L’audit interne à l’AFSCA Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire L’audit interne à l’AFSCA Comité consultatif – octobre 2007 Bert Matthijs

Contenu Pourquoi un audit interne ? Approche au sein de l’AFSCA Définition de l’audit interne Scope de l’audit interne Les acteurs de l’audit interne Documents de base Élaboration du programme d’audit Audits sur demande Réalisation d’un audit interne Audits pilotes Programme d’audit 2007

Pourquoi un audit interne ? Règlement CE (882/2004), article 4, paragraphe 6 Décision (2006/677/UE) du 29 sept 2006 Exigences ISO 9001, 17020 et 17025 Business plan 2004 – 2008 : contrôle qualité comme but stratégique Audit interne est un élément essentiel d’une organisation (autorité) moderne

Approche au sein de l’AFSCA Opérationalisation de l’audit interne Reprise et développée dans la phase 3 (analyse) de food@work Reportée après la crise de la grippe aviaire Reprise en septembre 2006

Définition de l’audit interne (AFSCA) Outil soutenant le management de l'AFSCA afin d'améliorer le fonctionnement de l'AFSCA Une activité indépendante et objective Service Staff de l’Administrateur délégué Rapporte au Comité de direction et au Comité d’audit Approche systématique Charte de l’audit interne (mission, terrain, acteurs, responsabilités, compétences et rapportage) Code de déontologie de l’auditeur Procédures de travail fixes

Mise en place de l’audit interne Définition de l’audit interne (2) (AFSCA) Un audit se concentre sur le système N’évalue pas les personnes N’est pas répressif, mais constructif Permet l'identification des bonnes pratiques Exemples : Constatation: le contrôleur ne sait que faire dans certaines situations  Cause possible: directives absentes ou imprécises, manque de circulation des informations, manque de formation, … Un audit se concentre sur l’évaluation et l’amélioration Le rapport d’audit mentionne les points positifs, les points névralgiques et les recommandations Établissement d’un plan d’action

Scope de l’audit interne (1) Scope = Univers de l’audit = Tous les services et activités de l’AFSCA (Direction générale, UPC, laboratoires, éventuellement d’autres entités si mentionnées dans la législation, protocoles…) Le Comité de direction de l’AFSCA délègue toute la responsabilité en matière d’activités d’audit au service d’Audit Interne, qui rapportera à ce sujet, au Comité d’audit et au Comité de direction. Tous les audits internes de l’Agence sous la coordination du service Audit Interne

Scope de l’audit interne (2) On distingue 3 piliers d’activités : Pilier 1 Pilier 2 Pilier 3 Manuel de qualité ISO Les activités principales de l’AFSCA Réglement 882/2004 Autres activités (B&B, Logistique, IT, Service Juridique…) 3 catégories d’audit ‘Nouveaux’ audits programmés ‘Audits de suivi’ programmés (suite aux constatations des audits précédents) Audits sur demande non programmés Font partie du programme d’audit Procédure spécifique

Acteurs de l’audit interne Comité d’audit Service audit interne, qualité et prévention (AIQP), cellule audit interne Pool d’auditeurs

Acteurs de l’audit interne: Le comité d’audit (1) Comité d'audit à indépendance ! Cadre base légale = AR du 16 mai 2001 composé de 5 personnes cf. AM charte + règlement d’ordre intérieur Mission “assister l’administrateur délégué et le comité de direction de l’Agence en surveillant le fonctionnement de l’AFSCA ” Tâches Évaluation annuelle du programme d’audit, des demandes d’audit intermédiaires et des révisions trimestrielles du plan d’audit annuel. Avoir une vue globale de tous les audits, tant ceux effectués par les internes que par les externes ; Évaluation des audits effectués ; Traitement de toutes les données dans un rapport annuel.

Acteurs de l’audit interne: Le comité d’audit (2) Composé de : Une personne désignée par l'Administrateur délégué, qui assure également la présidence : Herman Diricks Deux personnes désignées par l’Administrateur délégué sur proposition du Comité consultatif : Yvan Dejaegher (APFACA) et Robert Rémy (Test-Achats) Une personne désignée par le Ministre Un expert externe du domaine de l’audit et de l’assurance qualité, désigné par l’Administrateur délégué sur la proposition des quatre membres susmentionnés du comité : Peter Maes (directeur ‘Quality Coaching’)

