Budget La gestion en AE et CP Détails et explicitations dans les commentaires du document

Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Domaines Modules de formation associés Budget Transverse La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation 65’ Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Dépenses Comprendre les processus de la dépense Les référentiels Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement La démarche de contrôle Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Carte d’achat et dématérialisation Recettes Présentation du processus standard de la recette Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

Sommaire Notions clés Budgétisation des AE et des CP Notions clés Le rôle des AE et CP dans le processus de la dépense La notion d’autorisation d’engagement Rappel de la définition d’un engagement juridique Exemples d’autorisation d’engagement La notion de crédit de paiement Exemples de crédit de paiement Notions clés Processus Objectifs de la budgétisation Principes généraux Engagement d’une dépense en AE et CP Arbre de décision de la budgétisation Principes applicables aux dépenses sur marchés Budgétisation des AE et des CP Notions clés Processus Consommation des AE Consommation des CP Consommation des AE et de CP

Sommaire Suivi de la disponibilité en AE et en CP Cas particuliers Processus Disponibilités des AE Disponibilités des CP Echéanciers de CP Suivi de la disponibilité en AE et en CP Processus Notions clés Rétablissement des AE et des CP Blocage des crédits et suspension de l’exécution Reports de crédit Réservations de crédit Cas particuliers Quiz Quiz

Notions clés

1 Notions clés Les AE et CP structurent le processus de la dépense Autorisations d’engagement (AE) = limite supérieure des dépenses pouvant être engagées juridiquement sur l’exercice Crédits de paiement (CP) = limite supérieure des dépenses pouvant être payées sur l’exercice Les autorisations d’engagement (AE) et les crédits de paiement (CP) permettent d’engager puis de payer une dépense. Engager la dépense : passer une commande, signer un contrat… Payer la dépense Consommation des AE Consommation de CP Aide à l’animateur Les autorisations d’engagement (AE) et les crédits de paiement (CP) sont des autorisations budgétaires, votées par l’organe délibérant au titre du budget, qui permettent d’engager, puis de payer une dépense. Les AE et les CP structurent le processus de la dépense : les AE sont la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées sur l’exercice ; les CP sont la limite supérieure des dépenses pouvant être payées sur l’exercice. L’engagement (où les AE sont consommées) et le paiement (consommation des CP) sont deux temps forts budgétaires du processus de la dépense, constitué de 4 grandes étapes : EJ, SF, DP, paiement. L’engagement et le paiement sont les étapes principales du processus de la dépense. Engager : l’engagement juridique (EJ) Vérifier que la prestation est conforme à l’engagement : le service fait (SF) Liquider la dépense : la demande de paiement (DP) Payer

Notions clés La notion d’autorisation d’engagement 1 Les AE (Autorisations d’Engagement) : représentent le plafond des dépenses pouvant être engagées sur l’exercice ; constituent une autorisation votée par l’organe délibérant dans le budget ; ne peuvent être consommées que sur l’exercice en cours, en vertu du principe d’annualité du budget ; sont consommées lors de l’Engagement Juridique (EJ) de la dépense ; ne doivent pas être confondues avec : Les CP (crédits de paiement) qui sont les limites supérieures des dépenses pouvant être payées pendant l’exercice. Les autorisations d’emplois qui sont les limites supérieures des emplois de l’organisme. Les engagements juridiques (ou les notions caduques d’engagements comptables). Aide à l’animateur L’EJ est l’acte fondateur de la dépense. C’est l’engagement, la décision, la reconnaissance d’une dette (cf. article 30 du décret GBCP). Toutes les autres étapes du processus découlent de cet engagement. L’engagement est le fait générateur de la consommation des AE. Le montant des AE ainsi consommées représente la limite supérieure des dépenses pouvant être effectuées sur cet engagement. Les AE sont initialement allouées par le vote du budget (cf. tableau des autorisations budgétaires). Plus tard dans l’exercice, des mouvements de crédits peuvent modifier l’allocation initiale. Les AE allouées correspondent aux limites supérieures des dépenses pouvant être engagées durant l’exercice. Par conséquent, elles sont soumises au principe d’annualité des crédits. Cependant, elles peuvent avoir une portée pluriannuelle : une partie d’une dépense engagée en N peut être payée en N+1 : la pluri-annualité est quant à elle portée par l’engagement. 2. Informations complémentaires Les AE budgétisées : doivent couvrir au plus près l’estimation des engagements que l’organisme sera autorisé à souscrire dans l’année (que ces engagements soient annuels ou pluriannuels). Elles concernent toutes les natures de dépenses : fonctionnement, investissement, et le cas échéant, intervention ; correspondent à ce qui est financièrement quantifié de manière certaine dans l’acte d’engagement juridique et que l’organisme devra payer « quoi qu’il arrive » (sauf non réalisation de la prestation prévue). Zoom sur le principe d’annualité des crédits : Si les AE ne sont pas consommées au cours de l’année correspondante, elles ne sont pas reconduites en fin d’exercice sauf reports éventuels ; Si les AE sont consommées au cours de l’année correspondante, elles peuvent avoir une portée pluriannuelle. En effet, elles permettent de couvrir des engagements souscrits sur un exercice mais qui s’exécutent et donnent lieu à des paiements sur un ou plusieurs exercices. On parle alors d’engagement pluriannuels ; Exceptions avec le mécanisme de report : « Au vu des justifications produites devant lui, l’organe délibérant peut, après avis du contrôleur budgétaire, décider de reporter les autorisations d’engagement et les crédits de paiement autres que ceux mentionnés à l’article 184, non consommés à la fin d’un exercice. Cette décision fait l’objet d’un budget rectificatif ». La demande de paiement directe : correspond au traitement des dépenses sans engagement juridique ni service fait matérialisé dans le système d’information ; a, lors de sa validation par le responsable des DP ,un impact en comptabilité budgétaire matérialisé par la consommation des AE.

