La déclaration sociale nominative Une innovation en matière de déclarations sociales

Le contexte La déclaration sociale nominative (DSN) est instituée par l’article 35 de la loi du 22 mars 2012, relative à la simplification du droit et à l’allègement des démarches administratives, et est confirmée par son inscription dans le Pacte national pour la croissance, la compétitivité et l’emploi. La DSN est un dispositif nouveau visant à dématérialiser et à effectuer en une seule transmission la plupart des déclarations sociales, à l’échéance du projet en 2016. Deux étapes sont déjà prévues : Dès 2013, la DSN remplacera certaines déclarations sociales pour les entreprises volontaires. Au 1er janvier 2016, elle se substituera définitivement et pour tous les employeurs à la plupart des déclarations et formalités sociales. 2

Les principes La DSN est un concept innovant qui repose sur une gestion en temps réel des déclarations comportant des données de la paie et à une transmission mensuelle de ces données vers les organismes de protection sociale. C’est donc la fin d’une logique de déclarations, en silos parallèles, de données souvent redondantes, au profit d’une réelle unification, progressive, de la relation déclarative et d’une réingénierie partagée de la transmission des données sociales. Ce projet s’appuie sur les progrès déjà réalisés pour moderniser et simplifier les relations avec l’entreprise : taux d’équipement informatique des entreprises, accès à l’internet, progression des télé procédures et de la dématérialisation. premières déclaration unifiées (DUE, DUCS, etc.) Les organismes partagent cet objectif stratégique commun destiné à l’allègement des formalités et à l’amélioration du service rendu aux employeurs et aux salariés. 3

Aujourd’hui Demain Entreprise Entreprise Organismes Organismes 4 le 1er du moi s 31 jan. le 5 du mois 1 fois /mois le 15 du mois évén. le 31 du trim. évén. Organismes Organismes 4 4

Comment fonctionne la DSN ? Chaque fin de mois, les données issues de la paie sont structurées et réunies en un seul fichier par l’entreprise, via son logiciel de paie. Ce fichier est transmis via net-entreprises.fr (ou msa.fr pour les entreprises relevant du régime agricole) vers un lieu unique. L’Acoss (caisse nationale du réseau des Urssaf) en tant qu’opérateur (ou la MSA) contrôle ces données et les distribue à la Cnav ainsi qu’aux institutions de prévoyance, aux mutuelles et sociétés d’assurances. La Cnav en tant qu’opérateur stocke ces données et les redistribue en fonction des rythmes convenus ou des événements vers les organismes concernés, et seulement vers eux. 5

Les principes Avec la DSN, la sphère sociale n’est plus, pour l’employeur, un ensemble éclaté mais un monde cohérent qui rationalise la relation déclarative. Un portail déclaratif commun, adossé au site net-entreprises.fr, permet aux opérateurs de : mutualiser l’accueil et le contrôle de l’exploitabilité des déclarations, circulariser des informations sur les anomalies à rectifier, constituer un support et accompagner le déclarant. La DSN correspond au stade actuel de la modernisation des technologies, du temps réel, de l’EDI et de l’internet ; elle répond à l’impératif de compétitivité. Elle vise à atténuer pour l’employeur, les effets de la complexité de l’organisation et des règles de la protection sociale, les organismes qui gèrent les prélèvements et les prestations, en faisant leur affaire. 6

Le dispositif Le principe de la DSN est très simple : c’est un fichier informatique mensuel établi de manière automatisé en sortie des logiciels de paie que l’employeur décide de transmettre une seule fois. Lorsque c’est nécessaire, sans attendre, des signalements ponctuels et simplifiés d’événements permettent de déclencher la mise en œuvre des droits des salariés. La DSN se substitue ainsi aux principales déclarations et formalités que doivent accomplir les entreprises, grâce à la réduction et à l’harmonisation préalables des données transmises tout en sécurisant et en rationnalisant leurs démarches. Il est nécessaire que l’entreprise ou son tiers déclarant dispose d’un logiciel de paie compatible avec le cahier technique de la DSN. Ce fichier est transmis en une seule fois, en un seul endroit et à une même échéance. Il permet d’adresser aux organismes de la sphère sociale l’ensemble des données d’identification et de rémunération des salariés nécessaires à l’accomplissement des obligations déclaratives des entreprises. 7

