L’informatique dans votre entreprise : entre contrainte légale et prévention des risques, où en êtes-vous ? 11 décembre 2014

Nouvelle obligation de remise du Fichier des écritures comptables depuis le 01/01/2014 Magali PFENDLER Juriste– Département Fiscal © FIDAL 2

Nouvelle obligation de remise du FEC à compter du 01/01/2014 Rappel du régime antérieur : La remise du FEC sous forme dématérialisée était facultative jusqu’au 31/12/2013 La copie du FEC devait être restituée à l’entreprise avant la mise en recouvrement © FIDAL

Nouvelle obligation de remise du FEC à compter du 01/01/2014 Art. L 47 A-I CGI modifié Nouveau régime : A compter du 01/01/2014, obligation de remettre le FEC dès le début des opérations de contrôle Tolérance pour 2014 : Le FEC pourra être remis au plus tard lors de la deuxième intervention sur place A compter de 2015 : Le FEC devra être remis dès la première intervention sur place du vérificateur © FIDAL

Nouvelle obligation de remise du FEC à compter du 01/01/2014 Quelles sont les entreprises concernées ? Toute entreprise tenant sa comptabilité au moyen d’un système informatisé Quel que soit son régime d’imposition © FIDAL

Nouvelle obligation de remise du FEC à compter du 01/01/2014 Quelle est la période concernée ? Contrôles pour lesquels un avis de vérification a été adressé à compter du 01/01/2014 Exemple : Avis de vérification reçu le 10 juin 2014 pour les exercices 2011, 2012 et 2013 Obligation de remettre le FEC pour ces 3 exercices. © FIDAL

Nouvelle obligation de remise du FEC à compter du 01/01/2014 Sur quel support doit-on remettre le FEC? Sur tout support convenu en accord avec le vérificateur Exemple : CD, DVD, clé USB, disque dur externe, serveur sécurisé de la DGFIP … © FIDAL

Nouvelle obligation de remise du FEC à compter du 01/01/2014 Format du FEC? Fichier à plat, à organisation séquentielle et structure zonée remplissant certains caractères Principe d’un fichier unique © FIDAL

Nouvelle obligation de remise du FEC à compter du 01/01/2014 Contenu du FEC? Le FEC doit contenir l’ensemble des écritures retracées dans les journaux comptables au titre d’un exercice Comptabilité générale et comptabilité auxiliaire (les écritures de centralisation sont à proscrire) Le FEC doit contenir l’ensemble des écritures comptables par ordre chronologique de validation Y compris les écritures d’enregistrement du bilan d’ouverture Après opérations d’inventaires Hors écritures de centralisation Hors écritures de solde des comptes de charges et de produits © FIDAL

Nouvelle obligation de remise du FEC à compter du 01/01/2014 Contenu du FEC? La référence de la pièce justificative La date de la pièce justificative Le libellé de l’écriture comptable Le montant au débit Le montant au crédit Le lettrage de l’écriture comptable La date de lettrage de l’écriture comptable La date de validation de l’écriture comptable Le montant en devise L’identifiant de la devise Le code journal de l’écriture comptable Le libellé du journal de l’écriture comptable Le numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable La date de comptabilisation de l’écriture comptable Le numéro de compte Le libellé du compte Le numéro du compte auxiliaire Le libellé du compte auxiliaire © FIDAL

Nouvelle obligation de remise du FEC à compter du 01/01/2014 Que peut faire l’administration fiscale? réaliser des opérations simples : tris, classements et calculs simples (somme, multiplication, …) vérifier la concordance des documents comptables avec les déclarations déposées © FIDAL

Nouvelle obligation de remise du FEC à compter du 01/01/2014 Comment est restitué le FEC? L’administration a l’obligation de détruire le FEC transmis avant la mise en recouvrement © FIDAL

