Dépense Mise en paiement Détails et explicitations dans les commentaires du document

Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Domaines Modules de formation associés Budget Transverse La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Dépenses Comprendre les processus de la dépense Les référentiels Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement La démarche de contrôle 30’ Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Carte d’achat et dématérialisation Recettes Présentation du processus standard de la recette Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

Sommaire Introduction Paiement Pilotage des crédits de paiement Processus standard de la dépense Introduction Concepts clés Circuit de validation d’une DP sur EJ Impacts Illustration Paiement Concepts clés Zoom sur les échéanciers de CP Illustration Pilotage des crédits de paiement Gestion des intérêts moratoires Concepts clés Délais de paiement et date d’échéance Impacts Quiz Quiz

Introduction

Introduction Processus standard de la dépense 1 Formalisation d’un contrat Acheteur Engagement juridique Gestionnaire des EJ Responsable des EJ (Contrôleur budgétaire) Service Fait Gestionnaire du SF Certificateur Demande de paiement Gestionnaire des DP Responsable des DP Comptable de la prise en charge Paiement Responsable de la trésorerie Description Un prescripteur exprime un besoin Le service acheteur vérifie l’opportunité et formalise un contrat Le gestionnaire de l’EJ crée l’EJ Le responsable de l’EJ, et éventuellement le contrôleur budgétaire, vérifient et valident l’EJ Le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à l’engagement et constate le service fait Le certificateur certifie le SF Le gestionnaire de la DP crée la DP Le responsable de la DP la contrôle et la valide Le comptable de la prise en charge prend en charge la DP Le responsable de la trésorerie réalise le paiement Aide à l’animateur : Le processus standard de la dépense se décompose en 5 étapes majeures : la formalisation d’un contrat, l’engagement juridique, le service fait, la demande de paiement et le paiement. Il débute par la formalisation d’un contrat : un prescripteur exprime un besoin ; le service acheteur vérifie l’opportunité et formalise un contrat. Vient ensuite l’étape de l’engagement juridique: le gestionnaire enregistre l’acte juridique (engagement juridique) dans le système d’information et le responsable valide l’engagement. L’étape suivante, le service fait (SF), consiste à vérifier la conformité de la livraison à la commande ou à l’engagement juridique : le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à la commande ou à l’engagement juridique et constate le SF ; le certificateur certifie le SF. L’étape suivante consiste à créer et valider la demande de paiement. Le gestionnaire de la DP crée la DP. Le responsable de la DP la contrôle et la valide. Le comptable prend ensuite en charge la demande de paiement. Enfin la dernière étape consiste à réaliser le paiement (par le responsable de trésorerie). Des variantes existent à ce processus standard de la dépense (cf. Module de formation Dépense) : service fait concomitant à l’engagement juridique (ex : décisions de versement de subventions sans conditions), service fait concomitant à la demande de paiement (ex : baux avec préavis), dépense sans engagement préalable (ex : dépenses de fluides), paiement réalisé avant l’ordonnancement (ex : paiement par prélèvement). 5 5

Paiement

Introduction Concepts clés 1 La mise en paiement consiste à préparer la génération du paiement Le paiement : Est l’acte par lequel l’organisme public se libère de sa dette. Est réalisé par le comptable. Est réalisé par tous moyens de paiement possibles énoncés par l'arrêté du 24.12.2012. A toujours une date d’échéance réglementaire qui, si elle est dépassée, peut entrainer la génération d’intérêts moratoires. Est comptabilisé en date d’émission du paiement (Ex : génération du virement vers la banque). Est le fait générateur de la consommation des CP Aide à l’animateur : La mise en paiement se base sur les informations portées par la DP : bénéficiaire du paiement, montant de la facture, date de réception de la facture et le délai de paiement déterminant l’échéance du paiement de la facture.

