Facture interne et externe Guides ressources Version imprimable Aide Facture interne et externe Demande de Service Interne La facturation Bon de commande Demande d’achat Réception de marchandise Les achats Grand livre Formulaires de dépenses Grand livre Formulaires Écriture de journal Petite caisse Demande de paiement Rapport de dépenses Avance Navigation PeopleSoft Explo Autres Erreur d’impression Général

Menu – Demande de service interne Saisir deux combinaisons comptables de dépenses sur une demande de service interne Achat de licences à la DTI Demande de service interne Demande de service interne Suppléments Documentation Demande de service interne Menu principal

Demande de service interne Saisir deux combinaisons comptables de dépenses sur une demande de service interne Le logiciel ne permet pas la saisie de deux combinaisons comptables pour une ligne descriptive. Il permet seulement une combinaison comptable par ligne descriptive. Il faudra ajouter autant de lignes que de combinaisons comptables utilisées. Demande de service interne 2. Achat de licence à la DTI La demande de service interne n’est plus utilisée pour l’acquisition de logiciel à la DTI. Référez-vous au site Web de la DTI pour connaître la procédure à ce sujet. Documentation « Demande de service interne ». Menu principal Menu DSI Menu principal

Achat de licences à la DTI Demande de service interne La demande de service interne n’est plus utilisée pour l’acquisition de logiciel à la DTI. Référez-vous au site Web de la DTI pour connaître la procédure à ce sujet. Demande de service interne 2. Achat de licence à la DTI La demande de service interne n’est plus utilisée pour l’acquisition de logiciel à la DTI. Référez-vous au site Web de la DTI pour connaître la procédure à ce sujet. Documentation « Demande de service interne ». Menu principal Menu DSI Menu principal

Menu – Facture interne et externe Facture interne et externe Section 1 – Spécialiste et avis de facturation Section 2 – La saisie Section 3 – Le suivi Section 4 – Le paiement Facture interne et externe Suppléments Documentation La facture externe La facture interne Menu principal

Section 1 - Spécialiste et avis de facturation Comment modifier la personne qui reçoit tous les avis de facturation interne dans une unité? (communément appelé « Utilisateur de flux de travaux ») Comment modifier le spécialiste facturation ou ajouter un spécialiste facturation de remplacement? Facture interne et externe Section 1 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu principal

Section 1 question 1 Spécialiste et avis de facturation Comment modifier la personne qui reçoit tous les avis de facturation interne dans une unité? (communément appelé « Utilisateur de flux de travaux) Compléter la section « Utilisateur de flux de travaux », dans le formulaire « Modification d'un client ou d'un fournisseur interne » que vous retrouvez sur le site Web du Service des finances, dans « Boîte à outils » sous la section « Formulaires ». Facture interne et externe Section 1 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu principal

Spécialiste et avis de facturation Facture interne et externe Section 1 question 2 Spécialiste et avis de facturation Comment modifier le spécialiste de facturation ou ajouter un spécialiste facturation de remplacement? Compléter l’une ou l’autre des sections « Spécialiste de facturation » ou « Spécialiste facturation de remplacement » , dans le formulaire « Modification d'un client ou d'un fournisseur interne  » que vous retrouvez sur le site Web du Service des finances, dans « Boîte à outils » sous la section « Formulaires ». Facture interne et externe Section 1 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu principal

Facture interne et externe Section 2 - questions Section 2 - La saisie Pourquoi suis-je incapable d’ajouter un commentaire? Message: la destination dans l’en-tête et dans les lignes ne correspond pas Quoi faire dans l’onglet « Répartition CF inter- entité » lors de facturation inter-entité? (AU-UL/UL-AU) Comment trouver l’information sur les taxes à la consommation? Facturation « fin d’année financière », modifier les dates Annuler une facture Facture interne et externe Section 2 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu principal

Section 2 question 1 La saisie Facture interne et externe Section 2 Pourquoi suis-je incapable d’ajouter un commentaire? Que ce soit pour un commentaire d’en-tête ou de ligne, l’option « Commentaire standard » ne doit pas être cochée. Pour que le commentaire soit disponible à l’interne seulement, cocher « Interne seulement ». Facture interne et externe Section 2 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu principal