Notions clés Rappel de la définition d’un engagement juridique 1 Un engagement juridique : est l’acte par lequel l’organisme constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense ; doit respecter les limites de l’autorisation budgétaire (AE) ; porte au moins les informations suivantes : un montant ferme ; un (des) tiers déterminé(s) ; une durée déterminée ; nécessite de renseigner différents critères d’imputation budgétaire permettant de tenir la comptabilité budgétaire, d’exercer le contrôle du disponible et d’assurer le pilotage budgétaire : la nature, la destination, les opérations, les entités organisationnelles budgétaires ou les autres axes d’analyse (localisation, bénéficiaire…). Aide à l’animateur : L’engagement juridique est différent de l’engagement comptable : l’engagement juridique porte sur un acte juridique réel (ex : un marché, une convention), a contrario de l’engagement comptable qui ne représente qu’un droit de tirage ; l’engagement juridique est par définition pluriannuel. L’engagement comptable ne porte que sur un seul exercice. L ’engagement comptable n ’a pas d ’impact en comptabilité budgétaire Les axes d’imputation renseignés dans l’engagement juridique jouent un rôle clé dans le typage de l’acte de gestion et dans son suivi via des restitutions. Ces axes d’imputation permettent de donner « une adresse » budgétaire et comptable à l’acte de gestion. Lors de sa création le gestionnaire d’EJ ou de sa validation par le responsable d’EJ, l’engagement juridique n’entraine pas de consommation (ou de réservation) de crédits de paiement. Ces crédits de paiement sont consommés plus tard, au moment du paiement. Informations complémentaires : Il existe plusieurs types d’engagement juridique, notamment : Engagement juridique de type marché ; Engagement juridique de type hors marché.

Notions clés Exemples d’engagements juridiques 1 Exemples d’engagements juridiques pouvant consommer des autorisations d’engagement : Décision attributive de subvention Bon de commande Bail Aide à l’animateur Ces trois actes constituent des engagements juridiques, qui consomment des AE au moment de leur validation. Un bon de commande signé consomme des AE : il donnera lieu à des paiements futurs. La souscription d’un bail consomme des AE couvrant toute la durée du bail : le bail donnera lieu à paiement de loyers. Une décision d’attribution de subvention donnera également lieu à des paiements dans le futur.

1 Notions clés La notion de crédit de paiement Les CP (crédits de paiement) : constituent le plafond des dépenses pouvant être payées sur l’exercice ; constituent une autorisation budgétaire votée par l’organe délibérant ; sont consommés lors du paiement d’une dépense (décaissement effectif), qui peut résulter d’un engagement juridique contracté au titre des années antérieures ou de l’année courante ; ne doivent pas être confondus avec : les AE (autorisations d’engagement) qui sont les limites supérieures des dépenses pouvant être engagées pendant l’exercice, les autorisations d’emplois qui sont les limites supérieures des emplois de l’organisme, la comptabilisation des factures. Aide à l’animateur Les CP sont également alloués par vote du budget, mais n’ont pas de portée pluriannuelle. Ils correspondent aux limites supérieures des dépenses pouvant être payées pendant l’exercice N. Ils sont consommés lors du paiement d’une dépense. Ils peuvent avoir pour origine un engagement contracté et un service fait (SF) certifié dans des années antérieures (EJ et SF en N-1, paiement en N).

Notions clés Exemples de crédit de paiement 1 Exemples de paiements pouvant consommer des crédits de paiement : Paiement d’une commande Paiement d’un loyer Paiement d’une subvention Aide à l’animateur Premier exemple : Les AE avaient été consommées lors de la signature du bon de commande. Le SF a été certifié (par rapport à la commande effectivement réceptionnée). Une DP (demande de paiement - matérialisation de l’ordre donné par l’ordonnateur à l’agent comptable de prendre en charge un paiement) a été émise à la suite de la réception de la facture, puis la livraison payée : les CP sont consommés. Deuxième exemple : Les AE avaient été consommées lors de la signature du bail. Les CP sont consommés lors du paiement de chaque échéance du loyer. Troisième exemple : La subvention a été versée et payée : les CP sont consommés.

