ORGANISATION ADMINISTRATIVE H. LORENT Rév. 08 2013

Classement des documents relatifs au personnel Classement des documents comptables Classement des documents HACCP Classement « blanchissage & laverie » Toolbox Le livre de bord Conclusions FOCUS organisation administrative H. Lorent

Classement des documents relatifs au personnel Documents à classer: Le registre du personnel Une pochette perforée par collaborateur reprenant: Sa fiche individuelle Une copie de son contrat de travail Le(s) avenants éventuels Les courriers internes et externes: Lettres de remerciements ou d’avertissements Autres documents « juridiquement » importants La fiche de vacances annuelles La demande de remboursement des frais de transport Classeur 1: Unité:   P E R S O N L FOCUS organisation administrative H. Lorent

Classement des documents relatifs au personnel Classeur 1: Documents à classer: La banque Carrefour de la sécurité sociale Unité:   P E R S O N L FOCUS organisation administrative H. Lorent

Classement des documents relatifs au personnel Classeur 2: Documents à classer: Les rapports du CPPT Les rapports du Conseil Sécurité Hygiène A conserver maximum 1 an Ceux- ci trouvent sur l’Intranet. Rappel: Le dernier rapport du CPPT et du CSH doivent être affichés en cuisine ainsi que la liste des représentants syndicaux. Unité:   RAPPORTS: CPPT CSH FOCUS organisation administrative H. Lorent

Classement des documents relatifs au personnel Classeur 3: (facultatif) « Déclaration interne d’accident de travail » « Certificat médical de premier constat » (AXA) « Certificat médical de reprise » (AXA) Ces documents se trouvent sur l’Intranet Unité:   Documents Protection &&& Prévention Envoyez toujours les documents originaux concernant un accident du travail, comme : - certificat médical de premier constat - certificat médical de prolongation frais médicaux (pharmacie - hôpital - kiné - ...) le plus vite possible et toujours au service de Prévention & Protection FOCUS organisation administrative H. Lorent

Classement des documents relatifs au personnel Classeur 4: La copie des B.E.V. dument signée par chaque collaborateur (Bulletin des Enregistrements Variables) Une pochette perforée par collaborateur reprenant: La fiche de congé annuel dument signée par chaque collaborateur A conserver 5 ans - (classement annuel) Unité:   B.E.V. Fiche de Vacances Annuelles. Les copies des certificats médicaux vous sont envoyées via le service du personnel à titre d’information, celles-ci ne doivent pas être conservées en unité. FOCUS organisation administrative H. Lorent

Classement des documents relatifs au personnel Généralités: Le registre du personnel: Si pas présent sur le site, adresser une demande à votre gestionnaire payroll. Inscrire la date d’entrée en fonction de chaque collaborateur (hors CPS et Intérimaires) et le cas échéants, la date de sortie. La copie du contrat de travail: Si pas présente sur le site, adresser une demande à votre gestionnaire payroll. En cas de transfert du collaborateur, la faire suivre dans sa nouvelle unité. (Joindre les avenants et courriers) Le dernier rapport du CPPT et le dernier rapport du Conseil Sécurité Hygiène doivent être affichés de manière visibles à l’attention de chaque collaborateur. Le règlement de travail et le code éthique de Sodexo doivent être consultables par chaque collaborateur. Le cahier de pointage: le pointage des heures d’arrivée et de départ est obligatoire. (A garder 5 ans - classement annuel & contresigné par le responsable d’exploitation) La Banque Carrefour de la sécurité Sociale: à demander au service du personnel FOCUS organisation administrative H. Lorent

Classement des documents comptables Classeur 5: Les notes d’envoi: Classées mensuellement par fournisseur. A conserver 5 ans (classement annuel) Remarques importantes: Pourquoi 5 ans ? Unité:   Notes d'envoi Fournisseurs Cf. aux obligations de l’Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire, la traçabilité des produits doit être assurée pendant 2 ans FOCUS organisation administrative H. Lorent

Classement des documents comptables Classeur 6: Les copies de factures: Classées mensuellement par fournisseur. A conserver 5 ans - (classement annuel) Remarques importantes: Pourquoi 5 ans ? Unité:   Factures Fournisseurs Légalement, les documents comptables doivent être gardés pendant 5 ans. FOCUS organisation administrative H. Lorent

Comptabilité: autres formulaires ISO Procédures Caissière-Caissier Procédure Cash Gérant Formulaire petite caisse Note de frais exploitation Note de frais équipe volante Où les trouver ? Intranet - Ma boîte à outils Comptabilité Formulaires FOCUS organisation administrative H. Lorent

Documents relatifs au service achats & Prodédures Demande création article Traitement des plaintes Uniformes Formulaire plaintes Où les trouver ? Intranet – Ma boîte à outils – Supply chain/achats – Liens utiles FOCUS organisation administrative H. Lorent

Documents relatifs au vending Hygiëne check Tableau de bord Où les trouver ? Intranet – Ma boîte à outils Offre de nos services Distributeurs automatiques Documents utiles FOCUS organisation administrative H. Lorent

Classement des documents HACCP Classeur 7: Le classeur HACCP Si pas présent sur le site, adresser une demande aux collègues de ce service. La présence de cette farde est obligatoire. HACCP Hazard Analysis and Critical Control Points Le classeur ABC Food Safety FOCUS organisation administrative H. Lorent

Classement des documents HACCP Classeur 8: Les documents d’enregistrement HACCP: Réception des matières premières Contrôle du bon fonctionnement des thermomètres Contrôle de température chambre froide/frigo Contrôle de température congélateur Contrôle de température et temps lors de refroidissement Contrôle de température et la qualité de la friteuse Contrôle de température lors du portionnement Contrôle de température lors de la distribution Contrôle de température bain marie Contrôle de température comptoir réfrigérée/vitrine Unité:   Documents Enregistrement HACCP FOCUS organisation administrative H. Lorent

