Jour 4: Management & Information System (MIS)

Objectives de la session Introduire le thème MIS: définition, les différents éléments, construire le système et quelques exemples comment stocker des informations

Definition: Management Information System (MIS) Un système de collecte, collation et organisation des données fournissant des données sélectives et documents qui assistant le management pour faire le suivi et contrôler l’organisation du projet, les ressources, les activités et les résultats.

Eléments potentiels d’un MIS Intranet avec Application ‘Database’ comme Excel pour stocker données, documents et fichiers Système d’archivage et documentation pour tracer les documents Bibliothèque pour stocker les documents du programme ainsi que les audio-visuels de référence Support en logiciels et hardware

Construire un système d’informations Les systèmes d’information sont utile pour : Gérer des quantités larges d’information collecté : stocker et faire accessible Pour des processus participatives : la documentation permet la fondation pour la communication interactive, transparence, chercher le consensus et la continuité

Type d’information a gérer et stocker Information liée à l’impact : Pour orienter la stratégie du projet Information liée au progrès : Pour suivre les opérations En plus, les PTBA souvent incluent des formats pour suivre des information liées aux aspect opérationnelles, comme les dossiers du personnel, utilisation des véhicules et comptes

Mettre en place un système d’information computerisé (I) Définir qu’est-ce que vous voulez stocker dans le MIS et pour quel objective. Définir votre structure de base/réseau en analysant comment, quant et par qui les données seront utilisées. Identifier comment les traiter, qui en est le responsable et quelles fiches à utiliser. Comparer les options de logiciel et matériel informatiques (“hardware”) et décider soit à investir dans les logicielles existants soit de contracter un consultant pour développer le logiciel selon vos besoins.

Mettre en place un système d’information computerisé (II) En se basant sur le logiciel retenu: faire une analyser focalisée sur la gestion des données, pour assurer que le MIS prend en compte les besoins en information et rapports sollicitées. Etablir les fiches nécessaires pour saisir les données, en correspondance avec les méthodes de collecte d’information. Offrir des formations pour les différents utilisateurs. Adapter le système régulièrement en tenant compte des évaluations de l’utilisation ensemble avec les utilisateurs.

Différent systèmes de stocker des informations Différent systèmes de stocker les informations sont nécessaires pour gérer plusieurs types d’informations : p.e. données de références (« baseline »), copies des contrats, correspondance Des systèmes d’information en logiciel contribuent à tracer et utiliser des données, mais ne sont pas la solution pour tout problème Ils sont utiles quand un grand nombre de personnes sollicitent l’accès au même type de données pour différentes analyses

Fin de la session