Comptabilités Eléments de comptabilité Détails et explicitations dans les commentaires du document

Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Recettes Domaines Modules de formation associés Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré Légende : Transverse Gérer les référentiels Budget Dépenses Elaboration, allocation et mise à disposition du budget La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Carte d’achat et dématérialisation Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Demande de paiement sur EJ Mise en paiement Demande de paiement hors EJ xxx module considéré La démarche de contrôle Comptabilités Cas particuliers Éléments de comptabilité Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Opérations pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Articulation entre les comptabilités Comprendre le processus de la dépense Présentation du processus standard de la recette 30’

Sommaire Processus de la dépense Processus de la Recette Concepts clés - Impacts budgétaires Impacts comptables Imputations budgétaires et comptables Processus de la dépense Concepts clés - Impacts budgétaires Impacts comptables Imputations budgétaires et comptables Processus de la Recette Autonomie des deux comptabilités Processus de la dépense Processus de la recette Imputations budgétaires et comptables Autonomie des comptabilités budgétaire et générale Quiz Quiz

Processus de la dépense

Concepts clés Le processus standard de la dépense est structuré autour des étapes suivantes, qui se succèdent chronologiquement : - engagement juridique (EJ) ; - certification du service fait (SF) ; - demande de paiement (DP) ; - paiement. La dépense est comptabilisée en comptabilité budgétaire en deux étapes : les AE sont consommées lors de l’engagement juridique de la dépense ; les CP sont consommés lors du paiement de la dépense. En comptabilité générale, le processus standard de la dépense donne lieu à trois écritures : la charge (ou l’immobilisation le cas échéant) est comptabilisée lors de la certification du service fait (SF); la dette fournisseur est comptabilisée lors de la prise en charge de la DP par le comptable ; le décaissement donne lieu à une écriture de trésorerie. Aide à l’animateur La comptabilisation de la dépense a lieu à des moments différents dans les deux comptabilités : Comptabilité générale (3 étapes) : la charge est comptabilisée lors de la certification du SF. La dette est comptabilisée lors de la prise en charge de la DP par le comptable. Le décaissement donne lieu à une écriture de trésorerie. Comptabilité budgétaire (2 étapes) : les AE sont consommées lors de l’engagement de la dépense (EJ). Les CP lors du rapprochement entre le paiement et la facture. Les écritures comptables sont générées sur la base des informations renseignées dans les objets de gestion (engagement juridique et demande de paiement). Exemple : en fonction de la nature d'achat mentionnée dans l'engagement juridique (exemple : « chaises »), l'’imputation en comptabilité générale peut être déduite (exemple : « compte 60224 – Fournitures de bureau »).

Etapes-clé des impacts Impacts budgétaires Expression de besoin Engagement juridique Service fait Demande de paiement Paiement Etapes-clé des impacts Contrôle et validation de l’EJ Décaissement Aide à l’animateur Les deux impacts en comptabilité budgétaire : Les autorisations d’engagement (AE) constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées pendant l’exercice. Elles sont consommées lors de l’engagement juridique (EJ). Exemple : signature d’un marché (hors marché à bons de commande) ; bons de commande (dans le cadre d’un marché à bons de commande) ; etc. Les crédits de paiement (CP) constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être payées pendant l’exercice. Les CP sont consommés lors du paiement. Les AE sont consommées. Les CP sont consommés. Impacts budgétaires

Etapes-clé des impacts Impacts comptables Expression de besoin Engagement juridique Service fait Demande de paiement Paiement Etapes-clé des impacts Contrôle et certification du SF Prise en charge de la DP Décaissement La charge est comptabilisée : Débit compte de charges (6), Crédit compte de factures non parvenues (408). La dette est comptabilisée : Débit compte factures non parvenues (408), Crédit compte de fournisseurs (401). La trésorerie est impactée : Débit compte de fournisseurs (401), Crédit compte de disponibilité (5). Aide à l’animateur Les trois impacts en comptabilité générale : Certification du service fait (SF) : la charge est comptabilisée (débit 6). La procédure de service fait se déroule en deux étapes : constatation puis certification ou constatation et certification concomitamment : - La constatation est effectuée par le service métier lors de la réception de la commande : elle consiste à réceptionner les biens ou prestations et à vérifier leur conformité à la commande. Elle ne donne lieu à aucune comptabilisation, mais permet de déterminer généralement la date d’effet du service fait, date contractuelle de la réception effective. - La certification du service fait, par un acteur habilité (ayant qualité d’ordonnateur, y compris par délégation), donne lieu à une écriture en comptabilité générale (écriture valorisée sur un compte général correspondant à la nature de la dépense, charge ou immobilisation). Prise en charge de la demande de paiement (DP) : la dette est comptabilisée (compte 401). La demande de paiement est la matérialisation de l’ordre donné par l’ordonnateur à l’agent comptable de prendre en charge un paiement. Elle porte les imputations de comptabilité budgétaire et générale et se rapporte à des opérations aboutissant à un flux financier avec écritures budgétaires. La demande de paiement est émise par les services de l’ordonnateur (hors service facturier) dans le cadre de la procédure d’ordonnancement des dépenses. La DP est prise en charge par l’agent comptable (contrôles et validation, portant comptabilisation de la demande de paiement). Dans le cadre d’un SFACT, elle est traitée intégralement par les agents du SFACT. Paiement : la trésorerie est impactée. En comptabilité générale, une écriture de décaissement est générée permettant de solder le compte fournisseur. Afin de mieux maîtriser la trésorerie et les CP et de respecter les délais de paiement, il doit être possible de procéder au paiement à échéance et pour ce faire de définir pour chaque DP la date d’échéance du paiement (celle-ci peut être calculée à partir des règles habituelles : date de réception de la facture ou date du service fait si celui-ci est constaté après la réception de la facture, à laquelle est ajouté le délai de paiement). Impacts comptables