Classement des documents HACCP Classeur 8: Ceux-ci sont disponibles sur l’Intranet Contrôle de température des chariots Produits congelés artisanalement Cellule de congélation Exemple de plan de nettoyage et de désinfection Liste de contrôle du nettoyage et de la désinfection Bon de livraison Unité:   Documents Enregistrement HACCP Où les trouver: Intranet Ma boîte à outils Food Safety & Quality Food Safety Les formulaires d’enregistrement Documents FOCUS organisation administrative H. Lorent

Classement des documents HACCP Classeur 9: Les documents légaux: Agrément de la cuisine A.R. relatif à l'autocontrôle. Analyse de l'eau Plaintes produits & plan d'actions Audit Quality Partner Consignes de l'entreprise Contrôle des gants Contrôle des emballages Contrôle des thermomètres. Document de l'entretien des hottes Fiches santé du personnel Unité:   Documents Légaux HACCP FOCUS organisation administrative H. Lorent

Classement des documents HACCP Classeur 9: Les documents légaux: Ecolab - Fiches sécurité Ecolab - Fiches techniques Formation du personnel de Sodexo Nuisibles & Attestation de suivi Plan de nettoyage Plan de la cuisine Non-food Fiches techniques Audit sécurité Unité:   Documents Légaux HACCP FOCUS organisation administrative H. Lorent

Classement des documents HACCP Généralités: « Un conseil: Soyez ordonné! » Ne créez pas de documents. Utilisez exclusivement les documents qui se trouvent sur l’Intranet de Sodexo. &&&&& Agrafez vos documents groupés par semaine à une copie de votre menus. Classez l’ensemble par date. A conserver 2 ans - (classement annuel) Lors d’un contrôle, l’auditeur bénéficiera ainsi de toutes les informations sans difficultés. FOCUS organisation administrative H. Lorent

TOOLBOX Classeur 10: Unité: T O L B X   T O L B X FOCUS organisation administrative H. Lorent

Classement des documents HACCP Généralités: L’agrément de la cuisine: L’affichage de l’Agrément doit être visible pour les consommateurs. Garder une copie dans le classeur. A.R. relatif à l'autocontrôle: Disponible sur l’Intranet Analyse de l'eau: (facultative): Disponible sur le site communal via Internet (Conseillé si présence de fontaine à eau de ville ou post-mix Plaintes produits & plan d'actions: Imprimez vos messages de plaintes produits adressées au service achats et joignez-y le document de réponse automatique qui mentionne le numéro de suivi. Audit Quality Partner: A classer dans l’ordre des visites (Facilité lors des visites de l’AFSCA) Consignes de l'entreprise: (Si celles-ci impactent les procédures de Sodexo) Contrôle des gants: La conformité des gants référencés est disponible sur l’Intranet Contrôle des emballages: La conformité des emballages référencés est disponible sur l’Intranet Contrôle des thermomètres: A effectuer 1 X / an Document de l'entretien des hottes: A demander au responsable client Fiches santé du personnel: Disponible au service sécurité de Sodexo FOCUS organisation administrative H. Lorent

Classement des documents HACCP Généralités: Ecolab - Fiches sécurité: La fiche de sécurité des produits référencés est disponible sur l’Intranet Ecolab - Fiches techniques: La fiche technique des produits référencés est disponible sur l’Intranet Formation du personnel de Sodexo: Si les attestations de formation ne sont pas sur le site, contacter le département « Formation » pour obtenir une copie. Nuisibles & Attestation de suivi: A demander au responsable client Plan de nettoyage: Le plan de nettoyage des locaux dument complété Plan de la cuisine: A demander au responsable client Non-food Fiches techniques: Les fiches techniques des produits référencés sont disponibles sur l’Intranet Audit sécurité: Disponible sur l’Intranet Lors d’un contrôle, l’auditeur bénéficiera ainsi de toutes les informations sans difficultés. FOCUS organisation administrative H. Lorent

Classement « blanchissage & laverie » Classeur 11: Documents à classer Les documents relatifs à la gestion des tenues vestimentaires Stock de linge Annulation de dotation Etc… Les rapports d’Ecolab Unité   Documents Blanchissage &&& Laverie FOCUS organisation administrative H. Lorent

LIVRE DE BORD Classeur 12: Classer les données suivantes: Unité: Le n° de téléphone du chef-gérant Les n° de téléphone des membres du personnel de cuisine Le n° de téléphone du C.R.D. Le n° de téléphone de l’interlocuteur client L’endroit où se trouve les clefs d’accès Les menus à venir…. Les volumes de production Le cahier des grammages Les codes d’accès informatique Et toutes autres informations susceptibles d’aider en cas d’absence Unité:   Livre de bord FOCUS organisation administrative H. Lorent

Conclusions En règle générale, les documents administratifs, comptables, HACCP, doivent être conservés 5 ans. Cette liste de classeurs n’est pas arrêtée et peut être justement complétée en fonction de certains impératifs propres à chaque unité, toutefois: Ne créer pas de classeur type « Divers » qui deviennent rapidement des « fourre-tout » Au terme de chaque année, archivez vos documents (Date de fin indiquée sur la boîte d’archivage) Favorisez un classement informatique d’un maximum de documents. Ranger vos documents au fur et à mesure, ne classez pas de documents qui ne seront plus nécessaires. Trier aussi vos tiroirs. Limiter votre bureau strictement aux documents liés à votre travail. FOCUS organisation administrative H. Lorent