dans le secteur public local La dématérialisation dans le secteur public local Free Powerpoint Templates

La dématérialisation dans le secteur public local Elle consiste à transformer des supports d ’informations matériels (documents papier) en fichiers informatiques. Dans notre administration, elle est fondée sur la Charte Nationale Partenariale du 7 Décembre 2004 ainsi que sur la Convention cadre unique signée le 24 janvier 2012.

La dématérialisation dans le secteur public local 1- Le Protocole d ’Échange Standard Version 2 (PESV2) L’application Hélios met en œuvre un nouveau protocole, le PES, qui vise à remplacer les protocoles actuels de transmission de flux variés, non uniformisés (Indigo, Htitre, Hmandat, Maidep...). Ce protocole enrichi (PESV2) est également la solution de dématérialisation des pièces comptables et des pièces justificatives.

La dématérialisation dans le secteur public local Par arrêté du 3 août 2011, le PES devient obligatoire à compter du 1er janvier 2015 pour les données comptables : titres, mandats et bordereaux avec la mise en œuvre de la signature électronique. Par ailleurs, dans le contexte du passage au FIDES, La dématérialisation des titres de recettes constitue un préalable. L ’adoption du PES pour la dématérialisation des pièces justificatives reste pour les CEPL (collectivités et établissements publics locaux) du domaine du volontariat.

La dématérialisation dans le secteur public local 2- Les apports du PES - Le passage au PES s ’inscrit dans la volonté des dirigeants locaux de moderniser l’établissement car il répond aux problématiques actuelles de développement durable avec l ’objectif de ‘zéro papier’  - Le PES est plus riche que les protocoles existants. Il permet ainsi de mieux répondre aux attentes du comptable et donc de réduire les risques de rejet - Il facilite les échanges d ’information, fluidifie les processus entre l ’ordonnateur et le comptable par le biais d ’un vecteur unique et sécurisé

La dématérialisation dans le secteur public local La mise en œuvre du PES, et plus largement la dématérialisation des pièces justificatives, implique une remise à plat des procédures de traitement des pièces et d ’archivage (harmonisation des pratiques et simplification) - Des gains sont attendus, in fine, tant en terme qualitatifs (optimisation des processus, qualité comptable) que quantitatifs (réduction des coûts papier et affranchissement, optimisation des logiciels/progiciels financiers mis en place…)

La dématérialisation dans le secteur public local 3- Les pré-requis obligatoires pour le déploiement du PES - Une collectivité ou un établissement gérés sous Hélios - Un éditeur informatique validé par le pôle national - L ’amélioration de la base tiers

La dématérialisation dans le secteur public local 4- La certification de l’éditeur La certification de l’éditeur sur la version PESV2 Guichet XML (qui inclut un renforcement des contrôles) est la condition sine qua non pour exploiter des fichiers XML dans Hélios. L’ordonnateur doit installer la version du logiciel de l’éditeur validé. Cependant, la certification n’entraine pas passage automatique de l'établissement en production, qui doit être validée sur sa capacité à produire des flux à la norme PESV2.

La dématérialisation dans le secteur public local A ce jour, deux éditeurs sont validés: MEDIANE et AGFA. D ’ici fin 2013, MacKesson, DIS, Groupement d ’Intérêt Public CPAGE 1er trimestre 2014, le MIPIH (Midi Picardie Informatique Hospitalière).

La dématérialisation dans le secteur public local 5- Les modalités de télétransmission La sécurisation de l’échange entre le progiciel financier de la CEPL et Hélios est assurée par la mise en place d’un dispositif de télétransmission sécurisée. Deux modalités sont possibles : Le dispositif de transmission mis en œuvre par un tiers de transmission. Il doit être homologué La passerelle de transmission sécurisée d’Hélios accessible par le Portail Gestion Publique

La dématérialisation dans le secteur public local 6- La signature électronique La dématérialisation des bordereaux de titres et de mandats nécessite leur signature électronique par l’ordonnateur ou son représentant habilité à cette fin. En pratique, la signature électronique doit être apposée sur les fichiers PES soit par un certificat référencé, soit par un certificat délivré à titre gratuit par la DGFIP. Nota : l’offre de la DGFIP est exclusivement réservée à cet usage et ne s’applique donc pas aux pièces justificatives.

