EVALUATION DE LA GESTION EFFICACE DES VACCINS REPUBLIQUE DU SENEGAL MINISTERE DE LA SANTE ET DE L'ACTION SOCIALE DIRECTION GENERALE DE LA SANTE DIRECTION DE LA PREVENTION EVALUATION DE LA GESTION EFFICACE DES VACCINS

EQUIPE DE COORDINATION Dr El Hadj Mamadou N’Diaye, DP/MSAS Dr Ousseynou Badiane, DI/DP/MSAS Dr Aliou Diallo, OMS Consultants: Dr Ing. Mary TRAORE, Logisticien de Santé, Consultant OMS, Abidjan (Côte d’Ivoire)

INTRODUCTION, RAPPEL GEV: processus de mise en place de bonnes pratiques de stockage et de distribution des vaccins et des intrants But : aider les pays à développer leur potentiel en créant une culture de la qualité basée sur une approche structurée de la gestion, du suivi et de la tenue de registres de la chaîne d'approvisionnement L'outil de GEV : évaluation qualitative et quantitative des 7 composantes et 9 critères : les bâtiments, la capacité de stockage et de transport, les équipements de la chaîne du froid, les véhicules, les réparations et la maintenance, la formation et les systèmes de gestion

SELECTION DES SITES Outil de sélection des sites (EVM Site Selection Tool) sur la base de 85% d’intervalle de confiance et de +/- 15% de précision. 61 ont ainsi été sélectionnés dont le niveau central, 12 dépôts régionaux, 19 dépôts de districts et 29 points de prestation de services.

SITES SELECTIONNES

CRITERES ET CATEGORIES GEV 09 Critères E1 : Arrivage et Réception E2 : Température de conservation E3 : Capacités de stockage E4 : Bâtiments, équipements E5 : Maintenance bâtiments & équipement E6 : Gestion des stocks E7 : Distribution E8 : Gestion des vaccins E9 : Système d’Information et Fonctions d’Appui 07 Catégories B : Bâtiments / Infrastructures C : Capacités stockage E : Equipements M : Management (Gestion) R : Réparations (Maintenance) T : Training (Formation) V : Véhicules

Niveaux de la chaine d'approvisionnement PRINCIPAUX RESULTATS Critères de la GEV   Niveaux de la chaine d'approvisionnement Cible Central Régional District CSPS E1: Procédures avant expéditions et réception vaccin 80% 59% E2: Maintien de températures de stockage correctes des vaccins 72% 79% 68% E3: Maintien de capacités de stockage et de transport suffisantes 49% 55% 82% E4: Bâtiments, équipement, transport 90% 67% 66% E5: Maintenance 75% 54% 45% E6: Gestion de stock 92% 74% E7: Distribution 83% 52% 48% 69% E8: Gestion des vaccins 77% 60% 70% E9: Système d'info & fonctions d'appui à la gestion 51% 91% Catégories de la GEV Bâtiments 78% Capacité 98% Equipement 87% 61% Management 73% Réparations/maintenance Formation 81% 76% Véhicules 89% 100% 47%

NIVEAU CENTRAL

NIVEAU CENTRAL

NIVEAU CENTRAL (catégories)

NIVEAU REGIONAL

NIVEAU REGIONAL

NIVEAU REGION (catégories)

NIVEAU DISTRICT

NIVEAU DISTRICT

NIVEAU DISTRICT (catégories)

NIVEAU PRESTATION DE SERVICE

NIVEAU PRESTATION DE SERVICE

NIVEAU PRESTATION DE SERVICE (catégories)

COMPARAISON 2009/2012

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau central E1: Procédures de réception des vaccins: Sensibiliser et former le personnel de la douane et de la société de transit dans la réception et le stockage des vaccins ; Formaliser un mémorandum d’entente entre le MSAS, la société de transit et la douane sur les procédures de dédouanement et de transit ; Classer ensembles les RAV avec les documents accompagnant les expéditions, notamment les certificats de libération de lots.

