AMUE – SIFAC Formation « Missions » Cursus Ordonnateur

Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion

Introduction Qu’est-ce qu’une mission ? Une mission a les caractéristiques suivantes: Déplacement hors du lieu de travail habituel Dans le cadre professionnel Personne rattachée ou non à l'établissement (invité) Engageant des frais ou non

Introduction Règles de gestion Une mission est toujours liée à un matricule agent Un agent est toujours transformé en fournisseur pour qu’il puisse être remboursé Dans SIFAC on peut: Créer une mission. Liquider une mission. Prendre en charge comptablement les remboursements

Impact comptable, budgétaire et analytique Introduction Flux Missions inter-modules Comptabilisation Paiement MM FI-TM Gestion des achats Gestion des déplacements Impact comptable, budgétaire et analytique Frais payés par l ’établissement Réservation de crédits FM CO FI Frais remboursables à l’agent Contrôle de gestion Comptabilité budgétaire Comptabilité HR Gestion des ressources humaines

Introduction Processus global Missions Autorisation de la demande d’avance Édition de l’ordre de mission Liquidation de l’avance Flux avec avance Création de l’ordre de mission Autorisation de l’ordre De mission Édition de l’ordre de mission Liquidation mission Impression état liquidatif Flux sans avance

Introduction Processus global Missions Création de l’ordre de mission Autorisation de la demande d’avance Édition de l’ordre de mission Liquidation de l’avance Autorisation de la liquidation Liquidation mission Impression état liquidatif Gestion des déplacements (PR05) Gestion des déplacements (PR05) Autoriser ZPRRW ZPRRW_MIS Imprimer formulaire (PRF0) Édition OM (ZSIFACFITR_ORD_MIS) Gestion des déplacements (PR05) Autorisée Réservation de crédits MAJ Réservation Crédits Pièces comptables et analytiques

Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion 8 8

Gestion des agents La création des agents se fera dans les services centraux afin d’éviter les doublons. La transmission des informations se déroulera selon des procédures standards en cours d’élaboration.

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Ordre de mission Gestion des autorisations Le gestionnaire pourra visualiser tout agent quelle que soit sa société. En revanche : un ordonnateur ne pourra autoriser une mission que si celle-ci est dans son domaine de responsabilité. Un gestionnaire pourra voir ou créer des missions quelle que soit l’affectation budgétaire et analytique de la mission. Commentaire formateur: -> Pas encore mis en place

Ordre de mission Gestion des forfaits Pour les séjours en France: Forfaits repas : Un remboursement est attribué pour chaque déjeuner et chaque dîner selon l'intervalle, en heures, de la durée du déplacement (15,25 Euros par repas à raison de 2 repas par jour). Forfaits nuitées : Les forfaits nuitées sont attribués pour les déplacements intérieurs dans la durée du déplacement si l'intervalle de nuit, en heures, est complètement dépassé (75 Euros par nuitée à raison d’une nuitée par jour, ou 85 euros pour Paris). Un taux moindre que le taux de 75 € peut être fixé sur décision du CA de l’établissement. Pour les séjours à l’étranger: Pour les déplacements à l'étranger, les forfaits nuitées et repas sont combinés en un forfait, l' « Indemnité journalière » (IJ), appliquée en fonction des intervalles horaires de la durée du déplacement et en fonction du pays. (Due si l’agent est en mission à l’étranger entre 0h et 5h. ) Aucun groupe agent ne sera distingué pour les indemnités à l’étranger dans la mesure où le périmètre de reprise n’inclut aucune mission antérieure au 01.11.2006. NB : Les indemnités kilométriques sont gérées au niveau des trajets Elles sont comptabilisées par agent Comment gère t-on le réel plafonné ou non (dérogation au forfait de l’art 3 prévue par l’article 7)? Des niveaux de dérogation différents peuvent s’appliquer en fonction du type de personnalité (lambda, VIP, Nobel…) 12 12

Ordre de mission Numérotation des ordres de mission Les ordres de mission sont numérotés en fonction de la société / domaine du personnel de l’agent. La numérotation est dite interne c’est-à-dire propre à SIFAC. Les numéros des missions sont uniques, c’est-à-dire qu’à un numéro de mission correspond un seul numéro d’agent.

Ordre de mission Création d’un ordre de mission PR05 Mission forfaitaire Du 06/09 8h au 09/09 18h Séminaire « BIEN ETRE AU TRAVAIL » à Nice Centre de coût : SEG2PI Domaine fonctionnel : 100ADM

Ordre de mission Copie de mission Lors de la copie d’une mission l’ensemble des données de la mission copiée sont reprises. Il est tout à fait possible de copier un déplacement d’un matricule vers un autre en se plaçant sur le matricule cible. L’avance ne peut être recopiée. La date de début de la nouvelle mission est automatiquement mise à la date de fin de la dernière mission de l’agent.

Ordre de mission Autorisation/validation de l’ordre de mission L’autorisation est une étape ordonnateur Autoriser une mission consiste à autoriser l’engagement de la mission d’un point de vue budgétaire.

Ordre de mission Calcul/Visa ordonnateur de la mission Le calcul est une étape ordonnateur Calculer une mission consiste à: Créer la demande d’avance lorsque l’on est à l’étape de l’ordre de mission (cette étape n’est pas obligatoire, mais peut être effectuée lorsque la mission ne comporte pas d’avance) Créer la pièce préenregistrée FI-TM à l’étape de la liquidation Une période de calcul est toujours demandée lors d’un calcul (généralement la période de calcul est celle du mois, ne pas modifier cet écran et le valider)

Ordre de mission Edition de l’ordre de mission ZSIFACFITR_ORD_MIS L’édition de l’ordre de mission ne peut se faire que si l’ordonnateur a ‘Autorisé’ la mission. Elle est accessible via la transaction ZSIFACFITR_ORD_MIS La plupart des champs sont renseignés automatiquement mais le remplissage d’une partie d’entre eux est nécessaire sur l’écran de sélection (ex: le gestionnaire a-t-il le droit à un train 1ière classe ou 2ième classe)

Ordre de mission Edition de l’ordre de mission ZSIFACFITR_ORD_MIS

Ordre de mission Edition de l’ordre de mission ZSIFACFITR_ORD_MIS

Ordre de mission Gestion de la demande d’avance ZPRRW Une fois que l’ordonnateur a validé / visé l’avance, il doit ensuite créer l’écriture comptable correspondante. L’avance a un impact simplement dans la comptabilité financière et ne fait pas l’objet d’un mandat mais d’un ordre de paiement (la forme de l’ordre de paiement est vu dans le module comptable) La création de l’écriture comptable consiste en la validation de l’écriture proposée automatiquement par le système. Pour ce faire il doit lancer la transaction ZPRRW.

Ordre de mission Gestion de la demande d’avance ZPRRW Les différents statuts des cycles: La pièce comptable n’est pas encore enregistrée et est à prendre en charge (statut « justificatifs crées »): La pièce comptable a été enregistrée avec succès l’avance comptable est crée (statut « justificatifs enregistrés ») La pièce comptable a été rejetée avec succès l’avance comptable n’est pas crée (statut « rejeté »)  Si le comptable rejette l’avance la mission régresse automatiquement au statut « dem saisie » « ouvert ». La pièce comptable n’a pu être enregistrée suite à un problème (statut « justificatifs erronés »)

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Liquidation d’un ordre de mission Règles générales Les missions concernées par cette section sont les missions dont le schéma est : « Mission forfaitaire », « Dép sur OM perm FORF », « Mission frais réels », « Dép sur OM perm FREEL », « Mission sans frais » En un mot tous les schémas sauf les OM permanents qui ne seront jamais liquidés. Toujours vérifier les frais saisis grâce à la simulation de la liquidation.

