Réunion Générale de coordination du 24 Septembre 2009

REUNION DE COORDINATION DU 24 SEPTEMBRE 2009 Ordre du Jour Les indicateurs qualité ; Les réunions de coordination Ville – Trésor Public ; Le calendrier budgétaire ; L’audit externe du 03 Juillet et le planning des audits internes du second semestre 2009 ; Procédure de commande publique : la nouvelle nomenclature ; Remarques diverses ; Jurisprudence et Marchés Publics. Prochaine Réunion le : Jeudi 26 Novembre 2009 à 14 H 30 Démarche Qualité 2009 2

3 1.A. Les indicateurs qualité ( Janvier à Août 2009 ) Délais globaux de règlement : Objectif 2009 : 26 Jours. Délai global 2009 : 31.68 j. contre 33.19 j. en mai dont 28 en juin et juillet, 31,5j. en août. Délai global 2008 : 28,13 jours, Délai 2007 : 25,40 jours ( le plus bas ). Délais légaux ( Ordonnateur + Comptables ) : en 2009 : 40 j. dont 13 j. pour le TPM ; au 01/01/10 35 j. dont 12 TPM et au 01/07/10 30 j., dont à terme 10 jours réservés au comptable. Par service : Urbanisme 42 jours en 2009, Evènementiel 34 jours, DST 33,85. Festivals 25 j, DG 26 j, Sports 28 j. CCEG 29 j et SCENES VOSGES 32 j. 2. Délais globaux d’encaissement Délais d’encaissement normal pour les titres émis en 2009 : déjà 30,03 jours pour un objectif de 30 jours. Réalisé 2007 : 30.03 jours et 2008 : 29.52 jours. Délai d’encaissement global moyen 73,56 jours sur 2009, 77,56 jours en 2008 contre 60,28 jours en 2007. Tendance à un allongement des délais. 3. Délais de traitement par les services De 18 jours en 2001 à 8,81 en 2006, 6,65 jours en 2007 et 7,12 jours en 2008 et 8,25 sur 2009. Objectif 2007 : 9 jours - Objectifs 2008 et 2009 : 7 jours 3

1.B. Les indicateurs qualité ( suite ) 4. Suspensions du Trésor Public Taux 2009 des mandats : 0,55 %, 0,45 % en 2008, 0,59 % en 2007 - Obj 09 0,55 %. Taux 2009 des titres : 1,50 %, 1,88 % en 2008, 1,53 % en 2007 - Obj 09 1,50 %. Taux moyen global 2009 : 0,53 % contre 0,90 % en 2008 et 0,88 % en 2007. 5. Les factures anciennes arrivées dans nos services Délai moyen d’arrivée en 2009 : 16,61j., 14,40 j. en 2008, 13,46 en 2007, 13,39 en 2006 et 20,26 en 2002. Chaque mois, 114 factures en 2009 ( contre 102 sur 7 Mois 08 ) ont déjà plus de 15 jours d’existence quand elles arrivent aux Finances (93 en 2008, 92 en 2007, 87 en 2006, 109 en 2005 ). Chaque mois, 37 factures en 2009 ( contre 24 sur 7 Mois 08 ) sont datées de deux mois précédant celui de l’enregistrement aux Finances (26 en 2008, 32 en 2007, 28 en 2006, 28 en 2005 ). 4

1.B. Les indicateurs qualité ( suite ) 6. Les relances dans les services Factures de + de 10 jours : En 2009 81 factures dont 41 CCEG contre 115 factures dont 65 CCEG en 2008 et 83 en 2007, 129 en 2006. Factures de + d’un mois : En 2009 31 dont 13 CCEG contre 65 factures dont 37 CCEG en 2008 et 33 en 2007, 44 en 2006. 7. Croisement de deux indicateurs : Nombre de factures arrivées avec plus de 1 mois en 2009 ( supérieur à 3 ) et nombre de relances du fournisseur ( supérieur à 2 ) Au 27/08/09 7 Fournisseurs sont concernés. 5