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau central E2: Contrôle de la température: Réaliser une étude complète de cartographie de températures dans toutes les chambres froides ; Rendre fonctionnels les enregistreurs continus de températures et les alarmes sonores au niveau des chambres froides, avec possibilités de générer et éditer des courbes de T°; Conduire des tests de calibrage des instruments de mesure de la température de toutes les chambres froides. 

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau central E3: Capacités de stockage et de transport: Renforcer la capacité de stockage en froid positive des vaccins par une chambre de 20 m3 au moins en prévision de l’introduction nouveaux vaccins notamment contre le rota virus et la méningite. Elaborer et mettre à la disposition des agents des procédures opératoires normalisées et un de plan d’urgence pour les cas de ruptures de la chaîne du froid. Doter le dépôt central d’un magasin de grandes capacités (env 300 m3) pour le stockage des consommables

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau central E4: Bâtiments, équipements et transport: Doter les 3 chambres froides de 2 unités frigorifiques comme recommandé par la GEV Assurer la formation du personnel sur les conditions sécurisées de travail dans une chambre froide. E5: Maintenance: Accélérer les procédures de dépannage en cas de panne des équipements ; Elaborer et mettre en œuvre un plan de maintenance préventive des bâtiments.

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau central E6: Gestion des stocks: Veiller au respect scrupuleux des principes de base de la gestion des stocks, notamment le principe PEPS, la prise en compte de l’état de la PCV et l’enregistrement correct des mouvements de stocks. E7: Distribution: Elaborer, adopter et mettre en œuvre des PON et un plan d’urgence pour le transport des vaccins. Utiliser les indicateurs de congélation pendant le transport des vaccins étant donné que des accumulateurs conditionnés sont utilisés.  

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau central E8: Gestion des vaccins: Assurer la supervision formative régulière des agents chargés de la gestion du dépôt central. E9: Systèmes d'information et fonctions de gestion: Elaborer un manuel de procédures opératoires normalisées (PON) liées à la gestion du dépôt central ; Rendre disponibles les documents relatifs à la maintenance ; et le mémorandum régissant les relations avec la douane et la société de transit ; Finaliser et diffuser le guide du PEV révisé.

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau régional E2: Contrôle de la température: Faire la cartographie de températures dans les 3 chambres froides installées au niveau des régions ; Mener des revues mensuelles des températures ; Equiper d’enregistreurs continus de températures toutes les chambres froides  et tous les réfrigérateurs des dépôts régionaux; Former/recycler tous les gestionnaires des dépôts régionaux en gestion et monitorage des vaccins.

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau régional E3: Capacités de stockage et de transport: Renforcer les capacités de stockage en froid positif des dépôts ne disposant pas de capacités suffisantes pour le calendrier actuel et en prévision de l’introduction de nouveaux vaccins ; Doter tous les dépôts régionaux de magasins secs de capacités suffisantes pour le calendrier actuel et en prévision de l’introduction de nouveaux vaccins pour le stockage des diluants et des seringues dans les régions ; Elaborer, adopter et mettre en œuvre des PON et des plans d’urgence pour le stockage et le transport des vaccins.

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau régional E4: Bâtiments, équipements et transport Doter tous les dépôts régionaux d’extincteurs et les tester annuellement afin de prévenir les incendies. E5: Maintenance: Elaborer et mettre en œuvre un plan de maintenance pour les équipements de la chaine du froid, le matériel roulant et les bâtiments ; Remettre en état de fonctionnement ou remplacer rapidement les équipements de chaîne du froid défectueux.

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau régional Gestion des stocks: Former et ou recycler les agents chargés du programme à la gestion et monitorage des vaccins avec l’utilisation effective et généralisée du SMT et du DVD/MT ; Veiller au respect des principes basiques de gestion des stocks  E7: Distribution: Elaborer des programmes écrits de distribution et les partager avec les districts ; Utiliser systématiquement les indicateurs de congélation pour le transport des vaccins sensibles à la congélation ; Elaborer un plan d'urgence pour le transport des vaccins  Elaborer et « disponibiliser » des manuels de procédures opératoires normalisées.