Imputations budgétaires et comptables Afin de garantir la cohérence de chaque dépense, de fluidifier le processus et de faciliter les contrôles le plus en amont possible (et éviter ainsi les erreurs de comptabilisation ou de paiement), il est souhaitable de pouvoir renseigner au plus tôt l’ensemble des informations utiles. Les informations retranscrites dans le système d’information doivent ainsi permettre à chaque étape du processus de générer les écritures budgétaires et comptables attendues (imputations) : lors de la création de l’engagement juridique, les critères budgétaires (nature et destination) permettant de consommer les AE et de passer l’écriture correspondante en comptabilité budgétaire doivent être renseignés. Lors de la certification du service fait, le compte de comptabilité générale (charge ou immobilisation) peut, grâce au système d'information, être déduit automatiquement de la nature d'achat précisée dans l’engagement juridique. Lors de la liquidation des demandes de paiement, les informations relatives aux tiers fournisseurs et aux conditions de paiement, ainsi que les comptes de comptabilité générale et budgétaire concernés par la comptabilisation de la DP et par son paiement doivent être déduits de l’engagement juridique associé, du service fait correspondant ou du référentiel fournisseur. Aide à l’animateur L'imputation est l'ensemble des critères comptables, budgétaires et analytiques rattachés à un objet de gestion (engagement juridique, service fait ou demande de paiement) qui permettent une comptabilisation en comptabilité générale, budgétaire, analytique (si celle-ci est mise en œuvre) et un suivi de gestion à travers des restitutions et tableaux de bord. L’imputation est composée des critères budgétaro-comptables suivants : nature, opérations, organisation budgétaire,… Lors de la création de l'engagement juridique, les critères de la nature budgétaire et de la destination sont obligatoires ; les autres critères (les opérations, les entités organisationnelles budgétaires.. etc.) destinés au suivi budgétaire sont facultatifs, sauf s’ils sont nécessaires pour le contrôle du disponible tel que mis en place dans l’organisme.

Processus de la recette

Concepts clés Le processus standard de la recette est structuré autour des étapes suivantes, qui se succèdent chronologiquement : - émission du titre de recette ; - recouvrement de la créance ; - encaissement ; - rapprochement de l'encaissement avec le titre de recette. La recette est comptabilisée en comptabilité budgétaire lors du rapprochement de l’encaissement avec un titre de recette préalablement émis. En comptabilité générale, le processus standard de la recette donne lieu à deux écritures : Le produit est constaté lors de la prise en charge du titre par le comptable. L’encaissement donne lieu à une écriture de trésorerie.

Rapprochement avec le titre Etapes-clé des impacts Impacts budgétaires Créance Titre de recette Recouvrement Encaissement Rapprochement avec le titre Etapes-clé des impacts Rapprochement avec le titre La recette est comptabilisée lors du rapprochement de l’encaissement avec le titre Impacts budgétaires Aide à l’animateur Créance : L’organisme constate la naissance d’une créance. L’événement à l’origine d’une créance peut être : une livraison, la réalisation d’une prestation, ou encore une vente ; le résultat d’une décision, par exemple une décision d’attribution de subvention au profit de l’organisme. Titre de recette : Le titre de recette est la pièce matérialisant l’ordre donné par l’ordonnateur à l’agent comptable de prendre en charge un recouvrement. Il est le support du recouvrement. Il a un impact budgétaire au moment de son rattachement à l’encaissement afférent. Le titre de recette se rapporte donc à des opérations comptables se traduisant par un flux financier réel avec impact budgétaire. Recouvrement et encaissement : Le comptable conduit les actions de recouvrement et encaisse la créance. Rapprochement avec le titre de recette : La recette est comptabilisée en comptabilité budgétaire lors du rapprochement de l’encaissement avec le titre.