Facture interne et externe Section 2 question 2 La saisie Message : la destination dans l’en-tête et dans les lignes ne correspond pas Aller sous « En-tête - données générales 2 » Cliquer sur « Données TVA » Indiquer le même pays dans les champs correspondants soit CAN ou QC Facture interne et externe Section 2 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu principal

Facture interne et externe Section 2 question 2 La saisie Quoi faire dans l’onglet « Répartition CF inter-entité » lors de facturation inter-entité? (AU-UL/UL-AU) Lorsque vous procédez à la facturation « inter-entité », il ne faut jamais spécifier à nouveau le fonds (CF inter-entité et CC compensation) sous les onglets du même nom. Si on vous demande de recommencer votre facture, assurez-vous de ne pas spécifier à nouveau une valeur dans le champ « Répartition ». Facture interne et externe Section 2 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu principal

Section 2 question 2 La saisie Facture interne et externe Section 2 Comment trouver l’information sur les taxes à la consommation? Pour obtenir l’information quant aux taux de taxes, ristournes, remboursements, calcul du coût net d’une dépense, référez-vous à la section « Assurance, paiements, vente et facturation », sous-section « Vente de biens et services » sous l’onglet « Taxes », du site Web du Service des finances. L’information contenue dans cette page est bonifiée au fur et à mesure des ajouts ou des modifications. Facture interne et externe Section 2 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu principal

Section 2 question 2 La saisie Facture interne et externe Section 2 Facturation « fin d’année financière », modifier les dates Avant de modifier les dates, veuillez prendre connaissance des directives émises par le Service des finances (calendrier de transmission des documents). S’assurer que la période comptable est ouverte afin de respecter les délais. Modifier la date dans le champ date « comptable ». L’inscription de la date au Grand livre réel pour la transaction indiquera celle inscrite dans ce champ. Facture interne et externe Section 2 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu principal

Facture interne et externe Section 2 question 2 La saisie Annuler une facture Facture au statut RDY et NEW = modifier pour CAN. Facture au statut INV = attendre que celle-ci ait le statut budgétaire VALIDE, puis utiliser le menu « Correction facture complète ». Sélectionner « créditer facture complète » ou « créditer et refacturer ». Référez-vous à la documentation « Facturation interne » ou « Facturation externe » pour obtenir de plus amples informations. Facture interne et externe Section 2 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu principal

Facture interne et externe Section 2 - questions Section 3 – Le suivi Obtenir la liste des factures émises à un client Vérifier le paiement d’une facture externe Facture interne et externe Section 3 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu principal

Section 2 question 2 Le suivi Facture interne et externe Section 3 Obtenir la liste des factures émises à un client Utiliser le menu Facturation/Génération de factures/Rapport/Registre factures. Créer un contrôle d’exécution. Indiquer les paramètres selon la requête voulue. Référez-vous au document le « Suivi des transactions financières avec PeopleSoft » pour la procédure à suivre. Facture interne et externe Section 3 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu principal

Vérifier le paiement d’une facture externe Facture interne et externe Section 2 question 2 Le suivi Vérifier le paiement d’une facture externe Vérification sur EXPLO Facture interne et externe Section 3 Utiliser le lien “Transactions associés à un document. Décocher l’option « Avec détail par compte » Sélectionner « Type document » FA pour facture Saisir le numéro de la facture dans le champ facture Lancer la requête Vous verrez apparaître le détail des lignes de la facture, les montants facturés et les montants recouvrés si le client a payé. Vérification sur PeopleSoft Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Utiliser le menu « Comptes clients/ Recouvrement/ Données articles/Mise à jour détails articles » Saisir le numéro de la facture dans le champ « Article » Menu facture Menu principal

Facture interne et externe Section 2 - questions Section 4 – Le paiement Paiement d’une facture par carte de crédit Comment fonctionne le recouvrement? Mention « Facture générale » Facture interne et externe Section 4 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu principal