Nouvelle obligation de remise du FEC à compter du 01/01/2014 Quelles sont les sanctions? En cas de défaut de présentation : Ancienne sanction: Amende forfaitaire égale à 5 ‰ du CA déclaré ou redressé, sans pouvoir être inférieure à 1 500 € ; Nouvelle sanction: Amende forfaitaire égale à 5,000 € par exercice vérifié dans tous les cas, ou en cas de rectification, et si le montant est plus élevé, à 10% des droits mis à la charge du contribuable. Opposition à contrôle fiscal Application d’une procédure d’imposition d’office En cas de non-conformité : risque de rejet de la comptabilité Absence de séquentialité, date de comptabilisation ne respectant pas les règles comptables, comptabilité en norme étrangère … © FIDAL

Nouvelle obligation de remise du FEC à compter du 01/01/2014 Nos recommandations? S’assurer que les fichiers ne présentent aucun risque notamment de rejet de comptabilité Réaliser un pré-audit des fichiers : S’assurer de la conformité des données Limiter les informations à transmettre au vérificateur aux seules écritures comptables Tester sa capacité à répondre aux points potentiellement identifiables par le service vérificateur Préparer et valider le FEC à chaque clôture comptable © FIDAL

Informatique, des réflexes juridiques essentiels Morgan BAGLIN Avocat – Département Distribution-Concurrence et Propriété intellectuelle-Technologies de l’information © FIDAL 15 15

Plan Contrats informatiques Internet au service de l’entreprise Phase précontractuelle Conclusion du contrat Création d’un site internet Internet au service de l’entreprise Commerce électronique Responsabilité de l’éditeur Visibilité et promotion sur internet © FIDAL 16

Le contrat informatique

1 – Le contrat informatique Les principaux risques Discontinuité des services Solution figée (périmètre, perte de l’avantage concurrentiel, incompatibilité) Dépendance à l’égard du prestataire et/ou des sous-traitants Désaccord sur l’étendue des droits d’utilisation du logiciel Atteinte à la confidentialité des données Les contrats informatiques sont évidemment régis par la théorie générale des obligations et suivent aussi le régime des contrats spéciaux auxquels ils peuvent, le cas échéant, être ramenés. La plupart des contrats informatiques ont pour finalité la transmission de systèmes informatiques, de créations informatiques et/ou d'un matériel informatique. D'autres peuvent compléter cette opération principale en lui conférant une sécurité technique ou juridique. Enfin, une place à part doit être réservée au contrat de nantissement dont l'objectif est de fournir du crédit aux créateurs de logiciels. Leur particularité tient surtout à trois considérations. D'abord, la nature propre du logiciel et son lien avec le matériel font naître des hésitations sur leur qualification. Ensuite, la complexité de la technique informatique rend particulièrement nécessaire la protection du partenaire non informaticien au moment de la formation du contrat. Enfin, le caractère indissociable des composantes du système informatique ne peut rester sans conséquence sur les effets du contrat. © FIDAL 18

1 - Le contrat informatique Les principales caractéristiques du contrat informatique Un mode opératoire, fusionnant aspects juridiques et opérationnels Un contrat détaillé qui doit permettre d’anticiper les risques Un contrat évolutif, qui ne doit pas être enfermé dans un périmètre figé Un contrat où la collaboration est souvent la clé du succès © FIDAL

1 - Le contrat informatique a - LA PHASE PRECONTRACTUELLE L’expression des besoins du client L’obligation pour le client de définir ses besoins spécifiques (devoir de collaboration) Mais le fournisseur doit savoir demander des compléments d’information, voire suppléer le client non-compétent ou défaillant © FIDAL

1 - Le contrat informatique a - LA PHASE PRECONTRACTUELLE Un document indispensable: le Cahier des Charges Contenu Décrire les objectifs Décrire les résultats attendus en termes de performances et d’ergonomie Dresser le cas échéant un état de l’existant Spécifier les fonctionnalités déterminantes et particulières attendues La formation du contrat informatique doit être entourée d'un certain nombre de précautions qui varient selon les parties en présence. Le contrat conclu entre un professionnel et un consommateur doit répondre à des exigences auxquelles ne sont pas soumis les contrats conclus entre professionnels. D'une manière générale, le contractant fort devra éclairer le consentement du contractant faible afin qu'il soit donné en toute connaissance de cause. En pratique, le contrat d'équipement informatique donne lieu à la rédaction d'un écrit (même si l'acceptation du client peut très bien résulter de son comportement, par exemple le fait de déchirer l'emballage de la disquette). Jusqu'à une époque récente, la jurisprudence imposait à l'acquéreur la rédaction d'un « cahier des charges ». En réalité, il s'agit davantage d'une sage précaution que d'une véritable obligation. Les parties ont tout intérêt à ne pas négliger cette étape. 21

