Dématérialisation et Carte d’achat Détails et explicitations dans les commentaires du document

Carte d’achat et dématérialisation Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Domaines Modules de formation associés Budget Transverse La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Dépenses Comprendre les processus de la dépense Gérer les référentiels Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement La démarche de contrôle Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Carte d’achat et dématérialisation 15’ Recettes Présentation du processus standard de la recette Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

Sommaire La dématérialisation La carte d’achat Quiz Principes Gains Introduction Processus Quiz Quiz

La dématérialisation

La dématérialisation du processus (workflow) et des échanges La dématérialisation Principes 1 La dématérialisation du processus (workflow) et des échanges A pour objectif la disparition des supports papiers : échange direct sous un format numérique. Concerne l’ensemble des : Pièces : Engagement juridique, service fait, factures, pièces justificatives. Etapes de la vie d’une pièce : de son initialisation à son archivage. Acteurs du processus : fournisseur, client, gestionnaire, responsable, comptable. En application de l’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique, les fournisseurs des acheteurs publics devront, à partir du 1er janvier 2017, progressivement dématérialiser la transmission des factures. Les organismes publics devront traiter les factures dématérialisées reçues de leurs fournisseurs et émettre des factures dématérialisées à leurs clients à compter du 1er janvier 2017 Tutelles Acheteur Clients Fournisseurs Gestionnaire Comptable Aide à l’animateur  La dématérialisation vise à simplifier les échanges en permettant de traiter tout un processus sous forme numérique (création d’une pièce, envoi à un acteur de la chaîne concernée, validation de la pièce dans le SI sans matérialisation, contrôle,…) sans matérialisation sous forme papier à aucun endroit de la chaîne. Avec les outils actuels du marché, les échanges au sein d’un organisme peuvent facilement être entièrement dématérialisés (1er cercle). Cependant les échanges avec les fournisseurs et les clients (second cercle) peuvent déjà en partie être réalisés sous forme dématérialisée. Les échanges dématérialisés au sein de ce cercle vont connaître une accélération avec l’ordonnance du 26 juin 2014 qui oblige les fournisseurs de la sphère publique (Etat, collectivités locales et les organismes) à lui adresser dès le 1er janvier 2017, pour les plus gros, toutes leurs factures sous forme dématérialisée. Les fournisseurs de taille moyenne et petite suivront jusqu’en 2020. Cette obligation signifie pour les organismes de la sphère publique qu’ils devront dès 2017 non seulement être en mesure de traiter les factures reçues sous forme dématérialisée mais également d’être en mesure d’en produire sous un tel format. Les enjeux en termes de volumétrie sont très importants (reproduction, transmission, stockage de milliers de pièces papier tous les ans). Elle concerne l’ensemble des pièces, des étapes et des acteurs du processus. Notamment entre : acteurs internes de l’organisme (ex : acheteurs, gestionnaires) ; acteurs externes (ex : fournisseurs) ; organismes de contrôle (ex : Cour des comptes). Les échanges dématérialisés devront être généralisés avec les tutelles et les autorités chargées du contrôle (dialogue de gestion, contrôle budgétaire, …) Enfin des travaux sont en cours avec la Cour des comptes pour permettre l’envoi du compte financier sous forme également dématérialisée. 2. Informations complémentaires La dématérialisation native doit être généralisée à terme : seule cette forme de dématérialisation conduira à des gains significatifs. Dématérialisation native = production et gestion électronique des documents (il ne s’agit pas de numérisation de document papier). Organisme Cour des Comptes Acteurs externes Flux dématérialisés Organismes de contrôle Avantages : gain de temps, amélioration de l’exploitabilité des données, amélioration de la qualité des données échangées, harmonisation et automatisation des contrôles.

Amélioration de la qualité des données échangées La dématérialisation Gains 1 Gains de temps Gains financiers Amélioration de la qualité des données échangées Génération automatique des actes de gestion Réduction des frais d’impression, d’expédition Réduction des erreurs liées aux re-saisies manuelles Amélioration de l’exploitabilité des données Diminution des frais d’archivage et de stockage Amélioration de la traçabilité des données Amélioration du temps de préparation des restitutions budgétaires et comptables Renforcement de la confidentialité des données Aide à l’animateur :   La dématérialisation permet : l’automatisation de certains contrôles qui supprime ainsi les ruptures de chaîne pour de simples contrôles hiérarchiques l’harmonisation des formats d’échange d’informations (format d’échanges de données préconisé), la simplification du cadre réglementaire (exemple : simplification de la nomenclature des PJ), la diminution des délais de traitement administratif et de paiement. Accès commun aux pièces justificatives stockées Harmonisation des procédures Automatisation des procédures

