Dépense Le service fait Détails et explicitations dans les commentaires du document

Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Domaines Modules de formation associés Budget Transverse La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Dépenses Comprendre les processus de la dépense Les référentiels Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait 30’ Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement La démarche de contrôle Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Carte d’achat et dématérialisation Recettes Présentation du processus standard de la recette Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

Sommaire Introduction Processus métier et rôles Contexte Concepts clés Introduction Constatation et certification Cas particuliers Processus métier et rôles Concepts clés Impacts en comptabilité Concepts clés Correction ou annulation Quiz Quiz

Introduction Processus standard de la dépense 1 Formalisation d’un contrat Acheteur Engagement juridique Gestionnaire des EJ Responsable des EJ (Contrôleur budgétaire) Service Fait Gestionnaire du SF Certificateur Demande de paiement Gestionnaire des DP Responsable des DP Comptable de la prise en charge Paiement Responsable de la trésorerie Description Un prescripteur exprime un besoin Le service acheteur vérifie l’opportunité et formalise un contrat Le gestionnaire de l’EJ crée l’EJ Le responsable de l’EJ, et éventuellement le contrôleur budgétaire, vérifient et valident l’EJ Le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à l’engagement et constate le service fait Le certificateur certifie le SF Le gestionnaire de la DP crée la DP Le responsable de la DP la contrôle et la valide Le comptable de la prise en charge prend en charge la DP Le responsable de la trésorerie réalise le paiement Aide à l’animateur : Le processus standard de la dépense se décompose en 5 étapes majeures : la formalisation d’un contrat, l’engagement juridique, le service fait, la demande de paiement et le paiement. Il débute par la formalisation d’un contrat : un prescripteur exprime un besoin ; le service acheteur vérifie l’opportunité et formalise un contrat. Vient ensuite l’étape de l’engagement juridique: le gestionnaire enregistre l’acte juridique (engagement juridique) dans le système d’information et le responsable valide l’engagement. L’étape suivante, le service fait (SF), consiste à vérifier la conformité de la livraison à la commande ou à l’engagement juridique : le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à la commande ou à l’engagement juridique et constate le SF ; le certificateur certifie le SF. L’étape suivante consiste à créer et valider la demande de paiement. Le gestionnaire de la DP crée la DP. Le responsable de la DP la contrôle et la valide. Le comptable prend ensuite en charge la demande de paiement. Enfin la dernière étape consiste à réaliser le paiement (par le responsable de trésorerie). Des variantes existent à ce processus standard de la dépense (cf. Module de formation Dépense) : service fait concomitant à l’engagement juridique (ex : décisions de versement de subventions sans conditions), service fait concomitant à la demande de paiement (ex : baux avec préavis), dépense sans engagement préalable (ex : dépenses de fluides), paiement réalisé avant l’ordonnancement (ex : paiement par prélèvement). 4 4

Introduction Contexte 1 Le service fait consiste à vérifier que les prestations ou les commandes ont été réellement exécutées, et exécutées conformément aux exigences formulées. La notion de service fait valorisé et comptabilisé : Découle des nouvelles normes comptables applicables aux organismes. Est un enjeu de qualité comptable. Aide à l’animateur : En service facturier, la certification du service fait vaut ordre de payer.

Introduction Concepts clés 1 Le service fait peut être total ou partiel. Il est du ressort de l’ordonnateur. Le service fait se réfère à un EJ. Il ne peut pas en dépasser le montant. Le service fait emporte la comptabilisation de la charge ou de l’immobilisation en comptabilité générale. Le processus d’exécution de la dépense distingue deux évènements permettant d’appréhender la notion de service fait : Aide à l’animateur : Le service fait consiste à vérifier que la dépense est justifiée, et donc que : Les prestations ont bien été réalisées Les prestations ont été réalisées d’une manière satisfaisante, c’est-à-dire conformément aux exigences formulées. Le SF peut être total : une commande = un SF, tout est réceptionné en un seul SF. Le SF peut être partiel : une commande = plusieurs SF. La somme de tous les services faits ne peut pas dépasser le montant total engagé de l’EJ (AE consommées). Si la livraison est supérieure à la commande, le service fait ne peut être certifié qu’après avoir régularisé l’EJ (consommation d’AE). La certification du SF emporte la comptabilisation de la charge (ou immobilisation) en comptabilité générale. Le service fait peut être réalisé en deux étapes : Constatation: le service métier constate la réalisation de la prestation ou la réception de la commande, et vérifie l’adéquation avec la commande/l’engagement. Certification: son montant en euro est vérifié, et l’écriture de charge (ou immobilisation) comptabilisée. La constatation et la certification du service fait peuvent être réalisées par le même acteur, en fonction de la taille de l’organisme ou de la nature de la dépense. La certification déclenche l’écriture comptable 1 2 Il est constaté Il est certifié

Processus métier et rôles

1 Processus métier et rôles Constatation et certification Etapes du flux de la dépense et rôles Création et validation de l’EJ Constatation de Service Fait Certification de Service Fait Liquidation Contrôle de régularité Paiement 1 2 Engagement juridique Service fait Service fait Demande de paiement Demande de paiement Demande de paiement Correction/ Annulation du Service Fait 2 Arrête et certifie le montant de la livraison/prestation en regard de l’EJ Contrôle les informations saisies lors de la constatation et précise les éléments d’imputation qui n’auraient pu être définis lors de l’engagement. Comptabilise la charge ou l’immobilisation en comptabilité générale NB : Réalise parfois la constatation et la certification. Certification 1 Vérifie que la livraison ou prestation est conforme à la demande (EJ) Détermine la date d’effet du service fait. Enregistre les éléments de constatation du SF Constatation Ordonnateur Service métier Aide à l’animateur Zoom sur la constatation du service fait : L’appréciation matérielle du service fait implique de vérifier que les prestations sont réellement exécutées et qu’elles sont exécutées conformément aux exigences formulées (exemples : absence de malfaçons sur les travaux réalisés par un entrepreneur, fournitures non défectueuses, qualité attendue, etc.).

