Présentation par Robert Rono Responsable d’affaires Bureau MUCHS/MTRH des projets parrainées et recherches Atelier d’initiative en recherche et gestion de l’innovation (iRIM)

Perspective pratique pour la budgétisation d’une proposition

A budget for a research project is a funding plan that itemizes specific cost categories related to the goals as stated in the project’s proposal” Kulakowski & Chronister (2006) [Le budget d’un projet de recherche est un plan de financement qui fournit le détail des catégories de dépenses liées aux objectifs déclarés de la proprosition de projet. Kulakowski & Chronister (2006)] Réference: Kulakowski, E.C., & Chronister, L. U. (2006). Research Administration and Management. London UK. Jones and Bartlett Publishers, Inc. ISBN X

 Critère principal ◦ Signification ◦ Chercheur ◦ Innovation ◦ Approche ◦ Environnement  Autres critères d’évaluation ◦ Protection des sujets de recherche humains, biorisques, partage des ressources ◦ Critères d’évaluation des budgets: Vraisemblance du budget proposé, et de la durée sollicitée de financement par rapport aux recherches proposées.

 Autorisation des coûts: raisonnables, répartissables, à traitement régulier et conformes à toutes limites ou exclusions, types de coûts, coûts de transfert, coûts partagés,  Prospectus du Office of Management and Budget [Bureau de gestion et du budget]: ◦ A-21 Principes des coûts pour les institutions de formation ◦ A-122 Principes des coûts pour les organisations sans but lucratif ◦  Règlementation spécifique prévue par les agences: NIH Grants Policy Statement (NIHGPS)- Section 7 [Politique NIH en matière de subvention – Section 7]  USAID Standard Provisions for Non- Governmental Institutions  [USAID – Dispositions pour les ONG]  Exercice ◦ OMB A-21 Section J

 Offre de financement (FAO) ◦ Dates clef ◦ Télécharger le dossier de demande: Modèle à Grants.gov, Modèle à la Fondation Bill & Melinda Gates ◦ Conditions budgétaires: Plafond, indirects, sous-contrats, exercices, limites budgétaires pour les subventions et sous- subventions, pays développés contre pays en voie de développement, autorisation préalable pour les coûts directs de 500,000 USD. ◦ Vérifier la validité en cours des inscriptions: eRA Commons, SAM, Numéro DUN, Grant.gov ◦ Partage des coûts: Fonds institutionnel, levée de fonds / dons ou financement obtenus d’une fondation, dons d’espace, d’équipement et de fournitures, volontariat

 Coûts directs: spécifiquement identifiables dans le cadre d’un projet particulier, d’une activité de formation, ou toute autre activité institutionnelle; ou directement affectés à de telles activités avec un degré élevé de précision – OMB Circular A-21  Coûts indirects (F&A) : Coûts associés à la mise en œuvre d’un contrat ou d’une subvention qui ne sont pas directement attribuables à un projet, une subvention ou un contrat spécifique. Il s’agit de coûts correspondant à des activités ou services qui bénéficient plus d’un projet, et les bénéfices qu’ils apportent à un projet particulier sont souvent difficiles, voire impossible à tracer.

1.Personnel : fonction, nom, rôle, effort, salaire de base 2.Conseil: services professionnels /politique de conseil, détails de tous les coûts, restrictions, travail contingent ou important 3.Équipment: seuil, exigé, à usage multiple, exempt indirect 4.Fournitures: utilisées par le projet, autorisées, à regrouper par ressemblance 5.Déplacements: raison, destination, quantité, Fly America Act pour les déplacements à l’étranger subventionnés par des fonds du gouvernement fédéral

6.Soins des patients: hospitalisés / en consultations externes ; traitements ou interventions, détails – nombre de fois & barèmes 7.Rénovations et ré-aménagements: réparations des laboratoires, installation d’équipements, air- conditionné 8.Coûts de consortium / sous-contrats: prise en charge d’une partie substantielle ou importante des activités 9.Autres dépenses: intangibles – loyers, remboursement des patients, comité d’éthique, communications, frais de scolarité, soins des animaux, formations, coûts des réunions 10.Indirects – Locaux et administration