Budgétisation des AE et des CP

Budgétisation des AE et des CP Processus 1 Définition de la stratégie de l’organisme et programmation initiale Elaboration des budgets (initial et rectificatifs) Allocation des AE / CP et des recettes Suivi et pilotage des recettes et des moyens budgétaires Budgétisation des AE et des CP Suivi de la consommation d’AE et de CP Suivi de la disponibilité en AE et CP Aide à l’animateur Le processus budgétaire repose sur 4 étapes principales : la programmation est effectuée : en recettes : sur les encaissements ; en dépenses : sur les AE et les CP. l’élaboration budgétaire : le budget initial constitue le premier acte obligatoire du cycle budgétaire annuel de l'organisme. Il est préparé par l'ordonnateur en lien avec l’agent comptable et adopté par l'organe délibérant dans des délais permettant qu'il soit exécutoire au 1er janvier de l'exercice auquel il se rapporte; l’élaboration d’un budget rectificatif permet d’enregistrer les modifications des autorisations et des prévisions apportées en cours d’exercice budgétaire afin d’ajuster le budget initial. Il est préparé, voté et approuvé dans les mêmes conditions et les mêmes formes que le budget initial l’allocation des AE / CP et des recettes l’allocation initiale des moyens budgétaires et des recettes au sein de l’organisme est réalisée sur la base du budget voté. L’organisme la répercute sur l’ensemble de l’organisation budgétaire. La phase d’allocation démarre ainsi lorsque le budget est exécutoire. le processus d’allocation initiale ou de réallocation des moyens budgétaires et des recettes se traduit par une répartition des recettes et des dépenses prévisionnelles. le suivi et pilotage des recettes et des moyens budgétaires Doit donner lieu à des rendez vous réguliers de dialogue de gestion interne Peut conduire à une reprogrammation de l’activité et des réallocations Gestion des AE et CP : reports, rétablissements, blocages, suspensions… 13 13

Budgétisation des AE et des CP Objectifs de la budgétisation 2 La budgétisation en AE et CP a trois finalités : Finalité Objectifs des AE Objectifs des CP Intérêt de la budgétisation en AE et CP Opérationnelle Permettre d’engager des dépenses pour réaliser des activités. Permettre de payer les factures liées aux dépenses engagées. Etre un levier de performance à travers le choix des activités à privilégier. Budgétaire Fixer un plafond d’engagement afin de maîtriser la dépense. Fixer un plafond de paiements afin de maîtriser l’équilibre financier. Améliorer la sincérité du budget et garantir la soutenabilité budgétaire. Financière Mieux piloter les dépenses. Optimiser la gestion de la trésorerie. Améliorer la visibilité des dépenses. Aide à l’animateur La budgétisation en AE et CP donne une meilleure visibilité sur les engagements, en infra-annuel comme en pluriannuel. Trois grandes finalités : Opérationnelle : engager des dépenses liées à des activités, puis payer ces dépenses. La budgétisation est un levier de performance ; Budgétaire : fixer un plafond d’engagement, puis de paiements. La budgétisation améliore la sincérité du budget et garantit la soutenabilité budgétaire ; Financière : la budgétisation en CP permet de mieux anticiper les décaissements, et donc améliore la gestion de la trésorerie.

Budgétisation des AE et des CP Principes généraux 1 Principe général de budgétisation des AE : Les AE budgétisées pour une année doivent couvrir au plus près l’estimation des engagements que l’organisme sera amené à souscrire dans l’année. Cela correspond à ce qui est financièrement quantifié de manière certaine dans l’acte d’engagement et que l’organisme devra au moins payer « quoi qu’il arrive » (sauf non réalisation de la prestation prévue). Principe général de budgétisation des CP : Les CP budgétisés pour une année sont évalués à hauteur des prévisions de décaissements pour l’exercice concerné, compte tenu du rythme de réalisation des engagements (que ces engagements aient été pris l’année de l’exercice ou les années antérieures). Aide à l’animateur AE : Les engagements sont budgétisés qu’ils aient une portée annuelle ou pluriannuelle, et qu’ils soient de fonctionnement, d’investissement, ou le cas échéant, d’intervention. Les règles de budgétisation suivent les règles de consommation. 2. Informations complémentaires La budgétisation des dépenses de personnel est réalisée en AE=CP, cf. article 181 du décret GBCP. Un projet pluriannuel doit être budgétisé annuellement en AE et en CP.

Budgétisation des AE et des CP Engagement d’une dépense en AE et CP Illustration : exemple de budgétisation 1/2 En N, il est prévu d’engager une dépense pour 200 euros (exemple : un bon de commande) qui fera l’objet de deux livraisons : Une première pour 120€ sur N ; Une seconde pour 80€ sur N+1. En N+1, il est prévu d’engager une seconde commande pour 300 €. Une seule partie de cette commande va être payée en N+1, pour 220 €. Comment doit-on budgétiser ces dépenses sur N et N+1 ?

