CREATION D’ENTREPRISE & FORMALITES SOCIALES DEMARCHES A REALISER PAR L’ENTREPRISE

SOMMAIRE 1. Affiliation à une Caisse de Retraite complémentaire 2. Déclaration Préalable à l’Embauche (D.P.A.E.) 3. Contrat de Travail 4. Visite Médicale 5. Affiliation à une Caisse de Prévoyance complémentaire et/ou de Mutuelle 6. Mention des divers registres à tenir dans l’entreprise 7. Autres formalités diverses

Affiliation à un caisse de Retraite complémentaire Lors de la création de l’entreprise, cette dernière doit OBLIGATOIREMENT s’affilier à une institution relevant de l’ARRCO (ensemble des salariés) ainsi que de l’AGIRC (salariés cadres) → Consultation possible sur le site www.agirc-arrco.fr Si une caisse est désignée pour un secteur d’activité, l’entreprise est doit y adhérer à défaut, la caisse compétente est celle désignée dans un département (par arrondissement sur PARIS) L’entreprise est tenue d’y adhérer dans un délai de 3 mois suivant sa création, même si elle n’emploie pas de personnel. Passé ce délai, l’adhésion se fera d’office auprès de la caisse dite « balai » désigné par le régime. Lors de la première embauche, l’entreprise devra transmettre certaines informations à l’institution de retraite au sujet du salarié

La Déclaration Préalable à l’Embauche (1/2) 1. La DPAE du salarié, au plus tôt 8 jours avant l’embauche, auprès de l’URSSAF ou bien de la MSA (Employeurs relevant du domaine agricole) 2. Pour les Employeurs relevant de l’URSSAF, la DPAE doit être réalisée sur le site www.due.fr au plus tard le jour de l’embauche. 3. Pour les Employeurs relevant de la MSA (Mutualité Sociale Agricole), la DPAE doit être réalisée sur le site www.msa.fr au plus tard le jour de l’embauche mais après s’être crée un « espace client ». 4. Une copie de la DPAE doit être remise au salarié.

La Déclaration Préalable à l’Embauche (2/2) 1. La DPAE sert à établir les démarches suivantes : la demande d’immatriculation de l’employeur auprès de la Sécurité sociale (URSSAF ou MSA) en cas de première embauche d’un salarié ; La demande d’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s’il s’agit de son premier emploi ; La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage ; La demande d’adhésion à un service médicale du travail ; La demande pour la visite médicale d’embauche PS : Il est également possible de réaliser la DPAE par lettre recommandée avec AR après téléchargement du formulaire CERFA sur le site de l’URSSAF ou bien sur le site www.service-public.fr

Contrat de travail Etablir un contrat de travail ou une lettre d'embauche Toute embauche en contrat de travail à durée indéterminée doit normalement être accompagnée, dans les deux mois, d'un écrit comportant un certain nombre de mentions. Cette obligation est en principe considérée comme respectée par la remise au salarié du talon-récépissé, reçu à l'occasion de la déclaration préalable à l’embauche ou d'un premier bulletin de paye. Cependant, dans un souci de sécurité juridique, il est conseillé de remettre au salarié une lettre d'embauche ou un contrat de travail. En cas d’embauche d’un salarié à temps partiel, il doit être obligatoirement établi un contrat de travail. A défaut, la relation contractuelle est réputé être à temps complet avec les risques qui peuvent être engendrer En cas d'embauche d'un salarié en contrat de travail à durée déterminée, la remise d'un contrat de travail écrit est obligatoire. Il doit être transmis au salarié au plus tard dans les 2 jours suivant son embauche.

La Visite médicale d’Embauche 1. L’entreprise doit OBLIGATOIREMENT, lors de sa création, s’affilier à un centre de médecine du travail Pour s’affilier à un centre, l’employeur peut consulter le site du CISME (www.cisme.org) où est répertorier l’ensemble des centres par « secteur d’activités » et par « zone géographique » ; Votre Expert-comptable ou votre prestataire social peut vous aider dans cette démarche ; 2. Pour toute embauche, l’entreprise doit prendre rendez-vous avec son centre de Médecine du travail pour faire passer la « Visite médicale d’aptitude au travail » durant la période d’essai.

Affiliation Prévoyance complémentaire collective et/ou Frais de santé (1/2) Selon la nature de la convention collective applicable dans l’entreprise, cette dernière doit adhérer ou non à un régime de prévoyance complémentaire (ce régime a pour but de couvrir votre personnel salarié contre les risques en matière de décès, incapacité temporaire ou totale de travail, invalidité) → 3 cas peuvent se poser 1. Si l’entreprise ne dépend d’aucune convention collective et donc que les règles du Droit du Travail s’appliquent, l’entreprise doit AU MINIMUM instaurer un régime de prévoyance collective pour les salariés relevant du collège « Cadres article 4 & 4 bis ». 2. Si l’entreprise dépend d’une convention collective de branche ayant instauré un régime OBLIGATOIRE, ce dernier doit être IMPERATIVEMENT être mis en place par l’employeur soit auprès de l’institution désignée et recommandée ou bien auprès d’une autre institution (Attention, si l’entreprise choisit de souscrire auprès d’un autre organisme, ce dernier a parfois tendance à être réticent d’une part, et le régime doit être supérieur ou égal à celui recommandé par la branche sur chaque poste de garantie) 3. Si l’entreprise dépend d’une convention collective de branche n’ayant instauré aucun régime de prévoyance complémentaire, l’employeur a seulement AU MINIMUM l’obligation de couvrir son personnel salarié relevant du collège « Cadres article 4 & 4 bis » (Dispositions du Code du travail)

Affiliation Prévoyance complémentaire collective et/ou Frais de santé (2/2) Votre Expert-comptable ou bien votre Conseil peut vous aider dans vos démarches liées à la Prévoyance complémentaire collective. Voir également notre NOTE figurant dans le menu « Fiches pratiques » sur les nouvelles obligations à venir en matière de régimes de PREVOYANCE ET FRAIS DE SANTE Cette dernière note fait mention du calendrier des réformes à venir à compte de l’année 2014, conformément au décret de 2012 Attention, dans l’hypothèse où l’entreprise ne se met pas en conformité avec les dispositions légales et conventionnelles en vigueur selon son activité peut générer des risques très lourds en cas de sinistre de l’un ou plusieurs de ses salariés.

Registre divers à tenir dans l’Entreprise Registre Unique du Personnel Tout établissement qui occupe des salariés doit tenir un registre unique du personnel Ce registre peut être remplacée par un support informatique, si ce dernier répond aux critères énumérées par la législation en vigueur. Le document unique d'évaluation des risques Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques. Il doit être tenu à la disposition des salariés, des membres du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), des délégués du personnel, du médecin du travail, de l'inspection du travail, des services de prévention des organismes de sécurité sociale, des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail et, le cas échéant, des inspecteurs de la radioprotection. Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans L’absence d’un tel document engage la responsabilité pénale de l’employeur (amende prévu par la loi) et met en cause gravement en cas d’accident du travail Votre centre de Médecine du travail ou bien des instituts de formation peuvent vous aider dans la rédaction et la mise à jour de ce document (sans coût supplémentaire ou bien en faisant passer le coût dans le cadre de votre budget de formation)

Autres formalités à accomplir Affichage obligatoire dans les locaux de l’entreprise L’entreprise doit afficher au sein de ses locaux (en cas d’établissements multiples, à réaliser sur chaque site) une note règlementaire mentionnant toutes les obligations.