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau régional E8: Gestion des vaccins: Former les agents sur la conduite des tests d’agitation ; Afficher les posters et « disponibiliser » des brochures sur l’utilisation de la PCV dans tous les dépôts régionaux ; Mener des supervisions formatives axées sur la gestion et le monitorage des vaccins et consommables. E9: Systèmes d'information et fonctions de gestion: Conduire des missions de supervision formative dans les quelques Régions qui n’ont pas satisfait à ce critère (notamment celle de Kaffrine avec un score de 68%).

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau district E2: Contrôle de la température: Conduire des missions de supervision formative dans les districts avec des scores nuls ou presque (par exemple : Sokone et Birekilane). Mener des revues mensuelles des températures à des fins de prise de mesures correctrices le cas échéant. E3: Capacités de stockage et de transport: Renforcer les capacités de stockage en froid positif des districts ne disposant pas de capacités suffisantes ; Elaborer et mettre en œuvre des PON et des plans d’urgence dans tous les districts.

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau district E4: Bâtiments, équipements et transport Equiper tous les réfrigérateurs des dépôts de district d’enregistreurs continus de température de type « Fridge Tags » par exemple ; Doter tous les dépôts de districts d’extincteurs et les tester annuellement afin de prévenir les incendies ; Doter les dépôts PEV en groupes électrogènes de secours dans les districts qui n’en ont pas pour la sécurisation des vaccins en cas de rupture de la fourniture d’électricité ; Doter tous les dépôts PEV de districts en régulateurs de tension fonctionnels partout où c’est nécessaire.

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau district E5: Maintenance: Elaborer et MO un plan de maintenance préventive pour la logistique et les bâtiments ; Remettre en état ou remplacer rapidement les équipements de CDF défectueux ou vétustes. E6: Gestion des stocks: Former/recycler tous les agents chargés de la vaccination au niveau des districts sur les principes de base de gestion et monitorage des vaccins et des diluants, en particulier, à l’utilisation du SMT et du DVD/MT ; Doter tous les dépôts de district de matériel informatique dédié à la gestion des vaccins.

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau district E7: Distribution: Elaborer et partager avec les PS des plans de distribution ; Utiliser systématiquement les indicateurs de congélation pour le transport des vaccins; Elaborer un plan d'urgence pour le transport des vaccins E8: Gestion des vaccins: Former les agents sur la conduite des tests d’agitation ; Afficher les posters et autres documents sur les directives relatives aux éléments de gestion et aux PCV ; Mener des supervisions formatives ciblées sur la gestion des vaccins et consommables.  

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau district E9: Systèmes d'information et fonctions de gestion: Mettre à la disposition du personnel le guide de vaccination révisé. Elaborer et mettre en œuvre des PON sur la gestion des vaccins.  

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau prestation E2: Contrôle de la température: Former tous les agents des postes de santé sur la gestion et le stockage des vaccins. Mener des revues mensuelles des températures à des fins de prise de mesures correctrices le cas échéant. E3: Capacités de stockage et de transport: Formaliser par écrit le plan d’urgence pour la sécurisation des vaccins en cas d’urgence. E4: Bâtiments, équipements et transport: Doter les PS de santé d’extincteurs et les tester une fois par an. Equiper les réfrigérateurs d’enregistreurs continu de températures.  

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau prestation E5: Maintenance: Elaborer et MO un plan de maintenance préventive pour la logistique  et les bâtiments ; Remettre en état ou remplacer rapidement les CDF défectueux , vétustes ou non homologués. E6: Gestion des stocks Former les agents de santé à la gestion du PEV ; Respecter les niveaux de stock critiques, afin d’éviter les ruptures et les sur-stockages ; Assurer le rangement des vaccins dans le réfrigérateur et dans les containers passifs pour le transport des vaccins conformément aux directives en vigueur.

RECOMMANDATIONS Recommandations pour le niveau prestation E7: Distribution Utiliser systématiquement les indicateurs de congélation pour le transport des vaccins; Elaborer un plan d'urgence pour le transport des vaccins dans unité de vaccination ; E8: Gestion des vaccins: Assurer la formation de tous les agents sur la conduite des tests d’agitation 

MERCI DE VOTRE ATTENTION