Mémoire au Cabinet et présentation au Conseil du Trésor – pourquoi ces outils sont essentiels pour le gouvernement Présenté par : Samantha Tattersall Directrice exécutive, Secteur des programmes économiques Secrétariat du Conseil du Trésor Mai 2014

Aperçu Faire mieux comprendre le processus décisionnel du gouvernement fédéral Rôles du mémoire au Cabinet et de la présentation au CT et différences entre ces documents Nouveaux gabarit et guide pour les présentations au CT: points importants à considérer au moment de la rédaction processus menant à une réunion du CT conseils pour réussir

Processus décisionnel Trois des principales approbations habituellement requises pour la mise en œuvre d’un nouveau programme ou d’une nouvelle initiative. Approbation de financement : Habituellement dans le cadre du processus budgétaire (sauf s’il s’agit d’une décision « hors budget ») Finances Canada dirige le processus – nouveau rôle consultatif pour le SCT Approbation de politique : Mémoire au Cabinet Le BCP dirige le processus, mais le ministère des Finances et le SCT y participent Approbation de programme : Présentation au Conseil du Trésor Le Secrétariat du Conseil du Trésor dirige le processus

Comment une organisation fédérale obtient des fonds pour une nouvelle initiative Approbation du Cabinet (MC) Approbation du Conseil du Trésor (présentation au CT) Approbation du Parlement (versement réel de fonds à l’organisation) Le ou la ministre demande au Cabinet d’approuver une nouvelle politique ou initiative en présentant un MC expliquant cette dernière et proposant des options. Si approuvée, le ou la ministre détient l’autorisation de politique, mais ne peut toujours pas aller de l’avant puisqu’une approbation de programme est également requise (modalités p. ex.) Les MC approuvent une idée. Une fois que le ou la ministre a l’autorisation de politique ET une source de financement, il ou elle doit obtenir une autorisation de programme en soumettant une présentation au CT. Dans cette présentation se trouvent des détails concrets sur les objectifs, les résultats, le modèle d’exécution et l’optimisation des ressources du programme ainsi que la mention de toutes les politiques pertinentes du CT. Les présentations au CT sont beaucoup plus détaillées que les MC. Elles approuvent les paramètres détaillés de programme. Une fois l’approbation du CT obtenue, l’organisation peut aller de l’avant, mais les fonds ne peuvent pas lui être versés avant que le Parlement ait approuvé les budgets en adoptant la loi de crédits connexe (Budget principal et Budget supplémentaire). Plusieurs ministères assurent la gestion du risque de ce processus. Le Parlement approuve le pouvoir de dépenser.

Approbation du Cabinet Mémoire au Cabinet (MC) Le MC vise principalement à faire approuver une nouvelle initiative. L’approbation du Cabinet (approbation de politique) accorde généralement à une organisation gouvernementale la permission de continuer d’explorer la possibilité de mettre en œuvre un « nouvelle idée » Les MC peuvent être préparer pour de nombreuses raisons, notamment: une organisation fédérale propose un nouveau programme ou une nouvelle politique qui concorde avec les priorités du gouvernement, telles des initiatives découlant du discours du Trône; une organisation a besoin de fonds additionnels pour se conformer à des exigences législatives ou réglementaires; de nouveaux problèmes se posent nécessitant qu’une organisation intervienne au nom du gouvernement; ou Le Premier ministre ou un ministre souhaite présenter une nouvelle politique ou donner suite à un engagement antérieur, hors budget, du Cabinet. Puisque le MC précède la présentation dans le processus, l’information qu’il contient est parfois de nature beaucoup plus générale et axée sur la justification stratégique (pourquoi en avons-nous besoin?). Des renseignements détaillés sur l’exécution d’une nouvelle initiative sont fournis plus tard au Conseil du Trésor par le biais d’une présentation au CT, une fois que l’organisation détient une analyse de rentabilité qui décrit la conception et le plan de mise en œuvre du programme (de quelle manière allons-nous procéder?).

Approbation du Conseil du Trésor Présentation au CT La présentation au CT vise principalement à obtenir une autorisation de programme des ministres du Conseil du Trésor afin de mettre en œuvre une nouvelle initiative qui a déjà reçu l’approbation du Cabinet et pour laquelle une source de financement est établie Les présentations au CT peuvent également être préparées pour différentes raison, notamment lorsqu’une organisation a besoin : d’une autorisation pour réaliser un projet ou une initiative dont le coût excéderait la valeur du pouvoir de dépenser délégué au ministre de l’autorisation de verser des subventions ou contributions, ou de modifier les modalités de programmes de subvention et de contribution de recommandations d’approbation de décrets ayant des répercussions sur les ressources ou la gestion de l’autorisation de conclure un marché dépassant les pouvoirs délégués à l’organisation ou au ministre ou qui échappent à la portée de ces pouvoirs d’une exemption à une politique du Conseil du Trésor Une présentation est un document officiel soumis par le ou la ministre responsable au nom d’une organisation fédérale afin d’obtenir l’approbation ou l’autorisation du Conseil du Trésor pour une initiative que l’organisation ne pourrait pas autrement mettre en œuvre ou qui dépasse les pouvoirs qui lui ont été délégués.

