Comptabilités Articulation entre les comptabilités budgétaire, générale, analytique et auxiliaire Détails et explicitations dans les commentaires du document

Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Recettes Domaines Modules de formation associés Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré Légende : Transverse Gérer les référentiels Budget Dépenses Elaboration, allocation et mise à disposition du budget La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Carte d’achat et dématérialisation Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Demande de paiement sur EJ Mise en paiement Demande de paiement hors EJ xxx module considéré La démarche de contrôle Comptabilités Cas particuliers Éléments de comptabilité Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Opérations pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Articulation entre les comptabilités Comprendre le processus de la dépense Présentation du processus standard de la recette 30’

Sommaire Introduction Articulation entre les comptabilités Quiz Les comptabilités du GBCP Introduction Introduction Les objets de gestion Les systèmes d’information Le tableau de passage Articulation entre les comptabilités Quiz Quiz

Introduction

Comptabilité budgétaire Comptabilité auxiliaire Les comptabilités du GBCP Chaque comptabilité répond à un besoin spécifique. En conséquence, les comptabilités sont autonomes : elles ont leurs propres objectifs et finalités, règles de fonctionnement, normes de référence. Par ailleurs, chaque comptabilité dégage son propre résultat. L’autonomie des comptabilités budgétaire et générale permet de disposer d’informations financières et comptables complémentaires. Cette autonomie nécessite de veiller à leur bonne articulation. Comptabilité générale Comptabilité budgétaire Aide à l’animateur   Le GBCP s’articule autour de plusieurs comptabilités. Certaines sont nouvelles, la plupart sont adaptées et complétées : Comptabilité générale : le GBCP ne la modifie pas en profondeur, mais elle est légèrement adaptée au contexte GBCP ; Comptabilité budgétaire : c’est la nouveauté du GBCP : la comptabilité budgétaire s’autonomise ; Comptabilité analytique : pas de changements ; Comptabilités auxiliaires : pas de changements. Comptabilité auxiliaire Comptabilité analytique

Comptabilité budgétaire Les comptabilités du GBCP Comptabilité budgétaire Comptabilité générale Comptabilité budgétaire Comptabilité générale Objectifs et finalités Etre un outil de pilotage, d’anticipation et d’analyse pour mener à bien les projets et activités de l’organisme Contribuer à la soutenabilité budgétaire. Retracer les mouvements affectant le patrimoine, la situation financière et le résultat. Règles de fonctionnement Comptabilité des engagements : Autorisations d'engagement consommées lors de la validation de l'EJ Comptabilité de caisse : Recette constatée lors de l’encaissement Crédits consommés lors du paiement (CP) Constatation des droits et obligations : Produit constaté à la prise en charge des titres de recette par le comptable Charge constatée lors de la naissance des droits Référentiels Enveloppes budgétaires Plan comptable des organismes Résultat Solde budgétaire Résultat patrimonial Aide à l’animateur  1. La comptabilité générale : Peu de changements si ce n'est l'adaptation au GBCP en rendant les 2 comptabilités autonomes avec : des pièces et objets de gestion nouveaux (engagement juridique, demande de paiement, demande de versement, demande de comptabilisation, demande de correction, etc..) ; le fait que certaines opérations perdent leur impact budgétaire et n’ont donc plus que des impacts en comptabilité générale.  2. La comptabilité budgétaire : Véritable nouveauté du GBCP, la comptabilité budgétaire s’autonomise. Fondée sur une comptabilité de caisse (encaissements et décaissements), elle retrace trois comptabilités : La comptabilité des autorisations d’engagement : elle porte sur les AE (autorisations d'engagement) qui constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées par l’établissement pendant l’exercice. La comptabilité des crédits de paiement : elle porte sur les CP (crédits de paiement) qui constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être payées par l’organisme pendant l’exercice. La comptabilité des recettes : elle porte sur les recettes que constitue l’ensemble des moyens assurant la couverture des « dépenses ». Les recettes correspondent aux encaissements rapprochés à un titre de recette de l’exercice et se traduisent par des flux entrants.

