Mise en cohérence des bases Xlab et BFC exercice 2007 Début 14 h

Ce document a pu être réalisé grâce au support mis à notre disposition par la Délégation de Montpellier Début 14 h

Les actions à effectuer Lancer une vérification de base avec mise à jour (cf annexe 1) Prendre les retours Intégrer les mouvements en attente Vérifier les crédits mis en place Vérifier les factures prises en charge Renseigner un tableau mis à disposition faisant apparaître les différences constatées Prendre les retours 2 fois par jour et intégrer les mouvements en priorité Et dans tous les cas commencer par le retour le matin avant de saisir dans xlab

Mouvement en attente d’intégration à traiter avant mise en œuvre de la version 7.5 Rejets : commande, service fait, facture, mission Notifications de crédit Factures Missions (ATTENTION, pour les factures en double, se référer à la diapo n° 10)

Rejet commande Libellé rejet = « purge des dépenses non prises en compte dans BFC en fin d’ex » Fournisseur bloqué Disponible insuffisant UF/OT inconnue ou invalide Valeur cible du contrat cadre dépassée Fournisseur défini dans le contrat différent du fournisseur de la commande Rejets au 30/11 : Les unités concernées ont reçu des instructions en 2007. Rejets au 21/12 : Envoi d’un tableau récapitulatif avec les instructions par mail le 21 janvier 2008. Concernant le disponible insuffisant : intégrer le mouvement.

Rejet mission Libellé rejet = « purge des dépenses non prises en compte dans BFC en fin d’ex » Type de missionnaire Xlab erroné ou diff de sirhus : insee, date naiss, pays, adresse Compensation carte crédit active Catégorie de Frais de dépl n’est pas définie dans C Code pays ou nat. agent inconnu de BFC Disponible AE insuffisant Rejets au 30/11 : Les unités concernées ont reçu des instructions en 2007 Rejets au 21/12 : Envoi d’un tableau récapitulatif avec les instructions par mail le 21 janvier 2008.

Rejet service fait et facture Libellé rejet = « purge des dépenses non prises en compte dans BFC en fin d’ex » Commande inexistante dans BFC : la commande était en attente d’intégration dans BW Dans le cas ou maintenant, la commande a été traitée et intégrée dans BFC (à vérifier sur l’état BFC) : intégrer le rejet SF et Facture agir sur les mouvements afin qu’ils repartent vers BFC Dans le cas ou la commande a été rejetée vers Xlab : intégrer et traiter le rejet commande et idem pour le SF et la facture rejetés

Notification remontée de crédits Déjà déduite du total des crédits mis en place dans BFC Saisir la répartition négative Intégrer la notification dans xlab (en mettant si nécessaire votre origine de crédit en dépassement)

Etat BFC : relevé de compte de l’unité : facture d’achat Facture saisie dans xlab = n° de fact Vide = service facturier dans BFC 2 Factures et 1 Avoir 1 cde xlab = récap des fact et avoir pris en charge

Liquidation de mission en double non intégrée La facture de remboursement de mission pour un agent arrive en double dans xlab : Vérifier le montant liquidé et pris en charge sur l’état facture mission BFC Refuser la deuxième facture de liquidation en double à tort Si la double liquidation à tort a déjà été intégrée en tenir compte en différence dans le rapprochement et le noter sur le « document de rapprochement » Début 14h55

Les Etats Xlab et BFC Pour Xlab : Etat des origines de crédit de regroupement : Gestion courante/traitement/Etats origine/Bilan origine de regroupement : sélectionner « CNRS » puis imprimer (état 1) cf annexe 2 Gestion courante/traitement/Etats origine / Etat de synthèse des origines de crédits : cocher « budget sur origine de crédit » + trier les origines par « Org. de gestion » + sélectionner toutes les origines de type « CNRS » puis imprimer (état 2) cf annexe 3 Etat bilan des dépenses par origine et nature : Gestion courante/traitement/Etats origine/Bilan des dépenses par origine et par nature. Sélectionner les origines « CNRS » (état 3) cf annexe 4 Pour BFC (cf. note du 09/01/08 relative à la consultation des historiques) Etat « budget » Etat « Facture d’achat » (fonctionnement + équipement) Etat « Facture Mission » Etat « Liquidation des engagements individuels »

Vérification des crédits mis en place Xlab : à partir de l’état des origines de crédit de regroupement pour le CNRS (cf état 1 page 12) BFC : à partir de l’état « Budget » Pour chaque origine de crédit Xlab et adresse budgétaire correspondante BFC, vérifier : Le montant de la colonne « notifié HT » de l’état XLAB Le montant de la colonne « Mtbudget » de l’état BFC Ces montants doivent être identiques

Etat xlab Gestion courante/traitement/Etats origine/Bilan origine de regroupement sélectionner « CNRS » Pour les OTP pendre le « chapeau » Toutes Dépenses + Personnel

Etat BFC : relevé de compte : budget Code de gestion 2 dans Xlab Code de gestion 1 dans Xlab Crédit banalisé

Vérification des crédits mis en place Les montants ne sont pas identiques Consulter l’historique «BFC Budget» des notifications pour les origines concernées. Dans Xlab : Etat des origines de crédit de regroupement : Gestion courante/traitement/Etats origine / Etat de synthèse des origines de crédits : cocher « historique des notifications », sélectionner l’origine concernée. Comparer les deux états Saisir la notification et éventuellement la répartition correspondante dans XLAB

Vérification date de prise en charge A partir de l’état XLAB : traitement / fin d’exercice / régul facture. (cf annexe 5) Sélectionner organisme« CNRS » Vérifier que les factures au statut « transmise » ne sont pas prises en charge dans BFC Si une date de prise en charge est présente dans BFC et absente dans XLAB : Modifier les factures en conséquence dans xlab (dans « infos » indiquer date de prise en charge)

