évolutif Obstacles et risques CLIENT Besoin Financement PRODUIT DU PROJET Client satisfait MOYENS Compétences Matériels TRAVAIL EN EQUIPE

PUSH PULL INNOVATION Social Savoir-faire Marchés et environnement Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 Social environnement humain et matériel favorisant la création PUSH PULL INNOVATION Savoir-faire maîtrise des métiers et des technologies Marchés et environnement connaissance approfondie des règles

L’USINE DANS SON ENVIRONNEMENT ENVIRONNEMENT COMME RESSOURCES ENVIRONNEMENT COMME MILIEU RECEPTEUR REJETS ATMOSPHERIQUES (fumées…) ENERGIE (électricité, gaz...) HOMMES + MATIERES PREMIERES + CONSOMMABLES ( noir de carbone, élastomères, détergents...) DECHETS PRODUIT FINI CLIENT EAUX USEES EAU Industrielle et potable BRUIT

LA NOTION DE PROJET Porteur d’enjeux Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 LA NOTION DE PROJET Porteur d’enjeux Quelque chose qui n’existait pas avant , novateur donc perturbateur et présentant des risques … calculés! Qui a un début et une fin Résultat concret ,qui répond à des critères précis Cadre temporel et financier contraignant Maîtrise d’activités différentes de ce que l’on fait d’habitude Multidisciplinaire , recherche d’informations , travailler à plusieurs

EXEMPLE = LANCEMENT D’UN NOUVEAU PRODUIT LANCEMENT D’UN PRODUIT EN RÉPONSE À UN APPEL D’OFFRE J 0 Go-Nogo Répondons nous à l ’appel d’offre ? J 1 Validation réponse au client par Direction J 2 Choix du client positif ? DÉVELOPPER LE PRODUIT RÉPONDRE A L’APPEL D’OFFRE CRÉER UNE ÉQUIPE PROJET DÉVELOPPER LE PROCESS Projet dit fermé = On sait quoi faire et on a une idée comment faire C’est un cas simple mais ……

LA PLUPART DES PROJETS SONT COMPLEXES ! Objectifs Coherence avec la stratégie de l’entreprise? Résultats attendus Hypothèses? sur un futur …incertain Bénéfices ? Définition du projet les compétences sont elles disponibles ? Quand ? Mais ou Trouver l’argent ? Risques techniques/ humains ? Impact (clients / social ?/ conflits avec les autres projets? …résistance au changement ?

QU’EST-CE QU’UN PROJET ? Cahier des charges Fonctionnels PERFORMANCES SITUATION D’ORIGINE OBJECTIFS OBJET DU PROJET COÛTS DELAIS RESSOURCES COÛTS DÉLAIS CONTRAINTES ENJEUX OBJECTIFS IMPACT

Considérez là de plus près LES PHASES D’UN PROJET Jetez y un coup d’oeil Note de cadrage CDCF Considérez là de plus près ÉMERGENCE Organiser là FAISABILITE Dossier de Réalisation Idée initiale Tester là PV de fin de montage PLANIFICATION Décision de Suivi PV de Réception Utilisez là REALISATION Décision de Réalisation MISE EN SERVICE Ouverture des Travaux Vous avez une idée! TRANSFERT À L’EXPOITANT

PHASAGE / JALONNAGE D’UN PROJET PHASES JALONS ACTIVITÉS Émergence Évaluer opportunité / Cadrage Go/NoGo  Analyse de faisabilité Faisabilité Étude de faisabilité, Structuration Go/NoGo  Conception, Plan, Choix solutions Planification Définition fine de l ’objet / Organiser la réalisation OK  Planning / Investissement Réalisation RÉALISER LE PROJET  RÉSULTATS OK  Objet conforme? Réception, Clôture du projet Mise en exploitation POUR DRESSER LE BILAN DU PROJET

Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 EXEMPLE DE LA VIE QUOTIDIENNE POUR SE FAMILIARISER AVEC LA NOTION DE PROJET Mon Cahier des Charges Fonctionnels CdCF : OBJECTIF = COURIR LE MARATHON PERFORMANCE = …en 4h15 et surtout .. EN ETANT CAPABLE DE REMERCIER LES AMIS ET AUSSI D’ALLER AU BOULOT LE LENDEMAIN COUT = SANS REMETTRE EN CAUSE MON TRAVAIL ET MA VIE PRIVEE ; NE PAS DEPASSER MON BUDGET LOISIR ! (contraintes budget temps et ressources ) DELAI = 08 OCTOBRE 2006 MARATHON DE MUNICH

CARTE HEURISTIQUE d’UN PROJET PERSONNEL Cle Douche sac à dos sport Conges billets train? Vestiaires affaire de rechange Date d’inscription limite Aller au travail en courant Pourquoi ? Trouver du temps pendant la semaine Ou et Quand ? Certificat médical Bilan santé documentation Docteur dietetique marathon budget Recettes menus faire des courses Économie transport Annuler 3 sorties Plan d’entraînement Chaussures Cardio fréquencemètre Musique et cours d’Allemand Plaisir Motivation Lecteur MP3 Varier les sorties le week-end Faire du tourisme avec ses baskets

LES PHASES DU PROJET ‘COURIR LE MARATHON’ EMERGENCE : Tiens j’ai un copain qui as couru le marathon de PARIS trop fort! et pourquoi pas moi . En plus je ne me sens pas en forme et je prends du poids . Je serai assez fier de moi ETUDE DE FAISABILITE : Je vais voir le docteur pour mon certif médical et je fonce à la biblio emprunter ‘le marathon pour les nuls’ et aussi consulter INTERNET ; le site officiel du MARATHON de PARIS par exemple Houlà! c’est qu il va falloir s’accrocher , se coucher et se lever plus tôt le matin , arrêter les mac do , manger bio, espacer les petites pauses cigarette … Ce dimanche matin je tente une 1ere sortie 30 mn tranquille = et c’est la cata ! Courbatures ..; mais le docteur dis que c’est OK . J’insiste .. Il parait que je dois faire 3 sorties marche / course pendant 4 semaines PLANIFICATION 3 semaines d’essai ;je me sens mieux ; là on attaque sérieux . CHECK LIST = carte orange sac à dos lecteur MP3 (cadeau de Noël) Voyons papier crayon…;On est en Février ; Le marathon est en Octobre . Je coche sur mon agenda les jours ou je vais pouvoir m’entraîner . Prévoir aussi des compétitions intermédiaires pour me tester , si je progresse comme prévu REALISATION Ne pas lâcher l’affaire ; 4 sorties par semaine ce mois ci ; trop dur le matin! et il pleut et j’ai trop de boulot en ce moment . Mais j’ai une amie qui m’as passe tous les RED HOT en MP3 . Allons écouter çà avec mes baskets . Çà économise l’essence de la voiture . Je ne peux échouer sinon La honte devant mes collègues. Je commence à avoir une super forme 10 kms en 50 mn ! . Et à la douche chaude qui t’attends MISE EN EXPLOITATION 8 OCT 2006 . 10 hrs du matin Olympia park ;ligne de départ ; l’instant de vérité Tout ce plan d’entraînement pendant 6 mois pour courir ces 42 Kms et 162 mètres J’ai mal dormi la nuit dernière , le trac ? . Pour me donner du courage ,Je pense aux amis derrière le ligne d’arrivée . Ceux qui m’ont soutenu , mis au défi , donné des conseils . J’ai prévu 2 bouteilles de champagne pour fêter çà dignement et les remercier . Il faudra que je liste ce qui a bien et mal fonctionné . Et que faire ensuite ? .

SCENARIO AVEC LES JALONS 1)Étude Faisabilité Jan carte heuristique. Documentation. 1ers essais . Logistique 2)Démarrage Plan d’entraînement Mi-mars moyenne 3 à 4 sorties / semaine 3)S’inscrire , logistique et budget établi . Les proches sont prévenus Fin-Mars 4)1ere sortie 20 Kms touristique avec retour en RER Fin Mai 5)Compétition ou chrono 10 Kms = 50 mn Fin juin 6)Compétition ou chrono 20 Kms = 1h 45 mn début Sept 7) Marathon 42 .162 <= 4h 15mn Oct.

