www. subventionenligne www.subventionenligne.fr « Le portail unique pour les demandes de subventions formulées auprès des autorités publiques grâce au dossier commun de demande CERFA » Aide en ligne pour les usagers Etape 1 : Remplir le « dossier porteur »

Votre association a adhéré à www.subventionenligne.fr Une personne de votre association a créé un compte usager : cette personnes est « usager administrateur » (avec numéro d’inscription et mot de passe personnels) Cet usager administrateur a demandé puis obtenu l’adhésion de votre association à Subventionenligne (via un code d’activation reçu par courrier) Êtes-vous allés « plus loin » ? création d’autres usagers (avec rôles définis) par l’usager administrateur ? saisie de données décrivant l’association dans le dossier porteur en ligne? numérisation et mise en ligne de documents dans le porte documents ? préparation « papier » de votre demande de subvention CNDS 2009 ?

Comptes Usagers et Administrateur porteur Depuis la page d’accueil www.subventionenligne.fr , vous vous connectez à votre compte usager en saisissant votre identifiant personnel et votre mot de passe. Dans le tableau de bord Citoyen, l’organisme apparaît avec les droits Administrateur Porteur (P) sous Mes rôles 1 1 L’usager qui finalise l’adhésion de l’organisme devient automatiquement Administrateur Porteur pour cet organisme. Il peut ensuite déclarer d’autres utilisateurs et leur attribuer des droits. Rappelez les différents rôles + droits

Avez-vous terminé le référencement ? A la première connexion, Subvention en ligne demande de terminer le référencement 2 1 2 Vous pouvez consulter vos informations telles qu’elles apparaissent dans SIRENE et WALDEC. Pensez à les mettre à jour si elles sont erronées. 2 3 Pensez à compléter également les champs optionnels : il faciliteront le traitement de vos demandes par les instructeurs. 3 3 4

Le tableau de bord Porteur Accueil conduit au tableau de bord Porteur. Espace conduit au tableau de bord Citoyen La barre de commandes à gauche montre toutes les actions qui sont autorisées par vos rôles Les sous-commandes permettent d’activer directement la fonction indiquée Les boutons côté droit sont des raccourcis pour afficher les listes d’informations 1 1 1 2 2 1 1 3 1 3 1 Les commandes et les boutons affichés dépendent de vos droits pour l’organisme concerné. 1 L’organisme est repéré par son sigle et son numéro SIRET.

Gérer l’organisme porteur Administrer les établissements Administrer les utilisateurs Tenir à jour le dossier permanent

Gérer l’organisme porteur (votre association) La mise à jour du dossier permanent Les fonctionnalités liées à la mise à jour du dossier permanent de votre association Compléter les renseignements administratifs Compléter les renseignements comptables Il est nécessaire de compléter ces informations en préalable au dépôt d’une demande. Le dossier de l’organisme se présente sous la forme de quatre parties Vue Administrative Vue Agréments Vue Comptable Vue Suivi

Gérer l’organisme porteur Le dossier permanent Les onglets du haut listent les 4 vues du dossier permanent Les sous-onglets listent les rubriques de la vue en cours Le corps de la page contient formulaire de la rubrique en cours 1 1 2 2 3 3

Gérer l’organisme porteur Vue administrative: identification Fiches 1-1 et 1-2 Complétez la fiche d’identification de l’organisme 1 2 3 4 5 6

Gérer l’organisme porteur Vue administrative: représentant légal Fiches 1-1 et 1-2 Renseignez le nom, la fonction et les coordonnées du représentant légal de l’organisme porteur 1 Bien que cela soit recommandé, il n’est pas indispensable que le représentant légal soit un utilisateur de Subvention en ligne 1 1 2

Gérer l’organisme porteur Vue administrative: adresses siège (+ entités ?) Fiches 1-1 et 1-2 Renseignez les adresses du siège de l’organisme porteur 1 Pour les coordonnées des établissements, cliquez sur le bouton Gestion des entités. Rappel et conseil : Un club qui se compose de plusieurs sections sportives doit : avoir un unique « compte usager » qui donne accès à un unique dossier porteur en ligne (celui du club) créer dans son dossier porteur en ligne autant d’entités que de sections sportives. 1 1 2 3

Gérer l’organisme porteur Vue administrative: thèmes et publics Cocher dans les listes proposées les thèmes d’action de l’organisme porteur et les publics visés par les actions menées. 1 2 3

Gérer l’organisme porteur Vue administrative: moyens humains Fiche 1-2 Renseignez les effectifs et la masse salariale de l’organisme porteur NB : Le nombre d’adhérents correspond au nombre de licenciés. 1 2

Gérer l’organisme porteur Agréments Fiche 1-2 Saisissez votre numéro d’ agrément jeunesse et sports. Pour modifier un agrément cliquez sur Editer Pour l’enlever cliquez sur Supprimer 1 1 NB : dans la case « Libellé », préciser le nom et le numéro de l’agrément. 1 2

Gérer l’organisme porteur Vue comptable Votre exercice comptable 2009 Votre budget prévisionnel Votre compte de résultat : NB = ne pas remplir cet onglet ! Votre bilan : NB = ne pas remplir cet onglet ! Relevé d’Identité Bancaire (RIB)

Gérer l’organisme porteur Vue comptable : RIB Fiche2 Enregistrer votre RIB Pour enlever un RIB de la liste, cliquez sur Supprimer 1 1 1 2

