Comment se servir du Google Document du secteur robotique Diffusion: groin Version 1.0 du 20 mars 2010 F.S

Objectifs com’ interne ! 1)Favoriser la formalisation du savoir-faire 2)Faciliter le travail collaboratif Béné/Béné/Perma 3)Permettre une vision transverse inter- commission (document et planning) 4)Mieux gérer nos projets et nos ressources 5)Favoriser l’arrivée des nouveaux arrivants

Par quels moyens L’outil gratuit Google Doc & Agenda * – Accessible de n’importe où à l’aide de n’importe quel terminal internet non-préparé – Ergonomique & intuitif – Gestion des droits simplifiés et mode accès par adresse (comme Doodle). – Accepte désormais n’importe quel document – Possibilité d’associer cet outil avec son propre compte Gmail et gadget i.google *En attendant un outil made in Planète Sciences équivalent….

Google Document et Google Agenda sont associés au compte mail à saisir à l’adresse (Demandez le mot de passe à

L’outil « Document » Un dossier par commission L’outil « Agenda » Un calendrier par commission et permanent

Partager les ressources de « document et/ou dossier » Avec un compte mail pour des droits complets (réservé à tout les membres bureau restreint et permanents) Avec un lien à distribuer pour limiter l’accés sans distribuer de mot de passe (philosophie Doodle) A utiliser pour élargir l’accès avec des bénévoles GROIN hors restreint

Partager les ressources de « Agenda » – Avec un compte mail pour des droits complets (Les agendas avec la mention « usage interne » sont réservés aux membres du GROIN uniquement)

Partager les ressources de « Agenda » – Avec un lien à distribuer pour limiter l’accés sans distribuer de mot de passe (Les agenda avec la mention « usage interne » sont réservés aux membres du GROIN uniquement) Cliquez iciLien à copier/coller

Que met-on dans « Document » Tout document en cours de travail collaboratif (montage équipe bénévole, règlement, planning etc…) (le serveur de Planète Sciences doit rester l’organe de sauvegarde de référence une fois le travail terminé). Les tables de répartition des tâches par commission Les ordres du jour des bureaux Les rétro-planning par commission Les logo usuels valides pour l’année en cours Des notes synthétiques d’aide à l’intégration de nouveau arrivant dans le dossier « nouveau arrivant Qui peut éditer ?: Tous sous la responsabilité et coordination des référents & permanents

Que mets-on dans « Agenda » Les rétro-planning par commission Les différents évènements du secteur Les dates et lieux des bureaux Les dates et lieux d’évènement autre (expo, émission TV sur la robotique ou autre en rapport avec la robotique) Les planning de dispo des permanents Qui peut éditer ?: Tous le Groin avec un minimum de coordination ! Plus il y aura de participant, plus l’outil sera intéressant à consulter

Recommandations Les membres du restreint doivent accéder au compte uniquement le temps de faire les paramétrages (partage) nécessaires avec leur compte perso afin de rendre visible les auteurs des modifs sur l’ensemble du compte Google. (Les permanents ne sont pas soumis à cette contrainte). Utiliser les méthodes de partage par lien pour travailler avec les commissions (pourquoi pas insérer en pied de page des listes de diffusion les liens de partage des dossiers des commissions) N’hésitez à expérimenter ! Il vaut mieux faire des bêtises que de ne pas chercher à progresser

Mise en garde Cette approche repose sur l’autogestion et son succès repose sur la responsabilisation de chacun car il est très permissif et va à contre-courant du désormais célèbre «vous n’avez pas les droits, contactez un admin. » Voici une liste non exhaustive de boulettes potentielles – Partager un dossier Coupe et/ou Eurobot à un bénévole Trophées ET participant Coupe  – Rendre public un calendrier interne  – Modifier un document dont on n’est pas responsable du suivi (ex: fichier de montage d’équipe bénévole)  – Diffuser au delà du bureau restreint le mot de passe du compte 

Pour toutes remarques et questions Contactez Florent: