Formation Harpège Listes électorales

Contrairement aux apparences, nous sommes le : 4 mai 2004 BASE DE FORMATION SPÉCIFIQUE AUX FONCTIONNALITÉS : LISTES ÉLECTORALES PROMOUVABILITÉS ITARF AVERTISSEMENT ET CONTRAINTES PARTICULIÈRES Contrairement aux apparences, nous sommes le : 4 mai 2004 Assurez-vous que l’ensemble de la documentation nécessaire à votre formation est datée du bon millésime ! Merci d’admettre, mais seulement pour la durée de la formation, que quelques dates dans cette base ne sont pas conformes à la réalité de la gestion.

SOMMAIRE Partie 1 • Rappels des principes d’utilisation d’HARPEGE Partie 2 • Les principes de base des listes électorales Partie 3 • Le schéma de préparation des listes électorales Partie 4 • Etape A - Les nomenclatures Partie 5 • Etape B - Le pré-paramétrage d’une élection Partie 6 • Etape C - Le paramétrage final et l’édition des listes pour les différentes catégories d’élection Partie 7 • Vie institutionnelle Partie 8 • Exercices de synthèse

Partie 1 Rappel des principes d’utilisation d’Harpège

Environnement technique et connexion Environnement windows du poste de travail (PC) : utilisation de la souris, des icônes, des touches fonctions du clavier et de la barre du menu. icônes de raccourci Menu de contrôle Onglet de sélection Couleurs de différenciation Blocs Boutons de raccourcis Messages d’information

Présentation des icônes quitte l’écran en cours enregistre les données saisies et/ou modifiées crée une information efface un enregistrement à l’écran entrée des critères pour la recherche exécute la recherche annule la recherche enregistrement précédent enregistrement suivant impression de l’écran

La navigation dans l'écran

La navigation entre plusieurs écrans Navigation entre écrans : à l’aide de la souris bouton Dans un écran pour atteindre un autre écran menu Activer des écrans en faisant des choix dans les menus déroulants icône sortie Revenir au menu d’accueil et accéder à d’autres fonctionnalités onglet Dans un écran pour atteindre une autre fenêtre

Recherche d’enregistrements dans la base Pour rechercher un enregistrement dans la base vous devez : Si vous êtes en mode saisie (champs blancs), passer en mode recherche (champs gris) utiliser l’icône Entrer un des critères de sélection dans un champ gris Exécuter la recherche

Saisie d’informations dans la base Pour saisir une information dans la base vous devez : Si vous êtes en mode Recherche, passer en mode saisie (champs blancs) utiliser l’icône Ou, exécuter une recherche, et vous arrivez en mode saisie Puis, saisir l’information dans un champ blanc et enregistrer

Les outils de recherche ...

Dérouler l’arborescence des structures Le signe + signifie que l’on peut descendre à un niveau inférieur Pas de niveau inférieur Il existe des niveaux inférieurs

La gestion des tableaux ascenseur Lorsque le tableau est rempli, positionner le curseur sur le dernier élément du tableau, Puis cliquer sur la flèche du bas du clavier

Partie 2 Les principes de base

L’outil «listes électorales» Il permet d’éditer les listes électorales par collège par composante élective par bureau de vote pour : 14 types d’instances locales et professionnelles, faisant l’objet d’une réglementation nationale des types d’instance créés sur la base des statuts des établissements A) Les types d’instance à réglementation nationale : CUFR art.4 CA art.5 CEVU art.5 CS art.6 CIUT décret relatif aux IUT CNESER (répond aux mêmes principes que CA ou CEVU) CAP CPE CSES CNU CTPESU Instances disciplinaires B) Les conseils des services communs SCD en partie à réglementation nationale, en partie établissement d’autres SC (statuts de l’établissement).

L’outil «listes électorales» Il permet également de : Rattacher des chercheurs aux collèges électoraux de diverses instances Editer : La liste des agents exclus d’une élection, en raison de certaines positions, de certaines modalités de service, ou de certains congés ; La liste des agents ayant des affectations multiples ; La liste des agents sans bureau de vote (= sans affectation d’un local de travail ) ; Les étiquettes-adresses pour les électeurs ( ou les agents exclus ) figurant dans la liste électorale ; Une consultation par individu de l’ensemble des élections pour lesquelles cet individu a été inscrit dans une liste électorale, est également possible.

Les Pré-requis Informations minimales qui doivent être enregistrées dans la base : Les individus et leur lien avec une structure de travail Les éléments de carrière ou de contrat en cours d’un agent, et : Pour les contractuels, l’équivalent-grade ( ou la catégorie fonction publique ) Pour les enseignants-chercheurs, la section C.N.U. de rattachement La position, la modalité de service, ou le congé en cours (certains entraînant l’exclusion des listes électorales ) L’affectation en cours d’un agent (avec ou sans occupation) Les diplômes, notamment H.D.R. et Doctorat

Les données de base livrées avec l’outil Pour les élections à réglementation nationale, sont déjà enregistrés : les types d’instance avec les listes des corps les contrats et diplômes concernés les exclusions se rattachant à chaque type d’instance Pour les types d’instance créés en fonction des statuts locaux, il appartient au gestionnaire de saisir ces données.

L’habilitation « Vie institutionnelle » Il existe un lien avec les habilitations définies dans le module d’administration. Il donne l’autorisation d’accès à une ou plusieurs structures : pour les écrans pour lesquels le point d’entrée est l’instance, seules les instances rattachées à une structure définie dans le profil « Vie institutionnelle » seront visibles. de même dans l’écran « Responsabilités structurelles », c’est l’habilitation structure du profil « Vie institutionnelle » qui est appliquée. L’utilisation de cette dimension du profil données peut-être utile dans le cas d’établissements ayant une gestion décentralisée de leurs listes électorales. Caractère obligatoire de cette saisie d’un profil dans l’onglet « Vie institutionnelle » ? Dans le dossier de paramétrage il est écrit que : « La saisie de cet écran est obligatoire au cours du paramétrage de l’application. » Il ne me semble pas que se soit vrai, si rien n’est saisi, le profil sera par défaut habilité pour tout l’établissement.

L’habilitation « Vie institutionnelle » Impacts dans l’application du profil données « Vie institutionnelle » : Écrans Structures : la consultation reste possible pour toutes les structures, mais la modification est interdite pour les structures non habilités Écrans et éditions « listes électorales » : dans les différents outils de ce module pour lesquels le point d’entrée est l’instance, l’habilitation structure définie par ce profil est exploitée pour restreindre l’accès aux données Vie institutionnelle : Fonctions relevant d’une instance Individu : pour l’édition « individu exerçant une fonction dans une instance », les informations apparaîssant dans cette édition tiennent compte de ce profil défini pour le gestionnaire lançant cette édition Nomenclature établissement : paramétrage et nomenclature fonctions Responsabilités structurelles : les informations présentées doivent tenir compte de ce profil. Impacte les écrans dont le point d’entrée serait la structure

Partie 3 Le schéma de préparation des listes électorales

Elections universitaires : les notions de base L’outil « listes électorales » fait appel aux notions suivantes, qui seront définies ci-après : Type d’instance Instance Collège électoral Secteur électoral Composante élective Structure de l’établissement Section C.N.U. Section élective Bureau de vote Exclusion ( et groupe d’exclusions)

Elections universitaires : les notions de base

Le schéma de traitement : 3 étapes successives 1 - Contrôle des nomenclatures d’instances nationales Saisie des nomenclatures d’instances locales 2 - Contrôle des critères d’inclusion et d’exclusion, et pré-paramétrage de l’élection à organiser 3 - Génération des listes, et édition des listes Ces opérations peuvent être répétées autant de fois que nécessaire, jusqu'à ce que les listes soient en l’état d’être présentées à la commission de contrôle des opérations électorales, et soumises à la signature du chef d’établissement

Représentation des 3 étapes successives

Partie 4 Etape 1 : les nomenclatures

Etape 1 - Nomenclatures 1) Type d’instance Définition : Catégorie de conseil , commission ou comité, dont les règles de désignation des membres élus sont identiques pour tous les conseils concernés.

1) Type d’instance (suite) Les types d’instance enregistrés dans l’outil «listes électorales» : Conseil d’Administration Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire Conseil Scientifique Conseil d’U.F.R. ou d’Ecole interne Conseil d’I.U.T. Conseil National de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche (CNESER) Commission Administrative Paritaire (C.A.P.) Académique ou Nationale Commission de Spécialistes (CSES) Conseil National des Universités (C.N.U.), y compris le C.N.U. des disciplines médicales et odontologiques Comité Technique Paritaire des Enseignants de Statut Universitaire (CTPU) Comité Technique Paritaire du Ministère de l’Ens. Sup et Recherche (CTPM) Juridiction Disciplinaire Nationale des Personnels Hospitaliers et Universitaires (JDNPHU) Juridiction Disciplinaire Nationale des Personnels Enseignants Hospitaliers CSERD (JDNPEH CSERD) Commission Paritaire d’Etablissement (CPE) D’autres types d’instance peuvent être créés, en tant que de besoin (exemple : conseil d’un service commun universitaire, dont une partie des sièges est pourvue par élection parmi les personnels de l’établissement). Témoin « Rattachement automatique affectation principale » sur les types d’instance : dans le cas où le témoin est coché, l’appartenance à une composante élective ne prend en compte l’affectation de l’agent que si cette affectation est l’affectation principale.

Recherche d’un type d’instance Création d’un type d’instance Démonstration 1 Recherche d’un type d’instance Création d’un type d’instance Objectif Vérifier l’existence d’un type d’instance à réglementation nationale Créer un type d’instance locale Editer la liste des types d’instance déjà enregistrés dans la base Marche à suivre A partir de l’écran d’accueil d’Harpège, accéder au menu Gestion collective /Listes électorales/ Nomenclatures nationales-locales/Mise à jour . Dans l’onglet « Type d’instance », passer en mode consultation ( ?>). A l’aide de la liste de valeur située à droite du bloc « Type d’instance », rechercher « CS – Conseil Scientifique ». Vérifier la liste des collèges associés à cette instance ( 6 collèges ). Passer en mode saisie, et enregistrer le type d’instance « CSCD » : libellé court « Conseil du S.C.D. » - libellé long « Conseil Service Commun de Documentation ». Enregistrer dans les 2 collèges soumis à élection : libellé court « Pers.Scientif.Bibl. » - libellé long « Personnel Scientif. Bibl. et assimilés », n° d’ordre : 1, libellé court « Autres pers. Bibl. » - libellé long « Autres personnels des bibliothèques », n° d’ordre : 2. Quitter l’écran, et aller dans le menu Gestion collective/ Listes électorales/ Nomenclatures nationales-locales/Editions. Editer en mode aperçu à l’écran, la liste des types d’instance.

Recherche d’un type d’instance Création d’un type d’instance Exercice 1 Recherche d’un type d’instance Création d’un type d’instance Objectif Vérifier l’existence d’un type d’instance à réglementation nationale. Créer un type d’instance. Énoncé Rechercher le type d’instance « Conseil d’Administration » et vérifier la liste des collèges qui lui sont associés ( N.B. certains collèges pouvant être ouverts facultativement ). Créer un type d’instance : code « CMINFO » - libellé court « Comm. Informatique » - libellé long « Commission Informatique de l’Université ». Créer 4 collèges associés à ce type d’instance, numérotés de 1 à 4 : . professeurs et assimilés . autres enseignants . ingénieurs et techniciens . autres personnels ATOS. Vérifier la présence du type d’instance créé dans la liste de valeur.