Gérer l’organisme porteur Vue comptable : Budget prévisionnel global annuel Fiche2 Saisissez votre budget prévisionnel 2009 (créer un nouvel exercice) Attention: dans votre budget prévisionnel, ne pas intégrer les subventions demandées pour l’année en cours Votre budget global est au départ obligatoirement déséquilibré Subvention en ligne propose par défaut une vue simplifiée réduite aux têtes de chapitre. 1 3 2 4

Gérer l’organisme porteur Vue comptable : Bilan Fiche2 Pour des raisons techniques, en 2009, cet onglet est désactivé. Vous n’avez donc pas à remplir ces champs d’informations. 1 2 3

Gérer l’organisme porteur Vue comptable : Compte de résultats Fiche2 Pour des raisons techniques, en 2009, cet onglet est désactivé. Vous n’avez donc pas à remplir ces champs d’informations. 1 2 3

Gérer l’organisme porteur Suivi Fiche 1-2 Indicateur de complétude du dossier permanent de l’organisme porteur Journal de suivi des éditions du dossier permanent 1 2 1 2

Gérer l’organisme porteur Le porte-documents Fiche 5 Chaque utilisateur peut ajouter des fichiers, organisés dans des répertoires Un fichier peut être supprimé par son propriétaire uniquement s’il n’a pas été utilisé pour un projet Un répertoire peut être supprimé par son propriétaire uniquement s’il est vide 1 2 4 3 3 4 2 1 Enregistrer tous les documents pérennes de l’organismes (ex: statuts, récépissé de déclaration en préfecture, composition du bureau…) Stocker les pièces justificatives à joindre aux demandes de subventions. NB : En cas de sections sportives, pensez bien à créer un répertoire PAR section (car le porte documents est commun à toutes les sections).

Gérer l’organisme porteur Le porte-documents : créer un répertoire Fiche 5 Chaque utilisateur peut ajouter des fichiers, organisés dans des répertoires L’ajout d’un document, au sein d’un répertoire ou sur la racine, vous offre la possibilité de convertir le document en PDF. Les formats de fichiers acceptés sont les suivants : Word, Excel, JPeg, GIF, TIFF et PNG. Les autres formats ne sont pas pris en charge. La taille du document ne doit pas dépasser 5 Mo (5 000 000). 1 2 3

Gérer l’organisme porteur Le porte-documents : ajouter un fichier Fiche 5 Certains types de fichiers peuvent être transformés en PDF au moment de l’enregistrement La nouvelle version d’un fichier rend obsolète l’ancienne version 1 1 2 3 4 1 Précisez le type de document ajouté : vous verrez immédiatement les types de document à joindre lors du montage d’un projet.

Assistance Direction départementale de la Jeunesse et des Sports Lydie PRIMET Par mail: lydie.primet@jeunesse-sports.gouv.fr Par Tél..: 04 77 49 63 62 Comité Départemental Olympique et Sportif de la Loire Ludivine COTTE Par mail: crib@maisondessportsloire.com Par Tél.: 04 77 59 56 02

Lexique En fin de diaporama, vous pourrez retrouver des informations générales sur le dispositif SUBVENTION EN LIGNE Usager: personne physique ayant demandé l’adhésion de son association Organisme porteur: votre association qui a adhéré au service subvention en ligne. Dossier organisme: l’espace personnel de l’association contenant: Le dossier permanent: renseignements généraux de l’association (administratif, comptable,…) et les actions et projets menés pour lesquels votre association a sollicité une subvention publique. Porte documents: Votre espace en ligne permettant le stockage de données relatives à votre association (documents numérisés type statuts de votre association, récépissé, …). Aides favorites: type de subvention publique auquel votre association peut prétendre. Actions: projets de l’association pour lesquels vous demandez une subvention.

Qu’est-ce que Subvention en ligne ? C’est « LE » dispositif de dématérialisation de la demande de subvention que l’Etat lance en 2007 avec un déploiement qui se généralisera jusqu’en 2009. Il consiste en la création d’un guichet unique pour les demandes de subventions effectuées par les associations (ainsi que par des opérateurs de toutes natures juridiques), auprès des services de l’Etat, mais aussi des collectivités et organismes publics partenaires. Le télé service couvre les différentes étapes d’une procédure de demande de subvention: Saisie, Suivi, Dépôt, Recevabilité, Instruction, Bilan. Il s’appuie sur le dossier de demande de subvention défini par le CERFA n° 12156 qui concerne les demandes de subvention formulées auprès des services de l’Etat et des établissements publics. Ce télé service est proposé à tous les autorités administratives visées par l’ordonnance du 8 décembre 2005: les administrations de l'Etat, les collectivités territoriales, les établissements publics à caractère administratif, les organismes gérant des régimes de protection sociale et les autres organismes chargés de la gestion d'un service public administratif.

Fonctionnement de Subvention en ligne

Les avantages pour les porteurs de projets La création d’un guichet unique sur Internet, pour les demandes de subventions formulées auprès des pouvoirs publics: un seul lieu pour les dépôts de demandes de subvention, et la saisie du bilan du projet La création du dossier permanent de l’association en ligne lui permettant de stocker l’ensemble des pièces nécessaires à l’instruction des demandes, et d’accéder aux informations de sa structure dont dispose l’administration (statuts, SIRENE) La sélection des aides « favorites », dans le Registre des aides, qui seront appelées lors de la constitution du plan de financement du projet Un accompagnement en ligne par les services lors de la constitution de son dossier