Les aspects administratifs, financiers et légaux des projets FP7 Kazed hacene DGRSDT Constantine le 17 Mars 2013

Les aspects financiers La contribution financière européenne prendra l’une de ces trois formes – le remboursement des coûts éligibles – un montant forfaitaire – un financement par taux forfaitaires 98 % des projets sont subventionnés selon la première forme de subvention

Les types de coûts Coûts éligibles Les deux catégories de coûts éligibles - Les coûts directs - Les coûts indirects Coûts non éligibles

coûts éligibles Réels encourus pendant la durée du projet (la date du début du projet peut être différente de la date d’entrée en vigueur de la convention) déterminés conformément aux principes comptables et de gestion usuels du bénéficiaire Inscrits dans les comptes du bénéficiaire

Les coûts non éligibles Ne peuvent pas être imputés au projet impôts indirects identifiables, y compris la TVA ou les droits Intérêts débiteurs Pertes de change

Les coûts directs Les charges directes sont constituées de toutes les dépenses individualisables et directement liées à la réalisation du projet : frais de personnel, achat de fournitures et petits équipements, achat d’équipements, prestations de services, frais de déplacement, etc...

Les coûts indirects Les coûts indirects sont les coûts associés aux coûts directs mais liés aux frais engendrés par l’activité habituelle de l’unité : frais de locaux, dépenses d’eau et d’électricité, dépenses de fonctionnement général du participant, etc...

Financement sous forme de remboursement de coûts éligibles Une fois le projet accepté, l’argent reçu en début de projet est un “PRE-FINANCEMENT”, une AVANCE L’argent reçu doit être transformé en “coûts éligibles” A la fin de chaque période de reporting, vous devez faire le reporting des coûts dans le financial statement (Form C) l’argent reçu correspondant au montant des coûts éligibles est enfin à vous une fois le form C accepté.

Le versement de la contribution financière au projet Les principes du versement Le consortium gère le financement communautaire : budget commun réparti par bénéficiaire Le budget prévu pour chaque participant n’est jamais définitif. Le consortium peut le modifier La contribution est versée au consortium via le coordonnateur Le versement des avances est en fonction du degré d’avancement des travaux.

Les modalités de versement Système d’avances ajustées au fur et à mesure de l’approbation des rapports financiers et scientifiques périodiques : la première avance les avances suivantes le paiement final

La première avance Le paiement est effectué dans les 45 jours qui suivent l’entrée en vigueur de la convention. Reversé aux bénéficiaires dans les meilleurs délais et dès qu’ils ont signé leur Forms A Le montant de l’avance est calculé au vu du budget prévisionnel ; La participation financière au fond de garantie est prélevée sur ce paiement par la Commission.

Les avances suivantes basés sur états financiers (form C) de chaque période: Les versements suivants interviennent à l’échéance de chaque reporting period; Ces versements sont établis au vu du nouveau budget prévisionnel et conditionnés par la production de rapports NB: L’approbation par la commission des rapports ne vaut pas accord définitif (audits toujours possibles)

Le paiement final (après acceptation de tous les rapports finaux) Ce paiement intervient à l’échéance de la dernière reporting period ; Ce paiement est conditionné par la production des rapports finaux ; Sur validation par la CE des états financiers (Form C) Le bénéficiaire récupère le montant versé au titre de la constitution d’un fond de garantie (15%)

Les certificats d’audit Objectif : attester la réalité des dépenses payées Il est établi par une autorité indépendante son coût est éligible et doit être porté dans la Form C. Le Form C (financial statement) doit être fourni à la fin de chaque période de reporting (par défaut 18 mois)

audit financier est obligatoire dans les cas suivants: –Quand la contribution requise du bénéficiaire atteint 375.000€. Un 2ème CFS n’est exigé que si la contribution du bénéficiaire atteint à nouveau 375.000€. –Pour les projets de 2 ans ou moins: un seul CFS en fin de projet quand la contribution du bénéficiaire > 375.000€

Combinaison de différentes formes de financement: Certificats d’Audit sont obligatoires Si la contribution d’un bénéficiaire n’atteint jamais les 375.000€, aucun certificat n’est exigé, même en fin de projet.

Les audits de la Commission à tout moment au cours du contrat et jusqu’à cinq ans après la fin du projet, soit par des auditeurs externes, soit par les services de la Commission eux-mêmes Les contractants doivent conserver, pendant une période de 5 ans à partir de la fin du projet, les originaux de tous les documents concernant la convention

Conséquence : • le montant de la contribution qui a été effectué sur la base d’un coût éligible qui ne peut être justifié lors de l’audit devra être remboursé à la Commission. Sanction : • exclusion du bénéficiaire du projet et du 7e PCRD.

Attention à l’Erreur Systémique Même erreur de méthode identifiée sur l’échantillon de contrats audités •Produit le même effet sur l’ensemble des contrats en cours chez le bénéficiaire audité •Erreur doit être réparée sans qu’il soit besoin d ‘auditer chaque projet

conséquence •Demande par la CE de la rectification de tous les états financiers (Form C) établi pour les projets FP7 du bénéficiaire (périodes échues et en cours) Exemples de documents à conserver :

Les Formes C Les Formes C sont pré-remplies contenant les informations sur : La subvention les périodes Liste des bénéficiaires Le Bénéficiaire a seulement accès à sa Forme C Le Coordonnateur a accès à toutes les Formes C Les droits d'accès pour le Coordonnateur continuent d'être attribués par la Commission Les droits d'accès pour les bénéficiaires sont délégués au coordonnateur

Le bénéficiaire a un droit d'éditer/de voir sa propre Forme C Le coordonnateur a le droit de voir toutes les Formes C et peut recevoir le droit d'éditer toutes les Formes C Le bénéficiaire peut soumettre sa propre Forme C au coordonnateur et ne peut pas soumettre directement à la Commission Le coordonnateur soumet sa propre Forme C à lui même soumet les Formes C à la Commission

coordonnateur Gére les droits d'accès des bénéficiaires (si l'autorisation est donnée par le project officer) Pouvoir remplir les Formes C des bénéficiaires (Si l'autorisation est donnée par le project officer) Vérifier les soumissions faites par les bénéficiaires Pourvoir rejeter les Formes C Soumettre toutes les Formes C à la Commission

Merci pour votre attention