MASTER 2 GESTION DE PROJET

PRESENTATION DU MODULE Séquence 4 : Phase 4 : Gérer le projet

Phase N°4 : Gérer le projet Gérer le projet Piloter le projet et s’assurer de sa conformité (CQD) Coût Qualité Délai Données d'entrée : Le rapport de lancement diffusé Activité N° 1 Définir les éléments de suivi du projet Activité N° 2 Mettre en place les outils de pilotage Activité N° 3 Organiser des réunions d’avancement du projet Activité N°4 Résoudre les problèmes Activité N° 5 Actualiser le projet Données de sortie : Fin des activités planifiées / Rapport final de projet (CQD)    

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 1 : Définir les éléments de suivi du projet   Gérer le projet signifie garder son contrôle afin d’assurer sa progression régulière. Cette phase consiste à réunir l’information nécessaire pour mesurer la progression du projet et l’ajuster par rapport aux objectifs validés. Cette phase permet au chef de projet d’informer les membres de l’équipe et les parties prenantes de la progression du projet Le tableau de bord et les comptes rendus constituent les outils de pilotage du projet.  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 1 : Définir les éléments de suivi du projet   Le suivi de l’avancement du projet concerne : . Le suivi technique . Le suivi qualité . Le suivi des délais . Le suivi des coûts ressources humaines ressources matérielles  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 1 : Définir les éléments de suivi du projet   Le suivi technique s’organise autours des moyens suivants : . Les rapports d’avancement périodiques . Les réunions d’avancement . Les constats de réalisation . Le franchissement des jalons de synthèse . Les essais de validation . Les essais de recette ….  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 1 : Définir les éléments de suivi du projet   Le suivi qualité s’organise autours des moyens suivants : . Le plan qualité . Les réunions d’avancement qualité permettent de vérifier si les conditions nécessaires à la poursuite du projet sont réunies . Le contrôle du respect des procédures . La vérification de la traçabilité . Les revues de contrat, de conception, de clôture de projet . Les audits avec les principaux acteurs du projet pour valider les livrables, les points durs et d’avancement  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 1 : Définir les éléments de suivi du projet   La maîtrise des délais nécessite : . Contrôler périodiquement l’avancement des travaux au travers de : L’examen du planning et l’estimation du % d’avancement . Contrôler le passage des jalons La période de contrôle d’avancement des travaux dépend de la durée du projet ni trop longue (réaction tardive à l’événement) ni trop courte (démotivation)  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 1 : Définir les éléments de suivi du projet   Les méthodes de contrôle de l’avancement des travaux: . La mesure physique d’un paramètre représentatif de l’avancement du travail est applicable lorsque le travail est facile à mesurer (pose d’une moquette..) . L’estimation en % du travail réalisé par rapport à l’estimation initiale permet de ré-ajuster le travail qui reste à faire . L’attribution d’une valeur selon que l’activité a débuté (0), est en cours (50) ou est achevée (100). Cette mesure statistique fiable est applicable lorsque le nombre d’activités est important mais elle ne permet pas de recaler le travail.  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 1 : Définir les éléments de suivi du projet   Les ajustements en cas de dérive des délais . Définir les mesures à mettre en place pour redresser la situation . Modifier la logique d’enchaînement des activités et tâches . Renforcer les moyens humains et matériels . Remobiliser les participants . Estimer les délais les plus probables de fin du projet  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 1 : Définir les éléments de suivi du projet Le suivi des coûts La comptabilité analytique permet de suivre les dépenses au fur et à mesure de l’avancement du projet à condition de les avoir ventilées en fonction de leur objet de comparer les dépenses réelles avec les prévisions initiales Les courbes des dépenses prévisionnelles et réelles sont utiles pour visualiser les écarts    

