Dématérialisation et archivage électronique Jean-Marc Rietsch Ingénieur Civil des Mines Expert en dématérialisation et archivage électronique Président de FEDISA (Fédération Européenne de l’ILM du Stockage et de l’Archivage)

Plan Présentation FedISA Standards européens Législation française Législation européenne : application à la facturation dématérialisée Septembre 2008 ANORC

Objectifs de FedISA Fédération Européenne de l’ILM, du Stockage et de l’Archivage (2005) Informer et assister les utilisateurs (publics et privés) Fluidifier et participer au développement du marché : de l’archivage électronique, de la gestion et de la conservation de l’information (cf. ILM). 1ère association qui rassemble à la fois: des groupes d’utilisateurs, des intégrateurs, des fournisseurs de technologies, des experts techniques et juridiques. Septembre 2008 ANORC

Les adhérents Fournisseurs de technologies: GEMALTO, NetApp, HDS, HP, IBM, SUN, Active Circle, Stordata, Steria, Inforca EMC, Mipih, Nexsan, IMD (Iron Mountain Digital), Computer Associate, STS-group, Beemo technologie, Keynectis, Cecurity.com, Rise, Symantec, Atempo, Know & Decide, Reactis, … Experts techniques et juridiques: Cabinet Bensousan, Marsh, Caprioli&Associés, Cabinet Vaughan, Compliance Company, Sealweb, Henon Conseil, Aquis, EdelWeb, LH Consultant, … Utilisateurs: Thales, GIE SI2M, MBDA, EFIDIS, Chambre des Notaires de Paris, Imprimerie Nationale, Chronoservices, New’ArchADINES, ADMAS, AREVA, CNES, MDS Pharma Services, CEDHYS/Sanofi-Aventis, SICTIAM, LFB, FNTC, iBP, INRIA, France Telecom, ESOPICA, E-Fluxus, BNP, Ministère des Finances, La Poste, CNRS, Mutuelle Carac, Ministère Education, … Septembre 2008 ANORC

Les partenaires Associations et autres organismes: CIGREF (club informatique grands entreprises françaises) DAF (Direction des Archives de France) DGME (Direction Générale Modernisation de l’Etat) DCSSI (Direction Centrale de la Sécurité des Systèmes d’Information) AFNOR (Association française de normalisation) ENISA (European Network Information System Agency) AIIM (ECM association) … Septembre 2008 ANORC

Une réalité européenne Belgique, Document@work Irlande UK, FedISA EIRE Luxembourg, Deloitte & Touch (cabinet audit) En cours: Italie, ANORC Espagne, AEDOC_DIGITAL Bientôt : Allemagne Suisse … Septembre 2008 ANORC

Travaux de FedISA Commission référentiels Document sur PDF/A Groupe de travail européen, préparation d’une certification européenne adaptée : TRAC (Trustworthy Repositories Audit & Certification) : méthode d'audit des systèmes d'archivages développée par le RLG (Research Libraries Group) et la NARA (National Archives and Records Administration), traduit en France par FedISA; Norme ISO 27001 : Technologies de l'information - Techniques de sécurité - Systèmes de gestion de la sécurité de l'information – Exigences. Référentiel « coffre fort électronique », élaboré par : FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance) et FedISA. Collaboration de la DAF (Direction des Archives de France) et la DGME (Direction Générale pour la Modernisation de l’Etat) Septembre 2008 ANORC

Focus sur le groupe de travail européen Les participants France (France Télécom, Areva, Thales, DCSSI, Edelweb, HSC, AFNOR, …) Belgique Luxembourg Suède Irlande … et l’Italie avec ANORC ? Des pilotes professionnels Cecurity.com (logiciel coffre conforme) STS Group (solution coffre conforme, validation processus dans son implémentation chez iBP) Septembre 2008 ANORC

Autres commissions En cours de lancement Preuve électronique Identification - authentification Sauvegarde et archivage Rationalisation des espaces de stockage pour un développement durable Archivage des mails (Livre blanc octobre 2008) En cours de lancement Collectivités, notion de tiers archiveurs publiques Risques/assurance Plates-formes de dématéralisation Conservation à long terme des signatures électroniques Septembre 2008 ANORC

Formations (EiFISA/Demateus) Sensibilisation (méthodologie, e-mails, politique d’archivage) Ateliers deux jours Séminaires Premier mastère sur le thème « Management de la dématérialisation et de l’archivage électronique », en partenariat avec l’Ecole des Mines de Paris: Première promo en janvier 2009 Septembre 2008 ANORC

Ouvrages publiés 2007 2006 2005 2008 Septembre 2008 ANORC

Dématérialisation des factures

Archivage « légal », « sécurisé » L’essentiel de la loi française Respect des conditions légales prescrites dans les textes Intelligibilité, peu importe la forme de l’information, l’essentiel est qu’elle soit restituée de façon intelligible par l’homme et non par la machine (problématique du format logique) Identification de l’auteur (SE possible) Garantie d’intégrité (implique traçabilité) Pérennité, respecter les durées de conservation prescrites par les textes, fonction de la nature du document et des délais de prescriptions Septembre 2008 ANORC

Archivage « légal », « sécurisé » Problématique Les normes n’ont pas de caractère obligatoire. La loi ne traite pas des formes et des modalités d’archivage : Respect du principe de neutralité technologique Élimine le risque d’obsolescence Rappelons de la même façon qu’ aucun texte ne précise les conditions de conservation des écrits « papier » en imposant par exemple l’utilisation de méthodes contre les insectes, les bactéries, les incendies... Septembre 2008 ANORC

La facture électronique Directive européenne 2001/115/CE : deux modalités : l'échange de données informatisées (EDI) et la facture électronique signée électroniquement à l'aide d'une " signature électronique avancée ". Adaptation française impose : Acceptation par le destinataire dans un contrat émetteur/destinataire ; La signature électronique de la facture afin de garantir l’authenticité de son origine et son intégrité ; Les factures doivent être conservées par l’émetteur et par le destinataire, dans leur format originel Septembre 2008 ANORC

Bulletin officiel janvier 2007 Possibilité de conserver un « double électronique » d’une facture par l’émetteur (reproduction fidèle et durable de l’original) Le critère de reproduction fidèle et durable si : authenticité, intégrité et pérennité du contenu Possibilité de retenir les seules informations de contenu Identifier la date d’impression de la facture Moyens employés très ouverts (WORM P&L) Assurer la conversion et la compatibilité/migration Stockage sur le territoire français. Septembre 2008 ANORC

Focus sur l’Europe Une harmonisation / Directives européennes : Un véritable développement autour de l’e-administration : L’Espagne a voté sa totale dématérialisation d’ici début 2010. Une harmonisation / Directives européennes : Dématérialisation des factures Chrono tachygraphe Mais aussi des différences significatives : Possibilité de détruire le papier après numérisation. Une réalité pour Belgique, Espagne, Italie…mais toujours pas la France. Des services à l’échelle de l’Europe : Chrono tachygraphe, opérationnel depuis 2006 Services eWitness® (archivage documents, mails, téléphone, web) Développement de la carte d’identité électronique : Finlande, Belgique, Portugal, Espagne, Italie, … Septembre 2008 ANORC

Merci pour votre attention Pour en savoir plus : contact@fedisa.eu +33 (0)1 44 17 91 45 www.fedisa.eu Septembre 2008 ANORC