Audit en recherche Clinique 5ème rencontre de l’AARCH Sourour JEMAI

Sommaire L’audit: l’un des outils de l’Assurance Qualité en Recherche Clinique L’audit :définition L’audit : similitudes et différences avec l’inspection L’audit : types d’audit L’audit : Finalité L’audit : décision d’audit L’audit : à quel moment de l’étude? L’audit en pratique La préparation de l’audit La réunion d’ouverture La conduite de l’audit La réunion de fin d’audit Le rapport d’audit Après l’audit L’audit : plan d’action et recommandations L’audit : fin de l’audit L’audit : apports de l’audit

L’audit l’un des outils de l’Assurance Qualité en Recherche Clinique

L’audit :définition Examen indépendant et méthodique des activités et des documents relatifs à la recherche en vue de déterminer si les activités liées à la mise en place et au suivi de cette recherche ont été réalisées, si les données s’y afférentes ont été recueillies, analysées et rapportées dans le respect du protocole, des procédures opératoires standardisées préétablies, des Bonnes Pratiques Cliniques et des dispositions législatives et réglementaires en vigueur. BCP§1.4

L’audit : similitudes et différences avec l’inspection Se préparer à l’audit c’est se préparer à l’inspection  Objectifs et format identiques Par comparaison, l’inspection est un examen officiel, réalisé par les autorités réglementaires, des documents, des installations, des dossiers. Les conclusions de l’audit peuvent conduire à la mise en place d’actions correctives, alors que le rapport d’inspection peut entraîner des sanctions prévues par la loi. (L’Audit est moins formel.)

L’audit : types d’audit Audit interne : qui est réalisé par le promoteur. La personne qui conduit l’audit doit avoir l’expérience requise et être indépendante de l’équipe assurant la réalisation de l’étude clinique. Audit externe : qui est réalisé par un prestataire mandaté par le promoteur

L’audit : types d’audit Audit d’étude (d’un des processus d’une étude) Documents : protocole, cahier d’observation, brochure, rapport, dossier d’étude du promoteur Partenaires: investigateurs, CRO… Audit de système (d’un processus commun à plusieurs études) Données cliniques : gestion, analyse des données, monitoring, pharmacovigilance, circuit des prélèvements… Médicaments: fabrication, distribution, retours…

L’audit : finalités/pourquoi? Requis par les BPC : Le promoteur est responsable de la mise en place et du suivi d’un système qualité garantissant: Que les essais cliniques sont réalisés Que les données sont générées, documentées, enregistrées et rapportées conformément au protocole, aux BPC et à la législation en vigueur… le promoteur doit donc démontrer: Que l’étude est conduite correctement Que les données collectées sont fiables

L’audit : finalités/ pourquoi? Les données issues des essais cliniques supportent la publication scientifique ou le dossier de mise sur le marché d’un médicament/dispositif médical. Des écarts constatés lors d’un audit ou d’une inspection peuvent remettre en cause ces données et invalider (selon leur gravité, fréquence et ampleur) Un centre investigateur Une étude clinique Ses résultats

L’audit : décision d’audit Toute étude est susceptible d’être auditée /inspectée… Tout investigateur impliqué dans une étude clinique est concerné car il peut-être audité /inspecté.

L’audit : décision d’audit Le planning des essai à auditer est fixé par orientations stratégiques du promoteur Les audits sont : Soit des audits de routine (par exemple sur des sites avec un taux de recrutement élevé) Soit des audits motivés par une suspicion de fraudes, des centres qui attirent l’attention par rapport aux résultats d’efficacité, aux nombre de déviations observées, ou encore en prévention d’une inspection des autorités

L’audit : à quel moment de l’étude? Audit précoce (au début des inclusions) : impact sur la conduite de l’étude Audit en cours d’étude : évaluation de la qualité globale de l’étude En fin d’étude ou après : préparation à une inspection potentielle

L’audit en pratique

1. La préparation de l’audit Annoncé 4 à 6 semaines avant le jour de l’audit (par un courrier de l’auditeur) Plan d’audit doit être transmis au site, comprenant : Les objectifs Les documents devant être mis à disposition (protocole, dossiers sources, cahier d’observation, …) Le nom de l’auditeur Le lieu, la durée, et les dates d’audit Le planning des visites avec le noms des personnes auditées

