Dépense Gestion des avances et des acomptes Détails et explicitations dans les commentaires du document

Gestion des avances et des acomptes Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Domaines Modules de formation associés Budget Transverse La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Dépenses Comprendre les processus de la dépense Gérer les référentiels Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement La démarche de contrôle Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités 30’ Carte d’achat et dématérialisation Recettes Présentation du processus standard de la recette Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

Sommaire Introduction Avances Récupération d’avance Processus Concepts clés Introduction Concepts clés Impacts Avances Concepts clés Processus Impacts Récupération d’avance Concepts clés Impacts Remboursement d’avance Concepts clés Illustration Acomptes Quiz Quiz

Introduction

Introduction Concepts clés 1 Les avances et les acomptes doivent être distingués : Avance Est renseignée au moment de la création de l’EJ. Est payée au fournisseur avant l’exécution de ses prestations et donc avant le service fait. Donne lieu à une récupération lors du paiement des factures. Acompte Constitue un paiement partiel, qui rémunère un service partiellement fait. Donne lieu à une demande de paiement. N’est pas récupéré. 1. Aide à l’animateur : La création d’un acompte se fait au niveau de l’enregistrement de la DP dans le processus de la dépense. Un acompte constitue un paiement partiel, qui rémunère un service partiellement fait. Son montant ne peut être supérieur aux prestations effectivement réalisées. L’acompte dans le système d’information doit donc faire référence au service fait pour sa mise en paiement. Les acteurs principalement concernés sont par conséquent : le gestionnaire des DP et le responsable des DP. Les avances prévues dans le cadre d’un marché doivent pouvoir être émises en référence aux engagements juridiques, soit au niveau global de l’EJ, soit sur un des volets de l’EJ qui peut correspondre à une tranche, à un lot, à un bon de commande, la cas échéant par entité métier dans le cadre d’un marché partagé. Les acteurs principalement concernés sont par conséquent : le gestionnaire des EJ et le responsable des EJ. 2. Informations complémentaires Rappel du code des marchés publics : L’avance est le versement d’une partie du montant d’un marché public au titulaire de ce marché avant tout commencement d’exécution de ses prestations. Elle constitue, à la différence de l’acompte, une dérogation à la règle du « service fait ». L’avance est obligatoirement accordée au titulaire d’un marché lorsque le montant initial du marché ou de la tranche affermie est supérieur à 50.000 € H.T. dans la mesure où le délai d’exécution des prestations prévu est supérieur à deux mois. L’avance n’est due au titulaire du marché que sur la part du marché qui ne fait pas l’objet de sous-traitance. L’avance est un paiement effectué auprès du fournisseur avant le service fait qui donne lieu à une récupération lors du paiement final de la facture (pour les avances forfaitaires, la récupération d’avance se fait entre 65 et 80% d’exécution du marché ; pour les avances facultatives, elle se fait entre 0 et 80%).

Avances

Introduction Concepts clés 1 Une avance : Doit être déclarée au préalable sur l'EJ de référence. Concerne les EJ de type marché. Est payée au fournisseur avant l’exécution de ses prestations et donc avant le service fait. Donne lieu à une récupération lors du paiement des factures. Suit trois étapes clés : DP d’avance Paiement de l’avance Récupération de l’avance

2 X X Avance sur EJ Impacts La DP d’avance a des impacts: En comptabilité budgétaire matérialisés par : En comptabilité générale. Consommation d’AE Cas général : lors de la validation de l’EJ de référence Marchés à bon de commande : lors de la validation de l’avance par le responsable de DP Consommation de CP Lors du paiement de l’avance Le schéma d’écriture lié à la mise en paiement de l’avance : Aide à l’animateur Comptes comptable en comptabilité générale : S'il s'agit d'une avance versée sur une opération de fonctionnement, le compte comptable à utiliser est le 4091 "Fournisseur - avances versées sur commande »  S'il s'agit d'une avance versée sur une opération d'investissement, le compte comptable à utiliser est le 2381 "Avance versée sur commande d'immobilisation ». 4091 Fournisseurs - Avances versées sur commandes 5 Disponibilités X X

Récupération d’avance

Récupération d’avance Concepts clés 1 La récupération d’avance : Suppose qu’une avance ait été créée et payée en amont Peut être réalisée sur les versements correspondant à des acomptes ou des règlement partiel définitif des sommes dues ultérieurement au titulaire Doit être terminée lorsque le montant des prestations exécutées atteint 80% du montant du marché. Aide à l’animateur : Dans le cas où l’avance est supérieure à 5%, elle peut être remboursée à un rythme fixé par le marché par précompte sur les sommes dues à titre d’acomptes, de règlement partiel définitif. Le remboursement doit être terminé lorsque le montant des prestations exécutées atteint 80 %. Le remboursement de l’avance, effectué par précompte sur les sommes dues ultérieurement au titulaire commence lorsque les prestations exécutées atteignent ou dépassent 65% du montant du marché (minimum dans le cas d’un marché à bons de commande), de la tranche ou du bon de commande. Lors de la récupération, le montant de l’avance vient en déduction de la DP.