LE PROJET MARATHON EST-IL UN PROJET ? Porteur d’enjeux OK Quelque chose qui n’existait pas avant , novateur donc perturbateur et présentant des risques … calculés! OK Qui a un début et une fin OK Résultat concret ,qui répond à des critères précis OK Cadre temporel et financier contraignant OK Maîtrise d’activités différentes de ce que l’on fait d’habitude OK Multidisciplinaire , recherche d’informations , travailler à plusieurs OK Tout est-il évoqué ?

L’EQUILIBRE “TECHNIQUE - COÛTS - DELAIS”

LES ACTEURS PRINCIPAUX DU PROJET Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 LES ACTEURS PRINCIPAUX DU PROJET CLIENT Maître d’ouvrage ADMINISTRATION Organismes de contrôle REALISATEUR Maître d’oeuvre PARTENAIRES FOURNISSEURS ET SOUS-TRAITANTS

COMMANDITAIRE ou SPONSOR RESPONSABLES DE « LOTS DE TRAVAUX » LES ACTEURS DU PROJET COMITÉ DE PILOTAGE UTILISATEURS COMMANDITAIRE ou SPONSOR ÉQUIPE PROJET CHEF DE PROJET HIÉRARCHIE PARTENAIRES, EXPERTS, PRESTATAIRES (Internes & Externes) RESPONSABLES DE « LOTS DE TRAVAUX »

FORMALISATION DU PROJET Justification du projet Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 FORMALISATION DU PROJET OPPORTUNITE DU PROJET Politique Marché risques FAISABILITE Justification du projet CdCF Analyse des risques AVANT PROJET Conception de base Coût/délai L’étude d’opportunité permet de sélectionner les idées pertinentes à fort potentiel selon des critères stratégiques L’étude de faisabilité justifie la poursuite du projet chez le client : faisabilité technique et économique, conséquences attendues (études d’impact) sur l’entreprise et son environnement, mais aussi un niveau de risques acceptable L’avant-projet est l’étude sommaire du projet pour choisir le concept du produit, s’engager sur les objectifs (performances, coût, délai) et fournir les bases du contrat

Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 I - ORGANISER LE PROJET en découpant la fourniture selon des critères fonctionnels (WBS) en découpant le projet en fonction des produits à livrer (PBS) en découpant la fourniture selon la structure de ressource (RBS)

LES DECOUPAGES IMPORTANTS ARCHITECTURE SYSTEME : Découpage matériel (PBS : Product Breakdown Structure) ORGANIGRAMME DES TÂCHES DU PROJET (WBS : Work Breakdown Structure) ORGANISATION INDUSTRIELLE (OBS : Organization Breakdown Structure) ORGANIGRAMME DES RESSOURCES (RBS : Ressource Breakdown Structure)

LES QUESTIONS A SE POSER POUR DEFINIR UNE TÂCHE

STRUCTURE DE MANAGEMENT DE PROJET COORDINATION INTERNE COORDINATION FONCTIONNELLE STRUCTURE MATRICIELLE STRUCTURE “EQUIPE AUTONOME”

STRUCTURE MULTI FONCTIONNELLE sponsor DIRECTION GENERALE Chef de projet Projet 1 Marketing Service clientèle Recherche développement Support techniques Production Finances Informatique Chef de projet Projet 2 Un projet est un ensemble d’activités réunies pour obtenir un résultat précis . Il fait appel à des personnes appartenant à des fonctions différentes dans l’entreprise

PROCESSUS processus séquentiel processus itératif Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 PROCESSUS processus séquentiel processus itératif

INGÉNIERIE CONCOURANTE = BIEN Ingénierie séquentielle = PAS BIEN Attention cependant : à un moment donné , il faut savoir se jeter à l’eau !