1 - Le contrat informatique a - LA PHASE PRECONTRACTUELLE L’obligation d’information et de conseil du fournisseur L'obligation de renseignement peut aller jusqu'à obliger le fournisseur à attirer l'attention de l'utilisateur sur les difficultés prévisibles, voire le dissuader de contracter 22

1 - Le contrat informatique a - LA PHASE PRECONTRACTUELLE Points de vigilance Confidentialité Sort des documents précontractuels Rupture abusive des pourparlers © FIDAL

1 - Le contrat informatique b – LA CONCLUSION DU CONTRAT L’offre du prestataire La négociation du contrat Les points essentiels © FIDAL

1 – Le contrat informatique b- LA CONCLUSION DU CONTRAT Les clauses essentielles du contrat informatique Le préambule Conditions d’exécution du contrat: la mise à disposition de personnel Le prix et les conditions de paiement Le suivi du projet La livraison, les délais et les retards La propriété des livrables Les garanties à prévoir Les clauses de responsabilité La gestion de la fin du contrat Le règlement des litiges © FIDAL

1 - Le contrat informatique b- LA CONCLUSION DU CONTRAT Risques majeurs Conditions et étendue des droits conférés Propriété intellectuelle (cession des droits) Sort des codes sources © FIDAL

1 - Le contrat informatique c –Création d’un site internet Plusieurs problématiques : Comment créer et protéger un site internet ? Comment encadrer le projet de création ? © FIDAL 27

1 - Le contrat informatique c –Création d’un site internet Le site Internet encadré par le droit de la propriété intellectuelle le contenant : écriture informatique, logiciel, codes sources le contenu : textes, photos, bases de données… Droit d’auteur et droit des bases de données, logiciel Le droit le plus souvent invoqué : le droit d’auteur les droits moraux : droit de paternité, droit de divulgation, droit de repentir les droits patrimoniaux : droit de reproduction et droit de représentation Incidence directe dans la gestion des relations prestataire/client © FIDAL 28

1 - Le contrat informatique c –Création d’un site internet La propriété du site Internet ? Distinguer les différents éléments protégeables logiciels (progiciel standard, développements spécifiques) Organiser contractuellement la cession Déterminer les droits à céder pour garantir la continuité du service Attention aux œuvres préexistantes intégrées dans le site ex: accord du photographe + autorisation si image d’une personne © FIDAL 29

Internet au service de l’entreprise

2 – Internet au service de l’entreprise a– Commerce en ligne E-commerce : Environnement réglementaire à prendre en compte Plus précisément les dispositions portant sur : Le contrat électronique (conclusion, exécution, résolution, archivage) Le droit de la consommation La vente à distance (Loi Hamon) Les données personnelles 31

2 – Internet au service de l’entreprise a– Commerce en ligne Quels sont les textes législatifs en la matière ? Divers textes de loi : Loi de 1881 sur la presse (diffamation…) Loi du 17 mars 2014 dite loi Hamon Code de la propriété intellectuelle (droits d’auteur et droits voisins…) Code de la consommation, code civil, etc. Règles spécifiques à la communication au public par voie électronique : Loi pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004 Ordonnance du 16 juin 2005 relative à l’accomplissement de certaines formalités contractuelles par voie électronique 32

2 – Internet au service de l’entreprise a– Commerce en ligne Obligation d’information du professionnel Droit commun de la vente Article 1602 du Code civil: « le vendeur est tenu d’expliquer clairement ce à quoi il s’oblige » soit renseigner le cocontractant sur les caractéristiques du bien ou service Sanctions: dol, erreur, vice caché Droit spécial de la consommation Article L 111-1 et L 113-3 du Code de la consommation: Obligations d’information Décret du 17 septembre 2014 Sanctions: infractions pénales, DGCCRF Droit très spécial du commerce électronique

