Prendre le virage des technologies de l’information et des communications sans déraper 3ème partie: Risques / Enjeux Présentation de Nathalie Caccamo 28 octobre 2009

Risques liés au projet Marché non démontré (public cible…) Rapport de dépendance par rapport aux fournisseurs Changement de modèle de fonctionnement interne Rapport de dépendance par rapport aux fournisseurs : Personnel collaborateurs… Prestataires : conseils, accompagnements, marketing, informatique, développement, graphisme, formation, commercialisation… Concepteur / Réalisateur Connections Internet, (Télécommunication) Serveur d’hébergement du système Intermédiaires… Changement de modèle de fonctionnement interne Structuration des communications (normes et relations) Processus de gestion des ressources et des tâches

Risques liés aux changements Innovation technique sans innovation organisationnelle = 0 Les technologies changent plus rapidement que l’humain Défi à relever L’adoption du Système d’Information par les utilisateurs.

Risques liés à l’organisation Communication Langages utilisés Compréhension entre les différents acteurs (DG, informaticien, designer, hébergeur…) Définition des termes employés Ressources humaines Acteurs internes du projet à l’écart Niveau d’information insuffisant sur le projet Avancer ans le projet sur la base de processus «théorique» Ne pas partir des situations de travail réelles des utilisateurs Communication Langages utilisés en fonction des contextes sociaux professionnels Manque de compréhension entre les différents acteurs (chef d’entreprise, ou DG, informaticien, designer, hébergeur…) Manque de précision sur la définition des termes employés Ressources humaines Tenir les acteurs internes du projet à l’écart, ne pas leur donner un niveau d’information suffisant sur le projet et générer ainsi de la crainte ou de la méfiance ; Considérer les groupes de travail utilisateurs, s’ils existent, comme des lieux de validation et non de construction. Ne pas partir des situations de travail réelles des utilisateurs et avancer dans le projet sur la base de processus «théorique» ;

Risques liés aux technologies Construire une structure projet trop complexe et inopérante, mobilisant trop de monde, trop longtemps et inversement. Risques de saturation et d’obsolescence rapide du SI, de fonctionnalités figées, de ne pas pouvoir faire communiquer le système implanté avec les applications futures… Se concentrer sur les seules dimensions techniques

Risques / Enjeux organisationnels (comportements et usages) Définition des besoins Accompagnement du changement. Implication des utilisateurs insuffisante Appropriation limitée de l’outil par certains salariés Manque de soutien de la part de la direction. Responsabilités portées par une seule personne Niveau de connaissance technologique préalable faible Investissement par imitation de la concurrence

Risques / Enjeux organisationnels (comportements et usages) (2) Cahier des charges imprécis ou modifié en cours de route Recherche d’une solution technique «un outil» pour résoudre un problème organisationnel Réduire la démarche prospective en ne prenant pas en compte la capacité d’évolution du SI au regard de l’évolution possible de l’activité de l’entreprise Manque de règles de travail claires entre MOA et MOE …

Réduire les risques Dégradation des conditions de travail et du climat social Dérives des coûts si le périmètre de l’investissement a été mal défini Dérives de calendrier si les ressources internes et externes à mobiliser sont sous-estimées Rejet du projet en cas de faible prise en compte des intérêts des parties prenantes.

Quels sont effets attendus ? Efficacité économique En matière de productivité, de délais, de qualité de service au client, de traçabilité. Efficacité sociale Amélioration des conditions de réalisation du travail et des relations de travail.

Penser à … 1 Réaliser une étude d’opportunité 2 Vérifier la faisabilité du projet 3 Mettre en place une structure projet participative 4 Définir les besoins Organisationnels, fonctionnels et techniques 5 Utiliser l’analyse des processus 6 Rédiger le cahier des charges fonctionnel et technique 7 Construire le partenariat prestataire/client 8 Paramétrer, tester le nouveau système 9 Migrer les données et gérer le changement 10 Former les utilisateurs Source : Édition anact

Aide mémoire QQOQCCP outil de management de la qualité Lettre Question Exemples Q Qui, Avec qui... Responsable, acteur, sujet... Q Quoi, Avec quoi... Outil, objet, résultat... O Où Lieu, service... Q Quand, tous les quand... Date, périodicité, durée... C Comment, procédé... Procédure, technique, action... C Combien Quantités, budget... P Pourquoi Justification, raison d'être 11

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