Les MC et les présentations au CT informent le processus décisionnel du gouvernement de différentes façons

Concordance entre les documents du Cabinet Les gabarits des MC et des présentations au CT comprennent les renseignements suivants :

Nouveau gabarit du Conseil du Trésor – moderniser en fonction des priorités du gouvernement – L’information sur les propositions contenues dans la présentation est présentée de manière plus cohérente et plus facile à suivre Titre et sommaire Autorisations demandées au CT Contexte Justification Conception, prestation et mise en œuvre** Résultats attendus** Risques et réactions aux risques** Coût, exigences de financement et provenance des fonds** Validation et diligence raisonnable aux fins de l’établissement des coûts** Personne-ressource * Nouveaux en-têtes ou sections

Nouveau gabarit du Conseil du Trésor – moderniser en fonction des priorités du gouvernement – * Nouvelle section

Principaux points à considérer pour la rédaction d’une présentation au CT Le nouveau gabarit des présentations au CT contribue à présenter une histoire plus claire et plus cohérente pour expliquer l’initiative proposée aux ministres Nouvelles séries de questions pratiques dont chaque organisation devrait tenir compte lorsqu’elle élabore ses présentations Les questions témoignent des intérêts actuels du ministre du CT et peuvent changer au fil du temps, comme les priorités Les conseils relatifs aux principaux points à considérer sont organisés par section du gabarit: Autorisations demandées au Conseil du Trésor Contexte Justification Résultats attendus* Risques et réactions aux risques Coût et provenance des fonds Validation et diligence raisonnable aux fins de l’établissement des coûts*

http://www.tbs-sct.gc.ca/tbs-pct/dgw-ddir/tps-opp-fra.asp

Extraits des principaux points à considérer : Contexte Quel est le contexte de votre proposition? Comment la proposition se rattache­-t-­elle au mandat de votre organisation? Quel est l’historique de la proposition ou du programme? Depuis combien de temps la proposition ou le programme existe-­t-­il? Quel budget lui a été attribué par le passé? Des décisions antérieures du Cabinet ou du Conseil du Trésor se rapportent­-elles à la proposition? Des annonces publiques pertinentes ont­-elles été faites au sujet de la proposition?

Extraits des principaux points à considérer : Justification Pourquoi le plan d’action proposé est-il nécessaire? Quel problème les autorisations demandées devraient­-elles régler? Comment votre proposition appuie-t-elle les priorités du gouvernement ou s’y rattache-t-elle? Le rôle du gouvernement fédéral à ce chapitre est-il légitime et nécessaire? Quel contexte des politiques et des dépenses s’applique? S’agit-il d’une nouvelle initiative ou du renouvellement d’un programme existant? Quels résultats ont été obtenus par le passé? Le plan d’action proposé a-t-il été élaboré par suite de l’analyse des écarts? Quelles analyses comparatives ont servi à juger du caractère raisonnable de la proposition? Comment la proposition cadre-t-elle avec les programmes existants et l’architecture d’alignement des programmes (AAP) actuelle de votre organisation)? Votre organisation a-t-elle montré qu’il existe clairement un écart dans sa série de programmes et de politiques ou dans l’AAP pertinente d’autres organisations gouvernementales, dans le cas des activités horizontales?

Extraits des principaux points à considérer : Résultats escomptés Quels sont les résultats escomptés? Comment mesurez-vous le succès? Vos résultats sont ils alignés sur votre mandat organisationnel? Vos stratégies de prestation concordent-elles avec vos objectifs stratégiques? Quels sont les plans en matière d’audits et d’évaluations futurs?

Extraits des principaux points à considérer : Risques et réactions aux risques Quel est le degré de complexité de votre proposition? Votre organisation possède-t-elle la capacité d’exécuter l’initiative? Les antécédents du dossier font-­ils état de risques? Quels sont les risques financiers? Comment votre organisation réagira-­t­-elle aux risques et les surveillera­-t-­elle?

