L’UQAT, l’université au cœur des mines Comité étudiant de l’IRME 4 novembre 2013

2 INTRODUCTION But du comité étudiant de l’IRME Défendre et promouvoir les intérêts des étudiants Assurer la communication entre les membres et la direction de l’IRME, le comité de santé et sécurité des laboratoires et du terrain, les comités de programmes de cycles supérieurs dont font partie les étudiants Favoriser le partage d’information et les relations entre les membres Mettre en valeur le potentiel des membres Favoriser les contacts avec les intervenants du milieu industriel

3 Constitution d’un comité Une personne morale sans but lucratif (comité) est un groupement formé d'au moins deux personnes qui en sont les administrateurs provisoires :  Président  Secrétaire Après s’être mis d’accord sur l’objet du comité, ils procèdent à la rédaction des statuts et règlements

4 Rôle du président Représenter les membres du comité auprès de la direction de l’IRME Convoquer les réunions Diriger les réunions Superviser les activités Signer les documents : procès-verbaux, compte rendu, contrats, etc. Le président peut déléguer l'exercice de ses responsabilités.

5 Rôle du secrétaire Assurer le fonctionnement administratif  S’occuper de la correspondance  Organiser les réunions et l’assemblée générale annuelle : Rédaction et envoi des convocations, ordre du jour, réservation de salles  Organiser les votes (le secrétaire est gardien des bulletins de votes)  Rédiger les comptes rendus et le procès-verbaux des réunions  Transmettre l’information aux membres  Responsable de la tenue des registres et des archives

6 Rôle des administrateurs Le rôle des administrateurs devra être défini par le comité exécutif et être inscrit dans les statuts et règlements Les administrateurs nommés par les membres du comité sont :  Vice-président aux affaires internes  Vice-président aux communications  Vice-président aux affaires financières (trésorier)  Vice-président aux affaires internes Les statuts et règlements seront adoptés par l’assemblée générale annuelle

7 Réunion du comité exécutif Soumet à la direction de l’IRME toute question qu’il juge pertinente Nomme les étudiants qui siègent aux instances de l’IRME Tient des réunions ordinaires régulièrement  Adopte le procès-verbal du comité exécutif précédent Transmet toutes informations pertinentes concernant les services offerts et les activités aux membres du comité étudiant Prépare et met à la disposition des membres un bilan financier annuel

8 Assemblée générale annuelle Rassemblement de l’ensemble des membres du comité étudiant de l’IRME :  Le comité exécutif informe de ce qui s’est passé durant toute l’année  Le comité étudiant exprime ses besoins pour les années à venir Élection des membres du comité exécutif Adoption des statuts et règlements (1 re année)  Reconduction ou modification des statuts et règlements (par la suite) Adoption du rapport annuel des membres du comité

9 Compte rendu vs procès-verbal Compte rendu Exposé écrit qui rappelle l'essentiel des discussions tenues et des décisions prises lors d'une réunion. Son rôle :  Garder une trace des propos tenus.

10 Compte rendu vs procès-verbal Procès-verbal ou PV Document officiel écrit de ce qui s'est dit ou fait dans une réunion et des résolutions que l'on y a adoptées. Son rôle :  Informer du contenu et des décisions prises. Sa caractéristique :  Reconstituer le déroulement de la réunion.

11 Comité étudiant de l’IRME IRME ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE COMITÉ EXÉCUTIF MEMBRES Président Secrétaire Vice-présidents Tous les étudiants

12 L’UQAT, l’université au cœur des mines