Paiement d’une facture par carte de crédit Facture interne et externe Section 2 question 2 Le paiement Paiement d’une facture par carte de crédit Contacter la personne responsable au Service des finances Vous devrez fournir, un numéro de carte de crédit, la date d’expiration, une adresse de courriel valide pour que l’on vous transmette une copie de la transaction. Facture interne et externe Section 4 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu principal

Comment fonctionne le recouvrement? Facture interne et externe Section 2 question 2 Le paiement Comment fonctionne le recouvrement? C’est le Service des finances qui assure le suivi des factures émises aux clients externes. Après trois envois d’état de compte (délai de 30 jours entre chaque envoi), les montants sont récupérés dans les livres comptables de l’unité. Facture interne et externe Section 4 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu principal

Mention « Facture générale » Facture interne et externe Section 2 question 2 Le paiement Mention « Facture générale » La mention « Facture générale » inscrite à l’en-tête de la facture permet de la différencier des factures émises pour les droits de scolarité ou encore des factures émises par le Service des résidences. Quelqu’un qui effectuerait son paiement à partir du site Web pourra ainsi s’assurer de payer la bonne facture. Facture interne et externe Section 4 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu principal

Menu – Bon de commande Bon de commande Courriel de confirmation - Délais Comment consulter un bon de commande? (connaître le numéro de BC) Bon de commande Menu principal

Courriel de confirmation - Délais Je n’ai toujours pas reçu la confirmation de l’émission du bon de commande. Lorsque la demande d’achat totalise 10 000$ et plus, un acheteur doit en faire l’approbation. Cela peut causer un certain délai. Vérifier dans l’annuaire de l’Université votre adresse courriel, car les données qui y sont inscrites se transposent dans PeopleSoft. Demander les correctifs si nécessaire. Modifier votre adresse courriel directement dans PeopleSoft en utilisant le menu de gauche « Votre profil », section « Courriel ». Bon de commande Vérifier le statut de la demande d’achat. Celle-ci doit être au statut « Approuvé ». Vérifier si le courriel ne serait pas arrivé dans votre dossier « Courrier indésirable » dans votre boîte de courriel.  Menu BC Menu principal

Comment consulter un bon de commande? Le menu à privilégier lorsque vous détenez le numéro de bon de commande est le suivant :  Gestion approvisionnements  Bons commande  Statut document BC Bon de commande Menu BC Menu principal

Menu – Réception de marchandise Réception de marchandise Annuler une réception de marchandise Visualiser les commentaires lors de la réception Réception de marchandise Suppléments Documentation Réception et livraison de marchandise Menu principal

Annuler une réception de marchandise Réception de marchandise Retourner dans le document de réception de marchandise en utilisant le menu « Saisie de réception » – onglet « Recherche valeur ». Inscrire le numéro du document de réception ou du bon de commande dans le champ approprié. Cliquer sur le bouton « Rechercher ». Cliquer le X dans l’en-tête pour annuler toute la réception ou sur celui de la ligne pour annuler la ligne uniquement. Réception de marchandise Suppléments Documentation Réception et livraison de marchandise Menu Réception Menu principal

Réception de marchandise Visualiser les commentaires lors de la réception Les commentaires peuvent se situer à deux endroits différents dans la réception de marchandise. Cela dépend de la manière à laquelle les commentaires ont été ajoutés lors de la saisie de la demande d’achat (en commentaire d’en-tête ou en commentaire de ligne). Les commentaires de ligne se trouvent dans l’onglet « Liens/Statuts ». et   Les commentaires d’en-têtes se trouvent dans l'onglet « Données source »   Dans les deux cas, il s'agit de l'icône en forme de bulle. S'il y a des commentaires, le dessin de l'icône comporte des petites lignes pour indiquer la présence de texte. Les commentaires ne sont visibles que dans deux situations: Il y a présence de commentaires lors de la saisie de la demande d'achat La case « Afficher à réception » a été cochée lors de la saisie des commentaires dans la demande d'achat Si l’une ou l'autre de ses situations ne sont pas faites lors de la demande d'achat, il n'y a pas de commentaire lors de la réception. Réception de marchandise Suppléments Documentation Réception et livraison de marchandise Menu Réception Menu principal

