Formation Harpège MODULE DE PARAMÉTRAGE

SOMMAIRE Partie 1 • Navigation dans HARPEGE Partie 2 • Les structures Partie 3 • Les Implantations-Locaux Partie 4 • Enjeux des structures et des locaux Partie 5 • Le paramétrage du niveau de gestion des congés/contrats/carrières Partie 6 • Mise en œuvre du paramétrage Partie 7 • Les habilitations Partie 8 • Domaine Fonctions Partie 9 • Destinations des activités - LOLF et fonctions Silland Partie 10 • Module de raccordement Partie 11 • Echanges entre établissements Partie 1 • Navigation dans Harpège p. 3 Partie 2 • Les structures p. 8 Partie 3 • Les Implantations - Locaux p. 23 Partie 4 • Enjeux des structures et des locaux p. 33 Partie 5 • Le paramétrage du niveau de gestion des congés/contrats/carrières p. 47 Partie 6 • Mise en œuvre du paramétrage p. 70 Partie 7 • Les habilitations p. 83 Partie 8 • Domaines Fonctions p. 97 Partie 9 • Destination des activités LOLF et fonctions SILLANDp. 102 Partie 10 • Module de raccordement p. 106 Partie 11 • Echanges entre établissements p. 109

Partie 1 Navigation dans Harpège

Navigation dans Harpège Une ergonomie de type Windows Les icônes, touches de fonction et équivalents menu Les outils de recherche

Ergonomie de type Windows Barre de menu de contrôle Icônes de raccourci Onglet de sélection Blocs Couleurs de différenciation Utilisation de la souris, des icônes, des touches fonctions du clavier et de la barre du menu.. Boutons de raccourcis Messages d’information

Présentation des actions : par les icônes par les touches fonction quitte l’écran en cours enregistre les données saisies et/ou modifiées crée une information efface un enregistrement à l’écran passe en mode recherche (pour entrer des critères) exécute la recherche annule la recherche enregistrement précédent enregistrement suivant impression de l’écran Ctrl + q F10 F6 Maj + F4 F7 F8 Haut Bas Maj + F8 Dans le menu « Aide / Touches fonction », vous trouverez la liste de toutes les actions associées aux touches de fonction.

Les outils de recherche ... Pour ne pas confondre mode recherche et mode saisie : en mode recherche, le fond des champs est de couleur gris foncé.

Partie 2 Les Structures

Le schéma général de fonctionnement d’Harpège Comme il sera détaillé par la suite, les structures ont des impacts sur les domaines : individu, occupation / affectation, poste, et emplois.

Structures : définition 1 Structures statutaires : Elles reposent sur l'examen du code de l’éducation Livre VII, Titre I, Chapitre III (qui abroge la loi 84-52 du 26 janvier 1984) Établissement, composantes et services communs identifiés par un numéro RAMSESE (ex RNE) Autres structures définies sur décision du conseil d'administration de l'établissement en conformité avec les statuts Elles traduisent l'organisation de l'établissement.

Structures : définition 2 Structures Harpège : Ensemble d'entités hiérarchiquement organisées en arborescence à n niveaux. Racine ou niveau 1 = Établissement (structure «mère») Niveau 2 = composantes de type UFR, École, IUT, service commun (structures «filles» du niveau 1) Niveau 3 à n = autres structures de type département, laboratoire, service (structures «filles» du niveau 2) Remarque : une structure spécifique peut être créée pour le cas des agents qui sont «pour ordre» dans l’établissement au bénéfice d’un autre organisme. Dans Harpège, les structures permettent de donner une visibilité sur l’affectation des agents et la répartition des moyens

UNE ARBORESCENCE A N NIVEAUX Structures : exemple niveau 1 Établissement Services centraux Composante UFR A Composante UFR B Composante IUT niveau 2 Service du personnel Structure départ. a1 Structure labo b1 Structure labo b2 niveau 3 Structure labo a1 niveau 4 Les liens entre structures sont verticaux. Il n’existe pas de liens horizontaux. UNE ARBORESCENCE A N NIVEAUX

Impacts des structures Implantation - Locaux Individu Structure de travail (et local) (Hébergés) Contractuels Agent Fonctionnaires et assimilés Carrière Structure d’affectation (et local) Contrat Position Occupation / Affectation Structure d’attribution (B. État) Structure de localisation Poste Emploi Structure de délégation d’emploi Lien facultatif

Impacts des Structures-Implantations-Locaux Gestion collective PROMOUVABILITES ITARF STRUCTURES - IMPLANTATION - LOCAUX LISTES ELECTORALES

Liens structures / Emploi-poste Emploi : Structure de Délégation La structure destinataire de la délégation d’emploi est, en règle générale, l’établissement. Dans des cas particuliers (fléchage des emplois par la centrale), le destinataire peut être, une structure de niveau inférieur (IUT, etc.). Poste : Structure d’Attribution Le poste appartient à la structure à laquelle appartient l’emploi sur lequel il est financé. Toutefois, celle-ci a la possibilité d’attribuer ce poste à une autre structure de l’établissement. Structure de Localisation La localisation permet à la structure à laquelle le poste est attribué de préciser la structure fine à laquelle il est lié (ex.:possibilité de prêts de poste).