Budgétisation des AE et des CP Engagement d’une dépense en AE et CP 1 Illustration : exemple de budgétisation 2/2 Budget année N : AE = 200€, CP= 120 € Budget année N+1 : AE = 300 €, CP = 80+220 € Engagement Juridique 1 Paiement 1 Paiement 2 Clôture de l’EJ 1 200 AE 120 CP 80 CP Solde sur EJ = 0 Engagement Juridique 2 Paiement 1 Restes à payer Aide à l’animateur Pour le budget N : AE : il faut prendre en compte un besoin de 200 € d’AE pour permettre l’engagement de la première commande à hauteur de 200 ; CP : il faut prendre en compte le besoin de paiement de la première livraison de 120€. Pour le budget N+1 : AE : il faut prendre en compte un besoin de 300 € d’AE pour permettre l’engagement de la seconde commande à hauteur de 300; CP : il faut prendre en compte le besoin de paiement de la seconde livraison de 80€ de la première commande. de la première livraison de 220€ de la seconde commande. A l’issue du second paiement de la première commande, 200 € de CP ont été consommés sur un engagement de 200 € (qui avait consommé 200 € d’AE lors de la commande en N). Il n’y a plus de crédits disponibles sur cet engagement : l’engagement juridique est clos. Pour la seconde commande, à la fin de l’année N+1, il restera 80 € à payer sur cet engagement (300 – 220). On parle alors de « restes à payer », qui donneront lieu à inscription de CP au budget N+2 et suivants en fonction du cadencement des livraisons. 300 AE 220 CP Solde sur EJ = 80

Budgétisation des AE et des CP Arbre de décision de la budgétisation 2 Budgétisation en AE ≠ CP Oui Le dénouement de l’engagement se déroule-t-il sur plusieurs exercices ? Oui L’EJ a un montant ferme et un tiers déterminé Budgétisation en AE = CP pour le montant total de la dépense L’engagement est-il à durée déterminée ? Non Aide à l’animateur L’EJ ne peut être engagé que s’il a un montant ferme et un tiers déterminé. Ensuite, la budgétisation en AE = CP ou en AE différents des CP dépend du type d’engagement (infra annuel ou pluri annuel, à durée déterminée ou indéterminée). Les cas où il n’est pas possible d’établir un montant ferme ou d’identifier un tiers sont généralement traités par des paiements directs (i.e. sans création d’EJ). Non Budgétisation en AE = CP pour le montant des paiements devant être réalisés pour l’exercice considéré

Règle de budgétisation Budgétisation des AE et des CP Exemples de budgétisation applicable dans le cadre des marchés 2 Type de marché Règle de budgétisation Marché forfaitaire pluriannuel AE ≠ CP AE budgétées à hauteur du montant total des engagements forfaitaires CP budgétés à hauteur des paiements prévus sur l’année Marché à bons de commande Il n’y a pas de budgétisation des marchés à bons de commande car ce sont les bons de commande qui donnent lieu à engagement. Bons de commande AE budgétées sur la base d’une évaluation annuelle des bons de commande à engager sur l’exercice CP budgétés sur la base d’une évaluation annuelle des paiements résultant des bons de commande engagés sur l’exercice en cours ou sur les exercices antérieurs Marché à tranches AE budgétées à hauteur des engagements fermes ou affermis et du montant des indemnités de dédit ou de retard (si applicables) CP budgétés à hauteur des paiements prévus de l’année Abonnement annuel AE = CP AE et CP budgétés à hauteur des paiements prévus de l’année. Aide à l’animateur Chaque type de marché a des règles de budgétisation différentes, en fonction de son régime. Ces exemples sont des illustrations de la manière dont les AE et CP doivent être budgétés.

Consommation des AE et CP

Consommation des AE et CP Processus 1 Définition de la stratégie de l’organisme et programmation initiale Elaboration des budgets (initial et rectificatifs) Allocation des AE / CP et des recettes Suivi et pilotage des recettes et des moyens budgétaires Budgétisation des AE et des CP Suivi de la consommation d’AE et de CP Suivi de la disponibilité en AE et CP Gestion des AE et CP : reports, rétablissements, blocages, suspensions… 21 21

1 Consommation des AE et CP Consommation d’AE La consommation des AE : a pour fait générateur la validation des engagements juridiques, à hauteur du montant ferme pour lequel l’organisme s’engage auprès d’un tiers ; n’entraine pas de réservation de crédits de paiement (qui ne sont mobilisés qu’au moment du paiement effectif des dépenses). Création de l’EJ Validation de l’EJ SF DP Paiement Aide à l’animateur Les AE sont consommées lors de la validation de l’engagement juridique. La consommation des AE par l’engagement juridique n’a aucun impact sur les CP (pas de réservation, pas de blocage, pas de consommation, etc.). Cf. slide 8 pour les différences entre engagement juridique et engagement comptable. Les AE consommées sont plafonnées par le montant ferme de l’engagement juridique (EJ) concerné. Consommation des AE

Règles de consommation des AE et CP Consommation d’AE – cas sans EJ préalable 2 La consommation des AE : a pour fait générateur la validation de la DP par le responsable des DP dans le cas où il n’y a pas d’engagement juridique ; n’entraine pas de réservation de crédits de paiement (les CP sont consommés au moment du paiement effectif des dépenses). EJ SF DP Paiement Aide à l’animateur Dans le cas où il n’y a pas d’EJ : les AE sont consommées lors de la validation de la DP par l’ordonnateur (hors service facturier) (si service facturier, la DP est créée et validée au sein du service facturier placé sous l’autorité du comptable. Un protocole entre l’ordonnateur et le comptable régit les échanges concernant ces types de dépense). Exemple : paiement d’une facture de fluide Consommation des AE

Règles de consommation des AE et CP Consommation de CP 1 Les CP sont consommés lors du décaissement. EJ SF DP Paiement 1. Aide à l’animateur Les CP sont consommés lors du paiement, et plus exactement lors du rapprochement entre le décaissement et la DP. Le montant de CP consommés correspond au montant décaissé. Les CP consommés sont plafonnés par : d’une part, l’engagement juridique (EJ) concerné, ainsi que par le service fait (SF) (le paiement ne peut pas dépasser la commande/l’engagement, ni le service fait effectivement réalisé) ; d’autre part, les crédits de paiement (CP) ouverts sur les enveloppes budgétaires de la nature correspondante, lors du vote du budget. 2. Informations complémentaires Zoom sur la consommation des CP : La consommation des CP retrace les décaissements liés à l’exécution budgétaire. Ce sont donc les décaissements qui donnent concomitamment lieu à consommation de CP : Les CP sont consommés au fur et à mesure des décaissements. La consommation des CP est enregistrée en comptabilité budgétaire au moment du rapprochement du décaissement et de la demande de paiement, pour le montant décaissé ; En cas d’anomalie dans les opérations d’encaissement par le fournisseur, les opérations de régularisation n’ont pas d’impact en comptabilité budgétaire. Zoom sur le cas de dépense sans ordonnancement (sans DP au préalable) : Le décaissement est réalisé avant émission de la demande de paiement ; La consommation des CP n’est pas réalisée au moment du décaissement; elle ne peut avoir lieu qu’au moment du rapprochement entre le décaissement et la demande de paiement qui aura été émise par la suite. Consommation des CP

Règles de consommation des AE et CP Consommation de CP 2 L’écriture en comptabilité budgétaire de consommation des CP a lieu lors du rapprochement entre le décaissement et la demande de paiement. Validation de la DP Paiement Rapprochement du décaissement avec la DP Consommation des CP Aide à l’animateur Le moment précis de l’écriture de la dépense en comptabilité budgétaire se fait lors du rapprochement entre le paiement et une demande de paiement (en parallèle de ce qui se fait en recette).

Suivi de la disponibilité en AE et CP

Suivi de la disponibilité en AE et CP Processus 1 Définition de la stratégie de l’organisme et programmation initiale Elaboration des budgets (initial et rectificatifs) Allocation des AE / CP et des recettes Suivi et pilotage des recettes et des moyens budgétaires Budgétisation des AE et des CP Suivi de la consommation d’AE et de CP Suivi de la disponibilité en AE et CP Gestion des AE et CP : reports, rétablissements, blocages, suspensions… 27 27

Suivi de la disponibilité des AE et CP Disponibilité des AE 1 Sur un exercice donné, la disponibilité des AE évolue en fonction de leur consommation (dans le cas général) : AE disponibles AE votées au titre du budget de l’exercice AE consommées par les engagements juridiques souscrits pendant l’exercice et les DP sans engagement juridique préalable = - Aide à l’animateur Les AE disponibles correspondent à la différence entre les AE votées dans le budget et allouées pour l’exercice, et les AE déjà consommées (par des engagements ou des demandes de paiement pour les dépenses sans EJ). D'autres éléments peuvent impacter le disponible (rétablissement, blocage, réservation d'AE,..) évoqués plus tard.

Suivi de la disponibilité des AE et CP Disponibilité des AE 1 Exercice d’application : combien d’AE sont disponibles au 1er septembre de l’année N ? Date de la commande 25/11/N-1 23/01/N 04/03/N 24/06/N 18/10/N Vote du budget de l’année N : 100 AE et 90 CP sont alloués EJ 1 : Commande de matériel dont la livraison est prévue au 15/03/N EJ 2 : Commande de prestations devant être réalisées au 30 juin N EJ 3 : Commande de prestations devant être réalisées en février N+1 EJ 4 : Commande de matériel devant être livrée le 15/11/N 15 AE consommées 20 AE consommées 15 AE consommées 10 AE consommées