Menu - Formulaires de dépenses Formulaires de dépenses Trois sujets spécifiques Foire aux questions sur les formulaires de dépenses 1. Avance Avance saisie mais non disponible 2. Bénéficiaire Incapable de trouver et d’ajouter un bénéficiaire 3. Rapport de dépenses de voyage Kilométrage / Hôtels - tarifs préférentiels Cliquer pour ouvrir Suppléments Documentation Gestion des formulaires de dépenses Cliquer pour ouvrir. Menu principal

Formulaires de dépenses Avance Mon avance est saisie, mais non disponible Les avances n’ont pas encore été payées; elles ne sont donc pas disponibles. L’avance a peut-être déjà été associée à un autre rapport. Vérifier à partir du numéro du bénéficiaire quels sont les formulaires qui existent. Formulaires de dépenses Menu formulaires Menu principal

Formulaires de dépenses Bénéficiaire Incapable de trouver le bénéficiaire Vérifier le statut du bénéficiaire en utilisant le menu « Fournisseurs/Données fournisseurs » . Si le statut est « employé » - l’IDUL doit se trouver dans sa liste de mandataire S’il est non actif, demander la modification du bénéficiaire, pour tierce partie Si c’est un étudiant inactif, nous ne pouvons pas modifier son statut. Vérifier dans la base de données de Banner son statut. Pour en savoir davantage, consulter le document Recherche d’un bénéficiaire et d’un fournisseur Incapable d’ajouter un bénéficiaire employé dans la liste Téléphoner à la ligne 10000 afin que l’on vérifie si ce bénéficiaire est actif dans PeopleSoft et que son profil d’utilisateur est correct. Formulaires de dépenses Menu formulaires Menu principal

Rapport de dépenses de voyage Formulaires de dépenses Kilométrage Réclamation pour l’utilisation d’une voiture personnelle Un seul aller-retour, la personne peut demander le remboursement de 5,20$ Si la personne effectue plusieurs déplacements, elle peut demander 0,415$ par kilomètre. Liste des hôtels qui offrent un tarif préférentiel Dans la section frais de voyage, choisir Québec sous la rubrique « Ententes spéciales »; 2. Accéder au site Internet mentionné dans la page Web soit le http://www.approvisionnement-quebec.gouv.qc.ca/ [Code: lavu1, NIP: hotel] Suite page suivante Formulaires de dépenses Menu formulaires Menu principal

Rapport de dépenses de voyage Formulaires de dépenses Liste des hôtels qui offrent un tarif préférentiel (suite) Cliquer sur le bouton « Accéder au catalogue »; Choisir la section « Authentification » dans le menu gauche et inscrire le code utilisateur « lavu1 » et le mot de passe « hotel »; Dans le menu de gauche, choisir: > Produits et services > Transport et hébergement > Répertoire des tarifs préférentiels hôteliers Effectuer la recherche à partir du nom de la ville. Formulaires de dépenses Menu formulaires Menu principal

Menu – Grand livre Grand Livre Correction d’une écriture reportée au Grand livre réel Comment savoir qui a saisi une écriture Grand Livre Écriture de journal Suppléments Documentation Écriture de journal Menu principal

Correction d’une écriture reportée au Grand livre réel Copier l’écriture en signe inversé de façon à annuler l’effet de l’écriture initiale. Enregistrer et valider la nouvelle écriture. N’oubliez pas de mettre « Annule et remplace » à l’en-tête de l’écriture. Pour obtenir de plus amples informations, référez-vous à la documentation « Écriture de journal ». Grand livre Écriture de journal Menu Grand livre Menu principal

Comment savoir qui a saisi une écriture Utiliser le lien « Consultation d’une écriture de journal ». Saisir les données dans la page de recherche. Entrer dans l’écriture. L’IDUL de la personne qui a saisi l’écriture se trouve dans « L’en-tête » de l’écriture, sous le descriptif « Utilisateur ». Grand livre Écriture de journal Menu Grand livre Menu principal

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