REUNION DES GESTIONNAIRES Jeudi 19 janvier 2012

Ordre du jour 9H30 - 10H00 : M.Younis HERMES – Ouverture de la réunion 10H00 - 10H15 : Pré-requis pour effectuer la bascule de l’exercice Vincent Carnevale 10H15 - 11H15 : Installation X.Lab, version V11.2 - Bascule et modalité de vérification des données X.Lab / BFC pour l’ouverture des flux 11H15 -11H45 : Les nouveautés X.Lab - Version V11.2 Intégration des reports pour les entités dépensières Correction des anomalies liées au traitement des avoirs. 11H45 - 12H15 : La restructuration des unités – Les modalités pratiques Isabelle Pavard - Vincent Carnevale 12H15 - 12H30 : Questions diverses

Pré requis Xlab

Pré Requis Depuis le 2/1/2012 vous pouvez saisir des commandes et missions dans Xlab (commandes par anticipations datées 2012) Ne pas modifier les commandes 2011 Ne pas saisir de services faits Ne pas saisir de factures Modification possible des arborescences Impossibilité de faire des extractions

Pré Requis Avoir effectué tous vos retours Xlab Le dernier retour du 2/1/2012 (dernier transfert BFCXlab) Les boîtes d’intégration doivent être vides La Base Xlab doit être cohérente Effectuer une sauvegarde de votre base Xlab avant installation de Xlab V11.2

Installation Xlab V11.2

Bascule Xlab V11.2 Ne pas installer la V11.2 d’Xlab sans avoir le feu vert du Service Financier et Comptable de la délégation L’installation de la V11.2 d’Xlab va entrainer automatiquement la bascule d’exercice

Bascule Xlab V11.2 2 options de bascule : Report sur entités existantes - Report sur entités banalisées Les mouvements saisis par anticipation basculeront sur 2012 Attention : toutes les entités dépensières et les origines de crédits sont mises en autorisation de dépassement.

Bascule Xlab V11.2 Effectuer une nouvelle sauvegarde une fois Xlab V11.2 installée. Récupération du flux d’initialisation en effectuant un retour depuis la délégation. Le traitement du flux d’initialisation dans Xlab peut être long.

Bascule Xlab V11.2 Le flux d’initialisation contient : - Les reports de crédit et extournes des charges à payer. - Les mouvements en cours dans BFC (commandes non soldées, commandes avec quantités restant à facturer, missions non liquidées, services faits,…)

Bascule Xlab V11.2 La majorité des mouvements s’intègrent automatiquement si la correspondance est dans la base Xlab 2011 archivée. L’intégration est manuelle pour les notifications de report et extournes sur charges à payer. Tous les mouvements doivent être intégrés avant la vérification avec les données de BFC

Vérification des données récupérées dans Xlab

Vérification Xlab / BFC Vérification des données réceptionnées dans Xlab via le flux d’initialisation Tableau Excel : outil de comparaison flux d’initialisation. Historique Budget du 23 janvier 2012 (relevé de compte de l’unité : budget). Bilan des origines de niveau fin Xlab avant récupération du flux d’initialisation. Bilan des origines de niveau fin Xlab après récupération du flux d’initialisation.

Vérification Xlab / BFC Vérification des données réceptionnées dans Xlab via le flux d’initialisation Tableau Excel : outil de comparaison flux d’inititialisation. Historique Budget du 23 janvier 2012 (relevé de compte de l’unité : budget). Bilan des origines de niveau fin Xlab avant récupération du flux d’initialisation. Bilan des origines de niveau fin Xlab après récupération du flux d’initialisation.

Vérification Xlab / BFC

Vérification Xlab / BFC

Vérification Xlab / BFC

Vérification Xlab / BFC Vérification des données à l’aide du tableau Excel : outil de comparaison flux d’initialisation. Transmettre le tableau complété au service financier et comptable Transmettre les documents Xlab ayant permis de compléter le tableau (bilan des origines de niveau fin avant et après récupération du flux d’initialisation) Le Service Financier et Comptable autorisera l’ouverture des flux BFC/Xlab une fois ces éléments vérifiés.

