Utilisation du contrat C210 Branches IT/CS et EN/EL-CF Serge Oliger - EN/EL EDMS 1325396 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Table des matières Généralités sur le contrat C210 C210 - Branche P C210 – Branche EN/EL-CF Principes et méthodes Exemple 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Les particularités du contrat Un bordereaux de prix Pas de frais fixes Coefficients géographiques Plusieurs services A: Installations électriques B: Câblage des accélérateurs D: Etudes et documentation E: Suivi des travaux dans le SI du groupe EL F: Gestion du magasin CERN (câbles et connecteurs) First line IT Contrat Externe (C210) + Contrat Interne (Y210) 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Découpage administratif du contrat Services concernés: B: Câblage des accélérateurs E: Suivi des travaux dans le SI du groupe EL F: Gestion du magasin CERN (câbles et connecteurs) 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Organigramme du contractant EN/EL demande la tenue à jour de l’organigramme du contractant … … et vérifie que le personnel prévu au contrat (QE) est présent: Importance de l’encadrement Cet organigramme concerne le personnel non productif (non directement rémunéré pour leur prestation, mais compris dans les prix unitaires) 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Les documents du contrat Une connaissance des documents du contrat est exigée des chargés d’affaires du groupe EN/EL IT-3818/EN ST STE + DEI PG CDA QE Les présentations de la ‘bidder’s conférence’ 3 documents questions/réponses + 12 présentations ayant valeur de documents contractuels 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Les documents supplémentaires PAQ et procédures décrivant Les méthodes de travail Les échanges entre le CERN et l’entreprise Devis Dossiers techniques d’installation Métrés Documentation TQC (« as-built ») Les CR des réunions et OS apportant Des précisions complémentaires aux documents du contrat PAQ = Plan d’Assurance Qualité; CR = Compte Rendu; OS = Ordre de Service 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Les documents IT (hors first line) IT/CS pourrait communiquer ses documents (normes, procédures techniques, exigences, méthodes) de façon à les intégrer au contrat sous forme d’avenant ou dans le PAQ. Exemple: La Certification AVAYA est exigée par IT/CS: Dans les questions/réponses de la bidder’s conférence: Is the Ethernet cabling part of the contract? “Yes, it is. An AVAYA certification is required for each person who will intervene on the Ethernet network.” Quel titre de certification exactement? Pour les techniciens IT/CS Pour le contractant 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Table des matières Généralités sur le contrat C210 C210 - Branche P C210 – Branche EN/EL-CF Principes et méthodes Exemple 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

C210 – Branche P Le contrat C210 est-il cher? Export des articles (et qté) réalisés dans C198 branche P Intersection: Export ∩ Articles des contrats C170, C171, C209, C210, E094 Import du fichier résultant dans une affaire devis de chaque contrat Indice INSEE pour les travaux d’installation électriques: http://www.bdm.insee.fr/bdm2/affichageSeries.action;jsessionid=C4FE29DFC3B8E279A38837740EC2AA83?recherche=idbank&idbank=001561788&codeGroupe=1013 Contrat Entreprise Période Référence INSEE CHF Evolution INSEE Evolution prix C170A SPIE 07-2001 à 06-2007 Juillet 2004 95.8 1,733,218   C171B INEO 07-2007 à 06-2009 Juillet 2008 132.9 1,843,816 38.7% 6.4% C198A 07-2009 à 06-2012 Juillet 2011 127.7 1,339,115 33.3% -22.7% C210A EMTE 04-2012 à 03-2015 Décembre 2012 153 1,662,088 59.7% -4.1% C209A 04-2012 à - 03-2015 2,941,824 69.7% E094B CEGELEC 03-2013 à -… 2,430,979 40.3% 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

C210 – Branche P Le contrat est-il pleinement utilisé? Que peut-on obtenir de plus pour le même prix? Depuis le début du contrat: Aucun ordre de service Aucun point d’alerte Aucune pénalité Aucune correction de métré 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

C210 – Branche P Les câbles posés sont-ils repérés? Les équipements (positions fonctionnelles) sont-elles introduites dans EAM et repérées sur place? Les câbles transitent-ils sur les échelles dédiées? Comment les câbles sont-ils posés dans les faux-planchers? Quelles sont les tolérances de sur-longueurs autorisées? Sont elles respectées? … 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