Rapprochement avec le titre Etapes-clé des impacts Impacts comptables Créance Titre de recette Recouvrement Encaissement Rapprochement avec le titre Etapes-clé des impacts Prise en charge du titre Encaissement Le produit et la créance sont comptabilisés : Débit compte de tiers (4), Crédit compte de produits (7). L’encaissement est comptabilisé : Débit compte de disponibilité (5), Crédit compte de tiers (4). Aide à l’animateur Processus standard : Deux impacts en comptabilité générale : Prise en charge du titre de recette par le comptable : la recette est comptabilisée : débit compte de créance (4), crédit compte de produits (7) Encaissement : le compte de trésorerie est débité (5), le compte de créance (4) est crédité. Cas particulier pour lequel la recette est encaissée avant émission du titre de recette : Elle est enregistrée en comptabilité générale sur des comptes d’imputation provisoire. L’ordonnateur émet un titre de recette. Le rapprochement de l’encaissement et du titre de recette permet l’écriture en comptabilité budgétaire et l’apurement du compte d’imputation provisoire en comptabilité générale. Il est indispensable d’apurer à intervalle régulier les comptes d’imputation provisoire afin d’identifier les recettes encaissées et de les enregistrer en comptabilité budgétaire. Impacts comptables

Imputations budgétaires et comptables Afin de garantir la cohérence de chaque recette, de fluidifier le processus et de faciliter les contrôles le plus en amont possible (et éviter ainsi les erreurs de comptabilisation ou de paiement), il est souhaitable de pouvoir renseigner au plus tôt l’ensemble des informations utiles. Les informations retranscrites dans le système d’information doivent ainsi permettre à chaque étape du processus de générer les écritures budgétaires et comptables attendues. Lors de l’émission du titre de recette par le gestionnaire du titre de recette, les éléments d’imputations budgétaires et comptables doivent être renseignés (compte général, nature, opération le cas échéant). Les informations relatives aux tiers débiteurs et aux conditions de paiement, doivent être également renseignées. Les autres axes (organisation, origine, etc.) destinés au suivi budgétaire sont facultatifs. Lors de la prise en charge par le comptable et de l'encaissement, ces informations permettent de générer les écritures en comptabilité générale. Lors du rapprochement entre l’encaissement et le titre de recette, ces informations permettent de générer les écritures en comptabilité budgétaire. Aide à l’animateur L'imputation est l'ensemble des critères comptables, budgétaires et analytiques rattachés à un objet de gestion (engagement juridique, service fait ou demande de paiement) qui permettent une comptabilisation en comptabilité générale, budgétaire, analytique (si celle-ci est mise en œuvre) et un suivi de gestion à travers des restitutions et tableaux de bord. L’imputation est composée des critères budgétaro-comptables suivants : nature, opérations, organisation budgétaire,…

Autonomie des comptabilités budgétaire et générale

Autonomie des deux comptabilités Les comptabilités budgétaire et générale sont entièrement autonomes l'une vis à vis de l'autre. La comptabilité budgétaire fonctionne selon ses propres règles (le fait générateur des dépenses et des recettes est le décaissement ou l'encaissement). La différence entre les recettes et les dépenses (crédits de paiement) comptabilisées sur un exercice permet de dégager le solde budgétaire. La comptabilité générale fonctionne selon ses propres règles (le fait générateur des charges et des produits correspond à la naissance du droit). La différence entre les charges et les produits comptabilisés sur un exercice permet de dégager le résultat patrimonial. En conséquence de cette autonomie et de ces règles de comptabilisation différentes, le solde budgétaire et le résultat patrimonial ne sont pas tenus d’être égaux. Aide à l’animateur Les règles de la comptabilité générale sont différentes des règles de la comptabilité budgétaire. En conséquence, le résultat patrimonial diffère du solde budgétaire. Les différences peuvent provenir : De règles de rattachement à l’exercice différentes en comptabilité budgétaire et en comptabilité générale. Cela peut engendrer un décalage d’exercice possible entre l’enregistrement d’une opération en comptabilité budgétaire et en comptabilité générale. Par exemple : un titre de recette de 100 est pris en charge en N mais encaissé en N+1. D’opérations enregistrées pour des montants différents entre les deux comptabilités. Par exemple : en recette, un produit pris en charge en N pour 100 aura un impact nécessairement sur le résultat comptable de N pour son montant total (100) alors qu’il n’aura un impact sur le résultat budgétaire qu’à hauteur du montant effectivement encaissé (90 par exemple). D’opérations comptabilisées uniquement dans l’une des deux comptabilités Par exemple, certaines opérations comme les dotations aux amortissements et les provisions, les charges à payer /constatées d’avance n’ont d’impact que sur la comptabilité générale (résultat patrimonial). Elles sont neutres sur la comptabilité budgétaire (solde budgétaire). Un exercice correspond à l'année civile : 1ier janvier au 31 décembre. Voir page 12 les règles détaillées d’enregistrement des recettes budgétaires Comptabilité budgétaire Comptabilité générale Consommation de CP Recettes encaissées Charges Produits Solde budgétaire Résultat patrimonial