2 – Internet au service de l’entreprise a– Commerce en ligne Obligation majeure du vendeur: les informations précontractuelles Ensemble des éléments d’informations fournis au consommateur dans la période qui précède la conclusion du contrat (informations publicitaires, offres en ligne, « informations légales » et « conditions contractuelles ») Obligation d’information: obligation essentielle

Information des consommateurs Obligation générale d’information Avant que le consommateur ne soit lié par un contrat de vente de biens ou de fourniture de services, le professionnel lui « communique, de manière lisible et compréhensible » : « 1° Les caractéristiques essentielles du bien ou du service, compte tenu du support de communication utilisé et du bien ou service concerné ; 2° Le prix du bien ou du service, en application des articles L. 113-3 et L. 113-3-1 ; 3° En l’absence d’exécution immédiate du contrat, la date ou le délai auquel le professionnel s’engage à livrer le bien ou à exécuter le service ; 4° Les informations relatives à son identité, à ses coordonnées postales, téléphoniques et électroniques et à ses activités, pour autant qu’elles ne ressortent pas du contexte, ainsi que, s’il y a lieu, celles relatives aux garanties légales, aux fonctionnalités du contenu numérique et, le cas échéant, à son interopérabilité, à l’existence et aux modalités de mise en œuvre des garanties et aux autres conditions contractuelles. La liste et le contenu précis de ces informations sont fixés par décret en Conseil d’État » (art. L. 111-1 modifié). Contrat de fourniture de services : « avant la conclusion d’un contrat de fourniture de services et, lorsqu’il n’y a pas de contrat écrit, avant l’exécution de la prestation de services, [le professionnel] met à la disposition du consommateur ou lui communique, de manière lisible et compréhensible, les informations complémentaires relatives à ses coordonnées, à son activité de prestation de services et aux autres conditions contractuelles, dont la liste et le contenu sont fixés par décret en Conseil d’État (…) » (art. L. 111-2 modifié). Sanction : amende administrative : personne physique 3000€, personne morale 15000€ © FIDAL 2014 35

Information des consommateurs Information précontractuelle (dispositions communes) Obligation de communiquer au consommateur les informations (nouvel art. L. 121-17, I) : requises au titre de l’obligation générale d’information précontractuelle (art. L. 111-1 modifié) et de l’obligation d’information complémentaire en cas de prestation de services (art. L. 111-2 modifié) ; sur les conditions d’exercice du droit de rétractation, s’il y a lieu, ainsi que le formulaire type de rétractation ; sur la prise en charge par le consommateur des frais de renvoi du bien en cas de rétractation et, pour les contrats à distance, sur son coût de renvoi lorsqu’il ne peut normalement l’être par la poste ; sur la prise en charge par le consommateur des frais en cas d’exercice du droit de rétractation d’un « contrat de prestation de services, de distribution d’eau, de fourniture de gaz ou d’électricité et d’abonnement à un réseau de chauffage urbain dont il a demandé expressément l’exécution avant la fin du délai de rétractation » ; sur l’absence éventuelle de droit de rétractation, ou les circonstances dans lesquelles ce droit serait perdu ; sur les coordonnées du professionnel, et le cas échéant les coûts d’utilisation de la technique de communication à distance, l’existence de codes de bonne conduite, de cautions et garanties, les modalités de résiliation, les modes de règlement des litiges et autres conditions contractuelles. © FIDAL 2014 36

Information des consommateurs Information précontractuelle (dispositions communes) Obligation de communiquer au consommateur les informations (Décret du 17 septembre 2014): Les modalités de paiement, de livraison et d'exécution du contrat ainsi que les modalités prévues par le professionnel pour le traitement des réclamations, S'il y a lieu, l'existence et les modalités d'exercice de la garantie légale de conformité mentionnée aux articles L. 211-4 à L. 211-13 du présent code et de celle des défauts de la chose vendue dans les conditions prévues aux articles 1641 à 1648 et 2232 du code civil ainsi que, le cas échéant, de la garantie commerciale et du service après-vente (…); S'il y a lieu, la durée du contrat ou, s'il s'agit d'un contrat à durée indéterminée ou à tacite reconduction, les conditions de sa résiliation ; ( …) © FIDAL 2014 37