2 Processus métier et rôles Cas particuliers Certaines dépenses sont réalisées sans service fait formalisé Pour certaines dépenses, le service fait n’est pas matérialisé. Dans le système d'information, le service fait est alors porté par l’engagement juridique ou par une demande de paiement. Service fait concomitant à l’engagement juridique : l’enregistrement du service fait se fait lors de la validation de l’EJ. EX : subvention sans condition de réalisation. Service fait concomitant à la demande de paiement : la prise en charge par le comptable donne lieu directement à l’écriture de comptabilité générale. Cas avec engagement juridique préalable. EX : baux avec préavis. Cas sans engagement juridique préalable. EX : fluides. EJ SF DP Paiement Aide à l’animateur Autres exemples de service fait concomitant à la demande de paiement : consommations de fluides sur et hors marché (électricité, gaz, téléphone, eau,….), reconstitutions d’avances de régies, dépenses sur carte d’achats , baux conclus sur la base d’une clause unilatérale, remboursement des frais de mission et de déplacement. EJ SF DP Paiement SF DP Paiement

Impacts en comptabilité

Impacts en comptabilité Concepts clés 1 Le service fait : N’a pas d’impact en comptabilité budgétaire : il ne consomme ou ne réserve ni autorisations d’engagement (AE) ni crédits de paiement (CP). A un impact en comptabilité générale lors de la certification, en date d'effet du service fait, reconnue comme date effective de la réception. Le schéma d’écriture lié à la constatation de la charge : Charge 6* (ou d’immobilisation 2*) Facture Non Parvenue 408 X X

Correction ou annulation

Correction ou annulation Concepts clés 2 Correction / Annulation Doit être validée par le certificateur. Doit être réalisée en cohérence avec les mises en paiement déjà réalisées. Peut-être partielle ou totale (annulation globale du service fait précédemment certifié) 1. Aide à l’animateur La correction du service fait doit être réalisée (par le certificateur du service fait) en cohérence avec les demandes de paiement et les paiements qui lui sont le cas échéant postérieurs. L’écriture comptable de correction est comptabilisée à la date de correction de l’erreur. Un complément ou une réduction de service fait doit être réalisé. S’il s’agit d’une réduction de service fait, celle-ci doit rester cohérente avec les éventuelles mises en paiement déjà réalisées. Le système d’information doit être en mesure de procéder à ces corrections par ajout ou retrait de service fait. Si l’erreur porte sur l’imputation comptable, des écritures comptables correctives doivent être possibles Exemple 1 : Un service fait correspondant à un EJ de 100 euros est réalisé à hauteur de 80 euros. Le service fait reçu n’est pas conforme à l’engagement pour 20 euros. Une correction du service fait, à hauteur de 20 euros devra être réalisée par le gestionnaire du service fait. Le service fait est au final de 60 euros. Exemple 2 : Une DP correspondante à une facture de 70 euros a été créée (non comptabilisée). Le service fait reçu n’est pas conforme à l’engagement pour 20 euros. Le paiement n’ayant pas eu lieu, le gestionnaire des DP devra annuler la DP dans un premier temps, puis le gestionnaire du service fait pourra annuler le service fait pour 20 euros, dans un second temps. Le service fait corrigé étant ainsi porté à 60 euros, la facture ne pourra être traitée (elle devra, le cas échéant, faire l’objet d’un avoir, ou être retournée au fournisseur). A des impacts comptables qui se font à la date comptable renseignée à la correction ou l’annulation du service fait.

Quiz

1 Quiz Question 1 Le service fait a t-il un impact : 1- en comptabilité budgétaire 2- en comptabilité générale 3- les deux Réponse : Réponse 2 : le service fait a un impact en comptabilité générale.

1 Quiz Question 2 Quelles sont les deux étapes du service fait ? Réponse : Constatation et certification

Quiz 1 Question 3 Quel acteur est en charge de certifier le service fait? Réponse : L’ordonnateur est en charge de la certification du service fait.

Quiz 2 Question 4 Un engagement juridique de 100 a été créé et validé en mars de l’année N. Les propositions ci-dessous sont-elles possibles ? Proposition 1 : un service fait de 120 est certifié en juin N. Proposition 2 : Un service fait de 40 certifié en juin N puis un service fait de 60 certifié en novembre N. Proposition 3 : un service fait de 100 certifié en février N. Proposition 4 : un service fait de 60 certifié en juin N puis un service fait de 60 certifié en novembre N. Réponse : Proposition 1 : Impossible, sans engagement complémentaire Proposition 2 : Possible Proposition 3 : Impossible Proposition 4 : Impossible, sans engagement complémentaire