La carte d’achat

1 La carte d’achat Introduction La carte d’achat est un moyen de paiement auquel peuvent recourir les entités publiques comme modalité d’exécution des achats publics. Elle donne lieu à un traitement spécifique pour l’enregistrement de l’EJ et la certification du SF. Le recours à la carte d’achat permet de simplifier et de fluidifier le circuit de la dépense. La carte d’achat permet de réduire les coûts de traitement d’une commande, en rendant le processus de paiement plus rapide, sans risque d’intérêts moratoires. Aide à l’animateur  La carte d’achat est régie par le décret 2004-1144 du 26 octobre 2004. Le paiement par carte d’achat introduit, dans la relation administration – fournisseur, l’acteur bancaire qui paie directement le fournisseur (cf planche suivante). La carte d'achat est utilisée pour des dépenses présentant un volume d’actes important et difficilement compressible, mais dont les enjeux budgétaire et comptable restent limités (faibles montants).

2 La carte d’achat Processus – Niveau 1 Le processus de la carte d’achat est similaire à la 3ème variante du processus de la dépense : DP sans EJ préalable et consommation des AE et SF concomitant à la DP 1 Achat Organismes publics Fournisseur Banque 3 2 Envoi d’un ROB mensuel Règlement du fournisseur 5 Consommation de CP Paiement à la banque 1, Aide à l’animateur  Le niveau 1 concerne des achats sans cadre contractuel avec le fournisseur. Le processus se décompose en 5 étapes principales : Etape 1 : L’organisme achète directement au fournisseur avec sa carte d’achat. Etape 2 : La banque paye directement le fournisseur Etape 3 : La banque centralise les paiements de la période et transmet un Relevé d’Opérations Bancaires (ROB) à l’organisme. Le ROB récapitule les paiements effectués directement au fournisseur. Etape 4 : le ROB donne lieu à une demande de paiement (envers la banque). Cette demande de paiement peut être imputée sur une réservation d’AE qui permet de couvrir les achats. La comptabilisation de la charge est réalisée à la prise en charge de la DP par le comptable. Les AE sont consommées à la validation de la DP. Etape 5 : L’organisme paye la banque. Les CP sont alors consommés au paiement C’est un moyen de paiement qui demeure dérogatoire (consommation des AE à la validation de la demande de paiement et comptabilisation de la charge à la prise en charge de la DP par le comptable). 4 Comptabilisation de l’écriture de trésorerie Prise en charge et validation de la DP Consommation d’AE Comptabilisation de la charge ou immobilisation

2 La carte d’achat Processus – Niveau 3 Le processus de la carte d’achat est similaire à la 3ème variante du processus de la dépense : DP sans EJ préalable et consommation des AE et SF concomitant à la DP 1 Achat dans le cadre d’un marché formalisé Organismes publics Fournisseur Banque 3 2 Envoi d’un ROB mensuel Règlement du fournisseur 5 Consommation de CP Paiement à la banque 1, Aide à l’animateur  Le niveau 3 concerne des achats avec un cadre contractuel auprès d’un fournisseur. Ce contrat peut être matérialisé dans l’outil par un EJ qui permettra de rapatrier tous les éléments nécessaires à la dépense au cours du processus et notamment les éléments du ROB (cf. étape 3) Le processus se décompose en 5 étapes principales : Etape 1 : L’organisme achète directement au fournisseur avec sa carte d’achat. Etape 2 : La banque paye directement le fournisseur Etape 3 : La banque centralise les paiements de la période et transmet un Relevé d’Opérations Bancaires (ROB) à l’organisme. Le ROB récapitule les paiements effectués directement au fournisseur et se rattache au marché passé avec le fournisseur. Etape 4 : le ROB donne lieu à une demande de paiement (envers la banque). Cette demande de paiement peut être imputée sur une réservation d’AE qui permet de couvrir les achats ou à un EJ rattaché au marché passé avec le fournisseur. La comptabilisation de la charge est réalisée à la prise en charge de la DP par le comptable. Les AE sont consommées à la validation de la DP. Etape 5 : L’organisme paye la banque. Les CP sont alors consommés au paiement C’est un moyen de paiement qui demeure dérogatoire (consommation des AE à la validation de la demande de paiement et comptabilisation de la charge à la prise en charge de la DP par le comptable). 4 Comptabilisation de l’écriture de trésorerie Prise en charge et validation de la DP Consommation d’AE Comptabilisation de la charge ou immobilisation

Quiz

Quiz 1 Question 1 Quelles sont les dépenses concernées par la carte d’achat ? Réponse : La carte d'achat est utilisée pour des dépenses présentant un volume d’actes important et difficilement compressible, mais dont les enjeux budgétaire et comptable restent limités (faibles montants).

Quiz 2 Question 2 A quels moments sont consommés les AE et les CP dans le cas d’une dépense par carte d’achat ? Réponse : Les AE sont consommées à la validation de la DP (DP correspondant au ROB) et les CP sont consommés au paiement.