Suivi de la disponibilité des AE et CP Disponibilité des AE 1 Réponse de l’exercice d’application : le montant d’AE disponibles au 1er septembre de l’année N est déterminé par la consommation des engagements souscrits entre le 1er janvier N et le 31 août N inclus. Date de la commande 25/11/N-1 23/01/N 04/03/N 24/06/N 18/10/N Vote du budget de l’année N : 100 AE et 90 CP sont alloués EJ 1 : Commande de matériel dont la livraison est prévue au 15/03/N EJ 2 Commande de prestations devant être réalisées au 30 juin N EJ 3 : Commande de prestations devant être réalisées en février N+1 EJ 4 : Commande de matériel devant être livrée le 15/11/N Aide à l’animateur Exercice d’application : Crédits disponibles au moment T = Crédits votés – crédits consommées jusqu’à T = 100 – (15+20+15) = 100-50 = 50 Seule la date d’engagement compte : la date de livraison/ réalisation de la prestation ne compte pas pour la consommation d’AE. Point d’attention Le cas présenté ci-dessus est le cas nominal. D'autres éléments peuvent impacter le disponible (blocage, réservation d'AE,..). 15 AE consommées 20 AE consommées 15 AE consommées 10 AE consommées Disponible d’AE : 100 – 15 100 – 15 – 20 100 – 15 – 20 – 15 = 50

Suivi de la disponibilité des AE et CP Disponibilité des CP 1 Sur un exercice donné, la disponibilité des CP évolue au grès de leur consommation Crédits de CP disponibles Crédits de CP votés au titre du budget de l’exercice Crédits de CP consommés par des décaissements = - Illustration : exercice d’application 1/2 Exercice d’application : Les commandes présentées précédemment sont reçues et les prestations réalisées au moment prévu. Elles sont payées dans le mois suivant la livraison. Combien de CP sont disponibles au 1er septembre de l’année N ? Aide à l’animateur Les CP disponibles correspondent à la différence entre les CP votés dans le budget et allouées pour l’exercice, et les CP déjà consommées. D'autres éléments peuvent également impacter le disponible (rétablissement, blocage, réservation d'AE,..) évoqués plus tard.

Suivi de la disponibilité des AE et CP Disponibilité des CP 1 Réponse de l’exercice d’application 2/2 : le montant de CP disponibles au 1er septembre de l’année N est déterminé par les paiements intervenus entre le 1er janvier N et le 31 août N inclus. Date de la commande 25/11/N-1 23/01/N 04/03/N 15/03/N 24/06/N 30/06/N 18/10/N Vote du budget de l’année N : 100 AE et 90 CP sont alloués EJ 1 : Commande de matériel dont la livraison est prévue au 15/03/N EJ 2: Commande de prestations devant être réalisées au 30 juin N Livraison EJ 1 EJ 3 : Commande de prestations devant être réalisées en février N+1 Livraison EJ 2 EJ 4 : Commande de matériel devant être livrée le 15/11/N Aide à l’animateur La logique est la même pour les CP : les CP disponibles à un moment T de l’année N correspondent à la différence entre les CP votés dans le budget et alloués pour l’exercice N, et les CP déjà consommés (par des paiements). Sauf exceptions (rétablissements…) évoquées plus tard. Exercice d’application : Crédits disponibles au moment T = Crédits votés – crédits consommées jusqu’au 31 août N inclus = 90 – (15+20) = 90-35 = 55 Ici, c’est le paiement qui déclenche la consommation. Les commandes livrées en mars et les prestations réalisées en juin sont payées avant le 1er septembre. Il aurait été possible d’avoir des paiements sur la période considérée relatifs à des engagements antérieurs à N. 15 AE consommées 20 AE consommées 15 AE consommées 10 AE consommées Disponible de CP : 90 – 15 90 – 15 – 20 = 55

2 Suivi de la disponibilité des AE et CP Echéanciers de CP Les échéanciers de CP permettent d’avoir une vision pluriannuelle et infra-annuelle sur les besoins futurs en CP, sur l’année en cours et les années suivantes : Aide à l’animateur La construction des échéanciers de CP repose sur l’hypothèse du paiement à échéance. Les échéanciers de CP permettent de prévoir les besoins futurs en CP sur l’année en cours et les années suivantes. Ils sont déterminés en fonction : des factures mises en paiement mais non encore payées : la date d’échéance du paiement est connue ; des EJ avec service fait certifié, mais dont la facture n’est pas parvenue : la date du paiement peut être estimée sur la base d’un délai de réception de la facture et du délais de paiement ; des EJ sans service fait certifié: la date du paiement peut être évaluée à partir de la date de livraison ou de paiement prévisionnelle ; des AE allouées mais non encore engagées : les besoins de CP sont estimés dans le cadre de la programmation des CP de l’année ; de la programmation pluriannuelle, qui prévoit des besoins de CP pour les années futures.

