L’UTISATEUR CAF EFFICACE Le processus de reconnaissance Jean-Marc DOCHOT European Public Administration Network (EUPAN)

Sommaire Le modèle CAF Son déploiement en Europe Les 4 objectifs du modèle CAF La Reconnaissance CAF: Pourquoi ? Les objectifs de la Reconnaissance CAF Les principes généraux de la Reconnaissance CAF Les 3 piliers de la Reconnaissance CAF Les étapes du processus de reconnaissance CAF Le futur

Le cadre d’auto-évaluation des Fonctions publiques (modèle CAF) Facteurs Résultats 1.Leadership 3.Personnel 5.Processus 7.Résultats auprès du Personnel 9.Résultats des performances-clés 2.Stratégie et Planification 6.Résultats auprès des citoyens/clients 4.Partenariats et Ressources 8.Résultats auprès de la Société Innovation et apprentissage

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0-10; 10-20; 20-50; 50-100; > 100

Objectifs du CAF Initiatier au Management par la Qualité Totale (TQM) spécialement adapté pour le secteur public Faciliter l’auto-évaluation des organisations publiques en vue d’établir un diagnostic et de définir les actions d’amélioration Servir de « pont » entre les différents modèles en usage en matière de management par la qualité (EFQM) Faciliter l’apprentissage par échange d’expériences entre organisations du secteur public (benchlearning)

La reconnaissance CAF: pourquoi ? Level of Motivation CAF Recognition Time Phase 1: Launch of the CAF Phase 2: Self Assessment Phase 3: Improvement Plan Implementation Improvements

Objectifs de la reconnaissance CAF Soutenir la qualité de mise en oeuvre du CAF et de son impact sur l’organisation Découvrir si les valeurs de la Gestion Totale de la Qualité se sont inscrites dans la culture de l’organisation suite à l’application du CAF. Soutenir et raviver l’enthousiasme dans l’organisation pour l’amélioration continue. Garder le rythme dans les améliorations. Promouvoir les évaluations mutuelles (“ peer review”) et le bench-learning. ( l’apprentissage par échange d’expériences). Récompenser les organisations qui ont entamé leur voyage vers l’excellence par l’amélioration continue sans jugement sur le niveau d’excellence atteint.

Les principes généraux 1. Cadre commun européen à mettre en œuvre en fonction du contexte national et sur une base volontaire. 2. Feedback sur la mise en œuvre du CAF et son impact sur l’organisation. 3. Assuré par des pairs et/ou des experts extérieurs. 4.Conduit à la délivrance du label de l’Utilisateur CAF efficace (ECU- Effective CAF User) pour une durée de 2 ans. N’est pas la reconnaissance d’une organisation excellente. 5. Le processus de reconnaissance CAF est construit sur 3 piliers: processus d’auto-évaluation, plan d’amélioration et maturité organisationnelle. 6. La décision et la responsabilité de mise en œuvre de la reconnaissance CAF au niveau national appartient à chaque Etat membre. 7. Assure une transition éventuelle vers le C2E d’ EFQM

Phase 1 – Préparation et organisation de l‘AE Définir la portée de l’exercice et l’approche Communiquer Phase 2 – Le processus d’auto-évaluation 3. Composer un ou plusieurs Groupes d’Auto-Evaluation 4. Former le groupe d’Auto-Evaluation 5. Evaluer les 28 sous-critères (0 à 100) et justifier en recherchant le consensus 6. Etablir un rapport d’auto-évaluation: PILIER 1 Phase 3 – Plan d’amélioration/ priorisation 7. Elaborer un plan d’amélioration priorisé 8. Communiquer le plan d’amélioration au personnel 9. Mettre en œuvre le plan d’amélioration 10. Programmer la prochaine Auto-Evaluation (2 ans) PILIER 2

Pilier 1: le processus d’auto-évaluation La qualité de l’évaluation base du succès pour les améliorations futures Le processus d’auto-évaluation est essentiellement concerné (étapes 1 à 6). Un questionnaire permet d’évaluer de degré de mise en oeuvre de chacune des 6 étapes. Il ne s’agit pas de valider les scores

Pilier 2: le plan d’amélioration Sont essentiellement concernées les étapes 7 à 9 du processus d’auto-évaluation Sont analysés: la conception du plan, sa communication et sa mise en oeuvre Les résultats des actions d’amélioration ne sont pas évaluées

Pilier 3: la maturité organisationnelle Orientation résultats Responsabilité vis-à-vis de la société Orientation clients Les 8 concepts fondamentaux de l’excellence Leadership & Constance des objectifs Développement des partenariats Processus continus d’apprentissage, d’innovation et d’amélioration Management par les processus et les faits Développement et implication du personnel 14

Etapes Initiation Réalisation Maturité Initiation Réalisation Maturité Leadership et constance des objectifs Définition Le niveau d’initiation n’a pas été atteint Les leaders définissent clairement la mission Les leaders définissent la vision et les valeurs. Il conduisent et inspirent le personnel vers l’excellence Les leaders démontrent la capacité de garder la constance des objectifs dans un environnement changeant. Exemples Les leaders définissent clairement la mission en fonction de la législation et des exigences réglementaires ainsi que des attentes des parties prenantes. Les leaders définissent la mission, la vision et les valeurs et les partagent avec le personnel dans l’organisation. Les managers de tout niveau veillent à mettre la mission, vision et valeurs en pratique. Les parties prenantes sont confiantes dans cette capacité des leaders. Les managers sont perçus comme. des exemples. La qualité du management a été mesurée (évaluation ou enquête de satisfaction personnel)

Auto-évaluation sur les 3 piliers Les acteurs de la Reconnaissance CAF Les étapes du processus de reconnaissance CAF Application du CAF Auto-évaluation CAF et plan d’amélioration 6-12 mois + tard: introduction de la candidature chez l’organisateur national Auto-évaluation sur les 3 piliers L’organisation réalise son auto-évaluation basée sur les 3 piliers Les acteurs de la Reconnaissance CAF Analyse des documents par les acteurs de la Reconnaissance CAF Visite sur site par l’équipe des acteurs de la Reconnaissance CAF Feed back et Label ECU L’organisation candidate reçoit le feed back Si positif sur les 3 piliers: Label de l’“Utilisateur CAF efficace”

Le futur Organisation du processus de reconnaissance CAF au niveau national En Belgique: avril 2010 Formation des acteurs de la reconnaissance CAF EIPA :1 et 2 mars / 12-13 avril 2010 Etude sur la mise en œuvre du processus de reconnaissance: 2011/2012

Contact Jean-Marc Dochot P&O-DOP E-mail: jean-marc.dochot@p-o.belgium.be Tel: +32-(0)790.54.09