Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (PPRC) Séance d'orientation à l'intention des fournisseurs de services de santé octobre 2013

Programme 1.Introduction 1.Aperçu de l'ERS-M 2.Aperçu de la présentation de planification de la responsabilisation communautaire (PPRC) 3.Remplir la PPRC 4.Prochaines étapes

Documents utiles  Loi de 2006 sur l’intégration du système de santé local (LISSL)  Document de référence de la PPRC  Guide de l'utilisateur de la PPRC

Introduction  Aux termes de la Loi de 2006 sur l'intégration du système de santé local (« LISSL »), les réseaux locaux d'intégration des services de santé (« RLISS ») sont tenus de conclure une Entente de responsabilisation en matière de services avec chaque fournisseur de services de santé (FSS) à qui ils accordent du financement.  Les ententes actuelles de responsabilisation en matière de services multisectoriels (ERS-M) de pour les secteurs des centres de santé communautaire (CSC), des centres d'accès aux soins communautaires (CASC), des organismes de santé mentale et de lutte contre les dépendances et des organismes communautaires de services de soutien arrivent à échéance le 31 mars 2014 et doivent par conséquent être remplacées par de nouvelles ententes qui entreront en vigueur le 1 er avril 2014.

ENTENTE DE RESPONSABILISATION EN MATIÈRE DE SERVICES MULTISECTORIELS (ERS-M) DE Aperçu

Aperçu de l'ERS-M de  Les ententes de responsabilisation en matière de services multisectoriels (ERS-M) seront en vigueur pendant trois ans, du 1 er avril 2014 au 31 mars  L'ERS-M est axée sur la responsabilisation qui est une partie intégrante des efforts soutenus visant à améliorer le rendement du secteur de la santé et à offrir des soins de grande qualité axés sur le client.  Une fois les ententes négociées, les RLISS et les FSS ont chacun un rôle à jouer pour s'assurer que les conditions des ERS-M signées sont respectées.

Processus d'ERS-M et de la PPRC  La PPRC tout comme l'ERS-M favorisent une responsabilisation accrue grâce à une planification et à des prévisions financières pluriannuelles.

Échéanciers de la PPRC et de l'ERS-M ActivitéÉchéancier Rétroaction des RLISS et des FSSJanvier à avril 2013 Reconception de l'outil24 au 26 avril 2013 Processus de migration de la PPRC vers le système de l'IPRO1 er juin au 29 août 2013 Essai de l'outil sur le système de l'IPRO30 août au 9 septembre 2013 Préavis de 60 jours envoyé aux FSS pour la soumission de la PPRC Le 15 septembre 2013 Formation inter-RLISS à l'intention des responsables communautaires 23 septembre 2013 Lancement de la PPRC sur le système de l'IPRO pour les FSSLe 1 octobre 2013 Matériel de formation à l’intention des FSS disponibleLe 1 er octobre 2013 Fin de la séance de questions tenue par les RLISS pour les FSS locaux Le 4 octobre 2013 Parachèvement des annexes et des indicateurs23 octobre 2013 Approbation du modèle d'entente de l'ERS-M Le 7 novembre 2013 Envoi de la PPRC au RLISSLe 15 novembre 2013

PRÉSENTATION DE PLANIFICATION DE LA RESPONSABILISATION COMMUNAUTAIRE (PPRC) Aperçu

Aperçu de la PPRC  Pour faciliter les négociations des ERS-M avec les FSS, chaque FSS devra soumettre un document de planification connu sous le nom de Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (PPRC).  La PPRC et la nouvelle ERS-M couvriront toutes deux une période de trois ans allant de à

