Dématérialisation du Contrôle de légalité Présentation 06 Octobre 2006

Vous avez dit « Dématérialisation du Contrôle de légalité » ? La dématérialisation du contrôle de légalité vise à améliorer les conditions du contrôle de légalité en recourant à des supports matériels modernes et performants. Il s'agit de mettre à la disposition des préfectures et des collectivités locales un cadre technique sécurisé permettant l'échange et la certification des documents transmis.

Le projet du Conseil Général Mettre en œuvre un système permettant de traiter ses flux propres vers le contrôle de légalité. Partager son outil au profit des collectivités du département souhaitant également dématérialiser leurs échanges vers le contrôle de légalité.

Quelques Exemples d’actes concernés: Et plus concrètement ? Quelques Exemples d’actes concernés: Les Délibérations Les Arrêtés réglementaires Les Arrêtés individuels Les Contrats et Conventions Les documents budgétaires et financiers …

Comment ça se passe actuellement ? Comment ça va se passer ensuite ? Et plus concrètement ? Comment ça se passe actuellement ? Comment ça va se passer ensuite ?

Actuellement Le secrétariat de la collectivité utilise un logiciel bureautique classique ou un applicatif métier pour rédiger la délibération ou un arrêté de personnel.

Actuellement Une fois le document réalisé, le document est soumis à approbation auprès du maire ou du président. Le document est alors signé

Actuellement Le document signé est ensuite envoyé par courrier postal… Pour les Arrêtés de personnel : A la personne concernée A la préfecture ou sous-préfecture (dans certains cas selon liste) Au Centre de Gestion (ampliation) A la trésorerie (joint au prochain mandat pour justification) Pour les délibérations : A la préfecture ou sous-préfecture

Actuellement Le document est tamponné par le service de la préfecture Il est renvoyé à la collectivité … La durée légale de 2 mois intervient alors …

Actuellement Dans le cas d’un arrêté : Un exemplaire du document tamponné est transmis à l’intéressé Un exemplaire est mis au dossier de l’agent

Actuellement Dans le cas d’une délibération : Elle est affichée au « Panneau d’affichage »

Demain … Retour sur chaque Etape Description du processus « Informatisé »

Demain … Mise en place d’un contrôle d’accès sur les postes susceptibles de réaliser des transmissions électroniques d’actes. Certificat Machine CERTINOMIS Un certificat unique pour l’ensemble des postes Certificat révocable – durée de validité : 1 an

Demain … Le secrétariat de la collectivité utilise un logiciel bureautique classique ou un applicatif métier pour rédiger la délibération ou un arrêté de personnel. 2 Possibilités : Rien ne change !! Mise à disposition d’un Modèle WORD permettant de conserver immédiatement les informations (n° d’arrêté, type d’acte, …), débuter le document …

Demain … Le logiciel WORD est complété par un Menu « Création d’un ACTE » qui Proposera alors ce formulaire de saisie :

Demain … Le document WORD est immédiatement complété par les renseignements saisis précédemment.

Demain … Une fois le document réalisé, le document est soumis à approbation auprès du maire ou du président. Le document est alors signé 2 Possibilités : Rien ne change !! Le document est imprimé et transmis à la signature Mise en place d’un système ‘Parapheur Electronique’ permettant de transmettre à la personne responsable pour signature électronique (Scénario non envisagé dans un premier temps)

Demain … Le document signé est ensuite envoyé par courrier postal…électroniquement Comment ? Connexion au portail EXTRANET (le certificat installé permet de vérifier l’habilitation) Dépôt du document via un formulaire XXXXXXXXXXXXX

Demain …

Demain … Différents scénarios possibles : Le document WORD a été réalisé à partir de la Macro : On demandera juste à l’opérateur de transmettre le fichier (les caractéristiques étant « collés » dans le fichier WORD) Le document est issu d’un traitement de texte (sans avoir utilisé la Macro) : Les renseignements (n° d’acte, date, classifications, ..) sont demandés en complément du fichier Dans ces 2 scénarios : l’application se chargera de convertir le document DOC en PDF et d’en assurer la transmission

Demain … D’autres scénarios sont prévus : Transmission d’un acte sous forme d’un fichier au format PDF , JPG ou PNG avec demande des renseignements complémentaires Traitement par LOT et AUTOMATIQUE des actes ou délibérations pour des collectivités disposant d’applicatifs métiers ( Qualigraph,Délib, …) En utilisant néanmoins la plateforme du Conseil Général

Demain … Le document est transmis de façon électronique La collectivité émettrice de l’acte reçoit un accusé de réception électronique dans sa boîte aux lettres Au travers de sa plateforme de TDT, le Conseil Général assure ce service : Transparent pour les collectivités.

Demain … Pour le cas particulier des ARRETES : L’ ENVOI d’un acte sera complété d’un automatisme permettant de : Transmettre une copie au Centre de gestion pour les collectivités adhérentes Mettre à disposition des trésoreries concernées un accès à l’arrêté ( au travers du portail Extranet des collectivités)

Demain … Il sera possible de télécharger et d’imprimer le document ACTE qui a été émis initialement Avec une indication de Réception au Contrôle de légalité

Demain … Dans le cas d’un arrêté : Un exemplaire du document tamponné est transmis à l’intéressé Un exemplaire est mis au dossier de l’agent Le document re-matérialisé permet de conserver ce circuit

Demain … Dans le cas d’une délibération : Elle est affichée au « Panneau d’affichage » Le document re-matérialisé permet de conserver ce circuit

Périmètre du projet Le projet de transmission électronique au Contrôle de Légalité s’arrête ici : Transmission d’un acte Transaction 1 Annulation de transmission d’un acte Transaction 6 Demande de la classification Transaction 7

Les documents à joindre Seuls les fichiers de type : PDF JPG PNG sont autorisés Il est possible de joindre plusieurs fichiers La taille totale des fichiers ne doit pas dépasser 20 Mo

Les Volumes Préfecture de l’AUBE 15 000 actes hors budget 6 000 actes budget S/Préfecture Bar/aube 5 200 actes S/Préfecture Nogent/Seine ? actes

Organisation du projet Les sites pilotes Conseil Général : DRH Commune de Nogent/Seine : Mr THEVENIN Commune de Romilly/Seine : Mr LORAIN Communauté de Communes de Bar/Aube : Mme GUTTON Commune de Ville/Laferté : Mr BREVOT

Défis techniques OFFICE et OPEN-OFFICE Macro : Alimentation des propriétés du document Transformer du PDF à la volée issu de OFFICE ou OPEN OFFICE sur le serveur WEB WEB développement en AJAX et SOAP ORACLE sous LINUX Stockage sur le NAS Homologation Réseau Sécurité Load-balancing des Serveurs

Architecture Technique WEB TRF vers MIAT ORACLE STOCKAGE Serveur XBUS 1 LOAD BALANCING Serveur XBUS 2 Frontal WEB