Liens structures / Agent Agent : Structure d’Affectation Lien pour une période entre un agent et une structure de l'établissement pour une quotité donnée. L’agent est affecté à une (ou plusieurs) structure(s). Etablissement UFR A UFR B IUT Sce commun Département A Département B Laboratoire X Laboratoire Y Service 1 Service 2 x % x % est affecté à Agent

Synthèse des liens Affectation Occupation x % x % x % x% x% Emploi Délégué à Etablissement UFR A UFR B IUT Sce commun Département A Département B Laboratoire X Laboratoire Y Service 1 Service 2 peut être attribué à finance x% x% x % x % peut être localisé dans Poste est affectée à Affectation x % occupe Agent Occupation

Définition des structures La définition des structures doit être faite en concertation avec : la direction de l’établissement les services GRH le service chargé des élections (bureaux de vote) la cellule pilotage/statistiques (construction de requêtes…)

Choix du niveau de détail des structures Structures définies à un niveau fin : Vision plus fine de la répartition des postes et de l’affectation des agents. Intervention plus lourde en cas de modifications : mettre fin aux affectations des agents, aux attributions et aux localisations des postes avant de fermer une structure… création de nouvelles habilitations. Structures définies à un niveau plus agrégé : Moins d'interventions en cas de modifications. Vision moins détaillée. *Remarque : il est conseillé, pour commencer, de déterminer des structures de niveau 2 et 3, et d’affiner plus tard.

Saisie des structures Le niveau 1, l’Établissement est saisi dans le module administration Harp_adm. On peut également insérer le logo de l’établissement (format .bmp*) qui apparaîtra sur les arrêtés produits par l’établissement. Les autres niveaux sont saisis dans la base de gestion courante (base de production). *Les formats supportés pour le logo sont : BMP, JFIF, JIF, JPG, JPEG, PICT, PCT, GIF, CALS, PCD, RAS, TIFF, TIF.

Consultation de structures Démonstration 1 Consultation de structures

Exercice 1 Saisie de structures Saisie des structures : arborescence, rattachement, lien avec les locaux. Enoncé Créer l’UFR d’Œnologie (code : UFR-O), composante rattachée à l’Université de Moulins. La création s’est faite le 01/01/1994 par Arrêté Ministériel dont la Référence est 1994-112. Le local de cette structure est le n°10. Créer le Laboratoire de fermentation, structure interne avec le code : LABFR rattachée à l’Ufr d’œnologie. La création s’est faite le 01/01/1994 sur décision du C.A. avec la Référence UFRO-2. Le local de cette structure est le n°24. Saisie de structures

Partie 3 Implantation – Adresses - Locaux

Implantation-adresse Définition : Une implantation est un groupement de locaux ; elle a une ou plusieurs adresses. Nota : Une adresse (ou plusieurs) est toujours associée à une ou plusieurs implantations. Pour garder l’unicité, on parlera donc de couple implantation-adresse. Les implantations ne sont pas forcément le recensement du patrimoine immobilier de l’établissement !!!

Exemples Implantation 1 Implantation 3 Implantation 4 Implantation 2 Un immeuble contenant un grand nombre de locaux = une implantation adresse ( Local 3 Local 1 Local 2 Implantation 3 Local 1 Local 2 Local 3 ( adresse Local 4 Local 5 Implantation 4 Implantation 2 adresse 1 adresse 2 Local 3 Local 1 Local 2 Local 4 Un ensemble d'immeubles, peu dispersés sur un même campus ayant des adresses différentes = une implantation Un ensemble d’immeubles ayant une même adresse = deux implantations, où on répartit les locaux entre elles.

Implantation-adresse Une adresse est toujours liée à une ou plusieurs implantations. Une adresse comprend 4 ensembles d'informations : Voie : Numéro, Complément éventuel de numéro (Bis, Ter, …), Type de voie, Nom de la voie Localité : nom d'un hameau, lieu-dit, commune sans bureau distributeur, … Bureau distributeur : Nom et Code postal Pays : Code, Nom et Code postal étranger Pour une élection donnée il y a au plus 1 bureau de vote par implantation A chaque bureau de vote, doit correspondre une implantation. (cf. enjeux des structures et locaux).

Illustration du principe d’unicité du bureau de vote par implantation Le recensement des élections habituellement organisées donne l’ébauche suivante pour les implantations PROJET Vérification de la validité du projet: Implant. Y Conseil d’UFR 3 : BV D Conseil d’UFR 1 : BV A Conseil d’UFR 2 : BV B Conseil Scient. : BV C et BV D (les agents de l’implant. Y vont au BV D) C.P.E : 1 seul BV pour tous: BV E Conseil Adm. : 3 BV : C, D et E CEVU : ouverture de 4 BV : A, B, D et E OK Implant. X OK services OK UFR 3 OK BV E BV D OK OK BV A BV C BV B UFR 1 UFR 2 Problème ! 2 BV pour 1 implantation ! Il faut : Soit séparer Z en deux implantations, Soit supprimer (pour cette élection) un des deux bureaux (A ou B) Implantation Z

Consultation des implantations et de leurs adresses Démonstration 2 Consultation des implantations et de leurs adresses

Créer une nouvelle implantation Exercice 2 Créer une nouvelle implantation avec deux adresses. Enoncé Créer une nouvelle implantation code 05, libellé court «Saint-Pourçain», libellé long «Saint-Pourçain sur Sioule». La date de validité est la même que celle de la date de création de l ’établissement Les adresses de cette implantation sont : 2, rue des carrières à Saint-Pourçain sur Sioule, 03150 1, passage des vignobles 03150 Saint Pourçain Sur Sioule Créer une nouvelle implantation

Locaux Définition : Un local est une pièce, une partie d’un bâtiment ou tout autre lieu pouvant être identifié de façon unique. NB: Harpège n’a pas vocation à gérer tous les locaux d’un établissement ; seuls nous intéressent ici les locaux correspondant aux lieux où exercent des individus ou des agents Les attributs des locaux sont : l'adresse interne, exemples : "Aile A, bureau 257" ou "4ème étage" ou "3ème étage, bureau 23, casier 18". l'appellation, exemples : "Salle Newton" ou "Annexe salle des colloques". les dates de début et de fin de validité. La date de début est obligatoire; elle peut correspondre à une date de création du local. La saisie des locaux de structure est obligatoire avant toute création de structure.