Solution de l’exercice n°1 Listes électorales Solution de l’exercice n°1 SOLUTION DE L’EXERCICE N°1 Recherche d’un type d’instance, création d’un type d’instance Accéder au menu Gestion collective /Listes électorales/ Nomenclatures nationales-locales/Mise à jour . Dans l’onglet « Type d’instance », positionner le curseur sur la première ligne du bloc «types d’instance» et passer en mode consultation ( ?>). A l’aide de la liste de valeur située à droite du bloc « Type d’instance », sélectionner «CA – Conseil d’Administration ». Lancer à nouveau la recherche (?>) et, dans le bloc «collèges», vérifier la liste des collèges associés à cette instance. Les 2 collèges concernant les chercheurs sont des collèges d’ouverture facultative. Positionner le curseur dans le bloc «types d’instance» et passer en mode saisie. Saisir le type d’instance «CMINFO » : libellé court « Comm. Informatique » - libellé long « Commission Informatique de l’Université ». Aller dans le bloc «collèges» et saisir les 4 collèges soumis à élection : libellé court « professeurs et assim. » - libellé long « professeurs et assimilé» libellé court « autres enseignants » - libellé long « autres enseignants et assimilés » libellé court « Ingénieurs et techn. » - libellé long «ingénieurs et techniciens» libellé court « Autres pers. IATOS » - libellé long «autres personnels IATOS» Revenir dans le bloc « Type d’instance », passer en mode consultation, et en utilisant la liste de valeur, vérifier la présence du type d’instance créé, dans la table récapitulative des types d’instance.

Etape 1 - Nomenclatures 2) Instance Définition : Conseil, commission ou comité, nommément désigné, et créé en fonction des lois et décrets et/ou des statuts de l’établissement. Exemples : Conseil de l’U.F.R. de Droit, Commission de Spécialistes des 5ème et 6ème sections, C.A.P.N. des assistants-ingénieurs, Conseil Scientifique de l’université n… A chaque type d’instance correspond donc une ou plusieurs instances dans l’établissement.

2) Instance (suite) Rattachement à une structure : Lors de la création d’une instance, le gestionnaire aura la possibilité de rattacher l’instance créée à une structure. Cette information permet de restreindre l’accès aux données en consultation ou mise à jour du module Listes Electorales seulement pour les instances liées à des structures pour lesquelles les utilisateurs sont habilités (par le profil données « Vie institutionnelle »). Cette information peut-être pertinente par ex. pour les instances de type « conseil d’UFR », et dans le cas d’établissements ayant une gestion décentralisée des listes électorales. Utile seulement pour les établissements décentralisés, utilisant donc les restrictions possibles par le profil habilitation données « Vie institutionnelle » dans le module d’administration; ces restrictions ont des effets sur les écrans ayant comme point d’entrée les structures-principalement certains écrans « Fonctions » (par exemple saisie de responsabilités structurelles) et « listes électorales ». Ainsi, dans l’établissement, plusieurs gestionnaires peuvent s’occuper des listes électorales, sans pour autant voir les instances gérées par leurs collègues. Cela peut être utile par exemple, dans le cas d’un IUT lançant ses propres listes pour les élections qui le concernent. Cette utilisation du profil données « Vie institutionnelle » avec restriction sur la structure IUT permettra aux agents de l’IUT de ne pas lancer toutes les élections de l’établissement, mais seulement celles qui sont liées à la structure IUT (dans l’écran instance) ; Dans l’écran « nomenclature des instances », le rattachement d’une instance à une structure restera à titre informatif et sans effet, si cette information n’est pas combinée avec l’habilitation « Vie institutionnelle ».

Recherche d’une instance Création d’une instance Démonstration 2 Recherche d’une instance Création d’une instance Objectifs Vérifier l’existence d’une instance de l’établissement Créer une instance non encore enregistrée Consulter la liste des instances de l’établissement Pré-requis Démonstration n°1 effectuée. Marche à suivre Vérifier l’existence d’une instance « SC7 » - « Conseil Scientifique U. Paris 7 », relevant du type d’instance « Conseil Scientifique » : Aller dans le menu Gestion collective /Listes électorales/ Nomenclatures nationales-locales/Mise à jour . Dans l’onglet « Instance », passer en mode consultation ( ?>). Choisir à l’aide de la liste de valeur associée le type d’instance «CS», puis l’instance « SC7 ». En mode consultation de données, choisir, à l’aide de la liste de valeurs associée au bloc Type d’instance, - « CSCD – Conseil Service Commun de la Documentation ». En mode création, dans le bloc «Instance», enregistrer une nouvelle instance correspondante : code « CSC » - libellé court « Conseil SCD P7», libellé long « Cons. Serv. Commun Doc. P7 ». Revenir à l’écran d’accueil, et passer à Gestion collective /Listes électorales/ Nomenclatures nationales-locales/Editions . Editer en aperçu à l’écran la liste des instances de l’établissement, et repérer notamment l’instance « SC7 », ainsi que l’instance « CSC » venant d’être créée.

Recherche d’une instance Création d’une instance Exercice 2 Recherche d’une instance Création d’une instance Objectif Vérifier l’existence d’une instance de l’établissement Créer une nouvelle instance dans l’établissement Énoncé Consulter le type d’instance « Conseil d’UFR ». Dans la liste des conseils d’UFR dont l’élection a déjà été organisée, vérifier la présence de l’instance « UFR de Médecine Xavier Bichat ». Créer l’instance : code « 141 » - libellé court : Conseil d’UFR 141 » - libellé long «Cons. UFR Méd. Lariboisière » et la rattacher à l’UFR 141 à titre purement indicatif (pas de lien avec les habilitations). Vérifier ensuite la présence de cette instance dans la liste des Conseils d’UFR enregistrés.

Solution de l’exercice n°2 Listes électorales Solution de l’exercice n°2 SOLUTION DE L’EXERCICE N°2 Recherche d’une instance, création d’une instance Aller dans le menu Gestion collective /Listes électorales/ Nomenclatures nationales-locales/Mise à jour . Dans l’onglet « Instance », positionner le curseur sur la première ligne du bloc «types d’instance». Passer en mode consultation (?>) et, à l’aide de la liste de valeur associée, sélectionner le type d’instance « CUFR - Conseil d’UFR». Positionner le curseur dans le bloc «Instance» et lancer la recherche (?>) pour faire apparaître la liste des conseils d’UFR dont l’élection a déjà été organisée. Constater la présence de L’UFR de Médecine Xavier Bichat : «UXB - Conseil UFR Xavier Bichat». Passer en mode saisie si vous n’y êtes pas (champs blancs), et sélectionner à nouveau le type d’instance «Conseil d’UFR». Aller dans le bloc instance et créer l’instance : code « 141 » - libellé court : Conseil d’UFR 141 » - libellé long « Cons. UFR Méd. Lariboisière ». Enregistrer. Repasser en mode consultation et dérouler la liste de valeur du bloc «Instance» pour vérifier que cette instance est bien présente dans la liste des Conseils d’UFR enregistrés. En restant positionné sur l’instance créée, aller ensuite sur la ligne « Structure », double cliquez sur la lov, dérouler l’arborescence et sélectionner la structure 141 «UFR Lariboisière Saint Louis » Enregistrer 141 141 Médecine Lariboissière

Etape 1 - Nomenclatures 3) Composantes électives Définition : Une composante élective est une structure ou un ensemble de structures (au sens HARPEGE) qui sont concernées par une élection. Exemples : Pour une CPE : la composante élective sera l’établissement, toutes structures confondues Pour un conseil d ’UFR : la structure UFR Pour un conseil scientifique : les structures rassemblées dans un secteur électoral pour les collèges sectorisés (les structures du secteur lettres, du secteur sciences, du secteur santé, etc.). toutes les structures de l’établissement, pour les collèges non sectorisés. Autre définition : Une composante élective est une composante statutaire, ou un regroupement de composantes statutaires et de services de l’établissement, pour la représentation spécifique de celles-ci dans les instances, éventuellement par la mise en œuvre du découpage en secteurs ( définis par les textes statutaires ), pour tout ou partie des collèges constitués pour ces instances.

Démonstration 3 Recherche d’une composante élective et des structures qui lui sont associées Objectif Comprendre la notion de composante élective, en recherchant certaines d’entre elles. Marche à suivre Aller dans le menu Gestion collective /Listes électorales/ Nomenclatures nationales-locales/Mise à jour . Dans l’onglet « composantes électives », passer en mode consultation (?>), et à l’aide de la liste de valeur associée au bloc « Composantes électives », sélectionner successivement les 4 composantes électives constituées pour chacun des secteurs du Conseil d’Administration existant à l’Université : COMP1, COMP2, COMP3, COMP4. Pour chacune de ces composantes électives, vérifier la liste des structures les constituant ( N.B. La définition des collèges « sectorisés », donc concernés par ces 4 composantes électives, est effectuée dans l’onglet « Secteurs » ). Vérifier l’existence d’une composante élective de l’Université Paris 7 regroupant toutes les structures de l’Université ( et qui sera utilisée par exemple pour les élections aux C.A.P. ).

Création d’une composante élective, Exercice 3 Création d’une composante élective, correspondant à l’instance créée dans l’exercice 2 Objectif Créer une composante élective spécifique, correspondant à un Conseil d’U.F.R. Pré-requis Exercice 2 réalisé. Énoncé Créer la composante élective suivante : Code « CE141 » - libellé court « UFR 141 » - libellé long « Conseil UFR Médecine Lariboisière ». Attribuer à cette composante élective la structure de l’U.F.R. 141. en tenant compte également des structures filles. Vérifier, dans la liste des composantes électives, le bon enregistrement de la composante élective 141.

Solution de l’exercice n°3 SOLUTION DE L’EXERCICE N°3 Listes électorales Solution de l’exercice n°3 SOLUTION DE L’EXERCICE N°3 Création d’une composante élective, correspondant à l’instance créée dans l’exercice 2 Aller dans le menu Gestion collective /Listes électorales/ Nomenclatures nationales-locales/Mise à jour . Dans l’onglet « composantes électives », passer en mode saisie et, dans le bloc «Composantes électives », saisir la composante élective suivante : Code « CE141» - libellé court « UFR 141 Larib. St Louis» - libellé long « Conseil UFR Médecine Lariboisière ». Puis dans le bloc « Structures », se positionner sur la première ligne, et à l’aide de la liste de valeur consulter la table des structures de l’établissement. Sélectionner l’U.F.R. 141. Prendre en compte également les structures filles, à l’aide de la boîte à cocher. En repassant en mode consultation, vérifier, dans la liste de valeur des composantes électives, le bon enregistrement de la composante élective CE141.

Etape 1 - Nomenclatures 4) Sections électives Définition : Pour les élections aux commissions de spécialistes, les sections électives sont les regroupements de sections C.N.U. existant dans l’établissement, dont une partie des membres sont élus. Alors que la composition des composantes électives est basée sur les structures, celle des sections électives est basée sur l’appartenance aux sections C.N.U. des enseignants-chercheurs affectés dans l’établissement.