2. Les réunions de coordination Ville - Trésor Public Deux réunions passées : Les 02 juillet et 03 septembre, prochaine le 19 novembre. -> Dématérialisation des arrêtés : groupe de travail en cours -> Basculement en PESV2 et dématérialisation des bordereaux, mandats et titres : groupe de pilotage sur un projet d’une durée de 3 mois. -> Conséquence : réflexion en – cours sur l’identification des pièces justificatives -> Importance des références stables : SIRET et code tiers pour les titres -> Importance de la gestion du complément du nom pour les tutelles au CCAS et test du tri des pièces justificatives. -> Clarification en cours pour la gestion des numéros d’inventaire entre ordonnateurs et comptables ( obligatoire pour toutes les opérations d’investissement) -> Edition sur bordereau à part des régies d’avances, des paiements EDF -> Attention : l’encaissement des recettes ( chèques ) se fait toujours au niveau de la régie et non directement au Trésor Public -> Contrôle des libellés de bordereaux pour les 5 collectivités. 6

3. Le calendrier budgétaire 1. Les BS – DM à venir BS 2009 Ville 24 sept + CCAS 28 sept BS 2009 EPIC 29 sept , Prochain Conseil CCEG le 12 octobre. Scènes Vosges : Date BS à définir 2. Les BP 2010 Lettres de cadrage – Tableaux de saisie – Notes de Synthèse. En Octobre : Adoption Budgets SSAD et Magnolias Budget Fonctionnement, enjeux : Contrôle des imputations, ventilation par activité tout en limitant la multiplication des lignes budgétaires. Réunions de services sur le fonctionnement du 28-09 au 02-10 Réunions 1er Adjoints en octobre – Puis le Maire Fin octobre Début Novembre. 7

3. Le calendrier budgétaire Le contexte : Des ressources financières limitées et des budgets dépenses plus serrés ( cadrage strict envoyé plus tardivement pour tenir compte d’inévitables restrictions ). La qualité et la précision apportée dans la présentation de vos budgets vont faciliter le suivi de l’exécution : l’agent comptable du service est au cœur de l’exécution et doit être parfaitement informé de la construction du budget. Grande rigueur sur les imputations budgétaires, notamment suite au passage à Hélios et en vue du PESV2. Le Bouclage du BP 2010 doit être anticipé par les services : 1. Comité de Pilotage Mi Novembre 2009 2. Fin des engagements le mardi 1er Décembre au soir 3. Basculement sur 2010, le jeudi 17 Décembre. 8

4.A. Bilan de l’Audit externe du Vendredi 3 Juillet 2009 Points d’attention particulier de l’audit externe : -> Attention aux délais de règlement : bien comparer par rapport aux autres Directions : un mauvais délai ne signifie pas un problème toujours aux finances. ->Cellule évènementiel : mise en place d’une réunion hebdomadaire pour une meilleure coordination avec la DAC. -> Tous les comptables doivent pouvoir retrouver les procédures clés sur le serveur intranet. ->Définir dans chaque Direction un logigramme d’organisation de la dépense -> Oubli d’actualisation d’une procédure cœur de métier sur l’intranet -> Vérifiez sur vos postes la bonne actualisation de l’anti – virus -> Actualisation à prévoir du Manuel de Management de la Qualité ( enlever les données chiffrées et l’organigramme à mettre en annexe, actualisation DRH à recevoir ) -> Audit de renouvellement prévu du 25 au 27 Janvier 2010 par M Flambard. 9

4.B. Planning des Audits internes du 2er Semestre 2009 Points d’attention particulier des audits internes : -> Suivi des actions relevés par l’audit externe. -> Préparation de l’audit triennal 2010. ->Suivi des actions en cours dans certaines Directions. D’où : ->DRH : Suivi Formation – Livret d’Accueil. -> Secrétariat RSMQ : Synthèse sur les stat qualité -> DMIC : gestion des achats - Hélios – et transferts de comptabilité DAG -> Arrivée factures : contrôles renforcés SIRET APE lié à Hélios -> Urbanisme : audit non réalisé au 1° semestre -> Gestion des MAPA selon le nouveau règlement interne Ville puis CCAS -> Suivi des actions en cours à la cellule évènementielle -> Point sur la signature Ordonnateur coté Direction des Finances -> Contrôle dépenses sensibles : repas, hébergements, frais de bouche, interventions artistiques et déclarations des charges. 10