Lier les locaux à une implantation Local 1 Local 2 Local 3 ( adresse Local 4 Local 5 Implantation 4 Chaque local est rattaché à un couple unique implantation-adresse. A chaque couple implantation-adresse correspondent un ou plusieurs locaux.

Consultation des locaux de chaque implantation Démonstration 3 Consultation des locaux de chaque implantation

Partie 4 Enjeux des structures et des locaux

Mise en œuvre des locaux Association des locaux à une structure : Pour chaque structure, il doit exister obligatoirement au moins un local. Si la structure possède plusieurs locaux, l’un d’entre eux doit être défini comme local principal. L’adresse de ce local principal est l’adresse administrative de la structure. On ne peut lier un agent à un local que s’il a une affectation. Il faut saisir au moins un local à une structure pour permettre l’affectation d’un agent dans cette structure.

Mise en œuvre des locaux Association des locaux à une structure (suite) : Pour chaque structure on peut rattacher un ou plusieurs local(aux) de travail. On peut rattacher à une structure des locaux qui dépendent d’implantations différentes Possibilité de lier une structure à plusieurs implantations. ex : Pour une UFR d’Anglais, le local principal sera situé sur l’implantation X, et d’autres locaux sur l’implantation Y. Un même local peut être associé à plusieurs structures. ex : le local 1 peut être utilisé par l’UFR d’Anglais et l’UFR de Sciences.

Mise en œuvre des locaux Exemple : deux structures différentes utilisent des mêmes locaux sur une implantation : Structure UFR01 UFR Sciences économiques Implantation 1 - Toulouse Implantation 2 - Rodez Local I Local A Local D Local E Local C Local H Local principal de la structure Sciences économiques Local G Local principal de la structure Mathématiques Structure UFR02 UFR Mathématiques Utilisation d’un local par une structure

Consultation des locaux pour chaque structure Démonstration 4 Consultation des locaux pour chaque structure

Créer un nouveau local de travail et ses impacts sur les affectations Exercice 3 Créer un nouveau local de travail et ses impacts sur les affectations Créer un nouveau local de travail, Associer ce local à une structure, Enoncé Créer un nouveau local sur l’implantation «Vichy» (code 04) : Adresse interne : Bâtiment Necker - 4è étage Appellation : Droit des affaires Ce local existe depuis le 01/01/1999. Ce local de travail doit pouvoir être utilisé par les agents affectés dans l ’UFR de Droit à partir du 01/01/1999. Associer ce nouveau local à cette structure.

Mise en œuvre des locaux Local de travail d’un individu ou d’un agent : Chaque individu hébergé dans une structure peut être rattaché à un local de travail lié à cette structure. Chaque agent affecté dans une structure peut être rattaché à un local de travail lié à cette structure. L’association d’un local à un agent (ou individu) comporte une date de début et de fin. Ces dates doivent être cohérentes: d’une part avec les dates de début et de fin d’affectation (ou de rattachement) à la structure, d’autre part avec les dates de début et de fin du lien entre le local et la structure

Mise en œuvre des locaux Local de travail d’un individu ou d’un agent (suite) : Dans tous les traitements, si un agent n’est rattaché à aucun local, alors, c’est le local principal de la structure d’affectation qui est pris par défaut comme local de travail pour cet agent. Structure d’affectation Local de travail Local principal de la structure Par défaut

Impacts des Structures et Implantations-Locaux : Gestion collective STRUCTURES (définition par les politiques) PROMOUVABILITES ITARF C’est le responsable de la structure d’affectation d’un agent ITARF qui pourra être habilité à donner son avis, à formuler le cas échéant des propositions de promotion et à rédiger le rapport sur l’agent STRUCTURES - IMPLANTATION - LOCAUX LISTES ELECTORALES Les liens Structure-Implantation-Local permettent qu’un agent (ou un individu hébergé) puisse voter dans le bureau de vote ouvert pour une élection donnée le plus proche du local où il travaille.

Impacts des Implantations-Locaux sur Listes Electorales Rattachement des électeurs à un bureau de vote : Le bureau de vote dans lequel un électeur doit voter est celui de l’implantation sur laquelle est situé son local de travail. Structure d’affectation UFR Sciences économiques Implantation 1 - Toulouse Implantation 2 - Rodez Local principal de la structure Sciences Eco. est affecté Local de travail de l’agent travaille Local du Bureau de vote Rodez Local du Bureau de vote Toulouse vote Agent

Impacts des Implantations-Locaux sur Listes Electorales Rattachement des électeurs à un bureau de vote : Les électeurs qui n’ont pas de local de travail iront voter, par défaut, au bureau de vote rattaché à l’implantation du local principal de leur structure. Exemple : UFR Sciences économiques Implantation 1 - Toulouse Local principal de la structure est affecté Local Bureau de vote 1 pas de local de travail saisi dans Harpège pour cet agent Agent vote

Impact des structures sur les éditions Liste des éditions d’HARPEGE qui contiennent les structures comme paramètre de sélection : Etiquettes Adresses personnelles Etiquettes Adresses administratives Liste des n° INSEE provisoires Liste des fonctionnaires ou assimilés par âge Liste par position Liste par population Fin de contrat de travail Type de contrat de travail Arrêté fin de contrat (FP) Ind. exerçant une fonction dans une instance Ind. exerçant une fonction d’expertise Fiches d’activité Occupation des postes par les agents Fiche de note ITARF Liste des Bonifications indiciaires Fichier relance position Liste des échéances des positions Fichiers des relances temps partiel  Potentiel Budget Etat Potentiel Budget propre Occupation des postes Occupation-Affectation des postes Historique Localisation Historique occupation-affectation Modalités et congés Promouvabilités ITARF Listes Electorales

Impact des structures sur les éditions Démonstration 5 Impact des structures sur les éditions

Lien avec les habilitations Selon les habilitations données aux gestionnaires, ceux-ci pourront avoir accès ou non aux données et traitements relatifs dans les structures. Exemple : un gestionnaire de composante sera habilité aux données qui correspondent aux personnes et aux moyens qu’il gère pour sa structure.