C210 – Branche P Travail (et payement) au temps passé… Difficile à contrôler Plus cher que le travail au bordereau Assez élevé, probablement maitrisé, mais opaque …devrait rester une exception TP = Temps Passé, B = Bordereau   Branches EL Branche P Année Contrat Entreprise B+TP (€) TP (€) Ratio TP/(B+TP) 2011 C198 INEO 3,963,935 143,575 3.6% 614,016 32,516 5.3% 2012 402,072 17,215 4.3% 175,010 15,232 8.7% C210 EMTE 1,660,872 84,540 5.1% 409,373 32,073 7.8% 2013 697,464 32,546 4.7% 429,975 56,546 13.2% 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

C210 – Branche P Travail (et payement) au temps passé… C210 réalise les devis Au bordereau ou au temps passé IT/CS lance des OSVC sur ses propres codes budgétaires Les métrés suivent le même mode (bordereau ou temps passé) que les devis correspondants IT/CS refacture les travaux aux clients par TID Travaux: Au temps passé (Majoration ~+10% observé entre TID et devis) Matériel IT/CS: Prix coutant Exemples Devis C210 TID IT/CS Travaux Numéro € CHF Majoration Câblage UTP UA83 130000368 1270 1570 5444872 1720 9.6% Câblage UTP UA87 130000369 906 1120 5444880 1230 9.8% 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

C210 – Branche P Travail (et payement) au temps passé… Les devis sont-ils forfaitisés? Si non: Les travaux devraient être refacturés selon le métré et non le devis Deux variantes possibles: Soit: 1 OSVC est effectué directement sur le code client pour payer les travaux 1 TID pour payer la fourniture CERN 1 seule TID (comme actuellement) pour travaux et fourniture mais avec le métré (ou le devis forfaitisé) en document attaché. 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Table des matières Généralités sur le contrat C210 C210 - Branche P C210 – Branche EN/EL-CF Principes et méthodes Valables pour toutes les branches des contrats d’appui C210, C209, E094B et en partie C202 Exemple 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Les principes EN/EL Il est important d’utiliser les contrats du CERN en place Légitimes car issus d’une mise en concurrence loyale Constituent les meilleures offres (mieux disant) Eviter la réalisation des travaux par d’autres fournisseurs Qui ne connaissent pas le CERN Qui ne sont pas soumis aux mêmes contraintes Dont le matériel fournit est incompatible avec les normes du CERN Dont la qualité d’exécution n’est pas éprouvée En particulier ceux qui ont perdu le marché (et qui ont parfois été mauvais lors des tests techniques de l’appel d’offre) 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Les principes EN/EL EN/EL oppose une solide structure à celle du contractant Chef de groupe Responsable du contrat Support administratif, métreur, traitement des litiges, pénalités Logisticien Chargés d’affaires Appui FSU (Firmes différente) pour suivi de chantier Sépare les intervenants techniques et financiers 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Les principes EN/EL Le travail (et payement) au temps passé doit rester une exception Difficile à contrôler Plus cher que le travail au bordereau Le technicien signe les heures: Introduction d’un conflit d’intérêt (Relation financière se rajoute à la relation technique) 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Les principes EN/EL Le changement de contractant en est facilité Le client spécifie ses besoins de manière précise en utilisant les documents définis par EN/EL. Le chargé d’affaire possède une connaissance technique approfondie des méthodes, du travail à accomplir et des installations, il définit les travaux à réaliser et engage sa responsabilité Le contractant ne décide rien, il exécute les travaux en respectant les procédures et les prescriptions (longueurs de câbles, trajets sur les échelles, modes de pose,…) Le changement de contractant en est facilité 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

La méthode Un client CERN transmet sa demande à EL/CF au moyen d’une Demande d’Installation de Câbles (DIC) Le remplissage de la DIC est indispensable quel que soit le client et quel que soit le contrat Pour le contrat C202 il s’agit d’une DIF Sans DIC / DIF, EN/EL ne fait pas d’installation Les demandes spécifiques se font également au moyen de formulaires idoines Demande d’Installation de Racks (DIR) Demande de fourniture de Patchcords (C202 - DFP) 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

