Les droits des membres des comités de retraite et le rôle de la Régie des rentes du Québec Carole D’Amours 18 mars 2005

2 Plan Introduction –L’administration collective… la source des droits des membres Les droits des membres : –d’être informés ; –de participer aux décisions ; –d’être en désaccord avec une décision ; –de se prononcer sur les délégations ; –d’avoir des règles de fonctionnement ; –d’être couverts par une assurance responsabilité ; –de démissionner ; –non votants. Le rôle de la Régie des rentes du Québec –l’information et la formation des membres ; –la surveillance des régimes de retraite. Conclusion –Des règles de fonctionnement … une piste de solution

3 L’administration collective… la source des droits des membres Les membres de comités agissent ensemble et de concert. Ils ont les mêmes pouvoirs, obligations et droits. Les membres avec droit de vote sont personnellement responsables des décisions du comité.

4 Quelques exemples de lacunes :  Les membres ne sont pas tous convoqués aux réunions du comité ;  Les membres n’ont pas tous accès à la même information ;  Les comptes rendus des réunions du comité ne sont pas fournis à tous les membres ;  Les membres manquent de formation et s’en remettent à une seule personne pour prendre les décisions. L’administration collective… la source des droits des membres

5 Les droits des membres d’être informés  de connaître le rôle et la responsabilité du comité de retraite ainsi que le fonctionnement de l’administration du régime dès leur entrée en fonction ;  d’avoir accès à tous les documents du régime et de son administration ;  d’avoir de la formation pour acquérir des connaissances utiles à l’exercice de leurs fonctions.

6 de participer aux décisions Les membres sont responsables des décisions du comité, qu’ils soient présents ou absents aux réunions. Des règles doivent être établies pour assurer l’exercice du droit de vote des membres et faire connaître leur dissidence. Les droits des membres

7 Ces règles doivent prévoir, entre autres, des modalités sur :  la fréquence des réunions ;  l’avis de convocation aux réunions ;  la tenue des réunions ;  la prise des décisions ;  la tenue et l’adoption des comptes rendus. Les droits des membres

8 d’être en désaccord avec une décision Un membre qui n’est pas d’accord avec une décision du comité doit faire inscrire sa dissidence sur-le-champ dans le compte rendu des réunions.  À la lecture du compte rendu de la réunion, il devrait s’assurer que sa dissidence est bien inscrite. Un membre absent qui n’est pas d’accord avec une décision doit en informer les autres membres par écrit.  La réception des comptes rendus des réunions dans un délai raisonnable permettra au membre absent d’exercer son droit.  Le membre devrait conserver une preuve écrite de sa dissidence. Les droits des membres

9 de se prononcer sur les délégations Le comité doit réexaminer avec les nouveaux membres ayant droit de vote les délégations en vigueur, dans les trente jours de leur entrée en fonction afin de les maintenir ou de les révoquer. Chacun des membres peut, lors de ce réexamen, faire inscrire sa dissidence. Les nouveaux membres devraient être informés à cette occasion de la nature des autres ententes avec les personnes clés de l’administration. Les droits des membres

10 d’avoir des règles de fonctionnement Les membres devraient exiger que le comité de retraite se dote de règles formelles pour assurer son bon fonctionnement et de mécanismes pour bien administrer le régime de retraite … avec transparence. Les droits des membres

11 d’être couverts par une assurance responsabilité De bonnes règles ne peuvent éliminer complètement le risque d’être poursuivi. C’est pourquoi les membres ont le droit d’exiger d’être couverts par une assurance responsabilité civile pour les fiduciaires. Les droits des membres

12 de démissionner La démission d’un membre ne le dégage pas de sa responsabilité à l’égard des décisions du comité de retraite. Le droit de démissionner doit être exercé avec prudence. Certaines formalités doivent être respectées. Les droits des membres

13 non votants À l’exception du droit de vote, les membres additionnels ont les mêmes droits et les mêmes obligations que les autres membres du comité. Ils ont droit, par exemple : –à la même information ; –de participer aux réunions du comité ; –de soumettre des projets de résolution et d’appuyer une proposition destinée au vote. Les droits des membres

14 Le rôle de la Régie des rentes du Québec S’assurer que l’administration et le fonctionnement des régimes sont conformes à la loi. À cet effet, la Régie exerce des activités : –d’information –de formation –de surveillance

15 Des règles de fonctionnement… une piste de solution Des règles de fonctionnement sont essentielles pour démontrer que le comité s’est acquitté de ses fonctions correctement et accroître la transparence de l’administration. Elles favorisent l’implication des membres, le respect de leurs droits et assurent leur protection.