Partie 5 Le paramétrage du niveau de gestion des congés/contrats/carrières

Le paramétrage du niveau de gestion des congés

Philosophie de l’outil de gestion des congés Selon le type de population et le type de congé, la gestion relève : soit du niveau du ministère, soit du niveau du rectorat, soit du niveau de l’établissement. En conséquence, Harpège offre l’alternative entre deux modes de traitement, selon le niveau de compétence de l’acte de gestion : actes relevant du niveau académique ou national : Harpège permet la simple saisie des données relatives à chacun de ces actes sur la base des informations qui figurent sur un arrêté pré-existant et dont le gestionnaire a connaissance. actes déconcentrés au chef d’établissement : Harpège permet la production de l’arrêté soit parce que le chef de l’établissement est compétent ès qualités, soit parce qu’il a reçu une délégation de pouvoir ou de signature de l’autorité compétente. N.B. : Déconcentré s’entend ici au sens de « déconcentré au niveau de l’établissement ».

Le paramétrage des congés Pour chaque type de congé, le paramétrage concerne deux points : A : Le niveau de gestion du congé en fonction du type de contrat ou du type de pop. B : Le paramétrage des visas saisie des visas association des visas aux différents congés et types de contrats ou de population

A : le niveau de gestion des congés En fonction du niveau de gestion du congé, l’arrêté de congé est : produit et visé en dehors de l’établissement acte non déconcentré réglementairement ou, non délégation de signature par le recteur produit par l’établissement et : visé en dehors de l’établissement (par le recteur). visé dans l’établissement (par le président ou le délégataire de signature) acte déconcentré réglementairement ou, délégation de signature du recteur

Modification du paramétrage du niveau de gestion La valeur par défaut du paramétrage modifiable est : « Signature non déléguée à l’établissement sans production de projet  » MAIS L’établissement peut modifier le paramétrage en : « Signature déléguée à l’établissement » « Signature non déléguée à l’établissement avec production d’un projet » N.B. + Ces modifications de paramétrage sont faites sous la responsabilité de l’établissement ; seule une personne dûment habilitée doit pouvoir y procéder. + Ces choix de paramétrage ne peuvent être faits qu’en fonction : * des délégations de signature en vigueur, * des accords passés avec le Recteur vous permettant d’adresser à ses services un projet d’arrêté qui, après vérification et signature par le Recteur, vous est retourné. Rappel réglementaire : les délégations de signature sont des actes de caractère personnel : elles doivent en conséquence être renouvelées à chaque changement de titulaire des fonctions du délégant ou délégataire (Cf. circulaire n° 83-121 du 9 mars 1983).

Conséquences du paramétrage du niveau de gestion Valeur du paramétrage Lieu de gestion de l’arrêté Production ou non de l’arrêté et en - tête Non déconcentré réglementairement Arrêté produit et visé en dehors de l’étab. Pas de production d’arrêté Paramétrage non modifiable Déconcentré dans l’établissement Production d’un arrêté avec en au nom du président de l’université ou du Directeur Signature non déléguée sans production d’un projet d’arrêté Avec Arrêté produit mais visé en dehors au nom du Recteur Signature déléguée à l’établissement au nom du Recteur Le paramétrage non modifiable concerne les congés pour lesquels les textes réglementaires précisent qu’ils sont : - déconcentrés sur l’établissement - non déconcentrés sur l’établissement

Présentation des écrans de paramétrage du niveau de gestion Démonstration 6 Présentation des écrans de paramétrage du niveau de gestion

Démonstration 7 Production d’un arrêté relatif à un congé n’ayant pas fait l’objet d’une délégation de signature

Démonstration 8 Modification de la valeur par défaut du paramétrage et impacts sur l’écran de congés

B : Le paramétrage des visas Il existe deux types de visas pour un acte donné : les visas réglementaires (rappelant des textes de base) Ces visas sont livrés dans Harpège Ils ne sont pas modifiables les visas locaux (propres à l’établissement) Ces visas ne sont pas livrés dans Harpège : il faut les créer Ils sont bien sûr modifiables Exemples : Arrêté de délégation de signature du recteur au chef d’établissement ; Arrêté de délégation de signature du chef d’établissement à un fonctionnaire de catégorie A Un visa (réglementaire ou local) peut être : - générique (= commun à tous les types de pop. ou à tous les types de contrats) Les COM et CMNT ne comportent aucun visa générique, à cause assimilés fonct. - spécifique (= particulier à chaque type de population ou type de contrat) Il n’est pas possible d’associer un visa local à un arrêté de congé, modalité de service, contrat, pour un type de population ou un type de contrat pour lequel la production d’arrêté n’est pas autorisée. Les dates de validité des visas sont importantes : elles déterminent l’applicabilité du visa à un arrêté en fonction de la date de l’arrêté, et la date de début de validité détermine également l’ordre d’affichage des visas sur l’arrêté.

