23 novembre 2014 Pour les Journées Mondiales et tous autres évènements Mode d’emploi des Relations Presse en délégations

23 novembre Introduction  Les Relations Presse (RP), c’est quoi? C’est une méthode permettant de créer puis d’entretenir des liens avec les médias locaux, dans le but de promouvoir puis médiatiser un évènement de sa délégation.  Les RP, pourquoi? Pour faire parler du mandat et des missions ACF en région Pour permettre aux délégations de se faire connaitre du grand public Pour être visible du grand public et recruter de nouveaux bénévoles Pour mobiliser la population autour des évènements que la délégation met en place.  Les RP, comment? Grâce à ce mode d’emploi très simple, délégué cette tâche à un bénévole de votre équipe!

23 novembre Idée d’organisation des RP au sein de la délégation Les RP sont indispensables pour promouvoir et médiatiser un évènement, elles doivent être faits avec le plus grand soin et suivi:  Afin de gérer au mieux les RP, plusieurs personnes ont un rôle à jouer au sein de votre délégation : Le porte-parole. Il s’agit du délégué. Son rôle : représenter ACF auprès des médias régionaux. Un ou plusieurs chargé(s) des RP au sein de la délégation. Son but est de mobiliser les médias locaux en amont des événements ACF. Il doit être disponible, à l’aise à l’oral et bien connaître les missions et les valeurs d’ACF. Il doit aussi être conscient que cette tâche nécessite un suivi rigoureux avant chaque événement.

23 novembre Déroulement des RP L’objectif est que le plus de médias (presse, radio, TV et web) parlent de votre évènement ou manifestation dans votre région. OU  Envoi du Communiqué de Presse (CP) aux délégations, par le Service Délégations (dans le cadre des JM et CCF) OU création du CP, avec l’aide du Service délégations dans le cadre d’évènements créés par la délégation.  Envoi, conjointement avec le CP, du fichier presse, rassemblant tous les contacts des journalistes locaux qui devront être informés de l’évènement à venir. Ce fichier est à mettre à jour lors des appels aux journalistes pour être sur de n’oublier personne.  L’envoi du CP  L’envoi du CP: Le contenu du CP doit être copié-collé dans le corps du mail + attaché en pièce jointe. L’objet du mail doit reprendre le titre du CP. Les s des journalistes doivent être insérés en copie cachée (cci) et le destinataire principal (à) doit être votre propre adresse.

23 novembre  Les relances téléphoniques: Quelques jours après l’envoi des CP, il faut relancer les médias un à un. Pour cela : -On informe qu’on a envoyé un CP -On explique le sujet du CP en insistant sur le message qu’on veut faire passer -On demande si l’information les intéresse et s’ils comptent en parler ou se déplacer le jour J -On note toutes ces infos dans un fichier pour faire un retour au service délégations  Rétro-planning: -Pour les hebdomadaires, on envoie le CP 3 semaines avant l’événement -Pour les quotidiens, on l’envoie 5 jours avant Dans tous les cas, les relances doivent être faites 1 ou 2 jours après l’envoi. Mais généralement, les télés et les radios ne pourront pas confirmer leur présence avant la veille de l’événement, il faudra donc aussi les relancer à ce moment-là. L’important est de s’assurer qu’ils ont bien l’information en tête. Surtout, ne pas se décourager ! Déroulement des RP

23 novembre Derniers conseils  Afin de fidéliser les journalistes, nous vous invitons à les remercier lorsque ces derniers se sont déplacés ou ont promu votre évènement. Cela se fait par l’envoi d’un de remerciements dont nous vous fournirons un exemple.  Vous pouvez également organiser des déjeuners presse pour les rencontrer de façon plus informelle et leur parler de vos actions  Prenez des photos de vos événements et mettez les sur le site de votre délégation cela permettra aux personnes qui s’y rendent de comprendre ce que vous faites comme actions  Utilisez vos comptes Facebook et Tweeter personnels pour promouvoir votre évènement auprès de votre réseau  En cas de sollicitation spontanée d’un journaliste sur un sujet qu’on ne maitrise pas, ne pas hésiter à contacter le siège avant de répondre ! (Jours ouvrés : Laurence ou Marie au ou 85 14, week-end et jours fériés : ) Une fois encore, merci pour votre engagement !