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 2 : Mettre en place les outils de pilotage Utiliser les tableaux de bord   Le tableau de bord général de suivi du projet constitue un véritable outil de pilotage. Il permet notamment : de mobiliser l'équipe projet sur les objectifs et les indicateurs clés du projet (en termes d'activités, de délais, de qualité et de coûts) de suivre l'avancement général du projet et I'avancement par secteur de communiquer sur l'état d'avancement du projet auprès des différents acteurs stratégiques et opérationnels d'identifier des écarts et définir les actions correctives à mettre un œuvre.  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 2 : Mettre en place les outils de pilotage Utiliser les tableaux de bord Le tableau de bord Une construction collective suivant une démarche participative Le tableau de bord risque d'être perçu comme un instrument de contrôle. Or c'est d`abord un instrument de pilotage, un outil fédérateur. L'efficacité d'un tableau de bord dépend en grande partie de sa compréhension et de son appropriation par les personnes contribuant à la réussite du projet. Leur implication dans la construction du tableau de bord va garantir : une réelle mobilisation autour d'un diagnostic et d'objectifs partagés, une contribution à son actualisation, une réactivité (suivi des indicateurs, identification et analyse des écarts, propositions d'actions correctives).  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 2 : Mettre en place les outils de pilotage Utiliser les tableaux de bord Les indicateurs L’indicateur est un instrument de mesure ou d’évaluation. C’est une variable qualitative ou quantitative. Par exemple Le taux d’absentéisme est un indicateur du niveau d’absentéisme L’heure d’arrivée en réunion est un indicateur pour mesurer la ponctualité Le délai d’attente des usagers au service accueil est un indicateur pour évaluer l’organisation du travail des agents du service accueil L’indicateur doit être pertinent c’est à dire avoir du sens L’indicateur doit être fiable et homogène pour permettre une comparaison dans le temps    

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 2 : Mettre en place les outils de pilotage Utiliser les tableaux de bord La pertinence des indicateurs retenus Trop souvent, la recherche d'exhaustivité nuit à la lisibilité et ne facilite pas l'exploitation. "Se débarrasser du superflu aller à l'essentiel " Les indicateurs doivent être : Exprimés en termes d'écart ou de position par rapport à une situation souhaitée. Peu nombreux et pertinents : les indicateurs retenus, doivent être représentatifs des facteurs-clés de réussite du projet (reflet exact du phénomène à étudier). Fiables : la source et la mesure ne doivent pas être contestables. Sensibles : ils doivent détecter une faible variation de la caractéristique surveillée Simples : facilement mesurables et compréhensibles Visuels : possibilité de taire une représentation graphique de l'indicateur et de son évolution Réalistes : susceptibles d'être facilement mesurables    

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 2 : Mettre en place les outils de pilotage Utiliser les tableaux de bord   Exemple d'indicateurs Quantitatif: - nombre de dossiers traités par jour - nombre d'usagers servis par heure Qualitatif : - indicateurs de satisfaction ou d'insatisfaction (Taux de satisfaction mesuré par enquête, nombre de lettres de réclamation...) - indicateurs de qualité du service (Nombre d'anomalies, délai de traitement de demande ou de règlement de prestations, temps d'attente aux guichets, taux de recouvrement de cotisations, taux de disponibilités de matériels...)  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 2 : Mettre en place les outils de pilotage Utiliser les tableaux de bord   Exemple d'indicateurs Coût : - évolution du budget - évolution des consommations - gains de productivité - coûts de formation Respect des délais : - délais de réalisation d'opérations - délais fixés pour l'atteinte d'objectifs intermédiaires...  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 2 : Mettre en place les outils de pilotage Utiliser les tableaux de bord Facteurs de succès d'un tableau de bord Une responsabilité clairement affectée et une exploitation permanente La responsabilité du tableau de bord et de chacun de ses indicateurs doit être précisée : qui le renseigne? qui le "fait vivre"? quels sont les seuils d'alerte? qui réagit ? qui informe?    

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 2 : Mettre en place les outils de pilotage Utiliser les tableaux de bord Construire un tableau de bord Sélectionner les facteurs les plus déterminants (ceux qui pèsent le plus lourd dans la réussite) Rappeler les objectifs du projet (qualitatifs, quantitatifs..) Identifier les facteurs de réussite Définir les indicateurs de mesure pour chacun de ces facteurs Déterminer la source de l’information et organiser sa collecte Définir les objectifs opérationnels (valeur de l’indicateur correspondant à la situation recherchée) Identifier la situation actuelle Affecter les responsabilités Construire le tableau de bord

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 2 : Mettre en place les outils de pilotage Utiliser les tableaux de bord Quelques exemples de tableau de bord   Les étapes de la réalisation Tableau de bord général de suivi des réalisations Résultat attendu Date prévue Résultat obtenu Date effective de réalisation Écarts Responsabilité 1 2 Tableau de bord de suivi des actions par secteur Date Action programmée Résultat attendu Résultat observé Ajustements 1 2  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 2 : Mettre en place les outils de pilotage Utiliser les tableaux de bord   Un modèle de tableau de bord Obj. projet Indicateur Source Périodicité Obj. opé. Moyens Responsable Réduire les délais de règlements des prestations de 1 jour avant le 31/12 Nombre de jours entre la date de réception de la demande et la date de règlement Tableau de bord des règlements Mensuel 2 jours Groupe de travail formé aux méthodes de la qualité 5 journées Mme X  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 3 : Organiser les réunions d'avancement du projet   Des réunions doivent être planifiées pour faire le point sur les progrès accomplis, sur les questions que pose la mise en œuvre du projet, les résultats atteints ainsi que pour marquer les grandes étapes. Des réunions doivent être organisées en fonction des évènements qui sont susceptibles de perturber le bon déroulement du projet. Chaque membre devra rendre compte de ses progrès en rédigeant un compte rendu selon le canevas type défini dans le manuel projet.  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 3 : Organiser les réunions d'avancement du projet Préparer les réunions Sélectionner les participants selon l'objet de la réunion   La nature et les objectifs de la réunion (quoi et pourquoi ?) Définir le type de la réunion (information, consultation, validation, production, groupe de résolution de problèmes...) et le thème général que vous souhaitez traiter. Formuler les objectifs généraux et objectifs de résultats. Ex. : Objectif général : informer de l'état d'avancement des actions Objectif de résultats : collecter les informations et suggestions du terrain pour pratiquer les ajustements nécessaires  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 3 : Organiser les réunions d'avancement du projet Préparer une réunion La convocation doit être motivante Donner un titre à la réunion Indiquer les motifs et les objectifs Indiquer le plan de travail Indiquer le nom de l’animateur Indiquer la raison de la participation de la personne Indiquer la date et la durée de la réunion L’organisation doit être irréprochable Envoyer les convocations à temps Préparer les documents à présenter Préparer la salle La table (forme) Les supports d’animation (tableau papier, vidéo projecteur…)    

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 3 : Organiser les réunions d'avancement du projet Animer une réunion Se concentrer sur les objectifs du projet, recadrer   Animer vos réunions La conduite de réunion est un moyen privilégié dans la conduite d'un projet dont la dimension relationnelle est fondamentale. La capacité du chef de projet à organiser et animer des réunions efficaces constitue un des fondements de sa légitimité. Préalables Préparer la réunion, la salle et les moyens matériels. Reporter la réunion si moins des deux tiers des personnes convoquées sont présentes. Structure de la réunion Introduction Accueillir les participants et si nécessaire prévoir une présentation (invités, nouveaux membres de l'équipe...). Assurer une présentation claire des objectifs, des résultats attendus, des étapes pour y arriver (ordre du jour). Établir les règles du jeu : méthode, outils, ordre du jour... Mettre en place les différents rôles : secrétariat... Le secrétaire de réunion prendra en charge la synthèse finale et la rédaction du compte-rendu.  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 3 : Organiser les réunions d'avancement du projet Animer une réunion Se concentrer sur les objectifs du projet, recadrer   Le coeur de la réunion Donner et expliquer les messages-clés. Faciliter les échanges, vérifier la compréhension. Faire des synthèses partielles, recentrer sur l'objectif. Traiter les objections et répondre aux questions. La conclusion Proposer un plan d'action : qui, fait quoi, pour quand et comment ? Faire une synthèse générale (point de départ, chemin parcouru et résultats obtenus),. Planifier la prochaine réunion ; planifier 2 ou 3 réunions à l'avance. Conclure en prenant congé. Le compte-rendu Formaliser la synthèse des informations-clés et décisions prises. Le compte rendu doit être : opérationnel : support de travail et de préparation des actions à venir - synthétique  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 3 : Organiser les réunions d'avancement du projet Animer une réunion   Attitudes à privilégier Attitude directive sur la forme : - un cadre structurant : gestion du timing, pointage des progrès du groupe par l'activité de synthèse et recentrage, fermeté sur les objectifs et les règles du jeu ; - une attitude structurante : gestion des temps de parole, régulation des échanges, arbitrage (respect des règles de participation...). Attitude participative sur le fond: - écoute active et questionnement, reformulation des réactions, neutralité sur le contenu... - responsabilisation : questions responsabilisantes, attitude adulte, pas de jugements de valeur, - reconnaissance : valorisation des contributions et des réussites.  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 3 : Organiser les réunions d'avancement du projet Animer une réunion PENDANT AVANT APRES   1 Prise de contact Tour de chauffe 2 Exploration Analyser 3 Argumentation Objection Choix Synthétiser 4 Conclure Préparation Conclusions Écoute Exécution Action Ouverture Discussion Progression Échange Décisions