Présentation des écrans de paramétrage des visas Démonstration 9 Présentation des écrans de paramétrage des visas

Modifier le paramétrage des visas Pour ajouter un visa local sur des arrêtés, Aller dans le menu Nomenclatures et : - Saisir un libellé de visa local dans le tableau des visas locaux d’arrêtés de congés, - Puis selon le congé, associer à ce visa local tous les types de population et / ou tous les types de contrat (visas génériques) à partir d’une liste de valeurs ou bien associer à ce visa local un type de population ou un type de contrat déterminé (visas spécifiques) à partir d’une liste de valeurs.

Démonstration 10 Modification du paramétrage des visas et impacts sur l’édition d’un arrêté

Le paramétrage du niveau de gestion des contrats et des carrières

Gestion des contrats et carrières Comme on l’a vu pour les congés, le mouvement actuel de déconcentration des actes de gestion transfère vers le chef d’établissement : la conclusion de certains contrats, certains actes ayant trait à la carrière des agents. Il faut distinguer deux modes de traitement, selon que l’acte de gestion : est déconcentré au chef d’établissement Il est possible de produire un document (contrat ou arrêté) Mais la saisie simple (en historique) reste possible relève du niveau académique (recteur) ou national (ministre). Seule la simple saisie des informations est possible

Le paramétrage des contrats / carrières Le paramétrage concerne deux points : A : Le niveau de gestion en fonction du type de contrat ou du type de pop. B : Le paramétrage des visas saisie des visas association des visas aux différents types de contrats ou de population

A : le niveau de gestion Le niveau de gestion des contrats et carrières est livré en standard dans l’application et n’est pas modifiable : Pour les contrats Seuls les contrats déconcentrés vers le chef d’établissement apparaissent dans la liste avec la valeur « compétence établissement » (non modifiable) Concerne actuellement (seuls modèles de contrats existant dans Harpège): les ALER, ATER, Moniteurs, Lecteurs, MLE Pour la gestion des carrières Seuls les actes déconcentrés vers le chef d’établissement apparaissent dans la liste, avec la valeur « compétence établissement » (non modifiable) figurant en regard des corps concernés Concerne actuellement (seuls modèles d’arrêtés existant dans Harpège) : l’avancement d’échelon et le classement des personnels techniques de Recherche et Formation de catégorie C (ASTRF, AGT, ADT) les différentes formes de recrutement des ASTRF

B : Le paramétrage des visas Rappel : il existe deux types de visas pour un acte donné : les visas réglementaires (rappelant des textes de base) Ces visas sont livrés dans Harpège Ils ne sont pas modifiables les visas locaux (propres à l’établissement) Ces visas ne sont pas livrés dans Harpège : il faut les créer Ils sont bien sûr modifiables exemple : délégation de signature du Président au SG Un visa (réglementaire ou local) peut être : générique (= commun à tous les types de pop. ou à tous les types de contrats) spécifique (= particulier à chaque type de population/corps ou type de contrat)

Les visas des contrats Visa générique Visa spécifique Réglementaire Il n’y a pas de visa générique qui soit valable pour tous les types de contrats. Local Il est possible de définir un visa local valable pour tous les types de contrats (avec production d’arrêté). Visa spécifique Pour chaque type de contrat, il existe un certain nombre de visas spécifiques réglementaires (non modifiables). Il est possible d’ajouter des visas spécifiques locaux.

Les visas des actes de gestion des carrières Visa générique par population Réglementaire Il y a des visas génériques qui sont valables pour tous les corps appartenant à un type de population donné. Local Il est possible de définir un visa local valable pour tous les corps d’un type de population donné (avec production d’arrêté). Visa spécifique par population / corps Pour chaque corps à l’intérieur d’un type de population, il existe un certain nombre de visas spécifiques réglementaires (non modifiables). Il est possible d’ajouter des visas spécifiques locaux.

Présentation des écrans de paramétrage des contrats Démonstration 11 Présentation des écrans de paramétrage des contrats

Présentation des écrans de paramétrage des carrières Démonstration 12 Présentation des écrans de paramétrage des carrières

Partie 6 Mise en œuvre du paramétrage

Les 7 éléments du paramétrage La saisie du paramétrage d’Harpège est constituée de 7 éléments qui doivent être traités dans l’ordre suivant : 1) Paramétrage de l’établissement (structure mère) 2) Création des utilisateurs 3) Saisie des profils d’habilitations 4) Initialisation des nomenclatures locales 5) Création des implantations / locaux 6) Saisie des autres structures 7) Paramétrage (niveau de gestion – visas) des congés, contrats et carrières Administration Harpège Harpège

1) Paramétrage de l’établissement Le paramétrage du niveau 1, l’établissement se fait à partir d’Harp_adm, module d’administration. Il consiste : à renseigner le premier niveau 1 de l’arborescence des structures (structure mère), à renseigner le pays de référence de l’application, à positionner un indicateur donnant ou interdisant l’accès à la zone « N° rectoral » dans les postes de budget Etat, à indiquer le chemin d’accès et le nom de fichier du logo de l’établissement (format .bmp) que vous voulez intégrer aux arrêtés de congé. Niveau 1 Etablissement Services Composante Composante Composante Niveau 2 centraux UFR A UFR B IUT Service du Présidence Structure Structure Structure Niveau 3 personnel département A1 Labo B1 Labo B2 Structure Niveau 4 Labo A1

2) Création des utilisateurs Seul l’utilisateur HARP_ADM peut créer les utilisateurs Témoin permettant d’habiliter l’utilisateur à accéder aux options de saisie des profils Tablespace de l’utilisateur = utilisé pour la création d ’objet Profil de l’utilisateur = DEFAULT --> profil de limitation system livré par Oracle. Ex : nb de connexions concurrentes, tps d’inactivité maximum avant déconnexion (profil illimité). Tablespace temporaire = utilisé pour les tris Permet l’accès à la base par une connexion sous SQLPLUS ou BO par exemple Un compte ORACLE associé à l ’utilisateur est créé.