Extraits des principaux points à considérer : Coût et provenance des fonds Votre organisation a-­t-­elle pris en compte tous les aspects des coûts et de la provenance des fonds de chaque proposition? Avez-vous examiné des options moins coûteuses en matière de prestation? Avez-vous analysé des options de recouvrement des coûts? Les coûts risquent­-ils de dépasser les estimations, ce qui pourrait entraîner à l’avenir des préoccupations quant à des coûts non provisionnés et à l’intégrité des programmes?

Extraits des principaux points à considérer : Validation et diligence raisonnable aux fins de l’établissement des coûts De quelle façon les coûts concordent-ils avec la priorité du gouvernement visant à réduire les dépenses? La proposition se rapporte-t-elle à des décisions antérieures du PARD et de l’ES? Rétabli-t-­elle des programmes qui ont déjà été supprimés ou réduits? Quels efforts ont été déployés pour limiter les coûts? La proposition est-elle abordable dans l’actuelle conjoncture budgétaire? De quelle façon les coûts sont-ils limités? Les ressources financières demandées sont-elles adéquates pour exécuter le programme? Les ressources permanentes sont­-elles suffisamment justifiées? Quels efforts votre organisation a-­t-­elle déployés pour minimiser les coûts de fonctionnement? Votre organisation a-t-elle fait preuve de diligence raisonnable? La méthode utilisée pour préparer l’estimation des coûts est-elle conforme au Guide d’établissement des coûts du CT? Existe­-t-­il des initiatives nationales ou internationales comparables?

Principaux acteurs du processus d’élaboration des présentations au CT Dans votre ministère client : Secteur(s) de programmes à l’origine de la présentation Groupe des services ministériels / des finances Autres directions générales importantes de votre ministère (services juridiques, d’audit, d’évaluation, etc.) Sous-ministre Ministre Au Secrétariat du Conseil du Trésor : Analyste du Secteur des programmes assigné à un ministère client – point d’accès principal Analyste(s) du centre de décision — spécialiste(s) du domaine Secrétaires adjoints qui présenteront la proposition au CT

Processus d’approbation des présentations au CT : 90 % sous la surface

Pointe de l’iceberg Version provisoire Ministère Analyste du SCT Commentaires Nouvelles normes de service – Dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la version provisoire d’une présentation au CT, le Secrétariat en évaluera la qualité générale. Dans un délai de 10 jours ouvrables suivant la confirmation selon laquelle le contrôle diligent ira de l’avant, le Secrétariat fournira des commentaires de fond sur la version provisoire de la présentation au CT.

Processus des présentations au CT Version provisoire Ministère (par le biais des services ministériels ou financiers) Version provisoire Analyste du SCT Secteur des politiques VERSION RÉVISÉE Version finale de la présentation soumise au SCT Rédaction nouvelle version Révision par l’analyste Communication au ministère de ses commentaires par l’analyste La collaboration entre le ministère et le SCT se poursuit jusqu’à ce que l’analyste du SCT ait la certitude que toutes les questions ont été réglées. Cette étape déterminera le temps requis pour approuver la présentation. Précis rédigé par l’analyste 22

Présentation finale signée attendue au SCT Processus des présentations au CT Précis final Présentation finale signée attendue au SCT 3,5 semaines avant soumission au CT 2 semaines avant CT 1,5 semaine avant CT Examen par le secrétaire adjoint de la présentation et du précis avec l’analyste Examen par le secrétaire adjoint des présentations et des précis avec les autres secrétaire adjoints et le secrétaire du CT Breffage du président 23

Que se passe-t-il à la réunion ? Les fonctionnaires du SCT présentent les dossiers aux ministres du CT Les ministres du CT ont quatre possibilités lorsqu’ils examinent une demande: approuver telle quelle approuver avec des conditions ne pas approuver reporter leur décision

Conseils pour réussir Communiquer dès le départ et régulièrement avec le SCT: Des réunions régulières forgent des liens étroits La collaboration aide à cerner rapidement les problèmes de manière à ce que nous puissions travailler à leur solution Des communications continues durant le processus sont essentielles pour la gestion efficace des affaires du ministère Une longue présentation n’est pas nécessairement une bonne présentation – il faut toujours se demander « quel est le scénario? » N’oubliez pas le public (ministres du CT) N’insistez pas sur les détails techniques (et n’utilisez pas un langage trop spécialisé), déterminez stratégiquement l’information à inclure Prévoyez les questions que pourraient avoir les ministres du CT Attendez-vous à ce que le processus dure environ 3 mois (ou plus) et faites vos plans en conséquence Votre analyste au SCT contestera votre dossier en même temps qu’il le défendra; aidez-nous à vous aider – en nous fournissant l’information en temps opportun

Questions Samantha.tattersall@tbs-sct.gc.ca