2 – Internet au service de l’entreprise a– Commerce en ligne CGV Internet : Une obligation légale « Quiconque propose, à titre professionnel, par voie électronique, la fourniture de biens ou la prestation de services, met à disposition les conditions contractuelles applicables d’une manière qui permette leur conservation et leur reproduction. Sans préjudice des conditions de validité mentionnées dans l’offre, son auteur reste engagé par elle tant qu’elle est accessible par voie électronique de son fait ». Art. 1369-4 C. civ.

2 – Internet au service de l’entreprise a– Commerce en ligne Les conditions générales de vente doivent prévoir : La date limite de livraison du bien ou d’exécution de la prestation de service, Les modalités de paiement, Les modalités d’exercice du droit de rétractation au bénéfice du consommateur (délai de 14 jours), Les informations sur les garanties légales et commerciales, Les conditions de résiliation du contrat si celui-ci est d’une durée supérieure à un an ou d’une durée indéterminée, Etc.

2 – Internet au service de l’entreprise a– Commerce en ligne CGV: Recommandations Sommaire si les CGV sont longues Mise en avant des informations essentielles Mise en forme adaptée au moyen de communication (police, format...) CGV imprimables (si HTML l’intégralité de la page doit pouvoir être imprimée) Apparition des CGV au moment de leur acceptation par le consommateur

2 – Internet au service de l’entreprise 2 – Internet au service de l’entreprise b– Responsabilités de l’éditeur Obligation de s’identifier (art.6 III de la LCEN) Personne physique : nom, prénom, domicile et numéro de téléphone, numéro RCS + ville personnes morales: dénomination ou leur raison sociale siège social numéro de téléphone s'il s'agit d'entreprises assujetties aux formalités d'inscription au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers, le numéro de leur inscription, leur capital social, l'adresse de leur siège social nom du directeur ou du codirecteur de la publication nom, dénomination sociale, adresse, numéro de téléphone de l’hébergeur Prévoir un « accès facile, direct et permanent » aux mentions obligatoires 41

2 – Internet au service de l’entreprise 2 – Internet au service de l’entreprise b– Responsabilités de l’éditeur Pour les cybercommerçants: adresse de courrier électronique numéro d’identification TVA Si activité soumise à un régime d’autorisation : nom et adresse de l’autorité ayant délivré l’autorisation Si membre d’une profession réglementée, référence aux règles professionnelles applicables, titre professionnel, nom de l’État membre dans lequel il a été octroyé et le nom de l’Ordre ou de l’organisme professionnel auprès duquel elle est inscrite Des sanctions pénales sont prévues : Jusqu’à 1 an d’emprisonnement et 75.000 € d’amende (375 000 Euros pour les personnes morales) Contrôles réguliers de la DGCCRF. 42

2 - Internet au service de l’entreprise La collecte des données personnelles Respect de la Loi Informatique et Libertés de 1978 : Vise à garantir que l’informatique ne porte pas atteinte « à l’identité humaine, aux droits de l’homme, à la vie privée, aux libertés individuelles ou publiques » S’applique au site en cas de collecte de données personnelles (page de contact, forum de discussion, réception de CV…. ) Champ d’application de cette loi dans l’espace: Lorsque le responsable du traitement Est établi sur le territoire français, Est établi en dehors du territoire de la Communauté européenne et recourt à des moyens de traitement situés sur le territoire français (sauf moyens utilisés aux seules fins de transit). Cette loi impose : Des formalités préalables à la mise en ligne du site Des obligations concernant la collecte et le traitement à la charge de l’exploitant du site 43