Cas spécifiques

Cas spécifiques Processus 1 Définition de la stratégie de l’organisme et programmation initiale Elaboration des budgets (initial et rectificatifs) Allocation des AE / CP et des recettes Suivi et pilotage des recettes et des moyens budgétaires Budgétisation des AE et des CP Suivi de la consommation d’AE et de CP Suivi de la disponibilité en AE et CP Aide à l’animateur Il s’agit de cas de gestion particuliers soumis à contrôles de l’ordonnateur, voire du contrôleur budgétaire. Gestion des AE et CP : reports, rétablissements, blocages, suspensions… 35 35

1 Cas spécifiques Notions clés Opérations particulières sur le budget : Rétablissement d’AE et de CP Blocage des AE et des CP Suspension de l’exécution Report de crédits Réservation d’AE

Cas spécifiques Le rétablissement des AE et CP 2 Le rétablissement d’AE et de CP : rend du disponible ; ne modifie pas les crédits ouverts ; peut être lié à deux évènements : Retrait d’engagement (AE) Indus (AE et CP) Cas de la réduction d’un engagement juridique Cf. support de formation « Recettes – Cas particuliers » Solde – partiel ou total – de l’engagement (sur la même année) Aide à l’animateur Le rétablissement d’AE permet de rendre du disponible (des AE à consommer), sous certaines conditions. Il ne modifie pas les crédits ouverts lors du vote du budget. Il peut être lié à 2 évènements : Retrait d’engagement dans les seuls cas où ce dernier rend du disponible (AE uniquement) – cf. article 207 du décret GBCP ; Indus : le cas est explicité dans le support de formation « Recettes – Cas particuliers » 2. Informations complémentaires Zoom sur le retrait d’engagement Exemple : un engagement passé au cours d’un exercice peut ne pas être suivi d’effet, par exemple en raison de l’inexécution par le tiers de ses obligations. La constatation de la rupture de contrat ou de la perte de validité des droits du tiers a pour conséquence la diminution du montant de l'engagement : il s’agit d’un retrait d'engagement. En effet, la nécessité de suivre les engagements en gestion implique de les clôturer lorsqu’ils sont exécutés de manière définitive y compris lorsqu’ils font l’objet d’un retrait. En cas de retrait d’engagement de l’année en cours, une écriture budgétaire restitue les AE sur les axes où les AE ont initialement été consommées, à hauteur du montant du retrait d'engagement. En revanche, les retraits effectués sur des engagements des années antérieures ne peuvent aboutir à une augmentation du disponible à engager de l’année, sauf dans les conditions fixées par arrêté du ministre chargé du budget. L’outil doit permettre d’identifier les retraits d’engagement d’années antérieures. Rétablissement de crédits sur les axes où les AE ont été initialement consommées

Cas spécifiques Blocage d’AE et de CP et suspension de l’exécution 2 Blocage d’AE et de CP Suspension de l’exécution Blocage pour aléas Blocage pour régie d’avance Est une mesure d’urgence justifiée par : Une insuffisance de crédits Un incident grave de gestion Une décision de l’autorité de contrôle de l’organisme A pour objectif de conserver des crédits d’AE ou de CP en début d’exercice pour couvrir d’éventuels aléas de gestion. A pour objectif de permettre de couvrir à tout moment la totalité de la reconstitution de l’avance. Peut être effectué pour l’ensemble des régies d’avance de l’organisme. Doit être validée par l’ordonnateur principal au niveau central. Entraine le blocage de crédits qui de ce fait ne peuvent être alloués. Doit être réalisé en AE et en CP. Aide à l’animateur Deux raisons peuvent justifier de bloquer des crédits : couvrir les aléas de gestion qui peuvent survenir au cours de l’exercice ; couvrir la reconstitution d’une avance dans les régies. En parallèle, une mesure d’urgence est prévue afin de suspendre l’exécution des AE et CP en cas d’insuffisance ou d’incident de gestion. Est effectuée en AE et/ou en CP. Ne peut être réalisé qu’au niveau central.

