Cours gestion de projet partie 5 Suivi du projet et maîtrise des coûts Alain Lopes IUT ORSAY année 2007-2008

Suivi de la réalisation La planification impose d’imaginer la réalité de la future réalisation La réalisation impose sa réalité Le problème est de donc de gérer les disparités entre la réalité imaginée et celle constatée. gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI

Suivi de la réalisation Planification Contrôler que le projet se déroule conformément au planning Selon résultat ajuster si nécessaire : Le calendrier Le budget L’objectif Projet Réalisé Pour rediriger le projet réel vers le projet planifié gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI

Suivi de la réalisation Des moyens de contrôles doivent avoir été mis en place très tôt Des jalons de contrôle périodiques et systématiques dans le planning (Gant) et l’organisation des tâches (Pert) Définition claire des responsabilités Contractualisation des travaux (délais, prix,) Etc… gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI

La démarche Suivi du projet Constat de la situation Projection Conséquences futures Mise en oeuvre Information Communication aux partenaires Décisions respect des engagements ________________________________________________________ Replanification Mise à jour gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI

Suivi de délais : démarche 3 étapes Contrôle Ajustements Ré-estimation gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI

Suivi de délais : démarche Contrôle : Contrôle périodique de l’avancement des travaux : Examen du planning : contrôle du passage des jalons Estimation du pourcentage d’avancement Estimation du RESTE A FAIRE gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI

Suivi de délais : démarche Reste à faire : Prévision : 10 jours pour Tâche T Réalisé : 7 jours de travail sur tâche T Reste à faire : 3 jours ? Si + de 3 jours alors : glissement gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI

Suivi de délais : démarche Ajustements : Définir mesures de redressements si les délais ont « glissés ». Exemples : Modifier enchaînement des tâches Réaffecter les ressources Renforcer les moyens Réduire les ambitions Remotiver les troupes gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI

Suivi de délais : démarche Ré-estimations : Compte tenu de la situation observée et des mesures envisagées : Ré-estimer les délais envisageables et notamment la date de fin prévue du projet gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI

Suivi de délais : démarche Périodicité des contrôles adaptée au projet : Si trop importante : manque de recul et difficulté d’estimer l’avancement Si insuffisante : corrections trop tardive. Exemple de périodicité : Durée du projet 1 an : quinzaine 2 ans : mois 5 à 10 ans : trimestre gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI

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Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI Suivi des coûts Courbes en S : Permettent de suivre les coûts Le « S » est dû à la montée en puissance au démarrage du projet et la diminution progressive des charges à la fin de celui-ci. gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI

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Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI Écart final prévisionnel Retard final prévisionnel gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI

Exemple : Situation en fin de semaine 2 Tâches Fin prévue en semaine Coût budgété Fin réelle en semaine Coût réel 1 1000 1500 2 2000 2200 3 Pas commencé - 4 5 Indices de performance: Bon si supérieur à 100% mauvais si inférieur à 100% ________________________________________________________ Budget prévu Réalisé Dépensé

Exemple : fin semaine 2 Coût Budgété du Travail Planifié (CBTP) = 1000 + 2000 + 1500 = 4500 Coût Budgété du Travail Effectué (CBTE) 1000 + 2000 = 3000 Coût Réel du Travail Effectué (CRTE) 1500 + 2200 = 3700 IPT : indicateur de performance temporel IPT = CBTE/CBTP = 3000/4500 = 0.67 => 67% IC : indicateur d’écart sur les coûts IC = CBTE/CRTE = 3000/3700 = 0.81 => 81% Bons indices = indices > 100 % gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI

Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI La courbe en S Avancement CRTE CBTE 4500 CBTP 3700 Délai fin planification 3000 temps Date actuelle gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI

Ecart Temps Final Prévisionnel Courbe en S Lors de chaque MAJ, le CRTE est prolongée de la nouvelle prévision du reste à faire réévaluée en fonction des dernières informations de coût et quantité, pour aboutir au coût prévisionnel final (CP) Coût CP Coût Prévisionnel Ecart Coût Final Prévisionnel BD Budget à Date Ecart Temps Final Prévisionnel CRTE Coût Encouru CBTP Ecart Coût Budget Encouru CBTE Valeur Budgétaire du Travail Réalisé Ecart Temps gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI Temps J0 R J Jp

Analyse de la valeur acquise Mesures de base (1) CBT : coût budgété du travail Quantité de travail estimée pour une tâche donnée CBTP : coût budgété du travail prévu Somme des quantités de travail estimées pour l’ensemble des tâches devant être achevée à une date donnée CBA : coût budgété à l’achèvement Total des CBTP et donc l’estimation de la quantité de travail pour le projet entier gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI

Analyse de la valeur acquise Mesures de base (2) VP : valeur prévue Proportion de la quantité de travail totale estimée attribuée à une tâche donnée V P = CBT/CBA CBTE : coût budgété du travail effectué Somme des quantités de travail estimées pour les tâches achevées à une date donnée CRTE : coût réel du travail effectué Somme des quantités de travail réelles pour l’ensemble des tâches du projet gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI

Analyse de la valeur acquise Indicateurs d’avancement VA : Valeur acquise = PA (pourcentage achevé) V A = CBTE/CBA = somme des VP pour les tâches achevées IPT : indicateur de performance temporel IPT = CBTE/CBTP VE : variance par rapport à l’échéancier V E = CBTE − CBTP IC : indicateur d’écart sur les coûts IC = CBTE/CRTE VC : variance par rapport aux coûts V C = CBTE − CRTE gestion projet 5 Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI