3è rencontre du RESIFACO Bujumbura, Les 31 janvier et 1ier février 2013

MODULE DE FORMATION I deuxième partie SUIVI ET ACCOMPAGNEMENT DES PROJETS DE COOPERATION MULTILATERALE FRANCOPHONE: « ASPECTS PRATIQUES »

Le suivi des projets au niveau national: « Un besoin incontournable pour la coopération internationale et pour l’espace francophone ». - L’OIF dispose d’un siège à Pays et des bureaux régionaux dans certaines zones géographiques. - Pour plus d’efficience, d’efficacité et surtout de réalisme, il n’existe pas de direction national-pays de l’OIF mais plutôt des structures nationales chargées de la Francophonie qui œuvrent comme des « ambassades » de la Francophonie. Elles sont, en effet, l’émanation des Etats et gouvernements membres. - Ces structures, appelées à promouvoir et à relayer l’action de la Francophonie dans leurs milieux, ont également la charge de veiller à la bonne exécution des projets/programmes de l’OIF dans leurs pays respectifs.

I. Le suivi, une des attributions des commissions nationales de la Francophonie : Celles-ci prennent différentes appellations selon le pays, cependant leurs missions sont similaires. A titre de rappel, il s’agit notamment de : l’animation autour de mission de la Francophonie ; la coordination des activités de la Francophonie ; la promotion de la Francophonie et de ses valeurs ; le suivi des projets soutenus par l’OIF; la préparation de la participation du pays aux réunions ; la facilitation dans la mise en œuvre des programmes de l’OIF TOUTES LES CNF ONT DANS LEURS ATTRIBUTIONS LE SUIVI DES PROJETS SUR LE TERRAIN NATIONAL

II. Les éléments constitutifs du suivi en Francophonie : Un processus continu lié à la durée du projet. Il comprend les éléments suivants : 1.la collecte systématique de l’information ; 2.le choix des indicateurs (objectivement vérifiables) ; 3.la possibilité de fournir les éléments sur les progrès réalisés (sur l’utilisation du budget, du temps imparti au projet et l’atteinte des objectifs) ;

III. le constat général sur la pratique du suivi au niveau national : 3.1.Les points forts : -les Structures nationales ont toutes les attributions de suivi au plan national des projets soutenus par l’OIF (compétences avérées) ; -L’OIF donne systématiquement à la structure nationale concernée toute information utile sur les interventions qu’elle mène au profit du pays ou de ses ressortissants ; -Il existe dans chaque pays une disponibilité des agents, payés par l’Etat membre, pour œuvrer quotidiennement, au plan national, dans le domaine du suivi des actions de l’OIF ;

III. le constat général sur la pratique du suivi au niveau national (suite 1): 3.2.Les points faibles : -Avant la mise en place du Réseau, il n’existait presque pas de contact professionnel, ni d’échange d’informations ou des bonnes pratiques en matière de suivi ; -Chacune de ces structures utilise ses propres outils en matière de suivi par delà l’identité des missions ; -Pas d’outils formellement partagés ni de perspective de standardisation des pratiques de suivi au niveau national;

III. le constat général sur la pratique du suivi au niveau national (suite 2): 3.3.Constat général : Le suivi est, dans beaucoup de cas, limité essentiellement au suivi du type administratif(accusé de réception, contact administratif, vérification de la signature du protocole d’accord) et à la participation aux activités francophones organisées dans le pays. Cette participation est couplée, quelques fois, avec la facilitation à l’organisation des événements francophones dans le pays ; -Difficulté parfois de valoriser, auprès de l’opinion nationale, les résultats immédiats (produits et services) réalisés dans le cadre de la coopération multilatérale francophone, si le CN n’a pas suivi le projet. -Le coût des opérations de suivi n’est souvent pas assuré au niveau national :« Le goût des résultats du suivi est toujours succulent mais le coût du suivi est souvent amer ».

IV. le niveau de responsabilité du CN en matière de suivi : Au regard de la structuration des projets de l’OIF, il est possible de distinguer trois niveaux de suivi : 4.1. suivi des produits et services 4.2. suivi des effets à court terme 4.3. suivi des effets à moyen terme

V. la nature du suivi du CN et ses composantes A. La nature du suivi reconnu dans les attributions des commissions nationales est essentiellement le suivi de la mise en œuvre au niveau national des projets soutenus par l’OIF. B. Ce suivi est en principe constitué généralement de 4 composantes : 5.1. suivi du budget alloué au projet (utilisation exclusive aux activités du projet? les rubriques des dépenses effectuées répondent à l’esprit du protocole?); 5.2. suivi des délais du projet(le calendrier des grandes étapes du projet définies par le protocole) ; 5.3. suivi des engagements consignés dans le protocole ; 5.4. suivi au niveau national des résultats immédiats réalisés (extrants= produits ou services)

VI. L’utilité du suivi au niveau national : -Possibilité de mesurer le niveau d’atteinte des objectifs assignés au projet -Suggérer, avec pertinence et au moment opportun, les actions correctives à effectuer dans la mise en œuvre des projets soutenus par l’OIF, tenant compte des réalités de terrain ; -Faciliter l’élaboration de l’état d’avancement des projets (Compte rendu sur l’action francophone dans le pays) ; -Rassurer le gouvernement et l’OIF sur la bonne exécution des actions de coopération dans le pays.

Outils pratiques VII. Exemples des outils de suivi à l’usage des Commissions nationales de la Francophonie

Volet suivi des délais

Volet suivi du budget du projet

Volet suivi de l’état d’avancement du projet

Volet suivi administratif des engagements