La dématérialisation dans le secteur public local 7- Les travaux par l'établissement sur le référentiel Tiers - Il est préconisé que le travail d ’amélioration de la base tiers s ’effectue en deux parties, à savoir, l’antérieur et la création de nouveaux Tiers : L’antérieur devra être balayé au fur et à mesure : Il n ’est pas forcément pertinent de vouloir tout corriger.

La dématérialisation dans le secteur public local Le comptable et l'établissement peuvent définir ensemble les Tiers qu ’ils souhaitent corriger en priorité (concentrer les efforts sur les tiers les plus utilisés par exemple ) Mettre en place une procédure de création des nouveaux Tiers afin de s ’assurer que leur qualité soit conforme aux attentes du PES et que les Tiers ne se multiplient pas en fonction des utilisateurs (valorisation notamment des SIRET dès que possible pour les personnes morales, respect des associations catégories/nature juridique...)

La dématérialisation dans le secteur public local - L ’amélioration de la qualité des informations Tiers dans Hélios et l ’application ordonnateur a pour objectifs : D ’éviter la multiplication des Tiers créés, en s ’appuyant sur les critères de rattachement optimisés De rendre plus efficiente la prise en charge des données par Hélios

La dématérialisation dans le secteur public local - Les impacts de la consolidation pour les traitements à l ’échelle du groupe Tiers Le recouvrement : transfert d ’un dossier débiteur Les cessions oppositions Les consultations Tiers Les pièces enregistrées après consolidation Une meilleure qualité du recouvrement amiable ou contentieux

La dématérialisation dans le secteur public local 8- Les travaux de l'établissement sur l ’enrichissement des données et de la qualité comptable - Les types et natures de pièces Ex : Type : Mandat ordinaire Nature : Fonctionnement L ’établissement peut utilement se rapprocher du comptable qui identifie les pièces pour lesquelles les agents interviennent pour corriger à la prise en charge dans Hélios.

La dématérialisation dans le secteur Numéro d ’immobilisation public local - La valorisation des auxiliarisations Hélios et leur partage entre ordonnateur et comptable Numéro de régie Numéro d ’emprunt Numéro d ’immobilisation Numéro de marché Numéro de convention

La dématérialisation dans le secteur public local 9- La note de cadrage Point de départ du processus, elle est établie lors des réunions de lancement avec l'établissement. Son objectif est de cadrer avec l ’ensemble des partenaires les travaux à effectuer pour le passage au PES. Dans sa forme définitive elle est mise en ligne sur la plate forme d’échanges PES (axyus), espace partagé qui permet l ’échange de documents et de flux pendant la période de validation.

La dématérialisation dans le secteur public local Chaque fichier déposé fait l’objet d’un envoi automatique au pôle dématérialisation doublé d’un mail d’annonce de l’étape à la même adresse. Le rôle du pôle dématérialisation est un rôle de soutien durant la phase des tests de flux par le correspondant dématérialisation. Il procède également à la validation finale des tests de flux avant passage en production.

La dématérialisation dans le secteur public local 10- Travaux de qualification des flux - Tests des données de l ’établissement au format PES (environ 3 mois) L’objectif des tests de flux est de modifier les typages erronés ou d’utiliser des typages jusqu’ici inutilisés en matière de dépenses et de recettes de travailler sur la base tiers de façon à ce que l’ordonnateur utilise les bonnes catégories juridiques et natures ainsi que la valorisation du numéro SIRET.

La dématérialisation dans le secteur public local - Organisation de réunions de suivi - Demande de passage en production quelques jours avant la date envisagée par l’ établissement auprès du pôle dématérialisation. - l ’établissement décide l’arrêt des échanges papier pour ne conserver que les flux électroniques.

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