Responsable de la trésorerie Introduction Circuit de validation d’une DP sur EJ sans service facturier 1 Date d’échéance Demande de paiement Paiement Délai de paiement facture Comptable Comptable de la PEC Responsable de la trésorerie Prise en charge Mise en paiement Paiement Ecriture en comptabilité générale Aide à l’animateur : La mise en paiement se fait au fil de l’eau mais le paiement à lieu à la date d’échéance réglementaire. Le paiement consiste à la production d’un fichier de paiement dans la plupart des cas ou à un paiement manuel (chèque). L’échéance de paiement est calculée à partir de la date de réception de la facture et du délai de paiement. Ecriture en comptabilité budgétaire (consommation de CP)

Le schéma d’écriture lié au paiement : Paiement Impacts 1 Le paiement donne lieu à impact dans les 2 comptabilités générale et budgétaire : Solde du compte fournisseur en comptabilité générale. Génération d'une écriture de comptabilité budgétaire de consommation des CP à hauteur du montant payé. Le schéma d’écriture lié au paiement : 401 Fournisseur 5 Banque X X

Paiement Illustration 1 Exemple : Une facture pour laquelle le délai de paiement est de 30 jours arrive dans le service à la date du 15/10. La certification du service fait est déjà réalisée. L'échéance du paiement est donc prévue en date du 15/11. 15/10 Réception de la facture dans le service 17/10 Création de la DP par le gestionnaire des DP 18/10 Validation de la DP par le responsable des DP 19/10 Prise en charge de la DP par le comptable 15/11 Mise en paiement 15/11 Paiement au fournisseur, rapprochement de la DP avec le virement et consommation de CP Aide à l’animateur : Cas courant du calcul de l’échéance : date de réception de la facture + délai de paiement (le SF étant réalisé avant la réception de la facture) Dans le cas inverse, l’échéance : date du service fait + délai de paiement

Pilotage des crédits de paiement

Pilotage des crédits de paiement Concepts clés 1 Le pilotage des CP: A pour objectif de fluidifier les paiements par une anticipation continue des besoins de CP, en fonction des engagements passés et prévus. Consiste : en la détermination des besoins en CP sur la base des en cours et des prévisions de dépenses au contrôle de la couverture des besoins en CP à date par les CP disponibles à cette date à intervenir le cas échéant pour assurer cette couverture décision d'avancer ou retarder un ou plusieurs paiement(s) sur un commun accord entre le comptable et l’ordonnateur. recours à un budget rectificatif …

Programmation pluriannuelle Allocation des crédits sur N Pilotage des crédits de paiement Zoom sur les échéanciers de CP 2 - Zoom sur les échéanciers de CP - Les échéanciers de CP permettent d’avoir une vision pluriannuelle sur les besoins en CP, sur l’année en cours et les années suivantes. Les besoins en CP pluriannuels sont déterminés à chaque étape du processus : Programmation pluriannuelle Allocation des crédits sur N EJ SF DP CP programmés pour N+1 et suivants AE non encore engagées EJ sans SF certifié EJ avec SF certifié en attente de facture Factures comptabilisées, non encore payées Aide à l’animateur : Les échéanciers de CP permettent de prévoir les besoins futurs en CP sur l’année en cours et les année suivantes. Ils sont déterminés à partir de : facture comptabilisée mais non encore payée : le paiement (et la consommation des CP) est imminent EJ avec SF certifié sans facture : la facture puis le paiement peuvent être créés sur l’année N, mais également l’année suivante. Ils peuvent donc générer des besoins en CP sur l’exercice en cours et l’exercice suivant. EJ avec SF non encore certifiés, qui donneront également lieu à des décaissements et à des consommations de CP sur l’année N puis les années suivantes potentiellement. Des AE allouées par le budget de l’année. Celles qui ne sont pas encore engagées donneront lieu à des consommation de CP futures, que ce soit sur N ou sur les années suivantes la programmation pluriannuelle, qui prévoit des besoins de CP pour les années suivantes et éventuellement les ajustements pour les années en cours. Besoins en CP N Besoins en CP N+1 Besoins en CP N+2

Pilotage des crédits de paiement Illustration 1 Exemple La date d'échéance de paiement pour une facture reçue dans le service est déterminée initialement au 15/11. La facture est très urgente et les CP sont disponibles. 15/10 Réception de la facture dans le service 17/10 Création de la DP par le gestionnaire des DP 18/10 Validation de la DP par le responsable des DP 19/10 Prise en charge de la DP par le comptable 25/10 Mise en paiement 25/10 Emission du paiement au fournisseur et consommation de CP Aide à l’animateur : L’étape de priorisation peut avoir lieu à toutes les phases du processus. Décision du pilote des CP en accord avec le comptable de prioriser le paiement au 25/10 au lieu du 15/11.