Récupération d’avance Processus 1 La récupération d’avance : Intervient au moment de la comptabilisation de la DP, après le service fait et la réception de la facture. C’est sur cette DP que se fera la récupération d’avance (l’avance viendra en déduction de la DP). Nécessite de faire référence à la pièce d’avance créée en amont et en référence à l’EJ.

Récupération d’avance Impacts 2 La récupération d’avance a : Des impacts en comptabilité générale : Des impacts en comptabilité budgétaire matérialisés par : La consommation des CP lors de la mise en paiement de la DP portant récupération d’avance (pour le solde après déduction de l’avance) Fournisseurs – avances versées sur commandes Disponibilité 1 2 3 Aide à l’animateur : En comptabilité budgétaire, la consommation de CP se fait à hauteur de la différence entre le montant de la DP et le montant de la récupération de l’avance.

Remboursement d’avance

Remboursement d’avance Concepts clés 2 Le remboursement : Intervient dans le cas où : L’avance a été payée à tort. et L’avance ne peut pas être récupérée. Peut être exécuté : Soit sur le même exercice que la génération d’avance. Emission d’une demande de reversement par l’ordonnateur. Prise en charge par le comptable. Envoi au fournisseur. Soit sur un exercice différent de la génération d’avance. Emission d’un titre de recette par l’ordonnateur. Aide à l’animateur : Le remboursement d’avance est présenté dans le DPG Dépense au chapitre 6. Le traitement pour les pièces associées au remboursement d’avance est similaire à celui d’un indus

Acomptes

Acomptes Concepts clés 1 EJ SF DP Paiement SF partiel DP partielle Paiement partiel Acompte Un acompte constitue un paiement partiel, qui rémunère un service partiellement fait. Tous les fournisseurs sont susceptibles de bénéficier du droit au paiement d’acomptes. L’enregistrement et la validation des services faits, des DP et des mises en paiement sont effectués suivant les modalités du processus général de la dépense (mêmes impacts comptables et budgétaires), par les mêmes acteurs. 1. Aide à l’animateur Rappel du Code des marchés publics A la différence des avances, les acomptes sont versés pour des prestations effectuées en cours d’exécution du marché : l’acompte rémunère un service fait. Le versement d’acomptes est un droit ; ils sont versés même en cas de silence du marché. La périodicité de versement des acomptes est de trois mois maximum ; dans les cas prévus à l’article 91, elle peut être ramenée à un mois. Le dernier acompte ne doit pas être confondu avec le solde, qui, pour les marchés de travaux, ne peut être déterminé que lors de l’établissement du décompte général. Le montant d’un acompte ne peut excéder la valeur des prestations auxquelles il se rapporte.

Acomptes Illustration 1 Acomptes Illustration 1 Un acompte sur un EJ de 100 et un service fait partiel (SF1) de 40 a déjà été certifié et payé partiellement à hauteur de 25. EJ SF1 partiel DP1 partielle EJ = 100 SF1 = 40 DP1 = 25 2 Un nouvel acompte en référence au SF1 peut être payé. Il est au maximum de 40-25 = 15 DP2 partielle DP2 = 15 3 Service fait restant à effectuer sur l’EJ = (100-40) = 60 Nouvel acompte en référence au SF1 : impossible Acompte sur service fait ultérieur : possible après certification du service fait ultérieur L’acompte doit faire référence à un service fait pour sa mise en paiement

Quiz

1 Conclusion Quiz Question 1 Qu’est-ce qu’un acompte ? Comment est-il traité dans l’outil ? Réponse : Un acompte constitue un paiement partiel, qui rémunère un service partiellement fait. L’enregistrement et la validation des services faits, des DP et des mises en paiement sont effectués suivant les modalités du processus général, par les mêmes acteurs.

1 Conclusion Quiz Question 2 A quel moment une avance a-t-elle un impact en comptabilité budgétaire ? Réponse : Consommation des AE : Dans le cas général, les AE sont consommées lors de la validation de l’EJ de référence. Dans le cas d’un marché à bon de commande, la consommation d’AE a lieu lors de la validation de l’avance par le responsable de DP. Consommation des CP : La consommation des CP se fait lors du paiement.