Les nouveautés Xlab V11.2

Les reports sur entités Il sera possible de faire une bascule avec l’option répartition des reports sur entités dépensières (options 1CB et 1CC) Une répartition des reports est calculée à partir d’Xlab pour chaque couple origine/entité ayant au moins une répartition sur l’exercice N (avant bascule).

Les reports sur entités

Les reports sur entités Formule de calcul pour les reports sur entités : = Montant réparti sur N-1 - Montant réalisé sur N-1

Les reports sur entités Attention, pas de proposition de report si : - Le réparti est à 0. - Une répartition a été faite au niveau de regroupement et non au niveau fin. - Pas de répartition sur N-1 sur le couple origine/entité.

Les reports sur entités Les répartitions proposées ne prennent pas en compte le module facturation interne Xlab ainsi que les ventilations. Faire attention aux propositions de répartition pour les entités réparties avec des crédits d’origines différentes.

Correction Anomalie facture à 0 Annulation d’une facture par le SFC Prise en charge d’un avoir rattaché à une facture

Correction Anomalie facture à 0 Annulation d’une facture par le SFC L’annulation d’une facture prise en charge au SFC arrivera en modification dans Xlab A l’intégration il faudra « désolder » la commande et décocher la case « cumul qté » sur chaque ligne Une nouvelle facture pourra être saisie dans Xlab

Correction Anomalie facture à 0 Prise en charge d’un avoir rattaché à une facture La saisie d’un avoir total en provenance d’Xlab ne provoquera plus de déphasage entre BFC/Xlab L’avoir arrive en déchargement ultérieur dans BFC, le retour dans Xlab se fera en modification de facture avec montant à 0. Lorsque les services faits sont facturés, je ne peux plus créer de facture

Les restructurations d’unités

Cadre juridique Ce nouveau dispositif rentre en application le 1er janvier 2012 Les créations ou modifications d’unités sont effectives après signature des décisions par le Président du CNRS.

Institut de rattachement Depuis 2011, toutes les unités ont comme domaine fonctionnel celui de l’institut de rattachement de l’unité (Ex : 1INC- 1INEE-1INSHS-1INSB-1INP-1IN2P3-1INS2I-1INSIS-1INSMI-1INSU)

La fusion Les anciennes unités actives en 2011 fermes, mais seront conservées en 2012 pour solder les en cours. Une de ces anciennes unités est conservée et renumérotée pour représenter la nouvelle unité issue de la fusion. BFC → Une des divisions d’origine sera conservée BFC → L’institut de rattachement correspondant à celui de l’unité retenue

Les critères de choix BFC → L’ unité retenue est la plus importante en terme financier BFC → L’ unité retenue est la plus importante en terme de nombre de contrats à justifier

Fusion - Liste des unités Sigle unité 2012 -> IMBE - UMR7263 - Code division 0820 Sigle unités 2011 -> IMEP 0820 + DIMAR 0927 Sigle unité 2012 -> INT - UMR7289 - Code division 0867 Sigle unités 2011 -> INCM 0867 + P3M 0869 Sigle unité 2012 -> MIO - UMR7294 - Code division 0821 Sigle unités 2011 -> LMGEN 0821 + LOPB 0924 Sigle unité 2012 -> PYTHEAS - UMS3470 - Code division 0483 Sigle unités 2011 -> OHP 0483 + COM 1717 + OAMP 1719

Fermeture d’unités – Schéma Type Dernier traitement des en-cours sur l’exercice 2012 Ne pas effectuer de nouvelles commandes

Eclatement-fusion Les anciennes unités actives en 2011 fermes, mais seront conservées en 2012 pour solder les encours et une ou plusieurs nouvelles unités se créées au 1°janvier 2012. Création de nouvelles divisions (donc autant de la bases Xlab) Conservation des divisions (donc des bases Xlab) correspondants aux anciennes unités pour solder les encours

Eclatement-fusion – Liste des unités Sigle unité 2012 -> FRE 3416 (Nouveau code division en cours de création) Sigle unités 2011 -> LCP 0403 + ISM2 0113 Sigle unité 2012 -> UMR 7246 (Nouveau code division en cours de création) Sigle unité 2012 -> UMR 7273 (Nouveau code division en cours de création) Sigle unité 2011 -> LCP 0403

Bonne reprise et bon courage à tous!