Recherche d’une section élective Démonstration 4 Recherche d’une section élective Objectif Comprendre la notion de section élective, en recherchant celle qui correspond à la Commission de Spécialistes de Chimie. Marche à suivre Aller dans le menu Gestion collective /Listes électorales/ Nomenclatures nationales-locales/Mise à jour . Dans l’onglet « sections électives », passer en mode consultation (?>), et à l’aide de la lov associée au bloc « Sections électives » vérifier la présence de la commission de spécialistes de Chimie (Code : C18). Poursuivre l’interrogation en se positionnant dans le bloc « Sections CNU », pour vérifier que cette section élective concerne bien les 3 sections CNU n° 31, n° 32 et n° 33.

Création d’une section élective Exercice 4 Création d’une section élective Objectif Savoir créer une section élective. Énoncé Créer la section élective S10, correspondant à la Commission de Spécialistes d’Histoire et Histoire de l’Art de l’Université (18ème, 21ème et 22ème sections). Vérifier le bon enregistrement de la section élective « S10 » ainsi créée.

Solution de l’exercice n°4 Listes électorales Solution de l’exercice n°4 SOLUTION DE L’EXERCICE N°4 Création d’une section élective Aller dans le menu Gestion collective /Listes électorales/ Nomenclatures nationales-locales/Mise à jour . Dans l’onglet « sections électives », se positionner sur la première ligne du bloc « Sections électives », passer en mode saisie de données, et saisir les références de la section élective : Code S10 – libellé court « com.spéc. Histoire » - libellé long « comm.spécialistes. histoire-hist.de l’art ». Puis se positionner dans le bloc « Sections CNU », et en mode saisie également, à l’aide de la liste de valeur, sélectionner successivement les sections CNU n° 18, n° 21 et n° 22. Enregistrer. Repasser dans le bloc « Sections électives », et, en mode consultation, vérifier le bon enregistrement de la section élective « S10 » ainsi créée.

Etape 1 - Nomenclatures 5) Secteurs électoraux Définition : Des secteurs électoraux peuvent être prévus par les statuts des établissements, afin d’assurer une équitable représentation des grands secteurs de formation. Les secteurs électoraux constituent des subdivisions du corps électoral, affectant un ou plusieurs collèges électoraux, et auxquels sont rattachés les électeurs d’une composante élective; à chacun des secteurs sont réservés plusieurs sièges, pour la représentation d’un collège dans une instance de l’établissement. Exemple : une université peut avoir réparti les électeurs des collèges autres enseignants et assimilés de son conseil d’administration entre un secteur «lettres », un secteur « droit », un secteur « sciences » et un secteur « santé ». A chacun de ces secteurs correspondra une composante élective. Depuis la version 1.10.5, il est possible de définir des secteurs électoraux différents en fonction des collèges (alors qu’auparavant une seule et même sectorisation seulement pouvait s’appliquer par élection).

Recherche d’un secteur électoral Démonstration 5 Objectif Un Conseil d’Administration comportant, pour les collèges « Professeurs et assimilés » et « Autres enseignants et assimilés », 4 secteurs électoraux, vérifier l’existence d’un secteur électoral « Santé ». Rechercher quelles structures sont concernées par ce secteur électoral. Marche à suivre Aller dans le menu Gestion collective /Listes électorales/ Nomenclatures nationales-locales/Mise à jour . Dans l’onglet « Secteurs », passer en mode consultation (?>), et à l’aide de la lov associée au bloc « Secteurs », consulter la liste des secteurs constitués pour les instances de l’établissement, et sélectionner le secteur 3 – libellé long « Médecine et Odontologie ». Cette mention apparaissant dans le bloc « Secteur », lancer la recherche pour faire apparaître à l’écran les informations sur la composition de ce secteur : composante élective correspondante, et structures concernées par ce secteur. Recherche d’un secteur électoral

Etape 1 - Nomenclatures 6) Bureaux de vote Définition : Un bureau de vote est défini par le choix d’un local sur une implantation pour l’organisation des élections, l’établissement mobilise un ou plusieurs bureaux de vote. chaque implantation n’est pas nécessairement dotée d’un bureau de vote, et peut être rattachée au bureau de vote d’une autre implantation. sur une implantation n’est localisé qu’un seul bureau de vote. Les électeurs sont rattachés à un bureau de vote en fonction de l’adresse de leur local de travail en l ’absence de local de travail d ’un agent, le lien avec le bureau de vote se fait à partir de l ’adresse du local principal de la structure d ’affectation de l ’agent.

6) Bureaux de vote (suite) Rattachement des électeurs à un bureau de vote : le bureau de vote dans lequel un électeur doit voter est celui de l’implantation sur laquelle est situé son local de travail. Structure d’affectation Exemple : UFR Sciences Économiques Implantation 1 de la structure : Toulouse Implantation 2 de la structure : Rodez est affecté Local principal de la structure Sciences Eco. Local de travail de l’agent travaille Local du Bureau de vote Rodez Local du Bureau de vote Toulouse vote agent

6) Bureaux de vote (suite) Rattachement des électeurs à un bureau de vote : les électeurs qui n’ont pas de local de travail iront voter, par défaut, au bureau de vote rattaché à l’implantation du local principal de leur structure. UFR Sciences Économiques Implantation 1 de la structure : Toulouse Exemple : Local principal de la structure est affecté Local Bureau de vote 1 pas de local de travail saisi dans Harpège pour cet agent agent vote

Création d’un bureau de vote Démonstration 6 Objectif Dans le cadre de la mise à jour de la liste des bureaux de vote de l’établissement, créer un bureau de vote sur l’implantation géographique « Jussieu B ». Marche à suivre Aller dans le menu Gestion collective /Listes électorales/ Nomenclatures nationales-locales/Mise à jour . Dans l’onglet « Bureaux de vote », positionner le curseur sur la première ligne du bloc «Bureaux de vote », en mode création de données. Saisir les références du bureau de vote à créer : Code « 02 » - libellé court et libellé long «Bureau vote Rotonde ». Puis passer dans le champ « Local », et à l’aide de la liste de valeur, choisir dans la liste le local « 55 - Rotonde 24 1er étage case 7055». Les références de l’adresse du local apparaissent alors dans le bloc «Implantation-adresse du local ». Eviter d’enregistrer, cette création n’étant pas nécessaire pour les opérations ultérieures. Création d’un bureau de vote

Etape 1 - Nomenclatures 7) Exclusions Définition : Pour chaque type d’instance, certaines positions du fonctionnaire modalités de service, types de congés des agents (fonctionnaires, ou non-fonctionnaires) … entraînent l’exclusion des listes électorales des agents concernés, si cette position, cette modalité de service ou ce congé sont effectifs à la date d’observation.

7) Exclusions (suite) Les types d’instance enregistrés dans Harpège font l’objet d’une prise en compte automatique des cas d’exclusion (sur la base des prescriptions réglementaires) Ils constituent des «groupes d’exclusions», par type d’instance et par sous-ensemble de personnels (enseignants titulaires et stagiaires, IATOS titulaires et stagiaires, Enseignants non titulaires, IATOS non titulaires). Ces groupes d’exclusions sont répertoriés dans une liste des groupes d’exclusions ; il est possible d’ajouter ou de retirer des cas d’exclusion, parmi ceux qui figurent dans la table des critères d’exclusion. Il est désormais possible d’éditer la liste des groupes d’exclusion et leur contenu (Menu Gestion collective / Listes électorales / Nomenclatures / Editions).

7) Exclusions (suite) Il est possible d’exclure des électeurs de la liste des électeurs en passant par l’écran Liste des électeurs. Un champ « Nom d’individu à rechercher », accessible uniquement en mode recherche permet de restreindre les individus recherchés à un nom ou une liste de noms contenant certains caractères alphanumériques. Il est ainsi plus aisé de trouver un individu dont le numéro est conséquent.

Contrôle d’un groupe d’exclusions Démonstration 7 Contrôle d’un groupe d’exclusions Objectif Vérifier, dans le cadre de la préparation de l’élection à une C.A.P. d’un corps d’I.T.A.R.F., la prise en compte des cas d’exclusion prévus pour ce type d’instance. Consulter la table des exclusions, pour repérer les cas d’exclusion intéressant les élections à une Commission de Spécialistes. Marche à suivre Aller dans le menu Gestion collective /Listes électorales/ Nomenclatures nationales-locales/Mise à jour . Dans l’onglet «Exclusions», se placer en mode interrogation, et à l’aide de la liste de valeurs associée au bloc «Groupes d’exclusions», rechercher le groupe d’exclusions «G10 – CPE – CAP IATOS». Une fois ce groupe d’exclusion affiché dans le bloc « Groupes d’exclusions », réitérer l’interrogation, pour afficher dans le bloc « Exclusions » les critères d’exclusion retenus pour ce type d’instance ( Codes CFA, DISP, HCAD, SNAT, STAG ). Repasser en mode interrogation pour annuler cet affichage, et à l’aide de la liste de valeur des groupes d’exclusions, sélectionner le groupe «G11 – CSES enseignants». A l’aide d’une des listes de valeurs de la zone «Exclusions», accéder à la liste des cas d’exclusion des fonctionnaires : Les cas d’exclusions prévus par les textes pour les Commissions de Spécialistes sont au nombre de 9 , correspondant aux codes CFA, CGPA, CLD, CLM1, DET2, DISP, HCAD, SNAT, STAG (Un cas n’est pas pris en compte dans Harpège : suspendu de ses fonctions). En annulant la consultation de cette table, on revient dans la zone « Groupes d’exclusions », et on peut constater que, pour le groupe d’exclusions « G11 – CSES», les cas d’exclusions pris en compte sont bien ceux qui sont mentionnés ci-dessus.

Création d’un groupe d’exclusions Exercice 5 Création d’un groupe d’exclusions Objectif Savoir créer un groupe d’exclusions pour les disciplines médicales et odontologiques. Énoncé Créer le groupe d’exclusions « G23 – CNU » pour les disciplines médicales et odontologiques en tenant compte des cas d’exclusion suivants : Disponibilité, Hors cadres, Congé de longue maladie, Congé de longue durée, Congé de fin d’activité. Ce sont les cas d’exclusion prévus réglementairement pour les sections CNU des disciplines médicales et odontologiques (non comprise la suspension de fonction). Vérifier ensuite la bonne prise en compte de ce groupe d’exclusions.

Solution de l’exercice n°5 Listes électorales Solution de l’exercice n°5 SOLUTION DE L’EXERCICE N°5 Création d’un groupe d’exclusions Aller dans le menu Gestion collective /Listes électorales/ Nomenclatures nationales-locales/Mise à jour . Aller dans l’onglet «Exclusions» et se positionner sur la première ligne du bloc «Groupes d’exclusions». Passer en mode création de données, et saisir les mentions : Code « G23 » - libellé court « CNU discipl.méd.odont. » - libellé long « CNU disciplines médicales odontologiques ». Puis se positionner dans le bloc « Exclusions », en mode création de données, et à l’aide de la liste de valeur, sélectionner, ligne par ligne, les cas d’exclusion suivants : Disponibilité, Hors cadres, Congé de longue maladie, Congé de longue durée, Congé de fin d’activité. Enregistrer les données. Vérifier ensuite la bonne prise en compte de ce groupe d’exclusions, en repassant en mode consultation dans le bloc « Groupes d’exclusions ».