Gestion des intérêts moratoires

Gestion des intérêts moratoires Concepts clés 1 Le Décret n°2013-269  du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique : Applicable aux contrats conclus à compter du 16/03/2013, pour les créances dont le délai de paiement a commencé à courir au 01/05/2013. Le délai règlementaire maximal de paiement de l’organisme auprès de ses fournisseurs est de 30 jours (sauf cas particuliers). En cas de retard de paiement, l’organisme doit : Verser des IM au taux d’intérêt BCE + 8 points de pourcentage. Payer une indemnité pour frais de recouvrement de 40€. Le règlement d’IM est effectué via une DP sans engagement préalable, qui fait référence à la DP d’origine et qui consomme des AE et des CP.

Gestion des intérêts moratoires Délais de paiement et date d’échéance 1 1 Premier cas : le paiement est réalisé avant la date d’échéance. Pas d’intérêts moratoires Délais de traitement ordonnateur + comptable Date de départ du délai de paiement : Date de réception de la facture , ou Date d’effet du SF si postérieure à la date de reception de la facture Date d’échéance de la DP Délai réglementaire de paiement fixé à 30 jours 1. Aide à l’animateur : Le Délai Global de Paiement (DGP) correspond : à la période réglementaire durant laquelle le débiteur doit payer le créancier. a pour point de départ la date de réception de la facture ou la date d’exécution des prestations, lorsqu’elle est postérieure à la réception de la facture. 2. Rappel des modalités de calcul : DGP = Date de base + Conditions de paiement + Jours de suspension côté gestionnaire + Jours de suspension côté comptable. Date de Base = date d’arrivée de la facture dans les services ou date du SF si cette dernière est ultérieure. Date limite de paiement = Date de base + DGP. IM = (Montant de la DP) x (Nb Jours de retard) x (Taux d‘intérêts moratoires) / 365 Montant de la DP : le montant servant d’assiette au calcul des intérêts moratoires, Nb Jours de retard : le nombre de jours de retard dans le paiement, Taux d‘intérêts moratoires : le taux en vigueur pour le calcul du montant des intérêts moratoires. Le calcul est basé sur une année de 366 jours sur les années bissextiles, 365 jours les autres années. 2 Second cas : le paiement est réalisé après la date d’échéance. Le paiement d’intérêts moratoires est obligatoire. Délais de traitement ordonnateur + comptable

Gestion des intérêts moratoires Impacts 1 Les intérêts moratoires ont : Un impact en comptabilité budgétaire matérialisé par : La consommation d’AE lors de la validation de la DP d’intérêts moratoires (en dehors de l’EJ relatif à la dépense considérée). La consommation de CP lors du paiement des intérêts moratoires. Un impact en comptabilité générale lors de la prise en charge de la DP. Le schéma d’écriture lié à la DP d’IM: 6. Intérêts Moratoires 401 Fournisseur Aide à l’animateur : Le paiement des intérêts moratoires est obligatoire. La génération des DP d’IM doit être automatisée dans le système d’information sur la base des dépassements de date d’échéance. X X

Quiz

1 Quiz Question 1 Par quel acteur est réalisée la mise en paiement? Réponse : La mise en paiement est réalisée par le comptable (rôle : responsable de la trésorerie).

Quiz 1 Question 2 A quel moment sont consommés les crédits de paiement (CP) ? Réponse : Les crédits de paiement sont consommés lors du rapprochement de la DP et du paiement.

Quiz 1 Question 3 Sur quel paramètre de la DP peut intervenir le pilote des CP pour couvrir au mieux les besoins de CP, en accord avec le comptable ? Réponse : Il peut intervenir sur la date d’échéance du paiement afin de repousser ou d’avancer le paiement.

Quiz 1 Question 4 Comment est déterminée la date d’échéance réglementaire (= date limite de paiement) ? Réponse : La date d’échéance réglementaire est calculée à partir de la date de réception de la facture ou du service fait si celui-ci est postérieur à la facture, à laquelle est ajouté le délai de paiement applicable à cette dépense.

Quiz 1 Question 5 Quels sont les impacts des intérêts moratoires en comptabilité budgétaire ? Réponse : Les intérêts moratoires consomment : Les AE lors de la validation de la DP d’intérêts moratoires. Les CP lors du paiement des intérêts moratoires.