Parties de la PPRC La PPRC compte deux parties et quatre composants. Les deux parties et les quatre composants doivent être remplis par le FSS et envoyés au RLISS au plus tard le 15 novembre Partie A : le fichier sera disponible sur le site Web du RLISS à compter du 1 er octobre A1. Énoncé descriptif du plan de services Cet onglet de feuille de calcul vous permet d'indiquer au RLISS les services que vous offrez grâce au financement qu'il vous fournit et quelques détails supplémentaires relativement à ces services. Cet énoncé descriptif ne sera pas inclus dans l'ERS-M définitive. Non inclus dans l'ERS-M définitive A2. Description des services Il s'agit du même formulaire que pour la dernière PPRC; les FSS doivent fournir des renseignements sur l'endroit où ils fournissent des services (intra- RLISS et inter-RLISS). Ces renseignements serviront à remplir l'annexe A1 de l'ERS-M. Inclus dans l'ERS-M définitive A3. Énoncés descriptifs démographiques et géographiques Il s'agit du même formulaire que pour la dernière PPRC, les FSS fournissaient des énoncés descriptifs démographiques et géographiques. Ces renseignements serviront à remplir l'annexe A2 de l'ERS-M. Inclus dans l'ERS-M définitive Partie B : le fichier doit être téléchargé par le FSS à partir du système de l'IPRO à compter du 1 er octobre B1. Fichier de la PPRC à partir du système de l'IPRO Téléchargé à partir du système de l'IPRO et envoyé au système au plus tard le 15 novembre. Ce fichier contient les plans financiers et les plans d'activités du FSS pour Fichier de la PPRC à partir du système de l'IPRO

Amélioration de la PPRC La rétroaction des FSS et des RLISS a permis de cerner les thèmes importants suivants :  la simplification des formulaires;  la réduction des erreurs au moyen d'une mise à l'essai précoce;  l'élimination de la double entrée manuelle de renseignements inclus dans d'autres rapports envoyés au RLISS;  l'amélioration des échéanciers de publication et d'examen de la PPRC;  l'offre de formation et d'éducation en temps opportun;  le contrôle de version;

Principales améliorations entre la PPRC et la PPRC Des commentaires utiles ont été fournis à la suite de la PPRC et de l'ERS- M et le groupe de travail sur les rapports des RLISS pour l'IPRO a été capable de mettre en œuvre les améliorations suivantes :  les renseignements budgétaires de la PPRC sont inscrits à l'avance dans les formulaires; il n'est pas nécessaire de télécharger de fichiers additionnels;  des centres fonctionnels pour les centres de santé communautaires ont été ajoutés;  les rapports sont créés et envoyés par l'intermédiaire du système de l'IPRO afin de gérer les versions et de conserver les fichiers pour une utilisation ultérieure;

Principales améliorations (suite)  des lignes supplémentaires ont été ajoutées à la page Identification afin de permettre la communication des modifications apportées aux personnes-ressources pour plusieurs postes dans l'organisme;  des lignes supplémentaires ont été ajoutées aux écrans Finance (finances) afin de permettre d'autres calculs et une meilleure ventilation de l'information (médecins, adjoints aux médecins, infirmiers praticiens et autre personnel médical), s'il y a lieu;  une fonction permettant de régler les statistiques à présenter par centre fonctionnel a été ajoutée à la page Activity Summary (Résumé des activités).

Principales améliorations (suite)  le champ Administration FTE (ETP de l'administration) qui apparaît sur la page LHIN Service Summary (Résumé des services du RLISS) est mis à jour automatiquement à partir du nombre total d'ETP sur la page LHIN Financial Summary (Résumé financier du RLISS);  les heures travaillées et les heures d'absence rémunérées ont été combinées sur une seule ligne dans la PPRC afin de faciliter le processus pour les fournisseurs. Les cotisations aux avantages sociaux demeurent sur une ligne distincte;  les annexes ont été supprimées du fichier de la PPRC. Pour obtenir d'autres renseignements sur des améliorations plus précises, veuillez consulter le Document de référence de la PPRC.

Améliorations pour le futur  Le groupe de travail sur les rapports des RLISS pour l'IPRO a reçu beaucoup de bonnes idées d'amélioration de la PPRC des fournisseurs de services de santé, des RLISS et du ministère de la Santé et des Soins de longue durée.  Il a été prudent dans son examen des modifications importantes à apporter à la PPRC étant donné que le système de l'IPRO est nouveau et qu'il représente déjà une amélioration importante du processus par rapport à l'année précédente.  L'inscription à l'avance d'autres données historiques peut être possible dans le futur.

Améliorations pour le futur (suite)  Le processus de PPRC est un exercice unique qui couvre trois années financières.  Le fichier sera révisé en et en afin de permettre aux RLISS et aux FSS de mettre à jour leurs objectifs de planification, si le RLISS le désire ou s'il est nécessaire.  Le Groupe de travail sur les rapports des RLISS pour l'IPRO sollicitera des commentaires sur d'autres améliorations de la part des FSS, des RLISS et du ministère de la Santé et des Soins de longue durée pour l'examen bien avant pour la prochaine version.