CAS PARTICULIER: LE FORFAIT GLOBAL

Liquidation d’un ordre de mission Forfait global Le forfait global est utilisé par les universités pour remplacer l’ensemble des catégories de frais d’une mission ainsi que les indemnités (journalières à l’étranger, repas + hébergement en France). Il n’est utilisé que s’il est plus avantageux pour l’établissement. Il est représenté par la catégorie de frais ABFO, toujours signée négativement et qui correspond à la réduction nécessaire pour rembourser la mission au forfait. NB: la gestion au forfait est ici présentée à la liquidation mais elle peut tout aussi bien être faite dès l’ordre de mission pour que l’engagement soit le plus juste possible.

Liquidation d’un ordre de mission Forfait global – Vérifications à effectuer On doit vérifier que le montant des frais du forfait est bien inférieur à l’ensemble des frais « normaux » de la mission. Pour cela il faut saisir les frais réels de la mission. Il existe plusieurs façon de vérifier que le forfait est plus avantageux pour l’établissement, la procédure suivante est donnée à titre indicatif.

Liquidation d’un ordre de mission Etat liquidatif PRF0

Liquidation d’un ordre de mission Etat liquidatif PRF0                       C A L C U L   F O R F A I T A I R E                     

Liquidation d’un ordre de mission Etat liquidatif PRF0

Liquidation d’un ordre de mission Etat liquidatif PRF0

Missions Signification des pictogrammes de la transaction PR05   Statut 1 Statut 2 Pictogramme Autorisation Calcul Métier Transaction Chemin demande saisie à décompter OM non validé PR05 demande acceptée OM validé AUTRE(S) --> autoriser calculé OM visé Ordo AUTRE(S) --> calculer transféré FI OM ok compta ZPRRW ouvert rejet avance compta déplacement effectué liquidation non validée dans la mission STATUT de déplacement déplacement accepté liquidation validée liquidation vidée Ordo Liquidation ok compta  ZPRRW_MIS rejet compta ZPRRW_MIS 

Missions Signification des pictogrammes de la transaction PR05 Les pictogrammes présents sur la transaction des OM (PR05) sont les suivants: Ce pictogramme signifie que la mission est prête a être comptabilisée soit: Partiellement: statut ‘demande acceptée’, l’avance de la mission est prête à être comptabilisée. Totalement: Statut ‘dépl. accepté’, la mission est prête à être comptabilisée totalement (liquidation finale). Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission au statut:‘dem. Acceptée’ ‘transférée FI’ si et seulement si la mission n’a pas généré d’avance. Ce pictogramme signifie que la mission est au statut de l’OM ou de la liquidation: Statut ‘dem saisie’ ‘à calculer’, c’est le statut de l’ordre de mission avant l’autorisation de passage de la mission par l’ordonnateur. Statut ‘dépl. effectué’ ‘à calculer’, c’est le statut de la liquidation avant l’autorisation de passage de la mission par l’ordonnateur.

Missions Signification des pictogrammes de la transaction PR05 Ce pictogramme signifie que la mission a été comptabilisée et/ou que des pièces comptables ont été générées: Partiellement: statut ‘demande acceptée’ ‘transférée FI’, si le transfert dans FI a crée une pièce comptable d’avance. Totalement: statut ‘dépl. accepté’ ‘transféré FI’, si le transfert vers FI a généré des pièces comptables, analytiques et budgétaire. (si une mission sans frais est comptabilisée le pictogramme restera: ) Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission annulée En effet, des écritures comptables et leur contre-passation ont été créées. En résumé ce pictogramme n’est utilisé que si la mission possède un historique de paiement.

