HAmAC Horaires Aménagés en fonction de l'ARTT et des Congés www.cocktail.org

Présentation HAmAC, c’est : La gestion des horaires de travail et des absences des non-enseignants. La gestion des plannings par année universitaire et par service. La validation des demandes par des N+1 ciblés, par niveau. Le respect des textes et des circulaires du ministère en terme d’ARTT.

Sommaire Gestion des horaires Association des horaires au planning Droits à congés Occupations et absences Responsables & validation des demandes Planning de service Administration Interactions avec les application de GRH Services annexes

1. Gestion des horaires Saisie de l’horaire Contraintes à respecter Exceptions / Passe-droits Bonifications

1.a) Horaires : saisie Saisie effectuée par l’agent, guidé par : Des durées types (appelé « horaires types ») La pause méridienne insérée automatiquement Le formulaire de l’horaire supporte l’auto complétion (via JavaScript)

1.b) Horaires : contraintes La durée de l’horaire doit tenir compte de la quotité d’affectation de l’agent au service. La plage horaire journalière est restreinte. La durée hebdomadaire est restreinte. La présence de la pause méridienne et sa durée.

1.c) Horaires : exceptions L’application permet d’annuler certaines contraintes pour des agents ciblés : Passe-droit : supprime la contrainte sur la plage journalière. Hors-normes : Accès aux horaires types « hors-normes » Durée hebdomadaire étendue. Temps Partiel Annualisé Ignorer la quotité de travail.

1.d) Horaires : bonification Certains agents travaillent en horaires décalés. Selon le décalage, une bonification est accordée : Embauche tôt le matin Débauche tard le soir Travail le samedi matin Exemple : 3h00 le samedi matin = 3h36 de travail comptabilisé (coefficient de 1.2)

2. Association horaires-planning Toutes les semaines ouvertes du planning doivent avoir un horaire associé. Le planning ouvre ainsi un droit à congés (base de calcul = heure). Différents types de planning Contraintes Validation / Modification

2.a) Types de planning Planning prévisionnel : saisie en début d’année. Non modifiable par la suite. Planning réel : initialisé par la validation du prévisionnel. Subit les modifications d’horaires qui peuvent intervenir lors de l’année. Planning de test : modifiable à souhait, aussi bien horaires que les occupations.

2.b) Contraintes du planning Le droit de congés obtenu ne doit pas dépassé le plafond maximum autorisé. Le nombre de semaines très hautes associée est limité.

2.c) Validation du planning Toute intervention sur un planning est toujours soumise à validation d’un responsable (excepté pour le planning de test). Planning prévisionnel : validé par un responsable. Lors de sa validation, il est intégralement recopié dans réel (vierge alors), qui fera office de planning de production Planning réel : L’agent peut modifier son planning. Il effectue les changement d’horaires, et propose son planning à la validation. Planning de test : aucune validation n’est requise.

3. Droit à congés : calcul Calcul automatique par défaut. La valeur peut être forcée pour un agent ciblé. Formule de calcul, différence entre : Heures associées : la somme de toutes les durées des horaires associés au planning Heures dues La valeur ainsi obtenue ne doit pas dépasser le plafond : La limite forte peut être supprimée au cas par cas.

4. Droit à congés : variations Le droit à congé initial peut-être soumis à des modifications. Les contraintes du planning ne s’appliquent pas sur ces modifications. Abondements possibles Reliquats positifs de l’année précédente Régulation de solde Imputations possibles Reliquats négatifs de l’année précédente Déduction de congés dus à des longs congés légaux (>90j. ou > 180j.) Balance congés compensateurs – heures supplémentaires négative.

