ACADÉMIE DU SAVOIR - Guichet Unique - WORLD CUSTOMS ORGANISATION 1

GUICHET UNIQUE - DÉFINITION - … un système permettant aux opérateurs qui participent au commerce et au transport de communiquer des informations et documents normalisés à un seul point d’entrée afin de satisfaire à toutes les formalités requises en cas d’importation, d’exportation et de transit. Si les informations se trouvent sur un support électronique, les données individuelles ne doivent être soumises qu’une seule fois. UN-CEFACT Recommandation 33

GUICHET UNIQUE - DÉFINITION - Qui est concerné? opérateurs qui participent au commerce et au transport Quelles données? informations et documents normalisés Ou? en un seul point d’entrée Pourquoi et Quand satisfaire à toutes les formalités requises en cas d’importation, d’exportation et de transit Comment? Si les informations se trouvent sur un support électronique, les données individuelles ne doivent être soumises qu’une seule fois

Guichet Unique - Politique et Technique (Directives OMD) Politique L'environnement de guichet unique est un problème technique complexe, mais il ne peut pas mis en œuvre sans volonté politique et sans que d'autres problèmes non techniques soient résolus préalablement. Assurez-vous que les difficultés d’ordre politique, juridique et administratives aient été analysées et résolues avant d’aborder les questions techniques. (Directives OMD) Politique Volonté politique Mise en place d’un groupe de gestion réunissant les agences frontalières Document de réflexion / étude de faisabilité Désignation d'une administration/ agence chef de file L'harmonisation des politiques Technique Mise en place d’un groupe technique réunissant les agences frontalières Harmonisation des données Développement d'un système de GU Alignement sur les normes internationales (UNECE)

GU et Missions Douanières Administration fiscale services de guichet unique Facilitation en matière de transport et logistique Mise en œuvre de la politique commerciale Santé et sécurité publique Sécurité intérieure 5

Quelle est la Priorité? Pays A Pays B Administration fiscale Administration fiscale Facilitation en matière de transport et logistique facilitation en matière de transport et logistique Politique commerciale Politique commerciale Santé et Sécurité publique Santé et Sécurité publique Sécurité intérieure Sécurité intérieure Le choix des services de guichet unique dépendra de la douane nationale Qu‘attend le client ? L’accent mis sur les résultats est important à la fois pour la définition du niveau de travail requis et la conduite des opérations dans la phase de pilotage de la mise en œuvre du GU 6

ETAPES DE LA MISE EN OEUVRE D’UN GUICHET UNIQUE Chap 1: Comprendre l’environnement du GU Chap 7: Traitement des questions juridiques Chap 2: Gestion des missions frontalières et concept du GU Chap 4: Définition d’un calendrier et planification des actions Chap 5: Établissement de structures formelles Chap 6: Conception des services de GU Chap 3: Place du GU dans le cadre de la modernisation des douanes Chap 8: Gestion des ressources humaines et du changement How many chapters are “technology related”? 1. Incubation et planification stratégique 2. Mise en place et consolidation 3. Développement, mise en œuvre, évaluation & Commentaires

ETAPES DE MISE EN ŒUVRE D’UN GUICHET UNIQUE Compréhension des aspects «horizontaux» importants pour la mise en œuvre optimale d’un GU GU dans le cadre de la gestion coordonnée des frontières Interactions des services et architecture orientée vers les services Développement durable et amélioration continuelles du GU UN-CEFACT Recommendation 33 and WCO Single Window Compendium already contains a lot of info Both documents available on internet Majority of issues relating to SW development are not “technical” in nature

GUICHET UNIQUE - GCF - Gestion Coordonnée des Frontières (GCF) Environnement de Guichet Unique L'approche coordonnée par les agences de contrôle aux frontières, à la fois nationale et internationale, vise à rechercher des gains d'efficacité en matière de gestion du commerce et des flux , tout en maintenant un équilibre avec les exigences de conformité C’est un dispositif qui permet aux parties impliquées dans le commerce et le transport de déposer des informations et documents normalisés en un point d'entrée unique pour répondre à tous les exigences réglementaires liées à l'importation, l'exportation et le transit. Si l'information est transmise par voie électronique, les données individuelles ne doivent être soumises une fois. La GCF n'est pas l’équivalent du GU Mais un GU efficace ne peut être atteint que si un pays a entrepris des efforts en matière de GCF Le GCF est un pré-requis pour le développement d'un environnement réussi de GU

GUICHET UNIQUE - GCF - Le CBM dans le développement du GU La participation des intervenants Réingénierie des processus métiers Dématérialisation des documents d’accompagnement La gestion des risques

GUICHET UNIQUE - GCF - La participation des intervenants Formation d’une structure avec un leadership clair et une direction pour la GCF La participation active / engagement avec d’autres agences et partenariat avec le commerce Consultation, renforcement de la confiance, échanges Définition d’objectifs clairs

GUICHET UNIQUE - GCF - Réingénierie des processus métiers Pour refondre les processus manuels existants en de nouveaux procédés électroniques Éliminer les étapes redondantes / double emploi Aligner les flux de production numériques pour le dédouanement des marchandises physiques Un flux de travail bien conçu permet de mettre en œuvre des contrôles/vérifications importants dans un temps beaucoup plus court, sans sacrifier à la rigueur

GUICHET UNIQUE - GCF - Dématérialisation des Documents d’accompangement Nécessité de vérifier les données mentionnées dans les documents à produire Source potentielle de goulots d'étranglement Les documents physiques peuvent-ils être communiqués par voie électronique? numérisés? Dématérialisés dès l’origine? Ces contrôles peuvent être-ils être réduits? Supprimés ? Recours à des contrôles a posteriori plutôt qu’à des contrôles immédiats ?

GUICHET UNIQUE - GCF - Gestion des risques Les données structurées sous forme électronique permet de nombreuses possibilités Le déclaration anticipée : Permet l’examen des données de manière globale pour les principaux secteurs à risque (à savoir la sécurité, les droits et taxes applicables , les exigences de autres agences) Identifie les conteneurs à haut risque pour les contrôles (par scanner ou par ouverture) Le dédouanement : rend disponible l'information aux agents à la frontière et permet une consultation rapide ainsi qu’une intervention si nécessaire Le dédouanement a posteriori Identifie les comportements inhabituels, les types de fraude permet une bonne gestion des renseignements Sert à une gestion plus efficace des rares ressources disponibles

Interactions des services et une architecture orientée vers les services Doivent être mises en œuvre avec le processus de réingénierie La conception du GU doit incorporer un dispositif « idéal​​» pour toutes les parties prenantes : Valeur ajoutée/importance des régulateurs La conception des services et leur prestation L’état d’esprit des services

Interactions des services et une architecture orientée vers les services La valeur ajoutée/importance des régulateurs Mentalité stéréotypée: les douanes comme obstacle aux échanges Utilité des fonctions de réglementation Pour la Sécurité, la protection de la société, les ressources nécessaires )à la mise en œuvre des missions gouvernementales L’incertitude, les retards, les incohérences dans l'application des procédures constituent les principaux obstacles, et non la réglementation en elle-même

Site internet / Services en ligne Interactions des services et une architecture orientée vers les services La conception des services et leur prestation Identifier et optimiser les interactions Rencontres physiques Navigation sur le site internet Interface logicielle du GU Formation / engagement Disponibilité de l'information Suite complète de fonctions réglementaires/ services fournis doivent converger via le GU Rencontres physiques Telephone / Email Site internet / Services en ligne Publications

Développement durable et améliorations continuelles Etat d’esprit des services Pas toujours facile entre fournisseur de services / régulateur Le GCF constitue un fondement pour la normalisation des contrôles / réduction les double- emplois Concevoir des services de GU efficaces nécessite de la part des régulateurs de bons rapports avec le public à qui la douane à affaire

Développement durable et améliorations continuelles Enregistrement de l’utilisateur Authentification Contrôle d’accès Soumission de données Validation Vérification des données Documents d’accompagnement ENVIRONNEMENT DE GUICHET UNIQUE Approbation / Rejet ENVIRONMENT PHYSIQUE Arrivée des marchandises Marchandises visées / exemptées de contrôles Marchandises dédouanées à l’importation / saisies Suivi administratif (ce que l’opérateur ne nécessite pas de connaître) Systèmes / Modules Règles de fonctionnement Lieu de stockage des données User Base de données de l’utilsiateur du Gvt Gestion du risque Infractions / Base de données des infractions Transmission des données Validation des données transmises Documents d’accompagnements Manifestes Vérification Analyse du contrôle a posteriori Décision Dédouanement Gestion du renseignement Action / rapports de vérification Paiements Comptabilité Gestion des retards de paiement Archivage des déclarations Paiement Par voie électronique?

Développement durable et améliorations continuelles Un environnement de GU n'est pas statique - il doit être affiné Mesures de rendement La disponibilité du système la gestion des commentaires Les normes de service Indicateurs clés de performance Etude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises Diagnostic sur la situation at capacité à mener des améliorations

Développement durable et améliorations continuelles L’environnement d'exploitation peut changer La GCF fournit l'encadrement des agences pour coordonner les réponses Le GU fournit l'outil pour fournir une réponse rapide Informations Contrôles Facilitation

Conclusion Un guichet unique est un outil qui peut susciter de grands développements et rendre plus efficace l’application de la réglementation S'il est bien conçu avec les contributions des parties prenantes clés Si il est exécuté avec un esprit centré sur le service Si il est soutenu et continuellement amélioré

Resources UNCEFACT Recommendation 33 WCO Single Window Compendium http://www.unece.org/fileadmin/DAM/cefact/recommendations/rec33/rec33_trd352e.pdf WCO Single Window Compendium http://www.wcoomd.org/en/topics/facilitation/activities-and-programmes/single-window/single-window-guidelines.aspx