BPR de l’Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire Balanced Scorecard Etat des lieux 27-06-2007

BSC Comité Consultatif AFSCA Contenu 1 Qu’est-ce qu’un balanced scorecard? 2 Comment un balanced scorecard est-il développé et utilisé? 3 Etat des lieux scorecard AFSCA? BSC Comité Consultatif AFSCA 27/06/2007

Qu’est-ce qu’un balanced scorecard? (1/2) Le balanced scorecard est un outil ayant pour objectif de traduire la mission et la stratégie d’une organisation en indicateurs et initiatives concrets mesurables, pour ensuite les suivre. Mission La raison de notre existence Valeurs Ce en quoi nous croyons Vision Ce que nous voulons être Stratégie (thèmes stratégiques) La façon dont nous voulons l'atteindre Objectifs stratégiques Ce que nous devons faire Critères La façon dont nous allons mesurer l'implémentation de notre stratégie Objectifs Les normes mesurables que nous souhaitons atteindre Initiatives Les actions concrètes que nous allons entreprendre pour réaliser la stratégie BSC Comité Consultatif AFSCA 27/06/2007

Qu’est-ce qu’un balanced scorecard? (2/2) La dénomination "balanced" indique l'équilibre entre les indicateurs financiers et non-financiers, les objectifs à long et à court terme, les critères de prestation quantitatifs et qualitatifs qui doivent exister au sein d'une organisation. "Comment aborder nos clients ?" Perspective clients "Comment devons-nous nous présenter à nos actionnaires afin de réussir au niveau financier ?" Perspective financière “Dans quels processus devons-nous exceller ?" Perspective processus internes "Comment pouvons-nous innover et apprendre de façon permanente?" Perspective d’apprentissage et de croissance Mission & stratégie Traduction vers le secteur public: "Comment créer une plus-value pour la société ?" Traduction vers le secteur public: "Comment aborder nos stakeholders ?" BSC Comité Consultatif AFSCA 27/06/2007

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Comment un balanced scorecard est-il développé et utilisé? Le développement d’un balanced scorecard débute par l’établissement d’un plan stratégique Les facteurs de succès critiques sont ensuite traduits en indicateurs mesurables et en normes. Sur base des résultats mesurés, des actions sont définies. Caractérisitiques d’un bon indicateur Spécifique Définition claire et univoque Mesurable Quantitativement ou qualitativement mesurable La mesure doit pouvoir être effectuée d’une façon efficiente Disponible Les données sous-jacentes doivent être disponibles Fiable Les résultats de la mesure ne doivent pouvoir être interprétés que d’une manière Les sources de données sous-jacentes fournissent des données précises et correctes Lié au temps Le cadre temporel dans lequel la mesure s’inscrit doit être bien délimité Gérable L’indicateur doit concerner des éléments sur lesquels l’AFSCA peut avoir un impact BSC Comité Consultatif AFSCA 27/06/2007

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Etat des lieux scorecard AFSCA? (1/7) Les objectifs stratégiques, tels que décrits dans le business plan, constituent le point de départ pour le scorecard AFSCA (= plan stratégique) Résultat Atteindre la complémentarité avec les secteurs Un cadre juridique stable - Simplification administrative Une chaîne alimentaire sûre Garantir la sécurité des consommateurs Limiter les incidents Service opérationnel excellent Un service public efficace Fonctionnement transparent Une image fiable Confiance des consommateurs plus grande Bonne compétitivité L'AFSCA comme autorité et référence Collaboration Collaboration avec autres pouvoirs publics Collaboration public-privé Attention au contexte européen Processus Communication envers consommateurs et entreprises De l'inspection à l'audit Evaluation des risques efficace Actualisation des mécanismes de financement existants Management de crise efficace et efficient Organisation & Personnel Assurance qualité Gestion d'information et de données intégrées Collaborateurs compétents et bien formés BSC Comité Consultatif AFSCA 27/06/2007

Etat des lieux scorecard AFSCA? (2/7) A partir des objectifs stratégiques, une proposition d’indicateurs a été formulée La première proposition d’indicateurs a été établie par une équipe de projet réduite La proposition a été discutée de façon individuelle avec chaque directeur général La proposition a ensuite été adaptée sur base d’une session de travail avec les directeurs généraux et l’administrateur délégué en septembre 2005 Résultat : page suivante (*) # = aantal BSC Comité Consultatif AFSCA 27/06/2007