4. Absences Visibles de façon tabulaire dans la « fiche rose ». Se superposent sur les horaires de travail. Réelles : possible si le planning est validé. Absences à la ½ journée Absences à la minute Compte Epargne Temps Extension des types de congés

4.a) Congés à la ½ journée Décomptées Congés annuels : congés classiques. Fermetures de service / composante : déposées par l’administrateur. Non décomptées Congés légaux issus de l’application de gestion de personnel. Non décomptées suite à validation Congés « DRH » : concours, naissance, mariage …

4.b) Occupations à la minute Autorisation d’absence i.e. « Congé annuel » à la minute. Bilan Heures sup. /Congés Compensateurs Gestion distinct des droits à congés. Les un(s/es) compensent les autres. Heures sup. soumises à bonification et ont une durée de vie limitée. Un bilan négatif est déduit des droits à congés. Autorisation d’absence à titre syndical i.e. « Congé DRH » à la minute.

4.c) Compte épargne temps Alimenté à partir des reliquats de congés non consommés à la date butoir. Le volume demandé ne doit pas excédé le plafond. Validé et ajusté par la DRH. Utilisable à partir d’un seuil de 280h00, et par bloc n’incluant que des semaines complètes.

4.d) Occupations : extensions Les types d’occupations sont modifiables. Nouveau libellé : intervention nécessaire dans la base de données. Nouvelle règles métier : intervention nécessaire dans le code de l’application (ajout d’une classe Java)

5. Responsables & Validation Toutes les demandes passent par un circuit de validation. Qui ? Quoi ? Comment ?

5.a) Validation : Qui ? Cibles potentielles des droits : Un service. Déduction du référentiel: Le responsable de service est « valideur » de tous les plannings existants sur le service. Droits donnés par l’administrateur, 3 niveaux : Validation : responsable d’un agent. Visa : chef d’équipe Visualisation Cibles potentielles des droits : Un service. Un responsable de service (celui du référentiel) Un agent. Membres du groupe « DRH-Congés » du référentiel.

5.b) Validation : Quoi ? Selon le niveau accordé Validation Visa Positive : objet de la demande effective Négative : suppression / réinitialise la demande Visa Positif : pré-validation Négatif : équivaut à une validation négative Visualisation : simple droit de lecture sur le(s) planning(s) ciblé(s).

5.c) Validation : Comment ? (1/2) Toutes les demandes soumises à validation transitent sous forme de mail. Toutes les réponses transitent sous forme de mail. Un tableau récapitulatif des demandes en cours est visible pour chaque responsable. Chacune peut-être détaillée : Mise en valeur des nouvelles occupations. Modification de planning : état avant et après.

5.c) Validation : Comment ? (2/2) La réponse peut être : accepté, refusé ou en attente. Il faut appliquer la(les) décision(s) pour qu’elle(s) soi(ent) effective(s) Cas particulier des occupations « DRH » Visé par le responsable Validé par la DRH

6. Planning de service Visualisation globale de tous les plannings d’un service Disponibilités de tous les agents, mettant en valeur 4 types « présentiel » : Travail Congés Congés en cours de validation Non Travail 2 écrans : Mensuel Hebdomadaire

6.a) Planning mensuel

6.b) Planning hebdomadaire

7. Administration Membres d’un groupe restreint du référentiel, ayant accès à : Paramètres établissement Création de masse de planning Affectation des droits et définition des exceptions Reliquats et régulation de solde Définition des horaires types Fermetures établissement et fermetures décalées des services/composantes Saisie des débits/crédits de CET Prise de l’identité d’autres agents (pour test) Diffusion des messages d’informations Accès à un mode « debug » réduit.

8. Interactions applis de GRH HAmAC : application périphérique. Repose sur base commune GRHUM/MANGUE. Pontage version GRHUM/MANGUE nécessaire pour les applications non consortium (Harpège…) Initialisation de HAmAC en début d’année. Déclenchement d’actions par triggers, pour les changement survenus dans l’année.

9. Services annexes Validation des occupations par mail (via SAM=Serveur d’Action par Mail) Exportation des informations à destination du serveur de planning : Partage des données vers les autres applications de gestion de planning Exportation au format ICS

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