II - EVALUER LE PROJET Planifier les ressources Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 II - EVALUER LE PROJET Planifier les ressources Facturer les ressources Gérer les ressources

METHODES D’EVALUATION Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 METHODES D’EVALUATION Méthode du consensus Méthode de Parkinson Méthode Top - Down Méthode Bottom - Up

III - PLANIFIER LE PROJET Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 III - PLANIFIER LE PROJET Ressources disponibles Besoins en ressources Ajustement PERT Tâches GANTT Ressources

PLANIFICATION LE TABLEAU DES ANTÉRIORITÉS

DIAGRAMME DE « PERT » GRAPHE ARC-TACHE Date au Plus tôt Date au Plus tard TACHE ETAPE 14 16 ETAPE 8 10 A 6 jours DUREEDE LA TACHE

PLANIFICATION LE TABLEAU DES ANTÉRIORITÉS Début F Fin C A H I E0 E1 B E2 E E6 E7 E8 A D E5 G

ILLUSTRATION DES MARGES VIA DIAGRAMME PERT Début au plus tôt de K = 8 +9 Fin au plus tard de I et J = 30-5 Fin au plus tard de C Début au plus tôt de I et J I 9j FIN au plus tard = 30 j ETAPE 17 25 ETAPE 8 16 K 5j C 7j J 5j Durée de l’activité Marge libre de I = 17 – (8+9 ) =0 Marge totale de I= 25 – (8+9) = 8j Marge libre de J = 17 – Marge totale de J= 25 –

PLANIFICATION ÉVALUATION DES DURÉES RECHERCHE DU MEILLEUR COMPROMIS TEMPS vs COÛT Coût Sous traitance Heures supplémentaires Location de matériel Techniques spéciales Coût à temps Minimum Flux distendu Baisse de motivation Coûts indirects Coût Minimum Temps Temps Minimum Temps à coût Minimum

LANCEMENT DU PROJET / VIE DU PROJET MANAGER ,C’EST AGIR DANS UNE INCERTITUDE QUI DECROIT (…et la marge de manœuvre aussi ) Niveau de connaissance sur le projet Capacité d’action sur le projet Émergence Faisabilité Planification Réalisation Temps Etudier Communiquer Negocier agissez ! Faites des essais!

IV - SUIVRE L’AVANCEMENT DU PROJET Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 IV - SUIVRE L’AVANCEMENT DU PROJET Avancement SUIVI Compte d’exploitation Délai

DIAGRAMME DE GANTT DE BASE

FICHE DE LOT DE TRAVAUX (exemple)

Détermination de l’enveloppe Budgetaire VIE DU BUDGET LE BUDGET SE PRECISE QUAND ON AVANCE DANS LE PROJET (…mais l’enveloppe est souvent fixée par l étude de rentabilité ! ) Incertitude sur le budget Étude de rentabilité Détermination de l’enveloppe Budgetaire +/- 30% Émergence Faisabilité +/- 20% Planification Réalisation +/- 10% Estimation préliminaire Ordre de grandeur Estimation De base Estimation Détaillée Temps

SUIVI COUT – REALISATION Coût T = Travail Prévu au temps t R = Travail Réalisé au temps t = Avancement technique CBTR : Coût Budgétisé du Travail Réalisé. CRTR : Coût Réel du Travail Réalisé. CRTR - CBTR = écart de Coût * T –R = écart en taux de réalisation  = écart réel en coût Plan initial  CRTR CBTR degré d’ avancement 100% T R T0

V - PILOTER LE PROJET Situer l’avancement Noter l’historique Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 V - PILOTER LE PROJET Situer l’avancement Noter l’historique Communiquer Documenter la vie du projet Diriger le projet

Eh oui ! Si le projet se termine il faut savoir se retirer STYLE DE MANAGEMENT Grille de Robert BLACK et Jane MOUTON Souci des facteurs humains intégrateur social Planification Émergence Faisabilité Mise en exploitation Réalisation Laisser faire autocrate Eh oui ! Si le projet se termine il faut savoir se retirer Souci des résultats

Démarche de gestion de risques Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 VI - GERER LE RISQUE Risque LES CONCEPTS Défaillance Parades Démarche de gestion de risques

VII – GERER LA QUALITE Université d’Evry – Val d’Essonne Master Génie des Matériaux M1 VII – GERER LA QUALITE