1. La préparation de l’audit Préparé avec le moniteur (à l’aide de la liste des documents essentiels, BPC_ICH) Classeur investigateur mis à jour Liste des personnes impliquées et leurs CV.s, même avec un rôle mineur : Certificats de maintenance, calibrage des équipements servant à la mesure du critère principal Liste des patients, leurs CRF.s, consentements et notes d’information… Comptabilité des Unités thérapeutiques… Le moniteur est le partenaire de choix dans la préparation, le déroulement et le suivi de l’audit

1. La préparation de l’audit Revoir avec le moniteur des points majeurs concernant le respect du protocole et de l’éthique. Rectifier les défaillances/déficiences identifiées au cours des monitoring (cf. rapports de monitoring) S’entrainer : A répondre à la question posée, pas au-delà A s’expliquer simplement, sans se justifier, sans se sentir agressé ni incriminer un tiers Le moniteur est le partenaire de choix dans la préparation, le déroulement et le suivi de l’audit

1. La préparation de l’audit Organisation: L’investigateur principal informe les intervenants du site de la réalisation d’un audit, de son objectif, de la date: Co-investigateurs, infirmières, administrateur d’étude, pharmacie, laboratoire, autres services concernés, archives (précisé dans un courrier de confirmation) Personnes impliquées le jour de l’audit à définir Qui prépare ? Qui accueille ? Qui accompagne pendant l’audit ? Qui répond à tel sujet (selon ce qui est audité) Prévoir la mise à disposition des documents sources Dossiers des patients : tous les documents-sources Consentements Prévoir une salle de travail (calme)

2. La réunion d’ouverture Introduire l’auditeur Présenter les objectifs Expliquer la méthode et procédure d’audit Confirmer la liste des documents nécessaires Confirmer l’ordre des entretiens et l’heure Clarifier tous les points de détails

3. La conduite de l’audit Vérifications des documents, visites du site et ses équipements Organisation de la structure (organigramme, fiche fonction, délégation de tâches, formation) SMQ : procédures en place, contrôles qualité Information et identité du patient Éligibilité dans le protocole Contenu du dossier médical, rapprochement données sources/CRF

3. La conduite de l’audit Suivi des traitements Suivi des EI/EIG (recueil, déclaration, rapport) Vérifications du suivi d’échantillons biologique, de la réalisation d’examen spécifique) Observance des BPC Rapport de mise en place Rapport de monitoring

3. La conduite de l’audit Entretien avec: l’investigateur et son équipe, le pharmacien, le biologiste, … + toute autre personne en charge d’un examen (important) requis par l’étude

4. La réunion de fin d’audit Réunion avec l’ensemble des audités Le but est de présenter les constations de l’auditeur sur la conduite générale de l’étude et de s’assurer qu’elles sont clairement comprise et qu’il n’y a aucun malentendu. Les constats sont classés en conforme (points positifs à présenter toujours en premier) ou à améliorer (écarts/ anomalies/ déviations) L’audité doit accepter les non-conformité  Il y a toujours des écarts même dans une étude bien menée …

5. Le rapport d’audit Son format est défini par le mandataire Reprend généralement : Les objectifs Les personnes audités Les items vérifiés et classés en conforme/à améliorer Les recommandations et actions à entreprendre Est confidentiel Transmis par l’auditeur au mandataire soit au promoteur, dans un délai spécifié Transmis ou non à l’audité pour validation et réponse (dépend de la procédure du promoteur).

Après l’audit

L’audit : plan d’action et recommandations Mettre en place un plan d’actions pour répondre aux constats de non-conformité : Correction : élimine la non-conformité Action corrective ou action préventive : élimine la cause d’une non-conformité observée ou potentielle La réponse à tous les éléments de la liste des non-conformité clôt l’audit. Un certificat d’audit est alors émis, annexé au rapport d’étude, envoyé à l’investigateur Seul le certificat est visible d’un inspecteur

L’audit : fin de l’audit La réponse à tous les éléments de la liste des non-conformité clôt l’audit. Un certificat d’audit est alors émis, annexé au rapport d’étude, envoyé à l’investigateur Seul le certificat est visible d’un inspecteur

L’audit : apports de l’audit L’audit est une opportunité d’amélioration des conditions de réalisation de l’étude dans le centre L’audit évalue les actions du moniteur Les actions prises par le centre suite aux recommandations énoncées par l’audit sont déterminants sur L’acceptabilité des données du centre Sa participation à d’autres études dans le futur

Merci de votre attention