Etat des lieux scorecard AFSCA? (3/7) Les indicateurs suivants ont été retenus comme indicateurs potentiels Communication vers les consommateurs - les entreprises # participations actives à des séminaires # hits site web de l’AFSCA # initiatives de communication résultats enquête clients Collaboration public-privé % de systèmes d'autocontrôle validés par l'AFSCA + OCI’s # moyen heures/année prestées par CDM % contrats CDM renouvelés # moyen laboratoires agrées par type d'analyse rapport analyses interne - externe (coût optimal vs. capacité) répartition optimale activités internes - externes ICT Collaboration avec d'autres autorités évaluation exécution accords de service # participations à des réunions interdépartementales # actions coordonnées avec d'autres autorités Attention au contexte européen durée moyenne transposition réglementation européenne comparaison # contrôles / coûts # participations à des groupes de travail / réunions européens Evaluation des risques efficace disponibilité dans les temps évaluation des risques % d'avis SciCom moyennant procédure de "peer review” # et durée évaluations des risques selon procédure d'urgence Management de crise efficace et efficient mesure dans laquelle la continuité des activités ordinaires peut être garantie pendant les crises # d'exercices de simulation/an # scénarii validés et actualisés dans les temps # incidents dans lesquels la cellule de crise était impliquée par rapport au # incidents dans lesquels la cellule de crise aurait dû être impliquée selon procédure Actualisation mécanismes de financement réalisation par rapport au budget (dotation, contributions, rétributions, Europe) dépenses effectives par rapport au budget évaluation fonctionnement groupe de travail financement (CC) De l'inspection à l'audit durée moyenne de validation des guides sectoriels % opérateurs avec système d'autocontrôle validé/certifié par secteur Assurance qualité # non conformités lors d'audits internes % d'actions d'amélioration suite à audit interne effectivement réalisées endéans le délai proposé % processus réalisés selon le système de qualité par rapport au # de processus programmés # processus certifiés dans un délai défini % ETP travaillant selon un processus certifié Collaborateurs compétents et bien formés # moyen de jours formations pertinantes/collaborateur absentéïsme # moyen de jours prestables / ETP % remplissage plan de personnel en cours résultats enquête satisfaction du personnel % personnel cercle de développement d’application Gestion d'information et de données intégrées % missions complètes dans FoodNet % factures basées sur données de FoodNet / BOOD # communications de problèmes au helpdesk durée traitement de plaintes par helpdesk % données pouvant être directement encodées dans FoodNet Chaîne alimentaire sûre # constatations lors des contrôles dans le cadre du programme de contrôle # échantillons non conformes dans le cadre du programme de contrôle statistiques intoxications alimentaires collectives rapport plaintes fondées/ questions au point de contact Image fiable rapport parutions presse positives/négatives somme # plaintes + questions point de contact # remarques lors d'audits FVO, comparé aux autres pays Complémentarité avec les secteurs # entreprises du secteur ayant un guide validé % réduction plan d'analyse via programmes d'échantillonnage secteurs Présences CC % propositions politiques avec analyse d'impact externe # contrôles checklist validée/système de score & connu des secteurs Prestation de service excellente d’un point de vue opérationnel # moyen visites de controle / ETP % contrôles réalisés par rapport au plan durée analyse échantillon durée certificats, agréments, point de contact, "indicateur", service de médiation comparaison coût réel-coût imputé Cadre juridique stable indice charges administratives selon modèle des coûts standards # éléments pour lesquels il n'existe pas de limite d'action # contestations disponibilité textes coordonnés Résultat Collabora- tion Processus Organisation & Personnel BSC Comité Consultatif AFSCA 27/06/2007

Etat des lieux scorecard AFSCA? (4/7) Première action pour les responsables d’indicateurs : remplir les fiches indicateur BSC Comité Consultatif AFSCA 27/06/2007

Etat des lieux scorecard AFSCA? (5/7) Première action pour les responsables d’indicateurs : remplir les fiches indicateur - Pour illustration - Exemple BSC Comité Consultatif AFSCA 27/06/2007

Etat des lieux scorecard AFSCA? (6/7) Aperçu indicateurs pilotes et responsables BSC Comité Consultatif AFSCA 27/06/2007

BSC Comité Consultatif AFSCA Etapes suivantes? (7/7) Validation procédure de gestion > Ok Liste définitive des indicateurs > Ok Collecte données inidicateurs pilotes Proposition de rapportage BSC Comité Consultatif AFSCA 27/06/2007