STRATEGIES DE CONCEPTION DE PROJETS ET DE RECHERCHE DE FINANCEMENT

Sommaire LA FORMULATION DE PROJET Objectifs et structure de la fonction financière Planification Système comptable Modalités de décaissement Rapports de la gestion financière Audit externe

-1- Rappel du montage institutionnel du PASP Maroc

1- Rappel du montage institutionnel du PASP Ce comité sera créé pour la durée du projet et sera présidé par le Ministre de l’Agriculture, du Développement Rural et des Pêches Maritimes Ce comité sera chargé de la coordination, de la mise en cohérence et du suivi des activités du PASP - Maroc. Comité National de Pilotage (CNP) L’UGP sera créée au sein de la DPVCTRF et aura pour mission l’exécution et le suivi technique et financier des activités prévues dans le cadre du PASP. L’UGP sera l’outil administratif, de coordination, de surveillance et de suivi du Comité National de Pilotage. Unité de gestion du projet (UGP) Agence d’exécution A1 : DPVCTRF Agence d’exécution A2 : DSPR Ces Agences d’exécution seront responsables de la supervision quotidienne et permanente de l’exécution du cycle d’une activité, les données à recueillir et la circulation des données Agences d’exécution du PASP Structures d’appui et de concertation aux niveaux local et régional : Pour permettre la mise en œuvre du PASP - Maroc selon une approche participative intégrée (API)

1- Rappel du montage institutionnel du PASP L’organigramme de l’UGP se présente ainsi : Coordinateur national du projet DPVCTRF Responsable administratif, financier et passation de marché Spécialiste en prévention, communication et sensibilisation Spécialiste en suivi et évaluation Spécialiste en environnement Spécialiste en pesticides

-2- Objectifs et structure de la fonction financière

2- Objectifs et structure de la fonction financière Les principaux objectifs de la fonction financière sont : Gérer les fonds du programme et s’assurer qu’ils sont utilisés conformément à leur objet ; Veuillez au respect des directives de la Banque Mondiale et de la réglementation nationale en vigueur; Fournir une information financière fiable sur les activités du projet (états financiers, rapports financiers etc..) pour des besoins internes et externes; et soutenir la gestion et le suivi des Composantes du Programme National afin de garantir l’atteinte des objectifs visés et de présenter des données nécessaires aux utilisateurs du système.

2- Objectifs et structure de la fonction financière Le Spécialiste Administratif et Financier sera responsable, en étroite collaboration avec le Coordinateur National, de la gestion financière du projet et aura pour principales attributions : Veiller au respect des procédures de contrôle interne, aux directives de la Banque Mondiale et à la réglementation nationale en vigueur; Assurer la coordination avec les agences d’exécution et centralisation des données; Élaborer les budgets et suivre leur réalisation; Supervision financière des activités d’engagements et de décaissements; Consolider les informations financières et tenir une comptabilité fiable retraçant l’exhaustivité des transactions réalisées par le Projet; Élaboration des rapports financiers périodiques et leur communication au Coordinateur National du projet ; Suivi des indicateurs de gestion financière; Assurer la coordination avec les auditeurs externes.

-3- Planification

3- Planification La planification se base sur le cost table du projet et sur le plan de passation de marché; Le budget traduit les objectifs en terme de plan d’actions. Il est établi sur une base annuelle et mis à jour à la fin de chaque semestre; Le don sera budgétisé et inscrit aux lignes budgétaires de la loi de finance marocaine annuelle de chaque agence d’exécution pour chacune des 4 années du projet; Les deux directions dont relèvent les deux agences chargées de l’exécution du projet appliquent en matière budgétaire les procédures de la comptabilité publique qui obéissent à la réglementation régie par le décret 2.98.482 du 11 ramadan 1419 (30 decembre1998), ainsi que certaines dispositions relatives à leur contrôle et à leur gestion, et le décret royal n°330.66 du 21/04/1967 (10 moharrem 1387) portant règlement général de la comptabilité publique.

3- Planification L’établissement du budget relève de la responsabilité du spécialiste de gestion financière. Ce dernier : Assure la coordination entre les différents responsables du Projet; Collecte les sous budgets arrêtés par composante du projet; Vérifie la cohérence des sous budgets avec le cost table du projet; Établit le budget global du Projet. Le budget doit : Détailler les activités par composante prévues dans la programmation de l’année; Analyser les coûts par composante par catégories de dépenses selon la liste arrêtée par l’accord de don.