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 3 : Organiser les réunions d'avancement du projet Utiliser les comptes rendus Les membres de l’équipe projet préparent leurs comptes rendus de « progression »   Le chef de projet en fait la synthèse pour les partenaires Les sujets de discussion sont listés à échéances régulières Des réunions sont planifiées afin de régler les questions, mesurer la progression et faire le point sur les grandes étapes Des réunions ponctuelles sont organisées en fonction des évènements susceptibles de perturber le bon déroulement du projet. Les plannings sont actualisés si nécessaire afin que le projet continue à progresser

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 3 : Organiser les réunions d'avancement du projet Utiliser les comptes rendus Projet “X” COMPTE RENDU DE REUNION Référence : Date : Page : 1 / Lieu et date de la réunion : Objet de la réunion : Participants : - Diffusion du compte rendu : Prochaine réunion : Objet : Lieu : Rédacteur : Visas :    

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 3 : Organiser les réunions d'avancement du projet Utiliser les comptes rendus   Projet “X” COMPTE RENDU DE REUNION Référence : Page : 2 / Responsable Date  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 3 : Organiser les réunions d'avancement du projet Évaluer l’efficacité des réunions -- - + ++ Affirmations   Évaluation Actions 1. Vos réunions sont systématiquement préparées : fiche de préparation, supports... 2. Les participants convoqués à vos réunions sont présents et ont été invités à préparer leur contribution. 3. Les convocations sont envoyées suffisamment à l'avance et précisent clairement l'ordre du jour et les contributions attendues des participants (avant la réunion et pendant). 4. Vous veillez à ne convier que les personnes réellement concernées par l'ordre du jour et si nécessaire, les réunions sont "à dimension variable" en fonction des points de l'ordre du jour. 5. Les réunions sont animées et les participants s'impliquent avec une attitude positive et de coopération. 6. Les objectifs fixés sont atteints. 7. Les réunions sont systématiquement bouclées par un plan d'action. 8. Les réunions font l'objet d'un compte-rendu qui est diffusé dans les 2 jours qui suivent leur tenue. 9. Chaque réunion, même brève fait l'objet d'une évaluation et d'une synthèse avec les participants. 10. Les horaires de début et de fin de réunion sont respectés.  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 4 : Résoudre les problèmes   Voir Activité transversale :Animer l’équipe projet Activité n°4  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 5 : Actualiser le projet   Actualiser le projet, si nécessaire suivant les décisions prises Mettre à jour le système documentaire Informer les parties prenantes  

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 5 : Actualiser le projet Communiquer Valider Planifier Engager Concevoir Conduire Planifier Engager Planifier Concevoir Conduire Concevoir Conduire Engager