 Boissons alcooliques  Créances irrécouvrables  Contributions  Amendes et pénalités  Biens et services à usage personnel  Assurance pour fautes professionnelles  Frais juridiques  Honoraires de lobbying  Construction  Frais de rédaction de proposition

 Fonctions typiques: ◦ Conformité ◦ Gouvernement d’entreprise ◦ Gestion financière et budget ◦ Administration du contrat / de la subvention ◦ Technologie Internet, Ressources humaines ◦ Espace ◦ Sécurité ◦ Services d’utilité publique ◦ Maintenance  Barèmes: ◦ Négociables surtout avec les fondations ◦ La plupart fixés par les agences fédérales par ex. à 8% pour NIH ◦ Base totale modifiée: sauf pour les soins des patients, les équipements, les frais de scolarité, sous-contrats de plus de 25,000 USD.

 Réunion préliminaire: à programmer peu de temps après la première version rédigée de la proposition  Communiquer les remarques concernant le budget avant la réunion  Passer en revue la version préliminaire de la proposition pendant la réunion, et en particulier l’objectif principal et les visées spécifiques afin de procéder au choix des dépenses  Renseigner les champs du Budget Modèle au fur et à mesure de la discussion: Modèle I & II  Faire circuler l’esquisse du budget pour le perfectionner de pair avec la rédaction de la proposition

 Il s’agit d’un récit qui fait partie intégrale du budget  Ce récit doit comprendre un exposé clair, détaillé et raisonné pour chacune des lignes de dépenses proposées  Celui-ci devrait correspondre à la justification de l’ensemble du projet  Il doit être rédigé en fonction des catégories principales du budget  Faire circuler la version 1 de la justification du budget avec l’esquisse du budget

 Travailler avec le tableur Excel!!!  Le budget devrait correspondre au plan et aux détails de la proposition  Analyser chaque objectif et activité spécifique pour déterminer les coûts précis  Suivre les directives de l’agence  Présenter le budget de subvention de façon à donner une très bonne impression à l’examinateur  Aligner correctement tous les chiffres  Vérifier l’exactitude des chiffres  Inclure des entêtes de colonne, tels que les Catégories du budget, Fonds sollicités, Contributions locales, et Total du projet  Préparer une justification détaillée du budget en toute éventualité  S’exercer à la préparation du budget

 Renseigner le modèle exigé  Réviser pour garantir l’exactitude arithmétique, selon les limites des plages, l’application correcte des taux indirects  Garantir que les chiffres du budget et l’effort dans le temps correspondent à ceux qui figurent dans la justification du budget

 Préparation en cas de demande JIT: autre financement  Justifications supplémentaires  Dès attribution: Examen du budget final par rapport aux sommes indiquées dans l’Avis d’attribution

 Consentement préalable parfois exigé  Rebudgétisation importante: Seuil atteint lorsque les dépenses d’une seule catégorie budgétaire de coûts directs dévient (augmentent ou diminuent) de plus de 25 % du total attribué pour le niveau d’engagement établi d’un exercice budgétaire. Une rebudgétisation importante est un indicateur de changement au niveau de la portée du projet. (NHGPS)  Prolongation sans coûts & rebudgétisation reportée

 Mécanisme permettant de confirmer que les salaires et rémunérations faisant partie des dispositions d’un accord de parrainage sont raisonnables par rapport au travail effectivement réalisé.  Charge de travail complète: inclut l’enseignement, la recherche, le service public, gestion et soins cliniques, mais exclut le conseil extérieur, le volontariat, les comités d’examen par des pairs, la direction d’organisations professionnelles  Certificat d’effort  Plan de confirmation: déclaration signée au moins annuellement  Registres d’activités post facto: Personnel universitaire et professionnel – tous les six mois & autres employés – mensuellement  Exemple de fiche d’effort