-4- Système Comptable

4- Système comptable Le système comptable du PASP repose sur les principes suivants: Les deux agences tiennent en qualité de sous - ordonnateur des crédits qui leur sont délégués, une comptabilité budgétaire; Chaque agence détient au niveau de ses structures propres deux unités administratives chargées de l’exécution des marchés publics et de la comptabilité publique. Elles veillent au respect des procédures et disposent de toute information concernant leur domaine d’activité. Des registres comptables chronologiques des engagements et des émissions sont mis à jour manuellement. Des situations d’exécution budgétaire par ligne en terme d’engagement et d’émission sont établies mensuellement et annuellement et transmises au ministère des finances et à l’UGP.

4- Système comptable (Suite) Le système comptable du PASP repose sur les principes suivants: L’UGP coordonne les actions des agences d’exécution, collecte périodiquement les données et les synthétise. L’archivage de la documentation justificative des dépenses du projet sera maintenu au sein de chaque agence d’exécution (bureau / service comptable respectifs de la DPVCTRF et de la DSPR) et l’UGP s’assurera du respect de cette disposition.

4- Système comptable (Suite) Objectifs généraux du programme Accord de Don Directives de la Banque Mondiale Réglementation Nationale UGP Agence d’exécution A1 : DPVCTRF A2 : DSPR Engagements Trésorerie Générale Prévisions Réalisations Mandatements Émission Retrait des fonds Direction du budget Déblocage des fonds F O N C T I A È R E Collecte des données Contrôle Traitement et consolidation États financiers Reporting Utilisateurs

4- Système comptable (Suite) Le SIC sera appuyé par : Un manuel de gestion financière et comptable : Le manuel décrira : Les attributions du spécialiste en gestion financière de l’UGP; Les flux de fonds et d’informations; Les systèmes de classement; Les relations de l’UGP avec les autres entités impliquées dans le projet; Les modalités d’élaboration des rapports, etc; Une application de gestion et de suivi (sur tableur Excel) .

4- Système comptable (Suite) L’application de gestion doit permettre de suivre les activités et dépenses du projet et servira de base à l’élaboration des rapports de suivi financiers; Ce suivi consiste au niveau de chaque agence d’exécution en (a) la collecte des données des services des marchés pour les engagements et des services de la comptabilité pour les paiements, (b) la mise à jour mensuelle de ces données dans un tableau intermédiaire par opération et (c) sa transmission à l’UGP au plus tard le 10 du mois suivant. L’UGP sera chargée de (a) contrôler le tableau reçu de chaque agence, le compléter des données sur les décaissements transmises par la direction du budget du ministère des finances, (b) et la consolidation des données de chaque agence pour établir le rapport de suivi financier consolidé.

4- Système d’information comptable (Suite) La structure de la base de données doit inclure les informations suivantes : -1- Composante -3- Ligne budgétaire -5- Objet -7- Montant engagé -9- Numéro du décompte -11- Date bordereau d’émission visé par le comptable assignataire -13- Date d’envoi du RDD à l’UGP par l’agence d’exécution -15- Référence demande de retrait de fonds et montant remboursé en USD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 -2- Catégorie de dépense -4- Numéro marché BC ou convention en DHM -6- Adjudica-taire -8- Date visa -10-Mandate-ment en DHM -12- Référence du relevé de dépense (RDD) -14- Date d’envoi du relevé de dépense à la direction du budget La base de données servira à l’établissement des états de synthèse et des états financiers du projet

-5- Modalités de Décaissement

5- Modalités de décaissement Les décaissements sur les fonds du don se feront sur la base des transactions selon les trois méthodes suivantes : Méthode de justification des dépenses pour les dépenses supérieures aux seuils réglées à partir du compte spécial; Méthode de remboursement des dépenses pour les dépenses inférieures aux seuils; Méthode de paiements directs aux fournisseurs Un Compte Spécial (CS) en dirhams sera ouvert par le ministère des finances à la Trésorerie Générale du Royaume (TGR) au nom du projet pour financer les dépenses éligibles au financement du don; Une première demande d’alimentation (dépôt initial) sera adressée par le ministère des finances à la Banque mondiale, qui représentera quatre mois d’activités du projet;

5- Modalités de décaissement Le ministère des finances et de la privatisation (division du financement multilatéral à la direction du budget) est chargé d’établir les demandes de remboursement sur la base des relevés de dépenses établis par les agences d’exécution en leur qualité de sous –ordonnateur. Ces relevés sont transmis à l’UGP qui les envoie à la direction du budget ; Le ministère des finances et de la privatisation adressera à la Banque mondiale des demandes de réalimentation du compte spécial selon une périodicité et/ou des seuils qui seront précisés lors des négociations. Pour cela des relevés mensuels du compte spécial seront adressés par la TGR à la direction du budget du ministère des finances (division financement multilatéral); Un état de réconciliation du compte spécial est envoyé à la Banque joint à la demande de réalimentation