3) Saisie des profils d’habilitations Désigner les différents profils d’utilisateurs et leur attribuer des profils données et des profils traitements

4) Initialisation des nomenclatures locales La saisie des nomenclatures locales se fait à partir de la base de gestion courante. tables concernées : organismes de mission organismes de rattachement années universitaires - livrée – recherche téléphones fonctions (instances, fonctions électives et nominatives, responsabilités structurelles) destinations des activités – LOLF fonctions Silland possibilité de compléter ou de migrer ces tables Les organismes de rattachement sont utilisés lors de la saisie de la structure de travail d’un individu mis à disposition dans l’établissement.

5) Création des Implantations / locaux La saisie des implantations et des locaux se fait à partir de la base de gestion courante. Définir les implantations en fonction de critères géographiques et de la carte des bureaux de vote existants. Saisir les couples implantations-adresses. Saisir les locaux associés à chaque implantation-adresse. Attention à la cohérence des informations saisies, si plusieurs personnes sont habilitées ! (ex : locaux répartis dans plusieurs UFR)

6) Paramétrage des autres structures Le paramétrage des autres niveaux de structures de l’établissement se fait à partir de la base de gestion courante. Saisir : un nom un code sur 5 caractères le lien d'une structure à une autre : structure de rattachement un statut juridique une identification : RNE, SIRET, zone de résidence une décision : type référence dates de création, d'ouverture, de fermeture des références externes (vers les structures de NABUCO...) : codes établissement, composante, centre de responsabilité

Structures : codification Chaque structure a un code, identifiable par 5 caractères. Le choix de la codification des structures peut parfois faciliter le tri et l’extraction des données, si on veut donner un sens à chacun des caractères. Exemple : UL210 Service de Scolarité administrative de l’UFR de Langues Caractère 1:  Niveau 1, une lettre pour l'Université Caractère 2 : Niveau 2, une lettre pour la Composante Caractère 3 : Niveau 3, un chiffre pour le type de Service Caractère 4 : Niveau 4, un chiffre pour le sous Sous-service Caractère 5 : etc... Dans cet exemple et avec cette codification, on peut extraire par le biais des éditions, tous les agents qui se trouvent dans des structures de scolarité administrative, toutes UFR confondues : il suffit de repérer les structures qui ont un code comportant _ _ 2 1 _ , c'est à dire le chiffre 2 en position 3 et le chiffre 1 en position 4, et de paramétrer l’édition avec les opérateurs de recherche. On peut également utiliser la codification NABUCO si cela a un sens pour l’établissement, mais en l’adaptant à la gestion des personnels dans le cas des structures fines.

Structures : modifications possibles La modification des structures : est limitée aux corrections d'erreurs sur le Nom : seulement en cas de correction d'orthographe sur les dates (seulement en cas d'erreur de saisie) ; au préalable vérifier, avant toute modification, la cohérence des périodes de liens structures / locaux postes / structures (d’attribution ou de localisation) individus / structures (de travail) agents / structures (d’affectation) Remarque : il est important de respecter ces règles pour garder un historique cohérent.

7) Paramétrage des niveaux de gestion et des visas Le paramétrage se fait à partir de la base de gestion courante. Pour les CONGES : pour chaque congé, lister les différents type de population et types de contrats avec leur niveau de gestion associé.

Paramétrage des niveaux de gestion et des visas (suite) Pour les CONTRATS : pour chaque type de contrat, vérifier le niveau de gestion et associer éventuellement des visas locaux.

Paramétrage des niveaux de gestion et des visas (suite et fin) Pour les CARRIERES : pour chaque acte de gestion des éléments de carrière, vérifier la liste des corps concernés et le niveau de gestion ; associer éventuellement des visas locaux.

Partie 7 Les Habilitations

Le schéma général de fonctionnement des habilitations d’Harpège Habilitation = droit d’accès d’un utilisateur qui a un profil données associé à un profil traitements profil traitements individu profil données Personnel emploi-poste structure Gestion collective pilotage types de population profil utilisateur structures nomenclatures types de contrat outils

Concepts de profils : profil données Le profil données se définit à partir Des structures Des types de population Des types de contrat. Un utilisateur sera habilité à tel(s) type(s )de population et/ou à tel(s) type(s) de contrat pour une ou plusieurs structures. Si un type de population fait partie d’un profil données, alors ce profil données inclut les postes créés à partir d’emplois délégués destinés à ce type de population. Ex. : un profil données avec le type de population ITARF permettra de voir les postes issus d’emplois délégués destinés à être occupés par des ITARF.

Habilitations - Profil données Le profil données limite l’accès aux données, il se décompose en trois parties. Agents avec carrière Emplois/Postes Occupation/affectation Type de population/ Structure Habilitations sur les données Type de contrat/ Structure Agents avec contrat Emplois/Postes Occupation/affectation Structure de travail Individus hébergés Postes rattachés Postes localisés

Habilitations - Profil données Ces 3 parties du profil données correspondent aux onglets : - Profil Carrière - Profil Contrat - Profil Structure de Travail Ces 3 premiers onglets du profil « données » permettent de restreindre le champ d’action d’un gestionnaire vis-à-vis des agents et des postes en s’appuyant sur des critères de type de population, de type de contrat et de structure.

L’habilitation « Vie institutionnelle » Introduction d’une dimension institutionnelle (V1.10.3) Le 4ième onglet « Vie institutionnelle » permet de limiter l’accès à certains modules dont le point d’entrée serait la structure. Cette dimension de l’habilitation profil données a été conçue pour les modules fonctions et listes électorales. Elle est destinée à permettre la gestion des informations apparaissant dans ces écrans, et impacte les éditions associées. L’accès à une structure mère donne aussi accès à l’ensemble des structures rattachées à cette structure mère : il n’est pas obligatoire d’ajouter une ligne pour chaque structure fille dans le profil.

L’habilitation « Vie institutionnelle » L’utilisation de cette dimension du profil données peut-être utile dans le cas d’établissements ayant une gestion décentralisée de leurs listes électorales. Il donne l’autorisation d’accès à une ou plusieurs structures : - pour les écrans pour lesquels le point d’entrée est l’instance, seules les instances rattachées à une structure définie dans le profil « Vie institutionnelle » seront visibles. De même dans l’écran « Responsabilités structurelles », c’est l’habilitation structure du profil « Vie institutionnelle » qui est appliquée. La saisie de cet écran est obligatoire au cours du paramétrage de l’application. 

L’habilitation « Vie institutionnelle » Impacts dans l’application du profil données « Vie institutionnelle » : Ecrans Structures : la consultation reste possible pour toutes les structures, mais la modification est interdite pour les structures non habilités Ecrans et éditions « listes électorales » : dans les différents outils de ce module pour lesquels le point d’entrée est l’instance, l’habilitation structure définie par ce profil est exploitée pour restreindre l’accès aux données Vie institutionnelle : Fonctions relevant d’une instance Individu : pour l’édition « individu exerçant une fonction dans une instance », les informations apparaissant dans cette édition tiennent compte de ce profil défini pour le gestionnaire lançant cette édition Nomenclature établissement : paramétrage et nomenclature fonctions Responsabilités structurelles : les informations présentées doivent tenir compte de ce profil. Impacte les écrans dont le point d’entrée serait la structure

Concepts de profils : profil traitement Le profil traitement se définit à partir des items des menus : Habilitation globale : pas de restriction ; tous les items des menus ; Habilitation partielle : une sélection d’items dans le menu. Ex :Menu Emploi-poste Chacun des traitements est associé à l’un des droits d'accès suivants : mise à jour (création, modification, suppression) consultation non habilité (pas de visibilité) Ecran individu : l’état civil est affiché quelle que soit l’habilitation de l’utilisateur, les autres informations de l’écran sont visibles ou non en fonction de l’habilitation. Ecran agent : les informations de l’onglet Agent sont affichées quelle que soit l’habilitation de l’utilisateur. Les autres informations de l’écran sont visibles ou non en fonction de l’habilitation.

Habilitations - Profil traitements Le profil traitements limite l’accès aux menus. Exemple : Menu 1 : Individu Habilitation : mise à jour Habilitations sur les traitements Menu 2 : Personnel Habilitation : lecture Item 1 : Lecture Item 2 : Aucune Item 3 : Mise à jour … Menu 3 : Emploi-poste Habilitation : Aucune Menu invisible Tous les items sont invisibles …

Exemple de profil L'utilisateur Durand gère les personnels ASU et ITARF des UFR A, B et C. Pour ces UFR, et donc aussi pour leurs structures « filles » : il a tous les droits sur INDIVIDU, PERSONNEL. il accède en consultation à EMPLOI - POSTE il accède en écriture à OCCUPATION - AFFECTATION En conséquence : il ne verra, dans Individu, aucun individu ou agent lié à l’UFR D (sauf l’état civil) ; il ne verra pas les enseignants affectés dans les UFR A, B ou C ; il pourra consulter un poste ITARF attribué à l'UFR A même s’il est localisé dans l'UFR D (ou attribué à l'UFR D mais localisé dans l'UFR A) ; il ne verra pas un poste ITARF attribué à l'UFR D et localisé dans l'UFR D il pourra saisir l'occupation d'un poste ITARF par un contractuel affecté à l'UFR A, mais pas celle d’un contractuel affecté à l’UFR D. N.B. Dans les modules de gestion collective, certains traitements ne sont associés à aucune donnée.

Exemple de profil utilisateur Durand UFR A UFR B UFR C dept A labo A A chaque utilisateur est associé un et un seul couple profil données / profil traitements dept A labo A type population ASU et ITARF type contrat ATER individu personnel profil données y droits emploi-poste structures utilisateur Durand profil traitements z Gestion collective Légende profil traitement : noir= menu habilité; bleu= consultation seule; rouge= non habilité

Création d’un utilisateur et d’un profil Démonstration 13 Création d’un utilisateur et d’un profil

Créer de nouveaux utilisateurs Exercice 4 Créer de nouveaux utilisateurs Créer de nouveaux utilisateurs. Enoncé Créer un utilisateur et lui autoriser seulement la gestion des congés des Enseignants-Chercheurs titulaires (y compris les stagiaires). Créer un autre utilisateur et lui autoriser tous les traitements en mise à jour sauf le menu gestion collective en lecture seule. Cet utilisateur gère les personnels ITARF et les contractuels sur Contrat d’accompagnement dans l’emploi, Contrat d’avenir et Emploi Jeune.

Partie 8 Domaine Fonctions

Domaine « Fonctions » Harpège gère trois types de fonctions : Les responsabilités structurelles = charges administratives d’une structure ou missions se rapportant au fonctionnement de l’établissement. Elles sont recensées pour les personnes ayant une activité au sein de l’établissement, Les fonctions nominatives et électives : elles sont recensées pour les personnes ayant une activité au sein d’une instance, dans ou hors établissement (assesseur, vice-Président, personnalité extérieure, Conseiller d’établissement) : Les fonctions relevant d’une instance Les fonctions d’expertise, de conseil et autres, Les fonctions professionnelles (fiches de poste et fiches d’activités).