2 - Internet au service de l’entreprise La collecte des données personnelles Notion de données à caractère personnel : Constitue une donnée à caractère personnel toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres Ex : nom, adresse, e-mails, numéro de sécurité sociale, numéro de carte bancaire, numéro de téléphone, de fax… Vise les informations anonymes dont le recoupement permet d’identifier une personne Ex : une empreinte digitale associée à un n° de CB 44

2 - Internet au service de l’entreprise La collecte des données personnelles Notion de traitement : Toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur des données à caractère personnel, quel que soit le procédé utilisé. Notamment, la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction. Sont désormais visés les traitements automatisés comme les traitements non automatisés. Ne sont pas concernés les traitements effectués par une personne physique pour l’exercice d’activités exclusivement personnelles. 45

2 - Internet au service de l’entreprise La collecte des données personnelles Les formalités préalables auprès de la CNIL La loi distingue trois régimes : Un régime de dispense Un régime de déclaration préalable Un régime d’autorisation En fonction de la nature des données ou du type de traitement effectué 46

2 - Internet au service de l’entreprise La collecte des données personnelles Mentions obligatoires relatives à la collecte des données personnelles identité du responsable du traitement finalité poursuivie par le traitement caractère obligatoire ou facultatif des réponses destinataires des données droit d’opposition droit d’accès, de rectification, de suppression Mentions à faire figurer obligatoirement sur les formulaires de collecte de données personnelles Indiquer les données obligatoires et les conséquences en cas de refus de réponse 47

2 – Internet au service de l’entreprise 2 – Internet au service de l’entreprise b– Responsabilités de l’éditeur Le directeur de publication : Obligation pour l’éditeur du site d’avoir un directeur ou un co-directeur de publication (art.93-2 Loi 29 juillet 1982) Doit être majeur, avoir la jouissance de ses droits civils et ne pas faire l’objet d’une condamnation judiciaire le privant de ses droits civiques Identification du directeur de publication : Si l’éditeur est une personne morale : le président du directoire ou du CA, le gérant ou le représentant légal Si l’éditeur est une personne physique : l’éditeur lui-même © FIDAL 48

2 – Internet au service de l’entreprise 2 – Internet au service de l’entreprise b– Responsabilités de l’éditeur Les CGU : conditions générales d’utilisation du site Pas d’obligation légale Document conventionnel nécessaire pour informer l’internaute sur les règles de fonctionnement du site et le lier contractuellement Sorte de règlement intérieur du site Ne pas confondre avec les CGV Les tribunaux n’hésitent plus à s’y référer pour notamment qualifier le rôle de l’exploitant du site TGI Nancy 5 septembre 2014: suppression du compte d’un utilisateur qui n’avait pas respecté les CGU © FIDAL 49

2 – Internet au service de l’entreprise c– Visibilité sur internet Nom de domaine Application de la règle « premier arrivé, premier servi » Différents types de conflits : Cybersquatting, typosquatting, position squatting Conflits nom de domaine / nom de domaine Conflits nom de domaine / Autres signes marque, dénomination sociale, nom commercial, enseigne © FIDAL 50

2 – Internet au service de l’entreprise c– Visibilité sur internet Prospection par email: le principe : « l’opt-in » La prospection par courrier électronique est interdite sauf consentement préalable du destinataire : consentement = « manifestation de volonté libre, spécifique et informée » Identification du caractère commercial du message Interdiction des cases pré cochées pour des services ou produits supplémentaires payants

2 – Internet au service de l’entreprise c– Visibilité sur internet Prospection par email: l’exception (l’opt-out) Par exception, la prospection est possible auprès de clients sous conditions : Données recueillies directement auprès de la personne démarchée. Produit ou service « analogue ». Vendu par la même entreprise que celle qui a collecté les données. Droit pour l’internaute de s’opposer à recevoir d’autres messages de prospection.

2 – Internet au service de l’entreprise c– Visibilité sur internet Publicité sur internet Règles générales de la publicité sur internet L’enjeu des mots-clés Utilisation des réseaux sociaux © FIDAL 53

Merci de votre attention… FIN Merci de votre attention… © FIDAL 2014 54

Retrouver le powerpoint de cette réunion sur www.belfort.cci.fr à partir de demain