5- Modalités de décaissement Des demandes de paiements directs seront adressées par le ministère des finances, selon les besoins, à la Banque mondiale pour prélèvement sur le compte du don  Les documents justificatifs seront maintenus par l’agence et mis à la disposition des missions de la banque et des auditeurs. L’UGP peut suivre au quotidien la situation du don à partir du module « client connection »; L’UGP doit également suivre avec la Trésorerie Générale la situation du compte spécial et s’assurer que le solde disponible permet de faire face aux besoins de trésorerie prévisionnelle. L’UGP se servira de formulaires fournis par la Banque. Pour plus d’information le projet peut consulter le manuel de décaissement de la banque.

5- Modalités de décaissement METHODE DE JUSTIFICATION DES DEPENSES Trésorerie Générale Ouverture d’un compte spécial Demande d’alimentation dépôt initial Banque Mondiale Réalisation Ordonnancement UGP Agences d’exécution Paiement fournisseurs Fournisseurs États certifiés des dépenses Demande de réalimentation du CS Direction du budget

5- Modalités de décaissement METHODE DE REMBOURSEMENT DES DEPENSES Envoi à la Banque Mondiale Réalisation Ordonnancement UGP Agences d’exécution Paiement fournisseurs Fournisseurs Trésorerie Générale Relevé de dépenses Demande de remboursement Banque Mondiale Direction du budget

5- Modalités de décaissement METHODE DE PAIEMENT DIRECT Envoi à la Banque Mondiale Réalisation Ordonnancement UGP Agences d’exécution Fournisseurs Facture et justificatifs Demande de Paiement direct Banque Mondiale Direction du budget

-6- Rapports de la Gestion Financière

6- Rapports de la gestion financière Conformes aux directives de la Banque Mondiale (voir manuel du 30 novembre 2002); Établis semestriellement et transmis à la Banque au plus tard le 31 mars et le 30 septembre de chaque année . Le rapport doit fournir à la Banque une information suffisante lui permettant d’apprécier que : Les fonds décaissés sont utilisés conformément à leurs objectifs; L’implémentation du projet se réalise conformément à la programmation; Les budgets alloués au projet ne seront pas dépassés. Le rapport de gestion financière est rédigé en 3 sections précédées par une introduction.

6- Rapports de la gestion financière Section 1 – Rapport financier : Doit inclure l’état des ressources et des utilisations des fonds par catégorie de dépense, par période et cumulatif ; Les réalisations doivent être comparées aux prévisions: La comparaison des réalisations avec les objectifs, devrait normalement permettre de : (i) identifier les problèmes et les contraintes, (ii) remédier aux insuffisances, (iii) prendre les mesures correctives nécessaires et (iv) améliorer ainsi les actions menées dans le cadre du projet; Les chiffres doivent être cohérents d’un trimestre à l’autre ainsi qu’avec les états financiers annuels; Présenter des chiffres fiables : intégration des rapports de gestion au système d’information comptable.

6- Rapports de la gestion financière Section 2 – Rapport sur le progrès physique Présenter sous forme narrative, illustrée si besoin par des tableaux; Suivi des activités du projet et évaluation de leurs résultats; Apprécier l’avancement des réalisations par rapport à la programmation; Par référence aux indicateurs clés définis pour chaque composante; Cohérence des informations par rapport aux autres parties du rapport.

6- Rapports de la gestion financière Section 3 – Rapport sur le plan de passation de marché Fournit des informations sur le plan de passation de marché et les procédures appliquées; Compare les réalisations par rapport aux prévisions et par rapport au plan arrêté dans la phase de préparation du projet; Fournit une appréciation sur les contractants et fait état des difficultés rencontrés.

6- Rapports de la gestion financière Le rapport de la gestion financière est établi en Dollar US; Le rapport relève de la responsabilité du coordinateur du projet, du spécialiste financier, et des autres spécialistes de l’UGP. Exemple de modèle adopté pour la Tunisie

-7- Audit externe

7- Audit externe Les états financiers du projet doivent faire l’objet d’un audit en fin d’année, en conformité avec les normes internationales; L’audit sera réalisé par l’Inspection Général des Finances; Le spécialiste financier de l’UGP est chargé d’organiser et de planifier les interventions des auditeurs; Les rapports d’audit doivent être transmis à la Banque Mondiale au plus tard 6 mois après la date d’établissement des états financiers.