Remplir la PPRC

Remplir la partie A de la PPRC  La partie A de la PPRC sera envoyée par le RLISS à chacun de ses FSS à partir du 1 er octobre 2013 et le document devra être remis le 15 novembre  Les renseignements de l'énoncé descriptif du plan de services de la partie A1 ne sont pas inclus dans l'ERS-M, mais contribueront à appuyer les données financières et statistiques fournies dans la partie B de la PPRC.  Les renseignements des parties A2 et A3 seront inclus dans l'ERS-M.

Qualité des données  La déclaration trimestrielle continue de données financières et statistiques exactes est essentielle à la gestion du rendement.  Des données historiques exactes sur le rendement sont essentielles pour orienter l'établissement des objectifs et les négociations à la suite de la soumission de la PPRC.  Des données de qualité constituent une base efficace, efficiente et équitable visant à orienter les investissements futurs, elles aident les fournisseurs de services de santé à améliorer les résultats pour les clients et favorisent une évaluation fondée sur des données probantes.

Remplir la partie B de la PPRC Outil CAPS  Rendez-vous à l'adresse  Si vous êtes déjà inscrit, vous pouvez suivre la flèche rouge et cliquer sur « SRI Submissions » (Soumissions de rapports à l’IPRO). Si ce n'est pas le cas, vous pouvez suivre la flèche violette et cliquer sur « Register Here » (Inscrivez-vous ici).

Extraction de votre PPRC  En suivant les directives et les étapes du guide de l'utilisateur de l'PPRC, vous pourrez à un moment donné choisir l'option « Check out » (Extraire) qui vous permettra de commencer à remplir votre PPRC.  ex.jsp

Page principale  Lorsque le fichier de la PPRC est ouvert pour la première fois, la page d'index suivante s'affiche. Cette page fournit des liens vers chaque formulaire figurant dans la PPRC.  Remarque : L'identification de la vérification de contrôle échouera si vous ne choisissez pas un RLISS sur cette page principale

Commentaires dans votre PPRC Commentaires : La colonne « Comments » (Commentaires) doit servir à expliquer les différences entre les budgets au fil des ans. Les commentaires fournissent des précisions et aideront le RLISS à comprendre pourquoi le FSS a fait des réaffectations entre les centres fonctionnels et pourquoi le FSS a apporté des modifications au budget.

Vérifications de contrôle  Les bonshommes sourires verts indiquent que la vérification de contrôle est réussie. Les bonshommes tristes rouges  indiquent que la vérification de contrôle a échoué. Les bonshommes tristes rouges doivent être éliminés avant de soumettre la PPRC.  Si vous voyez un bonhomme triste, une description du problème à résoudre s'affichera dans la zone de message de la rangée.

Archivage de votre PPRC  Après avoir entré tous les renseignements et réussi toutes les vérifications, vous êtes prêt à téléverser votre PPRC sur l'IPRO.  Le processus d'archivage de votre PPRC dans l'IPRO est semblable au processus d'extraction.

Soumission de la PPRC dans l'IPRO  Vous pouvez maintenant soumettre le rapport. Pour ce faire, faites un clic droit et sélectionnez Submission Status (État d'envoi), puis cliquez sur Submit (Envoyer). Le téléchargement peut prendre quelques minutes.

Principales personnes-ressources  Si vous avez des questions au sujet de la PPRC que vous avez extraite de l'IPRO, veuillez communiquer avec la personne- ressource de votre RLISS par téléphone ou par courriel.  Vous trouverez les coordonnées des principales personnes- ressources de chacun des RLISS dans le guide de l'utilisateur ainsi que dans le document de référence.

Prochaines étapes  Les RLISS examineront les PPRC et effectueront un suivi avec les FSS s'ils ont des questions ou s'ils ont besoin de précisions supplémentaires.  Préparation des annexes de l'ERS-M et transmission des annexes aux FSS.  L'ERS-M signée par les deux parties au plus tard le 1 er avril 2014

Foire aux questions  À la suite de cette présentation, veuillez envoyer vos questions à votre RLISS  Entre le lancement de la PPRC le 1 er octobre 2013 et le 4 octobre 2013, les RLISS devront tenir leur propres séances de questions avec leurs FSS.  Toute question soulevée durant ces séances de questions seront recueillies par tous les RLISS. Des réponses à ces questions seront fournies dans un document FAQ sous peu.