Acteurs de l’audit interne: Le service AIQP (1) Est composé de : l’audit interne, la médiation, la qualité, prévention et protection sur le lieu de travail Incorporé dans les services d’encadrement de l’administrateur délégué 2 auditeurs à temps plein (NL + FR) Le chef de service peut également exécuter des audits

Acteurs de l’audit interne: Le service AIQP (2) Le Service AIQP remplit un rôle de ‘gardien’ de la qualité et de l’uniformité intégrales en : Disposant d’un aperçu intégré précis de toutes les activités d’audit au sein de l’AFSCA.  Réalisation du Programme intégré d’audit - Révision trimestrielle Coordonnant et éventuellement adaptant les activités d’audit.  Maintien d’une répartition équilibrée - Exécution du Programme d’audit Standardisant les procédures d’audit et les méthodologies à suivre Contrôle de la qualité du groupe d’auditeurs  Parcours de formation, expérience sur le terrain, accompagnement, … Gestion des connaissances  Archivage des rapports d’audits et annexes

Acteurs de l’audit interne Le pool d’auditeurs Beaucoup d'expérience en matière d'audit au sein de l'AFSCA  body shopping Assure l'expertise technique correcte Augmente l'acceptation & réduit l'image répressive Constitution Collaborateurs UNIC qui exécutent des évaluations Q-team des DG Labo A long terme : autres auditeurs Auditeurs externes : uniquement pour des activités spécialisées (ICT, finances…)

Documents de base La charte de l’audit interne Le code déontologique de l’auditeur interne Règlement d’ordre intérieur du Comité d’audit Les 3 procédures de l’audit interne: Élaboration du programme d’audit Demande d’audit Réaliser un audit Ces documents ont été validés par le comité de direction et le comité d’audit.

Élaboration du programme d’audit (1) Étapes et timing : Modèle standard pour le programme annuel Programme annuel d’audit interne Demande: 1 septembre Deadline: 30 septembre Modèle standard (domaines critiques, argumentation et classification) Identification ‘Bottom up’ des audits potentiels par les DG pour les 3 piliers d’activités Deadline: 30 octobre Projet de Programme intégré d’audit Mise au point avec le comité d’audit Deadline: 2ème semaine de novembre Deadline: 4ème semaine de novembre Validation par le Comité de direction

Élaboration du programme d’audit (2) Choix des audits à exécuter : 5 10 15 20 25 4 8 12 16 3 6 9 2 1 Probabilité Impact

Demande d’audit Les audits qui ne sont pas compris dans le programme Peuvent être demandés par : - Le Ministre ou son cabinet - l’Administrateur délégué de l’AFSCA - Un directeur général de l’ AFSCA - Un membre du Comité d’audit - Le directeur du service AIQP Demande motivée par formulaire standard Approbation par le Comité de direction

Questionnaire renvoyé à l’auditeur Réaliser un audit -4 -3 -2 -1 1 2 3 4 Auditeur(s) Audité Réaction au projet de rapport Exécution mission X Projet de rapport Questionnaire renvoyé à l’auditeur Rapport final Cycle ‘Annonce – Rapport final’: 2 mois Durée d’un audit: maximum 1 semaine Axe du temps : SEMAINES Annonce mission X: Description de la mission Ordre du jour Questionnaire

Audits pilotes exécutés Un par pilier : ISO (Pilier 1) : Gestion des documents (+ analyse nitrofuranes) (Gentbrugge), en collaboration avec Q-team DG Labo. FVO-scope (Pilier 2) : Contrôles dans les boulangeries (Brabant Wallon), en collaboration avec l’UNIC Autres activités (Pilier 3) : procédure d’achat

Programme d’audit 2007 (1) Pour le 2ème semestre: 1 juillet  31 décembre 2007 Pilier 1: ISO 9001: en fonction de la certification Guides sectoriels Service Médiation BIRB, inclus les CDM Formation Législation Sécurité IT Direction ISO 17025: 13 audits management + 12 audits techniques

Programme d’audit 2007 (2) Pilier 2 (FVO – 882/2004) : 6 audits “Propreté de la peau/toison des animaux présentés à l’abattage” + “Beltrace” : 2 audits (UPC Flandre occidentale + UPC Hainaut) “Qualité du lait cru” : 2 audits (UPC Limburg + UPC Luxembourg) Transport de viande de porc : 2 audits (UPC Flandre orientale + UPC Namur) Pilier 3 : 1 audit (amendes administratives)

Audit : A profession that serves the whole organization Yvan le terrible Dik Browne Ça ne serait pas mieux d’essayer la porte de derrière ??