Processus de la dépense Exemple de différence entre solde budgétaire et résultat patrimonial sur le processus dépense Un décalage d’exercice peut survenir entre l’enregistrement d’une charge en comptabilité générale et le décaissement de la dépense correspondante en comptabilité budgétaire. Exemple : un EJ est enregistré en N pour 100. Le service fait correspondant est certifié en N pour 100. La facture du fournisseur n'arrivant qu'en N+1, la demande de paiement de 100 est prise en charge en N+1 et le décaissement correspondant est enregistré en N+1. A la clôture de l'exercice N, le solde budgétaire est donc nul et le compte de résultat est déficitaire de 100. A la clôture de l'exercice N+1, le solde budgétaire est déficitaire de 100 et le compte de résultat est nul. Exercice N À la clôture de l’exercice N Exercice N+1 À la clôture de l’exercice N+1 Expression de besoin Engagement juridique Service fait Demande de paiement Paiement Aide à l’animateur Sur la chaîne de la dépense, la validation de l'engagement juridique entraîne un impact budgétaire (consommation d'AE), mais celui-ci n'a pas d'impact sur le solde budgétaire (qui découle de la différence entre les recettes et la consommation de CP). AE CP Impact budgétaire Solde budgétaire : 0 (dépenses) Solde budgétaire : - 100 (dépenses) Impact comptable Résultat patrimonial : - 100 (charges) Résultat patrimonial : 0 (charges)

Processus de la recette Exemple de différence entre solde budgétaire et résultat patrimonial sur le processus recette Un décalage d’exercice peut survenir entre l’enregistrement d’un produit en comptabilité générale et l'encaissement de la recette correspondante en comptabilité budgétaire. Exemple : un titre de recette de 100 est pris en charge en N. L'encaissement correspondant est enregistré en N+1. A la clôture de l'exercice N, le solde budgétaire est donc nul et le compte de résultat est bénéficiaire de 100. A la clôture de l'exercice N+1, le solde budgétaire est bénéficiaire de 100 et le compte de résultat est nul. Exercice N À la clôture de l’exercice N Exercice N+1 À la clôture de l’exercice N+1 Créance Titre de recette Recouvrement Encaissement Solde budgétaire : 0 (recettes) Solde budgétaire : 100 (recettes) Impact budgétaire Impact comptable Résultat patrimonial : 100 (produits) Résultat patrimonial : 0 (produits)

Quiz

Quiz Question 1 Quelles sont les écritures comptables enregistrées lors du processus de dépense ? Réponse : Une charge (ou une immobilisation) est comptabilisée lors de la certification du SF en contrepartie d’un compte de facture non parvenue. (D6/C408) Une dette fournisseur est comptabilisée au moment de la prise en charge de la DP par le comptable en contrepartie d’un compte de facture non parvenue.(D408/C401) Le compte de trésorerie est mouvementé en contrepartie du compte fournisseur (décaissement). (D401/C5)

Quiz Question 2 Quelles sont les écritures budgétaires enregistrées lors du processus standard de dépense ? Réponse : Une écriture en comptabilité budgétaire qui correspond à une consommation des AE lors de la validation de l’EJ. Une écriture en comptabilité budgétaire qui correspond à une consommation des CP lors du paiement.

Quiz Question 3 Quelles sont les écritures comptables enregistrées lors du processus de recette ? Réponse : une écriture de constatation du produit et de la créance lors de la prise en charge du titre de recette par le comptable (D4/C7) une écriture de trésorerie lors de l’encaissement (D5/C4)

Quiz Question 4 A quel moment l'écriture budgétaire est-elle enregistrée lors du processus de recette ? Réponse : L'écriture budgétaire est enregistrée lors du rapprochement entre l’encaissement et le titre de recette.