5. ( Rappel ) Procédure de commande publique : proposition d’une nouvelle nomenclature.             1. 1. Objectifs de la nomenclature   Définir les montant des achats à prévenir dans un marché public correspondant à une prestation homogène d’achat ou de service. Cette prestation homogène n’est plus définie par fournisseur mais selon la nature du bien ou du service acheté. Le législateur a demandé qu’une nomenclature soit mise en place dans chaque collectivité. Il est recommandé qu’une nomenclature spécifique et adaptée à la réalité de la collectivité soit mise en place.               I.      Objectif de la nomenclature   Définir les montant des achats à prévenir dans un marché public correspondant à une prestation homogène d’achat ou de service. Cette prestation homogène n’est plus définie par fournisseur mais selon la nature du bien ou du service acheté. Le législateur a demandé qu’une nomenclature soit mise en place dans chaque collectivité. Il est recommandé qu’une nomenclature spécifique et adaptée à la réalité de la collectivité soit mise en place. 11

5. Procédure de commande publique : proposition d’une nouvelle nomenclature.               I.      2. Description de la nomenclature Elle se décompose toujours en deux parties :   La nomenclature des achats (AC) La nomenclature des prestations de service (PS)   Chaque nomenclature est répartie en deux temps : -1. selon le type d’achat par ordre décroissant de liquidités c’est-à-dire des petites fournitures aux gros investissements avec une distinction claire entre fonctionnement et investissement. Il s’agit de la base de référence pour la numérotation. 2. Un tri alphabétique autour de mots – clés a pour but de trouver plus rapidement la dépense concernée. Cette présentation a été validée le 5 juillet par Mme Marchant et servira de référence aux formations achats. Une ligne est découpée en deux ou trois parties :  Ø     une famille générale (exemple : Bâtiments ( Fournitures ) ) Ø     une sous-famille (exemple : Peinture ) Ø     une deuxième sous-famille (exemple : Outillage) 12

5. Procédure de commande publique : proposition d’une nouvelle nomenclature. Quelques remarques : 1. La nomenclature est organisée en mots – clés : Exemple : au lieu de fournitures de Bâtiments, il faut s’intéresser directement à la destination soit Bâtiments ( Fournitures ) 2. Toute la partie Travaux de Voirie, ou de Bâtiments ( d’une manière générale tous les travaux en cours sur les comptes 23 ) sont exclus de la nomenclature. Le seuil des marchés publics se définit dans ce cas OPERATION par OPERATION. 3.De nombreuses petites mises à jours ont été réalisées (suppression de certaines redondances, informations plus détaillées pour d’autres – formations, alimentation, véhicules … ) 13

5. Procédure de commande publique : proposition d’une nouvelle nomenclature.               3.      Numérotation de la nomenclature   Elle se compose de deux lettres et de sept chiffres. Les lettres définissent les types de nomenclature (AC ou PS ). Les chiffres se répartissent selon les parties d’une ligne de la nomenclature : Ø     Trois chiffres symbolisant le numéro de la ligne de chaque famille : - de 010 à 999 pour la nomenclature des achats - de 010 à 999 pour la nomenclature des prestations de services 14

5. Procédure de commande publique : proposition d’une nouvelle nomenclature. Le numéro se termine volontairement par 0 pour pouvoir ajouter une nouvelle famille afin de permettre l’évolution de la nomenclature sans bouleverser la numérotation générale. Ø     Deux chiffres concernant le nombre de lignes dans la sous-famille. (exemple : dans la nomenclature achat : 03 surgelés est la troisième ligne de la famille alimentation 030) Ø     Deux chiffres concernant le nombre de lignes dans la deuxième sous-famille. Exemple de numéro de nomenclature :   Nomenclature des AChats AC 080 05 01 Matériel de plomberie Bâtiments ( Fournitures ) Plomberie/sanitaire 15

6. Remarques diverses 1-> Le 25 Juin dernier, actualisation des trois principales procédures cœur de métier : X ProFin01 Dépenses dans le cadre d’un marché public rédigé X ProFin02 Dépenses dans le cadre d’un marché public non rédigé X ProFin03 Procédure de Traitement des Dépenses -> Nouveau : saisi des liasses de factures fluides directement au service Bâtiments -> Rappels utiles sur les dénominations obligatoires des factures : facture au nom de la dénomination officielle de la collectivité et non Conservatoire Gautier d’Epinal ou Orchestre d’Harmonie comme observé récemment ; -> Nécessité d’avoir le RIB à jour + code SIRET et APE à 5 caractères ; -> Facture non assujettie à la TVA : elles doivent le mentionner expressément ; -> Attention aux fournisseurs individuels : risque de paiements de charges sociales et déclarations à faire ; -> Toute dépense supérieure à 500 €, il faut une décision du Maire ou Président. 16