Partie 5 Etape 2 : le pré-paramétrage d’une élection

Etape 2 - Le pré-paramétrage d ’une élection Critères d’inclusion/d’exclusion Pour chacun des types d’instance, il y a lieu de définir la liste des corps, des contrats, et éventuellement des diplômes, concernés par chaque collège. pour tous les types d’instance réglementés nationalement, ces listes sont déjà saisies dans harpège, ainsi que les groupes d’exclusions se rapportant aux types d’instance et catégories de personnels concernés. seuls les types d’instance créés localement donnent donc lieu à une saisie par le gestionnaire : des corps, contrats et/ou diplômes à prendre en compte. du niveau A, B ou C de la catégorie «fonction publique» requise pour les collèges dans lesquels la répartition des corps ou contrats concernés s’effectue par référence à une catégorie FP de la durée minimale effective et la durée maximale d’interruption des contrats pour tous les types d’instance. Il est possible de saisir la durée minimale du contrat. Cette durée correspond à la durée du contrat en cours à la date de référence indépendamment de la date de fin de contrat.

Etape 2 - Le pré-paramétrage d ’une élection Critères d’inclusion/d’exclusion Ainsi : Si lorsque vous éditez vos listes, vous constatez que des agents sont manquants alors qu'ils devraient être électeurs, vérifier : en premier lieu les critères d’inclusion/d’exclusion : le corps ou le contrat de l’agent fait-il bien partie de la constitution du collège à la date de référence de l’élection ? ensuite, notamment en ce qui concerne les contractuels : les dates du contrats, notamment par rapport aux durées minimum et d'interruption de contrat (paramétrables par établissement) saisies dans l'onglet contrat de l'écran " critères d'inclusion/exclusion «  vérifier les équivalents grades des contrats manquants, ils doivent appartenir à des corps inclus dans le collège du contrat (il existe en effet un lien entre les onglets "corps" et "contrats" dans l'écran "critères d'inclusion/exclusion"), dans le cas où la catégorie FP du contrat n’est pas un critère saisi. Exemple : Pour le conseil Scientifique, pour le collège des « Personnels Docteurs Non A, non B », dans l’onglet « contrats inclus » on trouve le contrat de type HS (Hors Statut), sans condition de catégorie FP : pour qu’un contrat soit pris en compte dans ce collège, il faut auparavant lui avoir saisi le diplôme de Doctorat obligatoire (faisant partie de la liste de l’onglet « Diplômes »), mais aussi un équivalent grade correspondant à l’un des corps de l’onglet corps de ce collège, c’est-à-dire soit MCF, soit ASSISTANT, etc… La règle d’exclusion des personnels en CRCT pour les élections aux conseils internes de l’université et au CNESER concerne désormais les seuls CRCT de plus de 6 mois sur l’année universitaire portant la date de référence.

Démonstration 8 Objectif Prendre connaissance des critères d’inclusion pour la participation à l’élection du Conseil Scientifique de l’Université : corps et contrats inclus (tous collèges), diplômes inclus pour les collèges B et C, niveau Fonction Publique pour les contrats relevant du collège E. Prendre connaissance des groupes d’exclusions correspondants à chaque catégorie de corps ou de contrats. Marche à suivre Aller dans le menu Gestion collective /Listes électorales/ Critères d’inclusion/d’exclusion. Passer en mode recherche, sélectionner à l’aide de la liste de valeur le type d’instance «CS–Conseil Scientifique ». Réitérer la recherche pour faire apparaître la liste des collèges, ainsi que les corps concernés par le collège A. Aller dans l’onglet « types de contrats inclus », pour faire apparaître la liste des contrats concernés par ce même collège. Positionner ensuite le curseur sur la ligne du collège B. Au moyen des onglets «Corps inclus», «Types de contrats inclus» et «Diplômes inclus», consulter ainsi les critères d’inscription dans ce collège des H.D.R. Renouveler l’opération pour chacun des autres collèges. Vérifier le contenu des groupes d’exclusion, pour les corps d’enseignants et pour les corps d’IATOS (groupes d’exclusion G17 et G19 ), pour les contrats d’enseignants et les contrats d’IATOS (groupes d’exclusion G18 et G20 ). Contrôle des critères de participation à l’élection d’un type d’instance les critères «Diplômes inclus», à titre d’exemple, apparaissent ainsi.

Etape 2 - Le pré-paramétrage d ’une élection Le pré-paramétrage consiste à fixer les conditions d’organisation d’une élection particulière : détermination des dates de référence, et d’élection ; détermination des paramètres spécifiques de cette élection : Choix des bureaux de vote Choix d’une ou de plusieurs composantes électives Seul le passage par ces deux onglets est obligatoire Choix (ou contrôle) des secteurs électoraux concernés Choix (ou contrôle) des collèges électoraux concernés Pour les élections de type «CAP», choix du (ou des) corps concerné(s) Pour les élections de type « CNU», choix de la (ou des) section(s) CNU concernée(s) Pour les élections de type «CSES», choix de la (ou des) section(s) élective(s) concernée(s) génération du paramétrage final (et contrôle de ce paramétrage). Au terme de ces opérations, les listes seront en état d’être générées puis éditées.

Démonstration 9 Objectif Assurer le pré-paramétrage d’une élection à un Conseil d’U.F.R., jusqu’au paramétrage final de cette élection. L’U.F.R . retenue est l’U.F.R. 103 – Géographie, Histoire, Sciences de la Société. Marche à suivre Aller dans le menu Gestion collective /Listes électorales/ Pré-paramétrage/Bureaux de vote. En mode recherche, à l’aide de la liste de valeur associée, sélectionner l’instance dont l’élection doit être organisée : C03 – Cons. géog. hist. sc. société (UFR 103). Actionner le bouton « Nouvelle élection », et saisir la date de référence : 06/05/2004, et la date d’élection : 20/05/2004. Puis se positionner dans le bloc « Bureau de vote », et sélectionner les bureaux de vote «Jussieu A», et «Jussieu B». Ne pas oublier de cocher la case devant la ligne pour valider ce choix. Enregistrer ces données. Passer dans l’onglet « Composantes électives » (N.B. Il n’y a pas lieu de choisir des secteurs, s’agissant d’une instance non « sectorisée »). S’agissant d’une U.F.R., on sélectionnera comme composante élective « C03 – Conseil UFR 103 » (Structure concernée: UFR Géographie, Histoire, Sciences de la Société – G.H.S.S.). Veiller à cocher la case figurant devant la mention de la composante élective, et à enregistrer. Passer ensuite dans l’onglet «Collèges», et retenir pour cette élection 3 collèges : professeurs et assimilés (1), autres enseignants et assimilés (2), personnels IATOS (3). Ne pas sélectionner de collèges spécifiques pour les chercheurs et pour les praticiens hospitaliers. Veiller à cocher les cases figurant devant chaque ligne de collège, et à enregistrer. Pré-paramétrage d’une élection aux instances locales d’un établissement

Démonstration n°9 (suite) Marche à suivre (suite) Cliquer alors sur le bouton « Génération paramétrage final ». Contrôler le paramétrage final de l’élection : si un élément est insatisfaisant, on peut revenir dans les écrans du pré-paramétrage ; toute modification des données enregistrées implique une nouvelle génération du paramétrage final. Le paramétrage final de l’élection au conseil de l’UFR 103 se présentera ainsi : Démonstration n°9 (suite)

Pré-paramétrage d’une élection à une instance professionnelle Exercice 6 Pré-paramétrage d’une élection à une instance professionnelle Objectif Contrôler le paramétrage correct de l’élection. à la C.A.P. des Assistants ingénieurs de recherche et de formation, pour l’établissement concerné. Énoncé Le pré-paramétrage de cette élection à la C.A.P. des ASI RF doit comporter les éléments suivants : Date de référence de l’élection : 06/05/2004 ; Date de l’élection : 18/06/2004 ; Bureaux de vote retenus : 5 bureaux de vote de l’établissement, Jussieu B (01), Censier (03), Lariboisière (04), Bichat (05), Garancière (07). Les implantations géographiques «Jussieu A» (00), «Médecine Préventive» (08), «Charles V – A» (02), «Charles V – B» (10), «Avon» (09), sont rattachées au bureau de vote de l’implantation géographique «Jussieu B» ; l’implantation géographique «Hématologie Saint-Louis» (06) est rattachée au bureau de vote de l’implantation géographique «Lariboisière». Composante élective retenue : tous l’établissement (Université Paris 7) ; Corps retenu : ASI RF. Le paramétrage final devra permettre de contrôler la prise en compte correcte de ces données.

Solution de l ’exercice n°6 Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°6 Pré-paramétrage d’une élection à une instance professionnelle Aller dans le menu Gestion collective /Listes électorales/ Pré-paramétrage/Bureaux de vote. Passer en mode recherche, sélectionner l’instance « CAP corps ASI RF » à l’aide de la liste de valeur associée à l’instance. Réitérer l’interrogation : apparaîtront alors les mentions du type d’instance (CAP) et les dates de l’élection. Puis passer dans le bloc « Bureaux de vote », et vérifier la sélection des bureaux de vote 01, 03, 04, 05 et 07, le rattachement au bureau de vote 01 des implantations géographiques 00, 02 ; 08, 09, 10 et le rattachement au bureau de vote 04 de l’implantation géographique 06. Passer ensuite dans l’onglet « Pré-paramétrage : Composantes électives », et vérifier la composante élective « Université Paris 7 ». La case située devant la ligne de cette composante élective doit être cochée. Passer dans l’onglet «Collège». Cocher le collège unique correspondant à cette élection. Enfin passer dans l’onglet « Pré-paramétrage : Corps », vérifier le cochage du corps de référence « 834 – ASI RF ». Passer dans l’onglet «Paramétrage final». Contrôler la récapitulation correcte des données paramétrée pour l’organisation de cette élection ; ce paramétrage se présentant ainsi : Solution de l ’exercice n°6

Partie 6 Etape 3 : Le paramétrage final et l’édition des listes

Etape 3 - Paramétrage final et édition des listes Après le pré-paramétrage, il faut générer le paramétrage final. Si celui-ci donne satisfaction, il convient de procéder : au rattachement des chercheurs et autres individus à insérer dans les listes à la génération des listes elles mêmes puis à l’édition des listes électorales : Soit en aperçu a l’écran Soit en impression. Chaque édition peut faire l’objet d’un titre «personnalisé», et d’un paramétrage spécifique de l’édition. Celui-ci (choix des collèges, des secteurs, des composantes électives, etc.) est rappelé en page de garde. Le nombre d’électeurs concernés par chaque liste électorale est mentionné en fin d’édition de la liste.