Concrètement Après s’être identifié auprès des sites net-entreprises.fr ou msa.fr, l’employeur ou son tiers déclarant adresse, à l’échéance de la DSN, sans aucune intervention supplémentaire hormis sa validation, les données sélectionnées par un module d'extraction dans le progiciel de paie. Le système lui indique que la déclaration a été acceptée ou à défaut, lui précise les champs à corriger. L’employeur est alors dispensé de faire les déclarations couvertes par la DSN. En 2013, sur un périmètre défini d’entreprises, la DSN pourra remplacer 4 types de déclarations : les enquêtes et déclarations mensuelles de mouvements de main d’œuvre (EMMO et DMMO), les attestations de salaire pour le versement des indemnités journalières maladie, maternité et paternité, les attestations d’employeur destinées à Pôle emploi, les formulaires de radiation des institutions de prévoyance, mutuelles et sociétés d’assurances engagées dans le dispositif. 8

-35 % Concrètement À l’ouverture du dispositif Trois mois après La première DSN émise par l’entreprise remplacera immédiatement les EMMO/DMMO et les formulaires de radiation des institutions de prévoyance, mutuelles et sociétés d’assurances engagées dans le dispositif. Trois mois après Dès que les données de rémunération collectées couvriront une période suffisante, elle remplacera par un signalement simplifié l’attestation de salaire pour le versement des IJ maladie, maternité, paternité et dans certains cas (CDD) les attestations d’employeur destinées à Pôle emploi. Ces dernières seront remplacées en totalité après 12 mois de DSN. -35 % C’est la réduction du nombre de données précédemment transmises qui a été réalisée pour constituer cette première version de la DSN. 9

La DSN en phase de démarrage : mode d’emploi Entreprises* et experts-comptables (logiciel de paie ou portail) Système DSN INSCRIPTION (net-entreprises.fr) DEPÔT ET CONTRÔLE (opérateur ACOSS) STOCKAGE ET OU DISTRIBUTION (opérateur CNAV) AGIRC-ARRCO**, CTIP, FFSA, Mutualité française AGIRC-ARRCO, CTIP, FFSA, FNMF PÔLE EMPLOI CNAMTS DARES * relevant du régime général de la Sécurité sociale ** dans une phase ultérieure 10

La méthode de déploiement L’obligation généralisée prévue en 2016 est précédée d’un déploiement progressif. Cette approche permet de donner un temps d’adaptation aux employeurs et aux organismes. La démarche adoptée, progressive et pragmatique, réside à la fois dans l’organisation des phases de déploiement, avec un contenu déclaratif enrichi au fur et à mesure de l’abandon des anciennes déclarations, et dans une offre proposée d’abord à des entreprises volontaires, accompagnées par les responsables du projet. Certains cas particuliers de salariés ou d’entreprises ayant des spécificités de paie seront mis de côté temporairement pour ne pas compromettre la possibilité de proposer rapidement à tous les autres une réelle simplification. Ces cas seront traités par la suite pour permettre la généralisation effective. Les principes de la DSN et sa démarche de mise en œuvre ont été adoptés par des pays comparables : Belgique, Grande-Bretagne… L’analyse de ces expériences étrangères permet de valider pleinement le dispositif français. 11

1 centaine de milliers d’entreprises La méthode de déploiement 30 entreprises 2013, 1er sem. Une trentaine d’entreprises pilotes dès le mois d’avril, puis une centaine de précurseurs en juillet rodent le dispositif. …………………………………………………………………………………………… 1 millier d’entreprises 2013, 2e sem. Le volontariat des entreprises sera recherché plus largement jusqu’à atteindre plusieurs milliers fin 2013. …………………………………………………………………………………………… 1 centaine de milliers d’entreprises 2014 Augmentation progressive avec le remplacement de la DUCS Urssaf par la DSN …………………………………………………………………………………………… 2 millions d’entreprises 2016 Jusqu’à la généralisation à l’essentiel des déclarations sociales et à toutes les entreprises. 12