Domaine « Fonctions » Les impacts sur le paramétrage Les habilitations Cet outil n’a pas forcément vocation à être accessible à un grand nombre d’utilisateurs. Il faudra ensuite définir le moment opportun pour rendre l’outil accessible ; il sera alors impératif de définir précisément les habilitations (mode saisie, mode consultation seul, aucun accès), ainsi que le mode de validation des informations saisies. Vous serez sans doute amenés à créer de nouveaux profils et utilisateurs HARPEGE.

Domaine « Fonctions » Les impacts sur le paramétrage (suite) Les nomenclatures Les nomenclatures livrées concernent les responsabilités structurelles et les fonctions nominatives et électives. Les fonctions les plus courantes dans les établissements figureront en partie dans la nomenclature livrée, mais cette nomenclature peut être complétée par l’établissement selon ses besoins. Rappel : Seules les fonctions strictement définies par les textes qui ouvrent droit à une prime d’administration et/ou une décharge statutaire de service ne pourront pas être modifiées.

Domaine « Fonctions » Les impacts sur le paramétrage (suite) Les nomenclatures Les nomenclatures livrées concernent les responsabilités structurelles et les fonctions nominatives et électives. Avant de compléter les nomenclatures livrées, faire un état des lieux de ce qui existe dans votre établissement, par rapport à ce que propose HARPEGE, afin d’éviter les redondances Si nécessaire, procéder à une étude interne afin d’harmoniser ces nomenclatures dans l’établissement (entre les composantes) Faire valider le schéma retenu.

Partie 9 Destinations des activités – LOLF et Fonctions Silland

Les destinations des activités La nomenclature LOLF existe à 3 niveaux distincts : Les destinations correspondant à une nomenclature exclusivement nationale. Les sous destinations correspondant à une nomenclature nationale et locale pour chaque établissement. Les détails de sous destinations correspondant exclusivement à une nomenclature locale. Tout ce qui concerne la nomenclature Nationale LOLF pourra seulement être consulté ; il sera possible de créer des liens avec la nomenclature Silland existante. L’utilisateur pourra par contre créer, modifier et supprimer la nomenclature locale LOLF tout en ayant la possibilité de pouvoir créer des liens avec la nomenclature Silland existante. Il n’est pas possible de créer des destinations contrairement aux sous destinations et aux détails de sous destination. Les codes des Destinations, sous destinations et détails de sous destination sont au format alphanumérique sur 5 positions afin d’être en cohérence avec les nomenclatures NABuCo. Les codes et libellés des destinations et sous destinations nationales sont mis à jour par les patchs nomenclature livrés par l’AMUE.

Fonctions Silland La nomenclature des fonctions Silland permet de décrire l’activité des agents. La nomenclature Silland existe à 2 niveaux distincts : Les fonctions correspondant à une nomenclature exclusivement nationale. Les sous fonctions qui correspondent exclusivement à une nomenclature locale. La modification des fonctions Silland n’est pas autorisée. Seule la nomenclature locale est modifiable, c’est-à-dire les sous fonctions Silland. Ces items sont accessibles selon le « Profil données » attribué dans le module d’habilitation. La période de validité de la fonction Silland doit englober la période d’activité décrite au niveau de la destination d’activité.

Editions de contrôle Le menu Nomenclatures/Editions permet l’édition de listes de contrôle de données saisies dans les nomenclatures de destination des activités LOLF et fontions Silland : L’édition « Destinations » liste des destinations, sous destinations et détails de sous destinations, L’édition « Fonctions Silland » liste des fonctions Silland et les sous fonctions.

Partie 10 Module de raccordement

Module de raccordement Harpège n’a pas vocation à répondre à tous les besoins spécifiques des établissements. En conséquence, l’application offre des points d’entrée à des outils (écrans ou éditions) développés localement. Les outils développés au niveau local doivent être d’abord déclarés dans Harpège, puis ils peuvent être associés à des habilitations. Ils apparaissent alors dans le menu « autres traitements ». Le menu “autres traitements” est un point d’entrée dans Harpège pour accéder à une ou des applications spécifiques de l’établissement (écrans, éditions, outils divers). Ces traitements relèvent de la responsabilité de l’établissement et c'est en général le service informatique qui place les programmes locaux dans les menus "Autres Traitements".

Module de raccordement (suite) DECLARATION Dans le module d’administration, l’écran « déclaration » permet le raccordement dans l’application HARPEGE de modules spécifiques (écrans, éditions, outils divers). HABILITATION Une fois les traitements personnalisés enregistrés, l’écran « habilitations » va permettre de les associer à un ou plusieurs des profils traitements définis. Ces nouveaux traitements doivent être déclarés par l’administrateur dans le module d’administration Harpège. Ils seront ensuite associés à un ou plusieurs des “ profils traitements ” pré-existants. Les habilitations aux données, ne peuvent évidemment pas être prises en charge par l’interface Harpège ; elle doivent être analysées en fonction des outils que l’établissement souhaite connecter.

Partie 11 Echanges entre établissements

Echanges entre établissements HARPEGE simplifie le traitement des dossiers dans le cadre des mutations de personnel : Un outil de transfert du dossier d’un agent d’un établissement à un autre (état civil, adresses, situation familiale, références bancaires, carrière, positions, contrats…) est intégré à l’application. Ce transfert nécessite la mise en place d’une cryptographie afin de protéger la confidentialité des informations. Cette cryptographie relève de la responsabilité de chaque établissement émetteur et plus particulièrement du service informatique. Exceptionnellement et uniquement pour les postes devant utiliser le module d’échange de dossier d’un agent d’un établissement à un autre, il faut configurer les postes pour que le transfert fonctionne correctement (à voir avec le service informatique).