LE DOSSIER Ce document a été finalisé en août 2014 et est susceptible d’évoluer

1. DEFINITION - Au niveau légal - Pas de définition dans l’AR du Arrêté ministériel du définit les exigences auxquelles le dossier PMS de l’élève doit répondre

- Pour le Comité d’éthique « Lieu physique ou virtuel où sont rassemblés des documents émanant de diverses personnes (agent PMS, parents, élèves, etc.) »

2. INTERDICTION Interdiction aux membres de RENDRE PUBLIQUES ou de COMMUNIQUER les données et conclusions de ce dossier Arrêté royal organique du

3. CONSERVATION -A-Au niveau légal : jusqu’à ce que l’élève ait atteint l’âge de 25 ans révolus -L-Le Comité d’éthique précise : le dossier peut être consulté et utilisé par les successeurs de celui qui l’a ouvert

4. A QUI APPARTIENT-IL ? -A-Au niveau légal : Pas de dispositions légales -L-Le Comité d’éthique précise à partir des Avis n°13 et n° 37 : - le dossier reste en possession du centre - chacun reste maître de ce qu’il a produit ou confié

4’ : PRUDENCE ! Par rapport au CONTENU du dossier ! Dossier = un instrument de travail Chaque intervenant estime l’utilité d’y déposer une pièce dans l’intérêt du consultant

4’’ : Le secret partagé - Actuellement : pas de disposition légale qui autorise le secret partagé ! - Le Comité d’éthique renvoie aux 5 conditions cumulatives spécifiées dans les Avis n°13 et n° 37 du Conseil Supérieur

5 conditions cumulatives  Aviser le maître du secret de ce qui va être l’objet du partage, et des personnes avec lesquelles le secret va être partagé  Obtenir l’accord du maître du secret  Partager ces informations exclusivement avec des personnes tenues au secret professionnel  Ne les partager qu’ avec des personnes en charge d’une même mission  Limiter le partage à ce qui est strictement utile et indispensable à la bonne exécution de la mission commune dans l’intérêt exclusif du maître du secret

5. RESPONSABILITE -A-Au niveau légal : la responsabilité appartient au Pouvoir Organisateur -L-Le Comité d’éthique précise : - le PO engage sa responsabilité en confiant la gestion journalière du centre à une direction - pour tout usage du dossier ou d’une pièce de celui-ci vers l’extérieur, il est important que la direction se prononce notamment via sa signature

6. Le Dossier informatisé Doit respecter les MÊMES règles que le dossier en version papier

6’. Protection de la vie privée concerne les dossiers informatisés ET Les dossiers PAPIERS ! -D-Dispositions prévues dans loi concernant la protection de la vie privée du 8 décembre I-Inscription obligatoire auprès de la commission de protection de la vie privée

7. LE TRANSFERT DE DOSSIER -A-Au niveau légal : -A-Arrêté du 5 avril 82 : 1. Nécessité de disposer de l’accord des parents 2. Pas de transmission automatique 3. Sous la responsabilité de la direction 4. On peut mais on ne doit pas transmettre l’entièreté du dossier

Le Comité d’éthique rappelle : Limiter le contenu du transfert à ce qui est strictement UTILE et INDISPENSABLE à la bonne exécution de la MISSION COMMUNE dans l’intérêt EXCLUSIF de l’enfant ou du jeune

Merci pour votre attention et bon travail !