Dakar 2014 PROJETS FINANCÉS PAR L’UE : PROCÉDURES DE MISE EN OEUVRE

 Convention de contribution spécifique (CCS) avec une organisation internationale (projets en cours et accords signés sur ancien budget) en gestion conjointe ou suite à un appel à propositions  Accord de gestion en délégation indirecte (IMDA), préférable  Contrat de subvention (appels à propositions, projets financés via un gouvernement) TROIS CONTRATS

 Exécution (delivery)  Résultats  Valeur ajoutée (pourquoi le BIT plutôt qu’un autre agent de mise en oeuvre)  Responsabilité (accountability)  Transparence  Visibilité  Rapports de bonne qualité LES EXIGENCES DE LA CE

LISEZ LE CONTRAT! & RESPECTEZ LES DELAIS! DONC… :

 Conditions particulières : prévalent sur les conditions générales  Conditions générales (Annexe II): prévalent sur les autres annexes  Autres annexes (par ex. PRODOC) HIÉRARCHIE LÉGALE D’UN CONTRAT CE

 COÛTS ELIGIBLES  RAPPORTS TECHNIQUES & FINANCIERS  PAIEMENTS  REVISIONS BUDGETAIRES  DEMANDES D’EXTENSION  VISIBILITE ET COMMUNICATION  EVALUATION CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR

 Coûts éligibles directs (mise en oeuvre) :  Encourus pendant la vie du projet, toutes les dépenses doivent être engagées avant la fin du projet  Etayées par des pièces justificatives  En rapport direct avec l’accord  Les coûts de personnel et de per diem sont basés sur les taux ONU COÛTS ELIGIBLES /MISE EN OEUVRE (ART. 14 CG CCS/15 NOUVELLES CG)

 Pertes de change  Taxes  Contributions en nature (les coûts de personnel ne sont pas considérés comme une contribution en nature)  Co-financement provenant d’autres projets financés par l’UE EXEMPLES DE COÛTS NON-ÉLIGIBLES (ART. 14 CG CCS/15 NOUVELLES CG)

 Coûts indirects/rémunération (PSI): maximum 7% des coûts directs totaux  Encore à confirmer pour l’IMDA  Dispense (waiver) à demander au Trésorier COÛTS INDIRECTS/ RÉMUNÉRATION

 Minimum: annuel (à partir du début du projet)  Et/ou pour justifier une demande de paiement  Alignement des rapports  Rapports finaux -> 6 mois après la fin  Même niveau de détail qu’approuvé dans PRODOC et budget + difficultés rencontrées & changements + plan de travail mis à jour  Nouvelles CG : infos sur le plan de visibilité + rapport annuel de l’auditeur + déclaration de gestion RAPPORTS TECHNIQUES ET FINANCIERS (ART. 2 & 15 CG CCS/3 & 16 NOUVELLES CG)

 Premier paiement déclenché par la CE à la signature de l’accord  Les paiements suivants dès que 70% du paiement précédent (et 100% des paiements antérieurs) ont été dépensés  Sur la base des rapports  Les engagements peuvent être inclus (à confirmer dans les nouveaux accords) PAIEMENTS (ART. 15 CG CCS / 16 NOUVELLES CG, IGDS BIT NO. 118)

 La CE peut prendre jusqu’à 45 jours (90 dans les nouveaux accords?) pour approuver les rapports. Si clarifications nécessaires la période d’approbation est suspendue  Budget ouvert pour le montant reçu : ESSENTIEL de suivre les dépenses et de préparer les rapports en avance pour éviter de se retrouver à cours de fonds  Dernier paiement déclenché après approbation des rapports finaux (BUD/CT peut ouvrir le budget total à réception de l’avant-dernier paiement) ATTENTION!

 Toujours dans le format de budget de la CE  Approbation de la CE : variations de >15% entre les rubriques, utilisation de la provision pour imprévus  Info à la CE : variations de <15% entre les rubriques, transferts à l’intérieur d’une seule rubrique, création ou suppression d’une LB  Résumé des changements proposés (montants réalloués, de quelle LB à quelle LB)  Si approbation nécessaire : changements éligibles seulement à signature de l’avenant RÉVISIONS BUDGÉTAIRES (ART. 9 CG CCS / 11 NOUVELLES CG)

 Minimum un mois avant la date de fin  Fournir une justification pour l’extension  Plan de travail révisé et budget prévisionnel (ou révision budgétaire)  Changements éligibles seulement à signature de l’avenant DEMANDE D’EXTENSION (ART. 9 CG CCS / 11 NOUVELLES CG)

 Mention du financement UE et drapeau UE en évidence sur les produits & équipement du projet (véhicule, publications, documentation)  Clause de non- responsabilité de l’UE sur toutes les publications  Rapport sur la visibilité, étayé par exemples (obligatoire dans nouveaux contrats)  Inviter représentants de la Délégation UE aux événements du projet VISIBILITÉ & COMMUNICATION (ART. 6 CG CCS/8 NOUVELLES CG, MANUEL DE COMMUNICATION ET VISIBILITÉ)MANUEL DE COMMUNICATION ET VISIBILITÉ

 Procédures BIT, PLUS :  Partager TdR avec DUE pour commentaires  Entretien des représentants de la DUE comme tous les autres partenaires  DUE peut être invitée à mission d’évaluation sur le terrain  Partager rapport préliminaire avec DUE pour commentaires ÉVALUATION (ART. 8 CG CCS / 10 NOUVELLES CG)

 En plus des évaluations prévues dans l’accord le projet peut faire l’objet d’une mission de suivi axé sur les résultats (ROM) (exercice de suivi indépendant pour analyser la conception du projet et son efficacité) mission de suivi axé sur les résultats SUIVI AXÉ SUR LES RÉSULTATS

 Missions de vérification : analyse du système financier par des auditeurs indépendants. Liste publiée au début de chaque année, TdR conjoints, jusqu’à 5 ans après la fin du projet  Tous les autres cas: principe d’audit unique de l’ONU –> Commissaire aux comptes de l’OIT  Nouveaux contrats : remplacer l’audit par une déclaration de gestion  Le BIT est également responsable pour ses partenaires!! VÉRIFICATION ET RESPONSABILITÉ

 Frequently Asked Questions Frequently Asked Questions  Cadre d’interprétation conjointe CE/ONU sur les nouveaux contrats (à venir)  « Guides pratiques » bientôt sur l’intranet de PARDEV  Vos collègues dévouées de PARDEV et de l’OIT-BRUXELLES BESOIN D’AIDE ?

QUESTIONS?