Etape C - Paramétrage final et édition des listes Il est possible d’éditer : La liste de référence (par collège, corps ou section, et composante élective ) ; La liste d’affichage (par composante élective, corps ou section, et collège) ; La liste d’émargement (par bureau de vote, et collège, corps ou section) ; Le fichier des électeurs ( « fichier plat ») ; La liste des agents exclus (par collège, corps ou section) ; Le fichier des agents exclus (« fichier plat ») ; La liste des électeurs sans bureau de vote ; La liste des électeurs à multiples affectations ; La liste des chercheurs autorisés a participer à l’élection (par collège). Il est désormais possible d’éditer les listes électorales à une date de référence antérieure à la date du jour.

Intégration des chercheurs dans les listes électorales Démonstration 10 Objectif Assurer la présence des chercheurs, ayant sollicité l’autorisation de participer à une élection universitaire, et ayant été autorisés par le chef d’établissement à y prendre part, dans les collèges électoraux : soit ceux des professeurs et assimilés, ou des autres enseignants et assimilés, voire des personnels IATOS pour des I.T.A. des organismes de recherche ; soit spécifiques, si les statuts de l’établissement (ou de l’UFR, de l’Institut,…) le prévoient, en fonction des dispositions réglementaires (10 % au moins de l’effectif du collège correspondant). Marche à suivre S’assurer que les chercheurs dont les n° de dossier sont : n°11221 et n°11225 ont été créés dans Harpège comme individus (dans le menu Individu/Etat civil), et qu’une structure de travail leur a été désignée. Aller dans le menu Gestion collective /Listes électorales/chercheurs. Saisir l’identification de l’instance CA7 dont le pré-paramétrage a déjà été assuré. La liste des collèges de l’instance concernée s’affiche alors. Positionner le curseur sur chaque ligne de collège afin de consulter la demande de rattachement des chercheurs aux collèges concernés dans la zone de l’écran «chercheurs». Une nouvelle élection est programmée avec pour date de référence le 06/05/2004 et date de scrutin le 21/05/2004. Allez dans l’écran «pré-paramétrage», saisir cette nouvelle élection. Reprendre les mêmes critères de paramétrage que la précédente sauf pour l’onglet «collège» et «secteur» : Les collèges cochés sont les enseignants de rang A, les enseignants de rang B et les IATOSS. Les collèges sectorisés cochés sont les enseignants de rang A, les enseignants de rang B. Génerer le paramétrage final. Intégration des chercheurs dans les listes électorales

Démonstration n°10 (suite) Marche à suivre (suite) Les chercheurs de rang A et de rang B n’ont pas de collège spécifique pour cette élection. Il va donc falloir supprimer leur rattachement aux collèges des chercheurs et les rattacher aux collèges des enseignants. Aller dans l’écran chercheurs. Pour chaque ligne de collège concerné (sauf le collège IATOS), supprimer les enregistrements des chercheurs correspondant à la précédente élection à l’aide du bouton «suppression des chercheurs». Rattacher les chercheurs dont les noms patronymiques sont les suivants, au collège des enseignants de rang A : M. 12 000, M. 12001, M. 12002, Mme 12003, M. 12004, et Mle 12012. Rattacher les chercheurs dont les noms sont les suivants, au collège des enseignants de rang B : M. 12008, Mlle 12009, M. 12011 Vérifier que le chercheur M. 12014 est bien rattaché au collège des IATOSS. Les chercheurs sont alors rattachés aux collèges 1, 2 et 3 du conseil d’administration de cette élection. Démonstration n°10 (suite)

Mise en œuvre des paramétrages de sélection pour l’édition des listes Démonstration 11 Objectif Personnalisation de l’édition, et choix des paramètres de sélection, pour l’édition de la liste de référence de l’élection à la C.A.P. du corps des A.A.S.U. Personnalisation de l’édition, et choix des paramètres de sélection, pour l’édition de la liste d’émargement de l’élection au Conseil de l’U.F.R. 103 – Collège des Professeurs et personnels assimilés. Pré-requis Démonstration 9 effectuée. Marche à suivre Edition de la liste de référence « CAP du corps des AASU » : Aller dans le menu Gestion collective /Listes électorales/ Paramétrage final et rechercher l’instance AAS «CAP des AASU». Après avoir généré la liste dont les dates de référence et de scrutin sont les 06/05/2004 et 18/06/2004 et effectué le choix de l’édition de la liste de référence, saisir dans le cadre «Edition personnalisée stockée» le nom de l’édition. Puis passer dans le bloc «Liste des paramètres de sélection». En l’occurrence, le paramétrage est le plus simple : uniquement un corps à sélectionner (pas de collège, pas de secteur). La sélection s’opère au moyen de la touche F9, ou en cliquant deux fois après avoir positionné le curseur sur la ligne à renseigner. Le nombre d’enregistrements correspondant aux paramètres est de 27. Editer (aperçu à l’écran, ou impression). Mise en œuvre des paramétrages de sélection pour l’édition des listes

Démonstration n°11 (suite) Marche à suivre (suite) Edition de la liste d’émargement pour l’élection au Conseil de l’UFR 103 – Collège des Professeurs et assimilés : Revenir à l’écran «Paramétrage final et rechercher l’instance C03 «Conseil de l’UFR 103» Après la génération des listes et le choix d’édition ( Liste d’émargement ), saisir dans le cadre « Edition personnalisée stockée » le nom de l’édition. Puis passer dans le bloc « Liste des paramètres de sélection », et paramétrer l’édition : choisir pour chacun des 3 collèges le bureau de vote concerné (01 - Jussieu B). Le nombre d’enregistrement correspondant aux paramètres est de : 28 pour le collège des Professeurs et assimilés ; 60 pour le collège des Autres Enseignants et assimilés ; 19 pour le collège des personnels IATOS. Tous les électeurs relèvent du bureau de vote « Jussieu B »(lorsque l’on sélectionne le bureau Jussieu A uniquement, la liste des électeurs est vide). Démonstration n°11 (suite)

Etape 3 - Paramétrage final et édition des listes Annexe : Consultation par individu Outre les différentes catégories d’éditions de listes et de fichiers, il est possible d’effectuer une consultation par individu, afin de savoir à quelles élections un individu donné a été appelé à participer, en figurant sur les listes électorales qui ont été générées.

Etape 3 - Paramétrage final et édition des listes Annexe : consultation des situations d’agents à multiples affectations Le bouton de raccourci « Affectations à la date de référence » ouvre une fenêtre résumant les structures d’affectation à la date de référence et la composante élective associée. Il est également possible de consulter la listes des individus à multiples affectations, afin notamment de gérer leur rattachement à une seule composante électorale, pour une élection dans laquelle chacun ne dispose que d’un seul droit de vote.

Election au Conseil d’une Composante interne d’une Université Exercice 7 Objectif Savoir éditer les listes électorales concernant les élections au conseil d’UFR 101 (Etudes Anglophones). Énoncé Après vérification de l’existence de l’instance de l’UFR 101, ainsi que de la composante élective correspondante, dans la partie « Nomenclatures », fixer les paramètres de la nouvelle élection : Date de référence : 06/05/2004 ; Date d’élection : 31/05/2004 ; Bureau de vote retenu : 01 (Campus Jussieu B), avec rattachement des implantations géographiques 00, 02 et 10 (Jussieu A, Charles V A et B). Composante élective : 101 – Conseil de l’UFR d’Etudes Anglophones. La durée des contrats est de 6 mois avec 1 mois d’interruption maximum. Collèges : 3 (Professeurs et assimilés, Autres enseignants et assimilés, IATOS). Pas de collèges spécifiques aux chercheurs, mais rattachement du chercheur M. 12006 au collège B « autres enseignnats ». Editer la liste de référence. Individus à rechercher : NOMS : QUALITES : COLLEGES CONCERNES : A10835 - Michèle Professeur des Universités Professeurs et assimilés A10847 - Antoine Lecteur Autres enseignants et assimilés A10090 - Thanh ATER (Professeur agrégé) Autres enseignants et assimilés 12006 - Bernard Chercheur (chargé de rech.) Autres enseignants et assimilés A8935 - Margarette ADARF IATOS A87 - Xavier Contractuel Université IATOS A6103 - Cécile Vacataire IATOS Editer la liste des agents exclus, et contrôler le bien-fondé des exclusions. Election au Conseil d’une Composante interne d’une Université

Solution de l ’exercice n°7 Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°7 Election au conseil d’une composante interne d’une Université Aller dans le menu Gestion collective/Listes Electorales/pré-paramétrage. Rechercher l’instance 101. Le pré-paramétrage porte sur : l’enregistrement des dates de la nouvelle élection ; le bureau de vote 01 (et les implantations géographiques rattachées) ; la composante élective 101, avec mention de la structure rattachée (UFR Etudes Anglophones) ; les collèges concernés à cocher (afin d’éviter de désélectionner les collèges un à un, cliquer 2 fois sur le bouton «tout sélectionner» puis cocher les 3 collèges) ; la modification de la durée des contrats dans l’écran «Critères d’inclusion/d’exclusion». Le chercheur n’est pas rattaché, veiller à générer un premier paramétrage final avant de le rattacher. Puis accéder au bouton «chercheur» et après avoir placé le curseur sur la ligne du collège B, sélectionner le chercheur M. 12006. Le bouton «paramétrage final» peut être actionné après le rattachement du chercheur. L’écran «Paramétrage final» permet de vérifier la prise en compte correcte des données. Après génération des listes et choix de l’édition «Liste de référence», l’effectif concerné par la liste apparaît : 107 individus, répartis ainsi : Collège « Professeurs et assimilés » : 18 Collège « Autres enseignants et assimilés» : 68 Collège « IATOS » : 21 L’édition de la liste des agents exclus concerne 2 agents : un « autre enseignant » en congé de fin d’activité ; un « IATOS » en disponibilité. La recherche des individus peut s’effectuer en aperçu à l’écran. Solution de l ’exercice n°7

Partie 7 Vie institutionnelle

Vie institutionnelle Depuis la version 1.10.1 HARPEGE inclut un domaine « FONCTIONS » Il comporte notamment un outil « vie institutionnelle » que l’on retrouve dans le menu « gestion collective » Cet outil permet de recenser des fonctions électives ou nominatives exercées par des individus ou agents saisis dans HARPEGE. Dans l’application, on distingue :    1- la vie institutionnelle relevant des instances de l’établissement    2- la vie institutionnelle relevant d’autres fonctions de conseil, d’expertise et autres. Outre l’aspect « vie institutionnelle » qui gère les fonctions électives et nominatives, le domaine « fonctions » d’HARPEGE permet également de gérer : Les fonctions structurelles (rattachées à une structure) Ex : Président d’université, Directeur d’UFR Les fonctions professionnelles (fiches d’activité et fiches de poste) Seules les fonctions électives et nominatives vous sont rapidement présentées ici, car cette fonctionnalité peut vous intéresser, notamment les fonctions électives qui sont liées aux instances de l’établissement, mais aussi aux instances externes à l’établissement.