POUR LES TIERS DÉCLARANTS Les avantages POUR LES ENTREPRISES POUR LES TIERS DÉCLARANTS POUR LES SALARIÉS La DSN est un processus de transmission de données rationalisé et sécurisé. Une transmission unique des données sociales. Elle correspond à un arrêté mensuel qui conduit à enregistrer les données au plus près de l’événement. Les processus rendus plus linéaires permettent d’enregistrer des gains dans l’organisation du travail, qui autorisent le redéploiement des moyens. Leurs collaborateurs bénéficient des mêmes avantages en terme de rationalisation et sécurisation des transmissions. Les gains attendus dans l’organisation de travail sont significatifs. Ils disposeront d’un accès simplifié, le cas échéant, au traitement de la DSN à partir du site www.jedeclare.com. La DSN permet d’actualiser plus rapidement leur situation et la prise en compte de leurs droits et un exercice fiabilisé de ceux-ci. C’est une garantie d’accéder plus facilement à certaines prestations sociales tout en produisant moins de justificatifs auprès des organismes. La DSN ne change rien aux données qui le concerne et qui sont transmises à chaque organisme (attesté par l’avis de la Cnil) La possibilité lui est donnée d’accéder à ces données et le cas échéant de las rectifier. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. 13

POUR LES ORGANISMES DE PROTECTION SOCIALE Les avantages POUR LES ORGANISMES DE PROTECTION SOCIALE POUR LA COLLECTIVITÉ La DSN permet la mutualisation et la collecte des données « à la source », gage de qualité et de fiabilité pour les informations traitées. L’employeur et le salarié sont identifiés de la même manière par tous les organismes, ce qui permet : de faciliter les régularisations , de limiter les fraudes et les procédures de précontentieux, d’offrir des opportunités de contrôles et de sécurisation juridiques nouvelles. La fréquence du traitement nominatif permet un lien direct entre les cotisations, les contributions et l’exercice des droits. Au total, des possibilités de mieux faire son métier et de rendre un meilleur service. Le projet n’impose ni bouleversement du traitement des cotisations, contributions et prestations, ni abandon d’autonomie de chaque organisme dans sa « relation client », ni changement de responsabilité juridique du déclarant. La DSN permet : un meilleur suivi des données relatives aux entreprises, une meilleure évaluation des politiques publiques. La DSN contribue de manière significative à la lutte contre la fraude comme au respect des droits des salariés …………………………………………………………………………………. 14 14

L’avancement En 2013, cette première offre de simplification de la DSN sera effective. Le planning et le déroulement des travaux montrent que les objectifs fixés par la loi seront atteints pour ce démarrage. Tous les jalons du projet sont sécurisés et les organismes concernés sont au rendez-vous. Sur la base des échanges avec les entreprises, les éditeurs de logiciels et les experts-comptables, et des rencontres avec les diverses organisations représentatives, une stratégie de déploiement par paliers a été élaborée pour assurer un démarrage sécurisé pour les entreprises qui s’engageront les premières. Des tests et des bilans seront effectués à chaque étape pour consolider la démarche. 15

L’avancement La Cnil a rendu un avis favorable sur la mise en œuvre et le fonctionnement de la DSN. Elle confirme ainsi la légitimité de la finalité de simplification des démarches que porte la DSN, y compris pour les salariés (délibération du 15 nov. 2012). Ces derniers seront informés de l’option de leur employeur pour le dispositif et pourront exercer leur droit d’accès et de rectification, en bénéficiant de l’assistance d’un service dédié. Une 2ème phase est en préparation. Elle visera l’intégration des déclarations d’assiette et de cotisation (DUCS Urssaf), étape décisive vers la cible et extension de l’offre très attendue. Elle devrait être proposée en 2014 et sera éventuellement accompagnée d’une obligation d’utiliser la DSN pour un premier ensemble d’entreprises, afin d’écarter le risque d’un basculement massif en 2016. 16

Pour aller plus loin : DSN-info.fr Les objectifs de ce site sont : Expliquer et informer sur la DSN Recruter des éditeurs et des entreprises volontaires Accompagner les acteurs s’engageant dans la DSN à travers une base de connaissance 17

La sphère sociale se trouve ainsi engagée de manière partagée dans un projet ambitieux et porteur de modernisation. 18