6. Remarques diverses 2-> Modification de la codification des MAPA en accords cadre : Exemple 09 MAP 999 AA Année Compteur général MAPA N° accord cadre de référence 3-> Problème récurrent des factures qui arrivent sans précisions du service – budget concerné : sensibilisation de tous les agents acheteurs à réaliser. 4-> Rappels sur la signature des avenants : MAPA -> Une décision suffit quelque soit son importance. Appels d’offres : Délibération pour tous les avenants aux appels d’offres Si avenant > 5% : délibération + CAO Passage en Délibération spécifique du Conseil Municipal pour les Travaux > à 5,15 M€ HT et les fournitures et services > à 206 K€ HT. 5-> Relances Factures : Participation très active des services. A noter : des factures bloquées dans les services, attention en particulier au facture d’insertion JO et les factures des Restaurants perdues ou arrivant avec beaucoup de retard. 17

6. Remarques diverses 18 6-> Transmission des restes à recouvrer : Une fois par trimestre, transmission à chaque Direction de la liste des restes à recouvrer : document important à consulter pour analyser les débiteurs défaillants et faire éventuellement des relances notamment auprès des usagers de nos services. 18

7. Jurisprudence et Marchés Publics 1-> Le titre exécutoire doit toujours comprendre les bases et les éléments de calcul des sommes demandées. 2-> Nouveau taux pour les intérêts moratoires : Taux légal au 01/07/09 3,79 % 3-> Rappel : La reconduction tacite est interdite en marché public : Exemple des systèmes d’abonnements ouverts avec renouvellement automatique => les conséquences : nullité du contrat et nullité de toutes les clauses découlant du contrat. 4-> Délai de remise des offres pour un MAPA de 160 K€ HT : 18 jours, c’est insuffisant. Attention : le point de départ à retenir pour le délai est la date de parution de l’offre et non celle de l’envoi à la parution. 19

7. Jurisprudence et Marchés Publics 5-> Paiement direct à un sous traitant Il ne peut pas intervenir pour le montant des prestations exécutées avant l’agrément par le Maître d’Ouvrage. En cas d’arrivée tardive de la demande d’agrément – travaux pratiquement terminés – le Maître d’Ouvrage n’est plus dans l’obligation de procéder à l’agrément. Risque financier possible pour ce sous traitant en cas de liquidation de l’entrepreneur principal. Le Maître d’ouvrage n’a pas pouvoir d’accepter un sous – traitant en l’absence d’une demande de l’entrepreneur principal. ATTENTION AUX SOUS TRAITANTS CACHES : Si le Maître d’ouvrage a connaissance de ce sous – traitant non déclaré et entretient avec celui ci des relations directes et caractérisées, le Maître d’Ouvrage - qui peut alors être mis en cause - doit demander à l’entrepreneur de régulariser la situation. 6-> PV de réception : date de référence, la date de signature par l’entrepreneur ou de la mention de son refus de signer et non la date d’établissement du PV. Le délai de 45 jours dont dispose le Maître d’Ouvrage démarre à partir de la date de signature. 20

SYNTHESE DES PROCEDURES DE PASSATION DES AVENANTS 7. Jurisprudence et Marchés Publics SYNTHESE DES PROCEDURES DE PASSATION DES AVENANTS   MARCHES DE TRAVAUX Montant du marché initial et montant de l’avenant Avis de la CAO Décision Délibération Marché d’un montant inférieur à 5 150 000 € HT (Procédure adaptée) Avenants de tout montant NON OUI Marché d’un montant supérieur à 5 150 000 € HT (Procédure formalisée) Avenants de moins de 5% Avenants de plus de 5% 21

7. Jurisprudence et Marchés Publics   MARCHES DE FOURNITURES ET SERVICES Montant du marché initial et montant de l’avenant Avis de la CAO Décision Délibération Marché d’un montant inférieur à 206 000 € HT (Procédure adaptée) Avenants de tout montant NON OUI Marché d’un montant supérieur à 206 000 € HT (Procédure formalisée) Avenants de moins de 5% Avenants de plus de 5% 22