Vie institutionnelle Fonctions relevant d’une instance On choisit l’instance concernée parmi les instances de l’outil Listes Électorales, mais il est possible d’ajouter d’autres instances, de nature externe, et ne donnant pas lieu à élection dans l’établissement (donc sans liens avec le module « Listes Electorales ») Pour chaque instance, on peut soit visualiser toutes les personnes ayant déjà exercé une fonction dans l’instance (onglet historique), soit ajouter un nouvel individu (onglet mise à jour) Nomenclatures des instances : le module « Listes électorales » permet de créer des instances. Ces instances donnent lieu à élections. Elles ne sont pas modifiables et ne peuvent être supprimées. Elles sont internes. le menu Nomenclatures /établissement/paramétrage et nomenclature fonctions permet également aux utilisateurs de créer des instances ne donnant pas lieu à élections. Elles sont modifiables et peuvent être supprimées. Elles peuvent être internes ou externes. On distinguera donc la notion d’instance donnant ou ne donnant pas lieu à élections. De même, on distinguera la notion d’instance interne et externe.

Vie institutionnelle Fonctions relevant d’une instance (suite) La création d’une instance externe (mais qui ne servira que pour la saisie de fonctions) se fait dans le menu nomenclature/établissement/paramétrage et nomenclature fonctions. Cette nomenclature doit faire l’objet d’une validation au niveau de l’établissement. Préconisations concernant les nomenclatures « Fonctions »: Avant de compléter les nomenclatures livrées, faire un état des lieux de ce qui existe dans votre établissement, par rapport à ce que propose HARPEGE, afin d’éviter les redondances Si nécessaire, procéder à une étude interne afin d’harmoniser ces nomenclatures dans l’établissement (entre les composantes) Faire valider le schéma retenu.

Vie institutionnelle Fonctions relevant d’une instance (suite) On est amené à saisir pour une instance donnée la fonction, qualité et éventuellement le statut et sous-statut d’un individu enregistré dans HARPEGE - Fonction : une liste de fonctions relevant d’instances est livrée mais peut être complétée localement. Ex : Assesseur, participant, personnalité extérieure - Qualité : elle peut être « membre », « membre de droit », « élu institutionnel », ou « invité ». - Statut : les membres sont « élu », « élu-nommé » ou « nommé ». Les invités sont « expert », « de droit », ou « observateur ». - Sous-statut : les membres sont « titulaire » ou « suppléant ». Les fonctions relevant d’instances livrées dans HARPEGE ont été définies avec un groupe de travail représentatif d’établissements On les trouve dans le menu nomenclatures/établissement/paramétrage et nomenclature fonctions : écran « fonctions électives et nominatives

Vie institutionnelle Les fonctions de conseil, d’expertise et autres L’objectif est de recenser pour chaque fonction d’expertise et de conseil ou autre, les individus qui ont exercé cette fonction dans l’établissement. Ex : conseiller d’établissement, conseiller pédagogique, Directeur de CIES, Directeur scientifique… Il existe une nomenclature livrée de ces fonctions, mais l’établissement peut également la compléter Les fonctions d’expertise, de conseil ou autres correspondent en majorité aux fonctions énumérées dans les textes réglementaires. Tout comme pour les fonctions relevant d’une instance, c’est dans le menu nomenclatures/établissement/ paramétrage et nomenclature fonctions, que l’on peut compléter la nomenclature livrée.

Partie 8 Exercices de synthèse

Exercices de synthèse Exercice n° 8 : Election à un Conseil local d’une Université. Exercice n° 9 : Election à une instance professionnelle des personnels IATOS. Exercice n° 10 : Election à une instance professionnelle des personnels enseignants-chercheurs. Exercice n° 11 : Election à une instance créée en fonction des statuts locaux. Exercice n° 12 : Insertion d’individus

Election à un Conseil local d’une Université. Exercice 8 Objectif Savoir éditer les listes électorales pour l’élection au conseil scientifique. Énoncé Editer les listes électorales (liste de référence, liste d’affichage, liste d’émargement) de l’élection au Conseil Scientifique de l’Université - Instance SC7 -, pour chacun des collèges en tenant compte des paramétres suivants : Date de référence : 06/05/2004 Date de l’élection : 28/05/2004 Collèges concernés : tous les collèges Secteurs électoraux : les collèges A (professeurs et personnels assimilés) et C (Docteurs) font l’objet d’un partage en deux secteurs :Composante Lettres et Sciences Humaines (LSH) d’une part, Sciences, Composante Médecine et Odontologie d’autre part (SMO). Les autres collèges ne comportent pas de secteurs. Composantes électives : pour les collèges « sectorisés » seront mis en place des composantes électives correspondants aux 2 secteurs définis. Pour les autres collèges, on mobilisera, outre ces deux composantes électives rassemblant les composantes de formation et de recherche, une composante élective supplémentaire : « Services centraux et communs », de façon à couvrir l’ensemble du personnel de l’établissement. Bureaux de vote : les bureaux de vote retenus sont ceux des implantations 01, 03, 04 , 05, 07. - Les implantations 00, 02, 08, 09, 10 sont rattachées au bureau de vote 01 (Campus Jussieu B). - L’implantation 06 est rattachée au bureau de vote 04 (Lariboisière). Critères d’inclusion – Contrats : les contrats inclus sont ceux de 6 mois au moins, avec une interruption maximale de 1 mois. Participation des chercheurs : les chercheurs sont rattachés aux collèges existants, et n’ont pas de collèges spécifiques, dans cette instance : - Les chercheurs dont les n° de dossier sont 11221, 11222, 11223, 11224, 11226, 11236, sont rattachés au collège des Professeurs et assimilés. - Les chercheurs dont les n° de dossier sont 11227, 11228, 11230, sont rattachés au collège des HDR. - Les chercheurs dont les n° de dossier sont 11225, 11231, 11232, 11235 sont rattachés au collège des docteurs. - Le chercheur dont le n° de dossier est 11237, est rattaché au collège des Ingénieurs et techniciens. Election à un Conseil local d’une Université.

Exercice n°8 (suite) Énoncé (suite) Editer la liste de référence par collège et par secteur (en mode aperçu à l ’écran). Individus à rechercher dans la liste : NOMS : QUALITE : COLLEGES CONCERNES : 12000 - Jacques Chercheur a) – Professeurs et assimilés A10440 - Morton Praticien hosp.univ. (contrat) b) – HDR non A A6918 - Denise ITARF - HDR b) – HDR non A A1973 - Hillel ITARF - HDR b) – HDR non A 12005 - Annie Chercheur - HDR b) – HDR non A A10095 - Salah ATER (contrat) - Docteur c) – Docteurs non A et B A1074 - Brigitte IATOS - Docteur c) - Docteurs non A et B A1959 – Jean pierre ITARF - Docteur c) – Docteurs non A et B 12010 - Jean François Chercheur - Docteur c) – Docteurs non A et B A11159 - Murielle Conservateur Bibliothèq d) – Autres enseignants non docteurs A10197 - Georges Ingénieur non docteur e) – Ingénieurs et techniciens A10069 - Gilda IATOS non ingénieur f) – Autres personnels non A à E ou technicien, non docteur Editer la liste d ’affichage, puis la liste d’émargement. Editer la liste des agents exclus, et analyser la pertinence de ces exclusions. Exercice n°8 (suite)

Solution de l ’exercice n°8 Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°8 Election à un conseil local d’une Université Les données de base étant en principe enregistrées dans la partie «Nomenclatures», aller dans l’écran «critères d’inclusion/d’exclusion», rechercher le type d’instance «Conseil scientifique», vérifier les critères d’inclusion dans les 6 collèges électoraux et changer si besoin les périodes de durée minimale sous contrat et de durée maximale d’interruption. (6 et 1 mois). Actionner le bouton pré-paramétrage et rechercher l’instance SC7. Actionner le bouton « Nouvelle Election », et saisir la date de référence, et la date d’élection. Bureaux de vote : les 5 bureaux de vote retenus sont cochés, et les implantations géographiques sans bureaux de vote sont rattachées. Secteurs : Les collèges A et C sont cochés. Ils sont sectorisés en 2 secteurs qu’il faut également veiller à cocher : LSH SMO Solution de l ’exercice n°8

Solution de l ’exercice n°8 (suite) Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°8 (suite) Composantes électives : 3 composantes électives sont retenues ( LSH, SMO, SCC ) pour couvrir tous les personnels de l’établissement dans les collèges non sectorisés. Collèges : les 6 collèges sont cochés, car ils sont tous concernés par l’élection du 28/05/2004. Le bouton « Génération du paramétrage final » est ensuite actionné. Aller dans l’écran «chercheurs» et saisir pour chaque ligne de collège, par leur n°de dossier les chercheurs concernés (en omettant pas de cocher la case de demande de rattachement et de sélectionner le bureau de vote). On passe alors dans l’écran « Paramétrage final », où est détaillé le résultat du pré-paramétrage qui vient d’être effectué. Après contrôle, la génération des listes est commandée. Solution de l ’exercice n°8 (suite)

Solution de l ’exercice n°8 (suite) Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°8 (suite) Celle-ci achevée, passer au « Choix d’édition ». Commencer par les listes de référence. Entrer les paramètres, collège par collège, en veillant pour les collèges A (code 20) et C (code 21) à utiliser une ligne supplémentaire pour chaque secteur électoral. Le choix des paramètres de sélection, pour la liste de référence, doit donc porter sur les lignes suivantes : Liste des paramètres de sélection Collège Secteur collège A – secteur LSH collège A – secteur SMO collège B – sans secteur collège C – secteur LSH collège C – secteur SMO collège D – sans secteur collège E – sans secteur collège F – sans secteur ( Les codes sont fournis en se positionnant sur la ligne du tableau à renseigner, et en cliquant 2 fois, ou en actionnant la touche F9, pour faire apparaître les tables correspondantes ). Solution de l ’exercice n°8 (suite)

Solution de l ’exercice n°8 (suite) Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°8 (suite) Pour l’édition de la liste de référence, la liste des paramètres de sélection se présente ainsi (Extraits): On dispose donc, pour la liste de référence, d’une combinatoire permettant d’éditer 8 listes : 2 pour chacun des collèges A et C (secteurs LSH et SMO), et 1 pour les autres collèges, B, D, E, F. On aura donc profit, pour ces derniers collèges, soit à ne pas saisir de secteur ou de composante élective, soit à re-paramétrer l’élection pour retenir un seul secteur (= l’Université) et une seule composante élective (= l’Université). 2478 électeurs apparaissent si on retient 1 découpage en secteurs. En effet, 12 enseignants rattachés aux services centraux n’apparaissent pas dans les collèges sectorisés. Le découpage des électeurs se fait de la façon suivante : 451 électeurs dans le collège A - « Professeurs et assimilés » : secteurs : - LSH : 104, - SMO : 347 187 électeurs dans le collège B - « HDR » ; 394 électeurs dans le collège C - « Docteurs hors collèges A et B » : secteurs : - LSH : 140 - SMO : 254 447 électeurs dans le collège D - « Autres enseignants et chercheurs hors collèges A à C » ; 250 électeurs dans le collège E - « Ingénieurs et techniciens » ; 749 électeurs dans le collège F - « Autres personnels hors collèges A à E ». 2693 électeurs apparaissent si on ne retient aucun paramètre d’édition. Dans ce cas, comme aucun secteur n’a été sélectionné, l ’édition ramène tous les électeurs des collèges A et C, y compris ceux qui sont en dehors des secteurs LSH et SMO. Solution de l ’exercice n°8 (suite)