Cas spécifiques Reports de crédit 2 Les reports de crédit : sont une exception au principe d’annualité des crédits ; consistent à reporter en N+1 des crédits ouverts et non consommés sur un exercice N ; doivent être adoptés au vu des justifications présentées par l’ordonnateur par le vote d’un budget rectificatif (sauf procédures dérogatoires). Annulation de crédits sur l’exercice N. Augmentation du plafond voté en N+1. Reports d’AE Reports de CP 1. Aide à l’animateur En fin d’exercice, il est possible que l’ensemble des crédits alloués n’ait pas été consommé. Par exception au principe d’annualité, un aménagement est prévu afin de reporter, sous certaines conditions, des crédits ouverts en N mais non consommés vers l’exercice N+1. L’ouverture de ces crédits en N+1 doit faire l’objet d’un budget rectificatif. Les reports sont soumis à conditions, des conditions différentes selon qu’il s’agisse d’AE ou de CP. 2. Informations complémentaires Zoom sur reports en crédits de paiement : Les CP sont consommés par les décaissements budgétaires de l’exercice N, quel que soit l’exercice au cours duquel la dépense a été engagée et le service fait certifié. Les charges et immobilisations à payer de N décaissées en N+1 consomment les CP du budget N+1. Elles ne contribuent donc pas à la formation du solde d’exécution budgétaire de N mais seront intégrées au solde budgétaire de N+1 lors de leur décaissement effectif. Ainsi les CP ouverts en N+1, qui intègrent notamment les CP reportés, seront consommés par les paiements réalisés sur l'exercice N+1, y compris les charges et immobilisations à payer constatées en N et dont le décaissement intervient en N+1. Zoom sur les crédits de paiement non consommés et les reports possibles : Les CP non consommés en fin d'exercice peuvent être reportés, sur décision de l'organe délibérant, dans la limite des dépenses pour lesquelles le service fait a été certifié au cours de l'exercice, et dont le paiement n'est pas intervenu. Cette décision fait l’objet d’un budget rectificatif. Par ailleurs, pour les CP non consommés dont les dépenses n’auraient pas fait l’objet d’une certification du service fait, l'organe délibérant peut également, après avis du contrôleur budgétaire et sur la base des justifications, décider de les reporter à travers la validation d’un budget rectificatif. Cependant le paiement des dépenses pour lesquelles le service fait a été constaté mais qui n’est pas intervenu sur l’exercice passé et qui est exigible au début du nouvel exercice est indépendant des opérations de report des CP. Par application du principe de fongibilité des crédits, ce paiement peut être réalisé via une consommation de CP votés au budget initial de l’organisme. Aussi la limitativité des compartiments budgétaires à des niveaux trop fins entrave cette possibilité. Tous les reports faisant l’objet d’un budget rectificatif, les crédits liés aux reports ne sont pas ouverts avant le vote du budget rectificatif par l’organe délibérant. Doivent recueillir l’avis du contrôleur de l’organisme, puis faire l’objet d’une explication détaillée auprès de l’organe délibérant qui juge de la recevabilité de la demande Les CP liés à des dépenses déjà engagées et dont le SF a été certifié avant la clôture peuvent être reportés sur simple décision de l’organe délibérant NB : Dans le cas où les AE et les CP font l’objet d’une programmation, ceux-ci sont directement ouverts sur l’exercice N+1 (suite au vote de l’organe délibérant) sans recourir à des mouvements de crédits de l’exercice N à l’exercice N+1.

Cas spécifiques Réservations d’AE 2 La réservation d’AE : permet de réserver des AE dans le cas de dépenses sans engagement juridique préalable ; réduit le disponible en AE ; ne consomme pas d’AE (et ne génère aucune écriture en comptabilité budgétaire). C’est la DP qui consomme les AE réservées ; est caduque en fin d’exercice si elle n’a pas été consommée et n’ouvre aucun droit à report de crédits sur l’exercice suivant ; peut être modifiée (augmentée ou diminuée) à tout moment par le gestionnaire durant l’exercice. Aide à l’animateur Des AE peuvent être réservées pour des dépenses particulières (dépense sans EJ préalable). Elles sont alors inutilisables pour d’autres dépenses, et le disponible en AE est réduit du montant de la réservation. En revanche, le fait de réserver n’entraîne pas consommation (et donc pas d’écriture en comptabilité budgétaire). La réservation d’AE peut être modifiée en cours d’exercice (dans la limite des AE disponibles). Elle n’ouvre aucun droit à report d’AE sur l’exercice suivant : en fin d’exercice ni les réservation d’AE ni les AE réservées ne sont reconduites ou reportées sur l’exercice suivant. La réservation d’AE en dehors de la programmation est un outil à la disposition des gestionnaires (elle n’a pas d’utilité dans le cadre de la programmation). Cf. support de formation sur la programmation budgétaire. La réservation de CP est exclue à des fins de fluidité des paiements.

Quiz

Quiz 1 Question 1 Quel est le fait générateur de la consommation des AE ? Réponse : Le fait générateur est la souscription des engagements à hauteur du montant ferme pour lequel l’organisme s’engage auprès d’un tiers.

Quiz 2 Question 1 Quel est le fait générateur de la consommation des AE ? Réponse : Le fait générateur est la souscription des engagements à hauteur du montant ferme pour lequel l’organisme s’engage auprès d’un tiers. Sauf dans le cas où il n’y a pas d’engagement juridique préalable : c’est la DP qui consomme les AE.

Quiz 1 Question 2 Quel est le fait générateur de la consommation des CP ? Réponse : Les CP sont consommés lors du paiement.

Quiz 2 Question 2 Quel est le fait générateur de la consommation des CP ? Réponse : Les CP sont consommés lors du paiement. Plus précisément : lors du rapprochement entre le décaissement et la demande de paiement.

1 Quiz Question 3 Est-il possible d’avoir : Plus d’AE que de CP budgétisées en N ? Plus de CP que d’AE budgétisées en N ? Réponse : Les deux sont possibles : AE> CP : cas d’opérations pluriannuelles (budgétées sur plusieurs années). CP > AE : cas de dépenses engagées avant l’exercice N et payées sur l’exercice N.