Vérification des liquidations engagements individuels Xlab : à partir de l’état bilan des dépenses par origines de crédit et par nature BFC : à partir de l’état « liquidation engagement individuel » Pour chaque origine de crédit Xlab et adresse budgétaire correspondante BFC, vérifier : le montant de la colonne « facture ht sur exercice » de l’état XLAB le montant de la colonne « mt facturé » de l’état BFC Ces montants doivent êtres identiques

Etat xlab

Etat BFC : relevé de compte de l’unité : Liquidation engagement individuel  RP à justifier suivi en Eotp Montant total facturé de l’adresse budgétaire Crédit RP banalisé

Vérification des liquidations engagements individuels Les montants ne sont pas identiques Vérifier la chronologie des retours Demander au SSI la relance si retour manquant

Vérification montant facturé pris en charge hors engagement individuel XLAB : à partir de l’état de synthèse des origines BFC : à partir de l’état du Budget « facture mission » surligner les lignes avec « *** » BFC : à partir de l’état du Budget « facture d’achat » surligner les lignes avec « *** » Additionner pour l’adresse budgétaire concernée les montants mission + fonctionnement/équipement Comparer le montant BFC avec le « montant facturé pris en charge » d’XLAB Ces montants doivent êtres identiques Début 15h20 On peut utiliser la même méthode et faire mission, fonctionnement et équipement individuellement Remarque : dans le montant par nature il n y a pas de différence entre une facture prise en charge ou non

Etat XLAB

Etat BFC : relevé de compte de l’unité : facture mission Montant total facturé de l’adresse budgétaire N° de cde Xlab et mission Facture : remboursement frais de mission

Etat BFC : relevé des compte de l’unité de l’adresse budgétaire facture d’achat Crédit banalisé : 9ADO Nature fonct : NB2, équip : NB3 Montant total facturé de l’adresse budgétaire Fonc + Equip

Vérification montant facturé pris en charge hors engagement individuel Procédure à suivre en cas de différence identifiée sur les montants entre Xlab et BFC.

Vérification montant facturé pris en charge «remboursement de frais de mission » Xlab : à partir de l’état bilan des dépenses par origines de crédit et par nature BFC : à partir de l’état « facture mission » Pour chaque origine de crédit Xlab et adresse budgétaire correspondante BFC, vérifier : le montant nature mission «facturé HT sur exercice» de l’état XLAB le montant de la colonne « montant BFC » Ces montants doivent êtres identiques

Vérification montant facturé pris en charge «remboursement de frais de mission » Les montants ne sont pas identiques Tenir compte des factures « remboursement états de frais » en double que vous avez déjà repéré ou les rechercher (diapo 9) Rechercher à partir du menu facture / trouver Sélectionner les critères : Nature « mission » + origine concernée Rechercher Trier par commande Repérer les doubles liquidations erronées (Attention : aux liquidations sur OM permanent) En tenir compte en différence dans le rapprochement et le noter sur le « document de rapprochement »

Etat Xlab

Vérification montant facturé «Facture d’achat fonctionnement et équipement » Xlab : à partir de l’état bilan des dépenses par origines de crédit et par nature BFC : à partir de l’état du Budget « facture d’achat » Pour chaque origine de crédit Xlab et adresse budgétaire correspondante BFC, vérifier : le montant de la colonne « facturé HT sur exercice » de l’état XLAB par nature le montant facturé par nature figurant sur l’état BFC surligner les lignes avec « *** » pour obtenir montant fonctionnement/équipement Ces montants doivent êtres identiques

Etat BFC : relevé de compte de l’unité : de l’adresse budgétaire facture d’achat Crédit banalisé : 9ADO Nature fonct : NB2, équip : NB3 Montant total facturé de l’adresse budgétaire

Vérification montant facturé «Facture d’achat fonctionnement et équipement » Les montants ne sont pas identiques Tenir compte des factures au statut enregistrée dans xlab (2007-2008) Tenir compte des factures transmises dans xlab Tenir compte des factures avec commande inexistante Autres ?? refus Rechercher et relever les anomalies d’enregistrement facture ou/et avoir, ligne à ligne, manuellement

Autres contrôles Mettre l’origine de crédit « PACRXXX/1 » des ressources propres banalisées à zéro : Saisir une notification négative sur l’origine « 9ADOXXX/1 Saisir une notification positive de montant égal sur « PACRXXX/1 » Saisir les répartitions correspondantes si nécessaire Attention : après les saisies de notifications et de répartitions - le montant notifié doit être identique sur le « chapeau » - le reste à répartir ne doit pas être négatif Afin de vérifier : imprimer l’état 1 avant et après les saisies de notification et répartition

Annexe 1 : vérification cohérence Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation A effectuer une fois par mois après une sauvegarde

Annexe 2 Gestion courante/traitement/Etats origine/Bilan origine de regroupement : sélectionner « CNRS »

Annexe 3 Gestion courante/traitement/Etats origine / Etat de synthèse des origines de crédits : cocher « budget sur origine de crédit » Total montant des factures de nature Mission+fonctionnement+équipement avec date de prise en charge

Annexe 4 Etat bilan des dépenses par origine et nature

Annexe 5 traitement / fin d’exercice / régul facture A ne pas utiliser Attention : Il faut « enlever de la liste » les factures sur lesquelles il ne faut pas indiquer une date de prise en charge si non TOUTES les factures sont modifiées avec la même date de prise en charge, même si une seule ligne est sélectionnée D’autre part nous n’aurons pas la date de prise en charge réelle A ne pas utiliser