Solution de l ’exercice n°8 (suite) Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°8 (suite) Pour l’édition des listes d’affichage, on dispose d’une combinatoire entre : « Composante/Collèges/Secteurs/Bureaux de vote », permettant également d’éditer 16 listes : 2 pour les collèges A et C, 3 pour les autres collèges. Pour l’édition de la liste d’émargement, on dispose d’une combinatoire entre : « Collège/Secteurs/Bureaux de vote », donc entre 6 collèges, 2 ou 3 secteurs (selon les collèges) et 5 bureaux de vote, soit 80 listes distinctes possibles (ou 40, si on retient la simplification indiquée à propos des listes de référence, soit un secteur unique pour les collèges B, D, E et F). Edition de la liste des agents exclus : La liste des 68 agents exclus se répartit ainsi : - Collège A (prof. et assim.) : 29 (voir détail des cas d’exclusions) - Collège B (HDR non A ) : 4 ( id ) - Collège C (Docteurs hors A et B) : 11 ( id ) - Collège D (Autres enseign.et ch.) : 4 ( id ) - Collège E (Ingénieurs et techn.) : 6 ( id ) - Collège F (Autres pers.hors A à E) : 14 ( id ). Solution de l ’exercice n°8 (suite)

Election à une instance professionnelle des personnels IATOS Exercice 9 Objectif Savoir éditer les listes électorales à une commission administrative paritaire Énoncé Editer les listes électorales d’une élection à la C.A.P. des Ingénieurs d’Etudes de Recherche et de Formation en tenant compte des paramètres suivants : Type d’instance : CAP Instance : « IGE - CAP ING.D’ETUDES R.F. » Groupe d’exclusion : G10 Date de référence : 06/05/2004 Date de l’élection : 25/06/2004 Bureaux de vote retenus : 01, 03, 04, 05, 07 - Rattachement au bureau de vote 01 des implantations géographiques 00, 02, 08, 09, 10. - Rattachement au bureau de vote 04 de l’implantation géographique 06. Composante élective : l’établissement. Corps : n° 835 IGE RF Editer la liste de référence, la liste d’émargement et la liste des agents exclus. Agents à rechercher : Editer le fichier des électeurs qui servira à créer les étiquettes-adresses permettant d’envoyer à chacun des électeurs, à son adresse administrative, une circulaire relative à l’organisation des élections. Election à une instance professionnelle des personnels IATOS

Solution de l ’exercice n°9 (suite) Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°9 Election à une instance professionnelle des personnels IATOS Aller dans le menu «Gestion Collective/Listes électorales/Nomenclatures nationales-locales/Mises à jour». Se positionner dans l’onglet « Instances ». Il y a lieu d’abord de créer l’instance « IGE – CAP des ING. D’ETUDES ». Puis vérifier que le cas d’exclusion G 10 (CAP et CPE) figure bien dans les critères d’inclusion/d’exclusion. Passer alors au pré-paramétrage de l’élection : date de référence et date de l’élection ; choix des bureaux de vote, et rattachement des implantations géographiques sans bureau de vote ; choix d’une composante élective (Université Paris 7) ; choix du corps, en désélectionnant tous les corps possibles (double cliquer sur le bouton «tout sélectionner), et en cochant la case située devant le corps 835. Actionner le bouton «Génération du paramétrage final», et contrôler la prise en compte correcte des données dans l’écran «Paramétrage final». Celui-ci se présente ainsi : Générer les listes. Procéder alors à l’édition des listes électorales (de référence, d’affichage et d’émargement). Le nombre des électeurs est de 85. Solution de l ’exercice n°9 (suite)

Solution de l ’exercice n°9 (suite) Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°9 (Suite) Rechercher les individus signalés (pour l’agent 6800, il serait judicieux d’éditer également la liste électorale de la C.A.P. des AASU). Editer la liste des agents exclus. 2 cas apparaissent (deux agents en disponibilité). Aucun stagiaire n’apparaît dans cette liste, à la date de référence retenue. Editer les étiquettes adresses en sélectionnant «fichier des électeurs» dans le choix d’édition. La mention du corps (ou du collège, ou de la section, selon le type d’élection), celle du bureau de vote, et celle de la structure d’affectation (niveau 2 ou niveau 3) peuvent être renseignées dans le paramétrage de l’édition. Le paramétrage préalable de l’édition se présentera ainsi : Si vous ne souhaitez pas créer les étiquettes-adresses mais simplement consulter la liste des électeurs, il suffit d’aller dans l’écran Liste des électeurs. Solution de l ’exercice n°9 (suite)

Solution de l ’exercice n°9 (suite) Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°9 (Suite) Pour créér des étiquettes à partir des fichiers plats (il ne s’agit pas d’une méthode unique, il en existe d’autres) : Sélectionner dans le choix d’édition « Fichier des électeurs » puis cliquer sur le bouton « paramétrage ». Cliquer sur « Editer ». Après avoir sélectionné les paramètres d’édition (facultatif), cliquer sur le bouton «impression» ; Une fenêtre s’ouvre, cliquer sur «imprimer» puis on demande la confirmation du nom de fichier de sortie : le fichier proposé a une extension .lis. Retenir ou noter son nom. Cliquer sur «oui» et le fichier s’enregistre par défaut sur votre disque dur, sous la racine c:\... Après l’enregistrement, quitter la fenêtre d’impression (touche annuler). Réduire la fenêtre de l’écran HARPEGE et ouvrir EXCEL. Dans EXCEL, ouvrir le fichier préalablement enregistré sous c:\… (pour retrouver le fichier .lis dans votre arborescence, sélectionner d’abord dans le menu déroulant «type de fichier » :  « tous les fichiers *.* »). Une fenêtre s’ouvre, c’est l’assistant d’importation de texte. Pour choisir le type de fichier qui décrit le mieux les données, cocher le bouton «Délimité». Puis cliquer sur le bouton «suivant». Dans le bloc «séparateur» cocher la case «point virgule» (et décocher éventuellement les autres cases), puis dans «identificateur de texte» sélectionner «aucun». Cliquer sur «suivant». Dans le bloc «format des données en colonne», cocher «standard». Cliquer sur «fin». Vous obtenez un tableau EXCEL classique dont vous pouvez si vous le souhaitez, changer la largeur des colonnes . Enregistrez le document au format xls. Ouvrir WORD. Ouvrir un nouveau document. Aller dans Outil/Publipostage. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquer dans l’ordre sur : «Créer» : puis «étiquettes de publipostage». A la question posée, cliquer sur «fenêtre active». «Obtenir les données» : puis «ouvrir la source de données». Rechercher le fichier .xls précédemment enregistré et l’ouvrir. On vous demande si vous souhaitez la feuille de calcul entière. Cliquer sur « OK ». Puis, cliquer sur «préparer le document principal» et confirmer ou modifier les options d’impression pour la taille des étiquettes.. Cliquer de façon itérative sur «insérer champ de fusion» et sélectionner un à un les champs que vous souhaitez voir apparaître sur l’étiquette (civilité, nom...) en prenant soin de laisser des espaces ou de passer une ligne entre les champs. Cliquer sur OK. «Fusionner». Les étiquettes sont créées. Nous vous rappelons également que toutes les éditions HARPEGE peuvent être facilement exportées en format de type RTF, PDF ou autre en faisant file/generate to file, puis sélection du format souhaité dans le menu en haut à gauche de l’édition. Solution de l ’exercice n°9 (suite)

Exercice 10 Objectif Organiser l’élection d’une commission de spécialistes (type d’instance : CSES), en éditant les listes électorales, et le cas échéant la liste des agents exclus. Instance : « S 10 – Commission de spécialistes d’Histoire et d’Histoire de l’Art ». Pré-requis Exercice n°4 effectué. Énoncé Sélectionner dans les nomenclatures, l’instance de type CSES : Code : « S10 » – libellé court : «Comm.Spéc. Histoire» – libellé long : «Comm.Spéc. Hist./Hist. de l’Art» et vérifier l’existence d’une section élective correspondante. Assurer le pré-paramétrage de l’élection : date de référence : 06/05/2004 date du scrutin : 08/06/2004 Bureau de vote : n° 01 (Campus Jussieu B). Autres implantations rattachées : 00, 03 et 10. Composante élective : COMP 1 (Lettres et Sciences Humaines). Il est également possible de retenir, à la place, l’Université Paris 7. Collèges : 3 collèges (PR et assimilés, MCF et assimilés, Assistants), donc trois cases à cocher. Section élective : S10. Election à une instance professionnelle des personnels enseignants-chercheurs

Exercice n°10 (suite) Énoncé (suite) Génerer le paramétrage final et éditer la liste de référence. Individus à rechercher dans la liste : Editer la liste d’émargement. Editer la liste des agents exclus. Etablir un jeu d’étiquettes-adresses, pour l’envoi des informations relatives à ces élections à chacun des électeurs recensés (option : adresse personnelle). Exercice n°10 (suite)

Solution de l ’exercice n°10 Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°10 Election à une instance professionnelle des personnels enseignants-chercheurs Aller dans le menu Gestion collective/Listes électorales/ Nomenclatures nationales-locales/mise à jour. Passer dans l’onglet «Exclusions», pour vérifier qu’un groupe d’exclusions existe pour les Commissions de Spécialistes : le groupe d’exclusions G11. Assurer le pré-paramétrage de la nouvelle élection : Aller dans le menu Gestion collective/Listes électorales/Pré-paramétrage. Rechercher l’instance S10. date de référence et date d’élection ; choix du bureau de vote (01), et rattachement de trois implantations sans bureau de vote (00, 03 et 10). choix d’une composante élective : COMP 1. contrôle des collèges : cocher les cases situées devant chacun des 3 collèges relevant d’une commission de spécialistes. Choix d’une section élective : S10. Actionner alors le bouton «Génération paramétrage final», passer à l’écran «Paramétrage final», et contrôler l’enregistrement des données du pré-paramétrage. Actionner le bouton «Générer les listes», puis passer au choix d’édition. Editer la liste de référence. Nombre d’électeurs concernés par cette CSES : 25 agents, soit : 12 Professeurs et assimilés ; 12 maîtres de conférences et assimilés ; 1 assistant titulaire. Le paramétrage de l’édition se présente ainsi : Solution de l ’exercice n°10

Solution de l ’exercice n°10 (suite) Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°10 (suite) Recherche par agent : à partir de la liste des électeurs, en aperçu à l’écran ou sur édition papier. Liste des agents exclus : un seul agent mentionné (stagiaire). Vérifier la pertinence de cette exclusion, en consultant le menu « Personnel/Carrière/Eléments carrière/Stage ». L’exclusion est, dans le cas de cet agent, justifiée. La durée du stage est en effet la suivante : Edition d’étiquettes-adresses : à partir du « fichier plat » : édition « Fichier des électeurs », figurant dans les choix d’éditions (voir solution de l’exercice 9). Solution de l ’exercice n°10 (suite)