La méthode EL/CF Le chargé d’affaire EL/CF: Complète la DIC Charge la câblothèque Réalise l’étude (dossier technique) Effectue le devis Lance l’OSVC accompagné du dossier technique Supervise les réalisations des travaux Vérifie le suivi de l’avancement dans GESMAR Vérifie le respect du planning Etablit des points d’alerte Vérifie et corrige les métrés EL/CF 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

La méthode C210 Le contractant Imprime le dossier d’exécution via GESMAR Liste des câbles, des cheminements, des raccordements, des tests des câbles, des positions fonctionnelles Elabore ses propres procédures spécifiques de tirage et de raccordement et en rend compte au chargé d’affaire Exécute les travaux selon les prescriptions du contrat et le dossier technique Effectue les débits du matériel CERN dans GESMAR Saisit les avancements journaliers et hebdomadaires dans GESMAR Réalise le métré dès les travaux terminés (sous 30j) C210 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

La méthode EL/CF D’autres interactions CERN-C210 non décrites dans cette présentation ont un impact majeur sur les ressources de l’entreprise: Le suivi de chantier La vérification des repères de fin de câble Les points d’alerte et l’application des pénalités La facturation du matériel CERN gaspillé, perdu ou détérioré Le chargement des métrés et la comparaison entre: Qty débitée en magasin Qty câblothèque Qty métré La vérification de la documentation remise. 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Table des matières Généralités sur le contrat C210 C210 - Branche P C210 – Branche EN/EL-CF Principes et méthodes Exemple L’affaire C210AHX915002 du projet LHCR2E-109 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Un exemple: Projet LHCR2E-109 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

GESMAR: DIC EL/CF 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

GESMAR: DIC EL/CF 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

GESMAR-EAM: Positions fonctionnelles EL/CF 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

GESMAR: Câblothèque EL/CF 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

GESMAR: Câblothèque EL/CF 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Dossier technique LHCR2E-109 Le dossier technique donne des précisions sur les particularités des travaux à effectuer: Travaux mécaniques L’identification des nouvelles positions fonctionnelles Le tirage des câbles par réseau L’installation des connecteurs Le test des câbles Dossier technique LHCR2E-109: https://edms.cern.ch/file/1325396/1/2013-Liste-travaux-LHCR2E-109-1325396.pdf EL/CF 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

GESMAR: Affaire EL/CF 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

GESMAR: Devis EL/CF 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

GESMAR: Devis EL/CF 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

GESMAR: Devis EL/CF 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

GESMAR-EDH: OSVC EL/CF 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

GESMAR: Impression du dossier d’exécution 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Dossier d’exécution: Liste d’affaires 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Dossier d’exécution: Raccordements 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Dossier d’exécution: Cheminements 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Dossier d’exécution: Test des câbles 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Dossier d’exécution: Positions fonctionnelles 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

GESMAR: Débits des câbles 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

GESMAR: Historique débits C210 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

GESMAR: Suivi des câbles 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

GESMAR: Suivi des avancements 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

GESMAR: Suivi des avancements EL/CF 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

EL/CF 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

EL/CF 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Conclusion Les méthodes EN/EL imposées au contractant visent à: Garder le contrôle des installations Connaissance du terrain par les responsables CERN Standardisation des installations Utilisation correcte des infrastructures Garder le contrôle des dépenses Assurer une bonne qualité des travaux Faciliter le changement de contractant Les couts indirects liés à ces méthodes sont intégrés aux prix unitaires du contrat Les prestations contractuelles qui découlent de ces méthodes sont dues. 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL

Références Indice INSEE pour les travaux d’installation électriques http://www.bdm.insee.fr/bdm2/affichageSeries.action;jsessionid=C4FE29DFC3B8E279A38837740EC2AA83?recherche=idbank&idbank=001561788&codeGroupe=1013 Dossier technique LHCR2E-109 https://edms.cern.ch/file/1325396/1/2013-Liste-travaux-LHCR2E-109-1325396.pdf INSEE = Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques (Français) 06/11/2013 Serge Oliger – EN/EL