Missions Signification des pictogrammes de la transaction PR05 Ce pictogramme correspond à une mission qui a été rejetée. « dépl effectué » « ouvert » si le cycle comptable de la mission a été rejeté. « Demande saisie » « ouvert » si l’avance a été rejettée. Ce pictogramme signifie que la mission a été partiellement payée (avance) ou totalement payée.

L’ORDRE DE MISSION PERMANENT CAS PARTICULIER: L’ORDRE DE MISSION PERMANENT 36

Ordre de mission OM Permanent L’OM permanent sert d’engagement budgétaire et de couverture juridique : On le gère de la même façon que précédemment mais en plus on met une catégorie ‘EOMP’ Engagement OM permanent qui servira pour la réservation des crédits de l’année. Lorsqu’on créera un OM relatif à cet OM permanent une catégorie de frais ROMP viendra réduire cette catégorie de frais sur l’OM permanent automatiquement Dans tous les cas le contrôle de chevauchement sera adapté pour qu’il ne tienne pas compte des OM permanents. (ce qui permettra de faire des missions aux mêmes dates) Les OM permanents sont porteurs de l ’engagement des missions à venir (missions régulières). Il sont régularisés via : Des missions de type déplacement sur OM permanent Des catégories de frais ROMP crées automatiquement. Ils ne doivent jamais être transférés en comptabilisation mais simplement autorisés. 37

Ordre de mission Missions sur OM Permanent Par la suite les créations de « dép sur OM permanents » peuvent se faire directement en copiant un « dép sur OM permanent » relatif à l’OM permanent. Ceci évite d’avoir à changer le schéma  Ceci accélère d’autant la procédure. 38

Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion 39 39

Consultations et éditions Etats missions disponibles Code transaction Nom transaction Descriptif de l'état S_AHR_61016401 Données de dépl./Cumuls dépl  Etat référençant pour les missions sélectionnées, le coût total, le montant à rembourser, les montants forfaitaires, d’avance etc.. S_AHR_61016402 Justificatifs déplacement Justificatifs de déplacement classés par déplacement  S_AHR_61016403 Justificatifs de déplacement sans données  Justificatifs de déplacement classés par déplacement mais pouvant être triés autrement.  S_AHR_61016404 Affectation des coûts déplacement  Affectation des coûts de déplacement classés par déplacement  S_AHR_61018613  Affectation coûts déplacement sans données  de déplacement Affectation des coûts de déplacement classés par déplacement mais pouvant être classés autrement  S_AHR_61016405 Données déplacement/Cumuls/Justificatifs/ Affectation des coûts Etat récapitulant l’ensemble des données des 5 états précédemment cités.  PTRV_PAYMENT_HISTORY  Détermination de la date de paiement FI Affichage des pièces comptables associées aux mission, permet d’analyser le stade de comptabilisation/ paiement des missions.  S_AHR_61016406 Qui est où ? Recherche par destination Etat permettant de retrouver les déplacements des agents par destination S_AHR_61016407 Recherche des justificatifs dépassant le plafond  Etat récapitulant les justificatifs dépassant le plafond fixé par établissement. 40

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Missions Exercice de synthèse 35 min Exercice 12 Exercice de synthèse 42

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Conclusion Conseils aux formateurs Ne pas oublier de cliquer sur le bouton « statut déplacement » avant de sauvegarder une mission à la liquidation . Toujours simuler une mission avant de sauvegarder Un ordonnateur ne doit pas oublier d’autoriser un OM permanent pour que l’engagement budgétaire soit effectif. Lorsque vous êtes perdu sur une transaction cliquez sur ‘Aide’ ‘Infopak’, vous pourrez ainsi accéder aux manuels en ligne. Si quelqu’un a un problème sur la transaction des missions, demandez lui le matricule et le n° de la mission ainsi que les ventilation des coûts de sa mission, les problèmes peuvent venir d’une de ces 3 sources. Renseigner l’onglet ‘Séjour’ avec Pays et région en France, si l’établissement n’a pas opté pour un calcul forfaitaire par défaut.