Election à une instance créée en fonction des statuts locaux Exercice 11 Objectif Création et édition d’une liste électorale d’une COMMISSION INFORMATIQUE DE L’UNIVERSITE, le type d’instance découlant des statuts locaux, et non réglementée par les textes nationaux pour les collèges soumis à élection. Pré-requis Exercice n°1 réalisé. Énoncé Tandis que les représentants des U.F.R. de l’Université font l’objet d’une désignation par ces Conseils, les représentants des 5 composantes de l’Université ayant une vocation informatique particulière font l’objet de 4 collèges distincts, et sont soumis à l’élection. Pour les collèges soumis à élection en vue de la désignation de leurs représentants, paramétrer l’élection et éditer les listes électorales. création d’une instance du type CMINFO : Code de l’instance : «INF» - libellé court : « comm.informatique » - libellé long : « comm. informatique Université ». création d’une composante élective : Code de la composante élective : « INFOR » - libellé court : « comm.informatique – libellé long : « commission info. de l’ université ». - Structures concernées : Codes 124, 402, 501, 502, 521, 600D – avec prise en compte des structures filles. choix des groupes d’exclusions : s’agissant d’une instance interne à l’Université, on retiendra les groupes d’exclusions créés pour les conseils de l’Université (C.A., CEVU, C.S., Conseils d’UFR, Conseils d’IUT, etc.). Election à une instance créée en fonction des statuts locaux

Exercice n°11(suite) Énoncé (suite) critères d’inclusion/d’exclusion : - Pour les contrats, on retiendra une durée minimale effective de 6 mois pour les enseignants, avec une durée maximale d’interruption d’un mois ; et une durée minimale effective de 10 mois pour les IATOS, avec une durée maximale d’interruption de 2 mois. - Liste des corps, contrats et groupes d’exclusions à saisir, pour chacun des collèges : Pré-paramétrage : - Date de référence de l’élection 06/05/2004 et date de scrutin 28/05/2004. - Choix des bureaux de vote : bureau de vote 01 et rattachement de l’implantation géographique 00. - Choix de la composante élective «INFOR» - Sélection des 4 collèges rattachés à cette instance. Editer les listes. Rechercher les individus : A289 Christian, A10863 Florence, A 18 Philippe, A 4663 Pascale. Editer la liste des agents exclus. Vérifier dans l’écran « Consultation par individu » que l’inscription sur les listes électorales de l’instance « Commission Informatique de l’Université » a bien été enregistrée. Exercice n°11(suite)

Solution de l ’exercice n°11 Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°11 Election à une instance créée en fonction des statuts locaux Dans le menu “ Gestion collective/Listes électorales ”, aller dans “ Nomenclatures nationales/locales/Mise à jour ”. Dans l’onglet “ Types d’instance ”, saisir le type d’instance “ COMINFO ”, puis enregistrer les références des 4 collèges de ce type d’instance. Dans l’onglet “ Instances ”passer en mode saisie et rechercher le type d ’instance « CMINFO » préalablement crée à l’exercice 1, enregistrer l’instance “ INF ”. Puis passer à l’onglet “ Composantes électives ”, et créer la composante élective “ INFOR ”, avec l’enregistrement des 6 structures la concernant, et en y associant leurs structures-filles. Ensuite, passer dans l’écran “ Critères d’inclusion/d’exclusion ”, et rappeler sur la première ligne le nom du type d’instance. Puis, pour chacun des collèges, en veillant à prendre en compte à la fois les corps et les contrats, enregistrer ligne par ligne les codes des corps (ou contrats) inclus, ainsi que les groupes d’exclusions. Pour les contrats pouvant relever de 2 collèges différents, en fonction du niveau du contrat (type ingénieur ou technicien, ou autre catégorie de référence), veiller à saisir la catégorie fonction publique pertinente pour le collège concerné. L’onglet « Critères d’inclusion/d’exclusion (exemple des corps inclus : collège des ingénieurs et techniciens) se présentera ainsi, après saisie : Il y a lieu d’opérer alors le pré-paramétrage, une fois enregistrés les corps et contrats inclus, ainsi que les groupes d’exclusions. Commencer par actionner le bouton “ Nouvelle élection ”, et par enregistrer la date de référence et la date de l’élection. Solution de l ’exercice n°11

Solution de l ’exercice n°11 (suite) Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°11 (suite) Le pré-paramétrage se poursuit par l’enregistrement du bureau de vote, et de l’implantation géographique rattachée (Onglet : “ Pré-paramétrage/Bureaux de vote ”). Puis la composante élective “ INFOR ” est sélectionnée, en veillant à cocher la case située devant la ligne où elle s’inscrit (Onglet : “ Pré-paramétrage/Composantes électives ”). Cocher ensuite les cases figurant devant les quatre collèges concernés (Onglet : “ Pré-paramétrage/Collèges ”). On doit alors actionner le bouton “ Génération du Paramétrage final ”, et passer à l’écran “ Paramétrage final ”. Si le paramétrage paraît satisfaisant, actionner le bouton “ Générer les listes ”. Editer d’abord la liste de référence. Le résultat concerne 73 électeurs : 12 professeurs et assimilés 35 autres enseignants et assimilés 19 ingénieurs et techniciens 7 autres personnels IATOS. Solution de l ’exercice n°11 (suite)

Solution de l ’exercice n°11 (suite) Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°11 (suite) La vérification des individus à rechercher peut s’effectuer à partir de l’aperçu à l’écran de la liste de référence. L’édition de la liste des agents exclus porte sur 5 agents : 3 dans le collège “ Professeurs et assimilés ” : 2 cas de détachement, 1 de délégation, 1 congé pour recherche et conversion thématique.. 1 dans le collège des ingénieurs et techniciens : 1 cas de disponibilité. 1 dans le collège des autres personnels IATOS : 1 congé de longue durée. La consultation par individu s’effectue en repassant à l’écran d’accueil Harpège et en suivant le menu “ Gestion collective/Listes électorales/Consultation par individu. Passer en mode recherche et sélectionner un individu qui figure sur la liste des agents. Lancer la recherche. La vérification permet de constater l’enregistrement correct des individus concernés par les listes électorales de la Commission Informatique (voir exemple ci-dessous), et de voir également les autres élections auxquelles participe cette personne. Solution de l ’exercice n°11 (suite)

Exercice 12 Objectif Faire participer à l’élection au Conseil d’une U.F.R. médicale : des chercheurs et I.T.A. de la recherche ; des enseignants relevant d’une autre U.F.R., et effectuant la moitié de leurs obligations statutaires dans la composante concernée par l’élection ; un chargé d’enseignement assurant les minima de service annuels requis ; des praticiens hospitaliers non universitaires, assurant l’encadrement d’étudiants de second et de troisième cycle d’études médicales ; puis éditer les listes de référence de cette élection à un conseil d’U.F.R. Énoncé L’élection au Conseil de l’UFR de Médecine « Xavier Bichat » (code Instance : UXB) est fixée au 21 mai 2004, la date de référence des l’édition des listes étant le 06 mai 2004. Le bureau de vote choisi pour cette élection est le 05. La composante élective correspond à l’UFR ; elle est à créer : code «CUXB», libellé «UFR Médecine Xavier Bichat». L’élection concerne 4 collèges (Professeurs et assimilés ; Autres enseignants et assimilés ; Praticiens enseignants hospitaliers non universitaires; Personnels administratifs, techniques, ouvriers et de service). Au niveau des critères d’inclusion/exclusion, la durée minimale des contrats est de 6 mois avec 1 mois d’interruption pour les enseignants, de 10 mois avec une interruption de 2 mois pour les IATOS. Election à un conseil d’U.F.R. comportant plusieurs catégories d’individus à insérer dans les listes

Exercice n°12 (suite) Énoncé (suite) Les personnes dont les noms suivent ont demandé – et obtenu l’autorisation au vu des textes – à participer à cette élection, outre les personnels enseignants et IATOS de l’UFR. Veiller à inclure ces individus ou agents dans les listes électorales – dans les collèges appropriés - (si les individus n’existent pas dans la base, veiller à les créer auparavant et noter leur n° d’individu). Contrôler dans l’édition des listes de référence la composition correcte de ces collèges. Contrôler également la liste des agents exclus de cette élection. Exercice n°12 (suite)

Solution de l ’exercice n°12 Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°12 Election à un conseil d’U.F.R. comportant plusieurs catégories d’individus à insérer dans les listes. Aller dans le menu « Gestion collective / Listes électorales / Nomenclatures nationales/locales / Mise à jour. Se positionner dans l’onglet « Instances », et contrôler la présence de l’instance « UXB – Conseil de l’UFR Xavier Bichat ». Se positionner dans l’onglet « Composantes électives », et créer la composante élective « CUXB » - « UFR Médecine Xavier Bichat » (structure concernée : code 142). Passer dans l’onglet « Bureau de vote », et vérifier la présence du bureau de vote «O5 – (libellé court : ) Huchard – (libellé long : ) CHU Xavier Bichat”. Assurer le pré-paramétrage de la nouvelle élection : date de référence et date de scrutin : respectivement 06/05 et 21/05/2004. Bureau de vote : choix du bureau de vote 05. Composante élective : choix de la composante UXB. Collèges : sélection des 4 collèges (pas de collèges “Chercheurs”). Actionner le bouton “génération du paramétrage final”. Passer dans l’écran “Chercheurs”, et rattacher les personnels de recherche (12012, 12011 et 12014) dans le collège approprié. Veiller à enregistrer. Passer ensuite dans l’écran “Individus à insérer dans les listes, et rattacher au collège des autres enseignants (n° 2) les enseignants appartenant à d’autres composantes, et effectuant la moitié de leurs obligations statutaires de référence dans l’UFR Xavier Bichat (n° 225, 433, 10010 et 11054). En appelant les autres individus à insérer, on constate qu’ils ne figurent pas dans le fichier des individus : il faut donc d’abord les créer comme individus. Passer dans le menu d’Harpège “Individu/Etat-civil”, et saisir les mentions concernant les individus à créer dans Harpège ( Mrs 12016 à 12020, selon énoncé), et veiller à noter pour chacun d’eux le numéro d’identification Harpège, qui servira à les appeler ensuite dans l’écran “Individus à insérer dans les listes”. Puis revenir dans le menu “Gestion collective / Listes électorales / Individus à insérer dans les listes”, et enregistrer M. 12016, Chargé d’enseignement, dans le collège “Autres enseignants”, puis M. 12017, M. 12018, M. 12019 et M. 12020, médecins hospitaliers, dans le collège “Praticiens hospitaliers non universitaires”. Solution de l ’exercice n°12

Solution de l ’exercice n°12 (suite) Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°12 (suite) Après enregistrement, venir dans l’écran “Paramétrage final”. Actionner le bouton “Générer les listes”. Une fois la génération des listes terminée, actionner le bouton “Choix d’édition”, et commander l’édition de la liste de référence. Donner un titre à l’édition (Election conseil UFR Médecine X. Bichat), puis paramétrer l’édition : entrer successivement le code des 4 collèges électoraux retenus : 30, 32, 230, 31. L’édition fait apparaître un total de 186 électeurs, répartis ainsi : collège Professeurs et assimilés : 59 collège Autres enseignants et assimilés : 26 collège Praticiens hospitaliers non univ. : 04 collège Personnels IATOS : 97 Vérifier la présence des personnels de recherche, et individus insérés, dans les collèges où ils ont été inscrits (les totaux mentionnés ci-dessus incluent ces électeurs). Editer enfin la liste des agents exclus : celle-ci porte sur 2 agents (un professeur en détachement, un autre IATOS en congé parental). Solution de l ’exercice n°12 (suite)