Comptabilité auxiliaire Les comptabilités du GBCP Comptabilité auxiliaire Comptabilité analytique Comptabilités auxiliaires Comptabilité analytique Objectifs et finalités Disposer d’un suivi détaillé et individuel qui alimente la comptabilité générale Améliorer le suivi des historiques clients et fournisseurs, des immobilisations et des stocks. Etre un outil d’analyse et d’aide à la décision. Faire apparaître les éléments de calcul du coût des services rendus ou du coût de revient des biens et produits fabriqués. Permettre le contrôle du rendement des services. Evaluer les stocks. Règles de fonctionnement Principe d’auxiliarisation des comptes : Spécialiser une partie des comptes de comptabilité générale pour les alimenter à partir de comptes détaillés. Prérequis : des référentiels doivent être mis en place (fournisseur, client, etc.). Cette comptabilité est fondée sur la comptabilité générale. Elle est tenue par les ordonnateurs ou le cas échéant par les comptables. Elle est propre à l’établissement. Ses objectifs et les modalités de son organisation sont fixés par l’organe délibérant. Référentiel NA Référentiels analytiques Résultat Résultat analytique Aide à l’animateur : 3. La comptabilité analytique : Elle a pour objet de mesurer les coûts d'une structure, d'une fonction, d'un projet, d'un bien produit ou d'une prestation réalisée et des produits afférents en vue d'éclairer les décisions d'organisation et de gestion. 4. Les comptabilités auxiliaires : Elles permettent de détailler la comptabilité générale en spécialisant une partie des comptes (dits collectifs) de la comptabilité générale dans des comptabilités auxiliaires qui regroupent des comptes (dits individuels) de fournisseurs, clients, immobilisations, stocks... Les écritures sont passées dans les comptes individuels puis automatiquement retranscrites dans les comptes collectifs de comptabilité générale. Le responsable de la comptabilité auxiliaire s’assure du suivi des soldes, de la gestion du référentiel, de la résolution d'éventuels blocages...

L’articulation entre les comptabilités

L’articulation entre les comptabilité Plusieurs éléments garantissent la cohérence des comptabilités entre elles : les objets de gestion (demande de paiement, titres de recettes, etc.) qui peuvent avoir un impact sur plusieurs comptabilités à partir d'un même point d'entrée ; les systèmes d'information, qui permettent de garantir la traçabilité des opérations (à partir d'une saisie unique dans l'outil) et d'automatiser les liens entre les comptabilités (certaines comptabilités sont automatiquement alimentées à partir des informations saisies dans d'autres comptabilités) ; le tableau de passage du solde budgétaire au résultat patrimonial, qui permet de réconcilier les résultats des comptabilités budgétaires et générales. Aide à l’animateur :   Au sein de l'agence comptable, il existe un rôle de « responsable de la comptabilité générale ». Le rôle de « responsable de la comptabilité générale » est garant de la bonne articulation des comptabilités : il tient la comptabilité générale ; il est chargé, sous réserve des compétences de l'ordonnateur, de la tenue de la comptabilité budgétaire ; il a accès en vision et en écriture aux comptabilités auxiliaires ; il valide en comptabilité générale les écritures issues des comptabilités auxiliaires des immobilisations et des stocks. L'acteur assurant ce rôle au sein de l’Agence Comptable sera particulièrement attentif aux trois éléments d'articulation mentionnés ci-dessus (objets de gestion, systèmes d'information, tableau de passage).

L’articulation entre les comptabilité Les objets de gestion Les objets de gestion sont spécialisés en fonction de la nature de l'opération qu'ils portent. Certaines opérations vont avoir un impact sur toutes les comptabilités ; d'autres n‘ont d’impacts que sur certaines comptabilités. En conséquence, certains objets de gestion ont un impact systématiquement sur les différentes comptabilités (titre de recette...). D'autres n‘ont d’impacts que sur une, deux ou trois comptabilités (demande de versement, demande de comptabilisation...). Illustration : Un titre de recette a un impact sur les différentes comptabilités Une demande de comptabilisation a un impact sur les comptabilités générale, auxiliaires et analytique. Une demande de versement a un impact sur la comptabilité générale et auxiliaire. Titre de recette Demande de comptabilisation Demande de versement Prise en charge du titre de recette et encaissement Enregistrement d'une dotation aux amortissements Versement à un tiers dans le cadre d'un dispositif d'intervention Comptabilité générale (produits) Comptabilité générale (charge) Comptabilité générale (compte de tiers) Aide à l’animateur   Les objets de gestion sont spécialisés en fonction de la nature de l'opération qu'ils portent. Par exemple : une opération de comptabilisation d'amortissement, de provision ou de dépréciation n‘a pas d’impact sur la comptabilité budgétaire : elle sera portée par une demande de comptabilisation. une simple opération de trésorerie (remboursement de crédit de TVA par exemple) n'aura pas d'impact en comptabilité budgétaire ni sur le compte de résultat : elle sera portée par une demande de versement. etc. Du fait des impacts potentiellement multiples, lorsque l'agent comptable ou l'ordonnateur procède à des opérations de correction, il doit être particulièrement attentif aux conséquences des corrections dans chacune des comptabilités qui sont impactées. Comptabilités auxiliaires (clients) Comptabilités auxiliaires (immobilisations) Comptabilités auxiliaires (fournisseurs) Comptabilité analytique Comptabilité analytique Comptabilité budgétaire

L’articulation entre les comptabilité Les systèmes d’information Les systèmes d'information permettent d'automatiser les liens entre les comptabilités. Une saisie unique des informations dans l'outil (à partir du même objet de gestion) met ainsi à jour simultanément toutes les comptabilités. Cette saisie unique permet de limiter les écarts entre comptabilités dues à des erreurs (saisies multiples) et fluidifie les processus. Illustration : Une DP hors EJ d'un fournisseur pour 10 k€ va avoir des impacts sur toutes les comptabilités Consommation de CP en comptabilité budgétaire Demande de paiement fournisseur A pour 10 k€ le 01.03.2016 AE CP 10 k€ Liste de comptes (individuels) en comptabilité auxiliaire fournisseur Compte fournisseur (collectif) de comptabilité générale Analyse de coût dans la comptabilité analytique Fournisseur A : 10 k€ Fournisseur B : ... Fournisseur C : ... Fournisseur D : ... Total : …..............10 k€ 10 k€ 10 k€

L’articulation entre les comptabilité Les systèmes d’information Les outils portent également toutes informations nécessaires afin d'assurer la traçabilité des opérations et des acteurs. En partant d'un même objet de gestion, le système d'information doit permettre de retracer les différents impacts dans les comptabilités. Inversement, en partant des différents impacts en comptabilités, le système d'information doit permettre de remonter à l'objet de gestion. Comptabilité auxiliaire fournisseurs Écriture du 01.03.2016 : Solde du compte auxiliarisé « fournisseur X » pour 10 K€ Illustration : des écritures ont été constatées en comptabilités auxiliaire fournisseur et générale le 01.03.2016 pour 10k€. Le SI permet de remonter à la DP à l'origine de ces écritures. Comptabilité générale Écriture du 01.03.2016 : Débit 401 - Fournisseur / crédit 5 - Trésorerie pour 10 k€ Demande de paiement n°XXXX mise en paiement le 01.03.2016 pour 10 k€ pour paiement de l'étude Y

L’articulation entre les comptabilité Le tableau de passage entre la comptabilité budgétaire et la comptabilité générale Les comptabilités générale et budgétaire produisent leur propre résultat : en comptabilité budgétaire, la différence entre les dépenses (CP) et les recettes de l'exercice constitue le solde budgétaire ; en comptabilité générale, la différence entre les charges et les produits de l'exercice constitue le résultat patrimonial. Le périmètre et les règles des deux comptabilités étant différentes, le solde budgétaire n'est jamais égal au résultat patrimonial. Afin de contrôler la cohérence des comptabilités générale et budgétaire, il est donc nécessaire de réconcilier solde budgétaire et résultat patrimonial via un tableau de passage. Comptabilité budgétaire Comptabilité générale Consommation de CP Recettes Charges Produits Aide à l’animateur   Ce tableau permet d'identifier, de contrôler, d'expliquer et de restituer, dans les grandes lignes, l’écart entre le solde budgétaire présenté au tableau des autorisations budgétaires et le résultat de l’exercice (résultat comptable ou patrimonial) présenté au compte de résultat. Il doit être produit en prévision et en exécution pour information de l'organe délibérant et être restitué à chaque arrêté intermédiaire. Le tableau de financement permet également d'identifier d'autres source d'écarts entre le Solde Budgétaire et le Résultat Patrimonial Solde budgétaire Résultat patrimonial Tableau de passage SOLDE BUDGETAIRE................................ .... K€ Opérations sans impact budgétaire........ - …. k€ Opérations sans impact comptable......... + …. k€ Différence de fait générateur................. - …. k€ RESULTAT COMPTABLE............................. …. K€

Comptabilité budgétaire Comptabilité générale L’articulation entre les comptabilité Opérations sans impacts sur le solde budgétaire L'écart entre comptabilité générale et comptabilité budgétaire peut découler d'une différence de périmètre. Certaines opérations ont effectivement un impact sur le résultat patrimonial mais sont neutres sur le solde budgétaire : amortissements, dépréciations, provisions, reprises sur amortissements, etc.. Ces opérations purement comptables doivent donc être retraitées lors des travaux de réconciliation du solde budgétaire et du résultat patrimonial. Illustration : un organisme comptabilise des amortissements sur un immeuble pour 100 k € en N (charge). A la fin de l'exercice N, cette opération aura seulement un impact en comptabilité générale. Comptabilité budgétaire Comptabilité générale amortissements 100 k € ... k € ... k € Tableau de passage SOLDE BUDGETAIRE................................ .... K€ Opérations sans impact budgétaire........ - 100 k€ Opérations sans impact comptable......... - …. Différence de fait générateur................. - ….. RESULTAT COMPTABLE............................. …. K€

L’articulation entre les comptabilité Opérations sans impacts sur le résultat patrimonial D’autres opérations ont un impact sur le solde budgétaire mais sont neutres sur le résultat patrimonial : il s'agit par exemple des avances et acomptes reçus. Ces opérations purement budgétaires doivent donc être neutralisées lors des travaux de réconciliation du solde budgétaire et du résultat patrimonial. Illustration : le même organisme reçoit en juin N une avance de 75 k € pour une prestation qu'il réalise pour un client. L'encaissement de l'avance a un caractère budgétaire en comptabilité budgétaire mais il n'impacte pas le compte de résultat en comptabilité générale (l'avance est une simple opération de trésorerie). A la fin de l'exercice N, cette opération aura seulement un impact en comptabilité budgétaire. Comptabilité budgétaire Comptabilité générale 100 k € amortissements 75 k € avance reçue ... k € ... k € Tableau de passage SOLDE BUDGETAIRE................................ .... K€ Opérations sans impact budgétaire........ - 100 k€ Opérations sans impact comptable......... - 75 k€ Différence de fait générateur................. - ….. RESULTAT COMPTABLE............................. …. K€

L’articulation entre les comptabilité Différence de faits générateurs L'écart entre comptabilité générale et comptabilité budgétaire peut découler d'une différence de fait générateur. La comptabilité budgétaire fonctionne en effet selon une logique de caisse pour les recettes et les CP. La comptabilité générale fonctionne selon une logique de droits constatés. Un décalage d'exercice peut ainsi avoir lieu entre l’enregistrement en droits constatés en comptabilité générale et l'enregistrement en caisse en comptabilité budgétaire. Ce décalage doit être neutralisé lors de la réconciliation entre solde budgétaire et résultat patrimonial. Illustration : le même organisme effectue une commande pour 150 k € en novembre N. Le service fait est certifié en décembre N (enregistrement d'une charge en comptabilité générale). Fin décembre N, la facture du fournisseur n'est pas arrivée (le décaissement n'a donc pas eu lieu). A la fin de l'exercice N, cette opération aura seulement un impact en comptabilité générale. Comptabilité budgétaire Comptabilité générale amortissements 100 k € 75 k € avance reçue DP non décaissées 150 k € + 75 k € - 250 k € Tableau de passage SOLDE BUDGETAIRE................................ + 75 K€ Opérations sans impact budgétaire........ - 100 k€ Opérations sans impact comptable......... - 75 k€ Différence de fait générateur................. - 150 k€ RESULTAT COMPTABLE............................. - 250 K€

Quiz

Quiz Question 1 Quelles sont les différentes comptabilités qui peuvent être tenues dans un établissement ? Réponse : La comptabilité générale, la comptabilité budgétaire, la comptabilité analytique, les comptabilités auxiliaires (fournisseurs, clients, immobilisations, stocks, etc. ).

Quiz Question 2 Quelles sont les définitions du solde budgétaire et du résultat patrimonial ? Quelle analyse peut-on en faire ? Réponse : Le solde budgétaire est la différence entre les dépenses et les recettes alors que le résultat patrimonial est la différence entre les charges et les produits. Le tableau de passage permet de réconcilier le solde budgétaire et le résultat patrimonial

Quiz Question 3 Comment la cohérence entre les comptabilités est-elle assurée ? Citez trois éléments. Réponse : Les éléments qui permettent l’articulation entre les comptabilités sont : L’usage d’un même objet de gestion (DP, titre…) qui peut avoir un impact sur les différentes comptabilités. Un tableau de passage qui permet de mesurer d’assurer le lien entre le solde budgétaire et le résultat patrimonial. L’usage d’un outil unique qui permet la gestion de toutes les comptabilités assure un lien entre elles.